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Les champs d’un accord peuvent contenir des données différentes. Vous pouvez déterminer le type de données qui peuvent être saisies en définissant le type de champ. Adobe Sign offre différents types de champs à placer dans les documents. Ces types de champ peuvent recueillir des données particulières telles que des signatures, des paraphes, le nom de la société ou la fonction. Vous pouvez également créer un champ et personnaliser le type de données qui peuvent y être saisies (numéro de téléphone ou numéro de carte de crédit, par exemple).
Cochez la case Prévisualiser et ajouter des champs de signature pour lancer l’outil de création par glisser-déposer. Grâce à cet outil, les champs peuvent être placés dans votre document. Activez cette case à cocher :
- sur la page Envoyer lorsque vous envoyez un accord ;
- lorsque vous créez un modèle ou un document de bibliothèque ;
- lorsque vous créez un formulaire web.
Dans les propriétés de la plupart des types de champ, une valeur de menu déroulant permet de changer le type de champ en un autre.
La création de formulaire sera beaucoup plus rapide lorsque cette fonction sera utilisée en conjonction avec la détection automatique de champs.
Par défaut, les champs de signature et de paraphe sont obligatoires, comme l’indique l’astérisque rouge. Vous pouvez désélectionner la case à cocher Obligatoire dans les propriétés de champ si vous souhaitez les rendre facultatifs. Un champ de signature obligatoire doit avoir été attribué à chaque signataire. Si un champ de signature obligatoire n’a pas été attribué à un signataire ou s’il s’est vu attribuer un champ de signature facultatif, Adobe Sign ajoute un bloc de signature à la fin du document.
Un bloc de signature est un groupe de champs. Le champ de bloc de signature ne peut pas devenir facultatif ; il est toujours obligatoire.
Par défaut, il contient un champ de signature et un champ d’adresse e-mail.
Les administrateurs de compte peuvent modifier les champs qui sont inclus dans un bloc de signature. Des champs de fonction et de nom de société peuvent être inclus, en plus des champs de signature et d’adresse e-mail.
Ils peuvent être ajoutés en accédant à la page Compte, Préférences de signature, puis en cochant les options suivantes :
- Demander aux signataires d’ajouter leur fonction lors d’une signature électronique
- Demander aux signataires d’ajouter le nom de leur entreprise lors d’une signature électronique
Remarque :
Si les blocs de signature apparaissent à la fin du document, cela signifie que le système n’a pas réussi à trouver un champ de signature obligatoire pour un ou plusieurs signataires. Au moins un champ de signature obligatoire doit être attribué à tous les signataires.
Un bloc de signature est également ajouté lorsque les préférences de signature ont été définies sur « Demander aux signataires d’ajouter leur fonction ou le nom de la société lors de la signature électronique. » et que des champs distincts n’ont pas été ajoutés.
Les formulaires web nécessitent un champ de signature et un champ d’adresse électronique Adobe Sign pour tous les signataires.
Les champs d’informations sur le signataire sont utilisés pour recueillir des informations précises stockées dans Adobe Sign. Ces informations figurent dans le profil des utilisateurs enregistrés.
En règle général, ces champs sont automatiquement renseignés avec des informations consignées pour l’utilisateur affecté.
Les champs de fonction et de société sont automatiquement renseignés avec la valeur de fonction et de société si le signataire dispose d’un compte Adobe Sign. Si le signataire ne dispose pas d’un compte Adobe Sign, il peut cliquer dans ces champs pour saisir une valeur. Cette valeur est alors conservée. Elle est automatiquement appliquée à ces types de champs dans les futurs documents à signer.
Les champs de fonction et de société ne peuvent pas devenir facultatifs. Ils sont toujours obligatoires, comme l’indique l’astérisque rouge.
Les champs de fonction et de société peuvent être redimensionnés en faisant glisser les tirets dans le coin inférieur droit du champ.
Ces champs sont en lecture seule. Ils sont automatiquement renseignés avec les données consignées du signataire.
Le champ Nom du signataire prend la valeur du nom qui est saisie dans le champ de signature.
Le champ d’adresse e-mail est automatiquement renseigné avec l’adresse e-mail à laquelle vous avez envoyé l’accord.
Le champ de date est automatiquement renseigné avec la date d’accès à l’accord.
Remarque :
Si vous souhaitez une valeur de date personnalisée ou une adresse e-mail saisie manuellement, utilisez un champ de formulaire et configure-le pour une validation personnalisée.
Les champs de données servent à recueillir des informations supplémentaires du destinataire. Ils comprennent également des objets que le destinataire peut utiliser pour effectuer des sélections ou choisir des options.
Le champ texte est le type de champ le plus polyvalent. Il s’agit d’un champ texte à remplir qui peut contenir par défaut n’importe quel type de données (une adresse ou une phrase courte, par exemple).
Le champ de formulaire peut être redimensionné en faisant glisser les tirets dans le coin inférieur droit du champ.
Remarque :
Par défaut, les champs de texte ne prennent en charge qu’une seule ligne de texte. Si vous souhaitez créer un champ qui peut contenir plusieurs lignes de texte, ouvrez la fenêtre d’options du champ de formulaire. Sélectionnez ensuite Entrée de données multiligne. Ajustez la taille du champ pour qu’il puisse contenir plusieurs lignes de données.
Le champ de liste déroulante correspond à une liste de choix. Un seul choix peut être effectué dans cette liste. Il peut s’agir par exemple d’une liste de pays dans laquelle le signataire peut sélectionner un seul pays.
Le champ de liste déroulante peut être redimensionné en faisant glisser les tirets dans le coin inférieur droit du champ.
Les cases à cocher sont des objets bascules ; elles peuvent être cochées ou décochées à tout moment. Cette option s’avère utile pour les cas de « sélection de toutes les options qui conviennent » ou comme bascule pour une seule sélection, comme accepter un futur contact.
Les cases d’option sont regroupées ensemble. Un groupe doit comporter au moins deux cases et permettre uniquement la sélection d’une seule case à tout moment. Si une autre case d’option de ce groupe est sélectionnée, les autres cases sont désélectionnées. C’est l’option idéale pour les cas « c’est soit l’un, soit l’autre », comme Oui ou Non.
Le champ de pièce jointe peut être utilisé pour joindre des documents ou des images à la transaction.
Les champs de pièce jointe peuvent servir à recueillir des documents d’accompagnement ou des images auprès des signataires pendant le processus de signature. Les documents téléchargés sont inclus avec le document signé. Ils sont joints à la fin de l’accord signé une fois le processus de signature terminé.
Le champ de pièce jointe peut être redimensionné en faisant glisser les tirets dans le coin inférieur droit du champ.
Remarque :
Les pièces jointes sont limitées à 25 pages et 5 Mo.
Les formats pris en charge sont les suivants : PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP, PDF, DOC, DOCX, WP, TXT, RTF, HTM et HTML
Le champ de lien hypertexte est disponible pour les formules de service Business et Enterprise. Il peut être utilisé pour rediriger l’utilisateur vers un emplacement dans le document ou une URL externe.
Le champ de lien hypertexte peut être redimensionné en faisant glisser les tirets dans le coin inférieur droit du champ.
