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Limitation de la visibilité des documents pour les participants aux accords

 

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Les paramètres Visibilité limitée de documents (LDV) permettent d’intégrer plusieurs fichiers à un accord, qui sont visibles de manière sélective par les destinataires en fonction des paramètres activés et de la configuration de l’accord.

Les utilisations possibles incluent entre autres :

  • Contrats de vente nécessitant une supervision/approbation interne avant d’être envoyés au client.
  • Documentation destinée à une nouvelle personne embauchée, qui doit être remise après l’acceptation de la lettre d’embauche.
  • Documents RH nécessitant un traitement interne en dehors du champ d’application du signataire initial.

Voici une courte vidéo qui illustre l’utilisation de haut niveau :

Disponibilité :

La fonctionnalité Visibilité limitée de documents est uniquement disponible pour la formule de licence Grands comptes.

Portée de la configuration :

La fonctionnalité LDV peut être activée au niveau des comptes et des groupes.

Principe de la visibilité des documents

Les règles LDV peut être activées au niveau des comptes et des groupes.

Les règles LDV présentent uniquement le contenu du fichier qui a été explicitement attribué à un destinataire donné.

Le contenu du fichier est affecté à un destinataire en ajoutant au moins un champ attribué à ce destinataire.

  • La LDV est basée sur le fichier, pas sur la page. Si un fichier comporte 40 pages et qu’un champ est attribué au destinataire sur une page, le destinataire peut voir les 40 pages du fichier.
  • Si le fichier ne contient aucun champ pour le destinataire, l’intégralité du fichier est exclue de la vue de ce destinataire.
  • S’il existe quatre fichiers et que le destinataire doit afficher les quatre, au moins un champ doit être appliqué à l’une des pages de chaque fichier.
  • Si un contrôle au niveau de la page est requis, le fichier doit être divisé en fichiers individuels, chacun contenant une page.
Exemple de LDV

Dans l’exemple de droite, un accord comporte deux signataires et deux documents.

Le signataire 1 voit les deux documents, car un champ lui est attribué dans les deux documents (Champ 1 et Champ 2).

Le signataire 2 ne verra que le Document 2, car il n’a pas de champ attribué dans le Document 1. 

  • Le Document 2 est visible car le Champ 3 est attribué au Signataire 2.
Remarque :

les règles de LDV requièrent deux conditions préalables :

  • Il doit y avoir plusieurs destinataires.
    • Les destinataires incluent tout utilisateur ajouté au processus de signature/d’approbation.
    • Les personnes en copie ne sont pas des destinataires.    
  • Plusieurs fichiers doivent être ajoutés à l’accord.
    • Les fichiers sont des pièces jointes utilisées pour créer l’accord (.doc, .xls, .pdf, .png, etc.).

Si l’une des conditions ci-dessus n’est pas vérifiée, les règles LDV sont suspendues pour cet accord.

Configuration

Pour accéder aux commandes de cette fonctionnalité, sélectionnez Paramètres généraux > Visibilité limitée de documents.

Onglet Paramètres globaux avec les commandes LDV mises en évidence

Les signataires ne verront que des fichiers contenant une signature, des initiales ou des champs d’entrée de données qui leur ont été attribués est la commande racine, qui active l’expérience LDV et l’ensemble des commandes subordonnées. Si cette commande est désactivée, la fonctionnalité LDV dans son ensemble est désactivée dans l’expérience du destinataire.

Tous les destinataires et les personnes en copie voient tous les fichiers en permanence.

La LDV est désactivée

Participant

Pendant le processus de signature

Une fois l’accord terminé

Expéditeur

Tous les documents

Tous les documents

Destinataire interne

Tous les documents

Tous les documents

Destinataire externe

Tous les documents

Tous les documents

Personne interne en copie

Tous les documents

Tous les documents

Personne externe en copie

Tous les documents

Tous les documents

Destinataire des archives externes

s.o.

Tous les documents

Après avoir activé la commande LDV racine, il existe trois configurations supplémentaires pour contrôler la visibilité en fonction de votre expérience préférée :

Utilisation de la LDV avec l’API REST v6

L’expéditeur peut utiliser l’API REST v6 pour accorder explicitement la visibilité des documents.

Les appels de l’API REST v6 ignorent tous les paramètres de visibilité des documents dans l’interface utilisateur, car l’appel de l’API remplace les paramètres de niveau compte/groupe.

Le seul comportement de report est le suivant : lorsque l’expéditeur spécifie un champ de formulaire pour un destinataire donné, il doit spécifier un libellé de document. 

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