Guide d'utilisation Annuler

Archivage électronique avec eOriginal

Rechercher

Dernière mise à jour le 18 sept. 2024

Adobe Sign

Ouvrir l’application

Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

Commencer

Administration

Présentation d’Admin Console
Gestion des utilisateurs
1. Ajout d’utilisateurs
2. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
  1. Comptes techniques - Pilotés par API
  2. Comptes de service - Pilotés manuellement
3. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
4. Modification du nom/de l’adresse e-mail
5. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
6. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
7. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
8. Types d’identités des utilisateurs et SSO
9. Changement d’identité d’utilisateur
10. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
11. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
12. Profils de produit
13. Expérience de connexion
Paramètres de compte/groupe
1. Présentation des paramètres
2. Paramètres généraux
  1. ID et niveau de compte
  2. Nouvelle expérience pour les destinataires
  3. Workflows de signature automatique
  4. Envoi en masse
  5. Formulaires web
  6. Workflows d’envoi personnalisés
  7. Workflows Power Automate
  8. Documents de bibliothèque
  9. Collecte des données de formulaire avec les accords
  10. Visibilité limitée de documents
  11. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
  12. Insertion d’un lien dans l’e-mail
  13. Insertion d’une image dans l’e-mail
  14. Fichiers joints à un e-mail nommés
  15. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
  16. Fusion de plusieurs documents en un seul
  17. Téléchargement de documents individuels
  18. Chargement d’un document signé
  19. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
  20. Autorisation de la délégation des destinataires externes
  21. Autorisation de signature
  22. Autorisation d’envoi
  23. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
  24. Définition d’un fuseau horaire par défaut
  25. Définition d’un format de date par défaut
  26. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
    1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
  27. Autorisations d’administrateur de groupe
  28. Remplacement du destinataire
  29. Rapport d’audit
    1. Présentation
    2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
    3. Inclusion des rappels
    4. Insertion des événements de consultation
    5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
  30. Pied de page de la transaction
  31. Dans les messages et les conseils sur les produits
  32. PDF accessibles
  33. Nouvelle expérience de création
  34. Client du secteur de la santé
3. Configuration du compte
  1. Ajout d’un logo
  2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
  3. Ajout du nom de l’entreprise
  4. Redirection d’URL une fois l’accord complété
4. Préférences de signature
  1. Signatures correctement formatées
  2. Autorisation des destinataires à signer par
  3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
  4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
  5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
  6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
  7. Redémarrage du workflow de l’accord
  8. Refus de signer
  9. Autorisation des processus avec tampons
  10. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
  11. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
  12. Affichage des messages lors de la signature électronique
  13. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
  14. Adresse IP des signataires requise
  15. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
5. Signatures numériques
  1. Présentation
  2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
  3. Signatures en mode cloud
  4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
  5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
6. Cachets électroniques
7. Identité numérique
  1. Passerelle d’identités numériques
  2. Politique de vérification d’identité
8. Paramètres de rapport
  1. Nouvelle expérience de rapport
  2. Paramètres de rapport classiques
9. Paramètres de sécurité
  1. Paramètres d’authentification unique
  2. Paramètres de mémorisation
  3. Politique de mot de passe de connexion
  4. Sécurité du mot de passe de connexion
  5. Durée de la session web
  6. Type de chiffrement PDF
  7. API
  8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
  9. Plages d’adresses IP autorisées
  10. Partage de compte
  11. Autorisations de partage de compte
  12. Commandes de partage d’accords
  13. Vérification de l’identité des signataires
  14. Mot de passe de signature des accords
  15. Sécurité du mot de passe du document
  16. Blocage des signataires par géolocalisation
  17. Authentification téléphonique
  18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
  19. Autorisation de l’extraction de pages
  20. Expiration du lien de document
  21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
  22. Horodatage
10. Paramètres d’envoi
  1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
  2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
  3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
  4. Rôles autorisés du destinataire
  5. Autorisation des témoins électroniques
  6. Groupes de destinataires
  7. En copie
  8. Accès du destinataire à l’accord
  9. Champs requis
  10. Ajout de documents en pièces jointes
  11. Aplatissement du champ
  12. Modification des accords
  13. Nom de l’accord
  14. Langues
  15. Messages privés
  16. Types de signature autorisés
  17. Rappels
  18. Protection par mot de passe des documents signés
  19. Envoi d’une notification d’accord par
  20. Options d’identification du signataire
    1. Présentation
    2. Mot de passe de signature
    3. Mot de passe à usage unique par e-mail
    4. Authentification Acrobat Sign
    5. Authentification téléphonique
    6. Signature numérique dans le cloud
    7. Authentification fondée sur les connaissances
    8. Pièce d’identité officielle
    9. Rapports d’identité des signataires
  21. Protection du contenu
  22. Activation des transactions Notarize
  23. Expiration du document
  24. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
  25. Ordre de signature
  26. Liquid Mode
  27. Commandes de workflow personnalisé
  28. Options de chargement pour la page de signature électronique
  29. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
11. Modèles de message
12. Paramètres bio-pharma
  1. Présentation
  2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
  3. Motifs de la signature
13. Intégration des workflows
14. Paramètres d’authentification notariale
15. Intégration des paiements
16. Messages pour les signataires
17. Paramètres SAML
  1. Configuration SAML
  2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
  3. Installation d’Okta
  4. Installation de OneLogin
  5. Installation d’Oracle Identity Federation
18. Gouvernance des données
19. Paramètres d’horodatage
20. Archive externe
21. Langues du compte
22. Paramètres de messagerie
  1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
  2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
  3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
  4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
  5. Activation des notifications sans lien
  6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
24. Configuration des options pour les destinataires
Conseils relatifs aux exigences réglementaires
1. Accessibilité
2. HIPAA
3. RGPD
4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
5. Clients du secteur de la santé
6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
7. Accords « placés dans le coffre »
8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
Téléchargement d’accords en masse
Dépôt de votre domaine
Liens Signaler un abus

Envoi, signature et gestion des accords

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

Formulaires web
Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
Workflows Power Automate
1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
2. Activation de l’intégration Power Automate
3. Actions contextuelles sur la page Gérer
4. Suivi de l’utilisation de Power Automate
5. Création d’un flux (exemples)
6. Déclencheurs utilisés pour les flux
7. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
8. Gestion des flux
9. Modification des flux
10. Partage des flux
11. Désactivation ou activation des flux
12. Suppression des flux
13. Modèles utiles
  1. Administrateur uniquement
  2. Archivage des accords
    1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
    2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
    5. Enregistrement des documents terminés dans Box
  3. Archivage des accords de formulaire web
    1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
    2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
  4. Extraction des données d’accord
    1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
  5. Notifications d’accord
    1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
    2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
    3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
    4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
  6. Génération d’un accord
    1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
    2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
    3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
Workflows d’envoi personnalisés
Partage d’utilisateurs et d’accords
1. Partage d’un utilisateur
2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

Développeur Acrobat Sign

Assistance et dépannage

Archivage des documents Adobe Acrobat Sign via les services d’archivage eOriginal

Gérez et protégez vos documents de façon numérique

Adobe Acrobat Sign s’associe à eOriginal pour aider les organisations à satisfaire aux exigences de conformité et de réglementation en permettant l’archivage sécurisé et numérique de documents signés importants. Une fois le document signé, eOriginal procède à son archivage sécurisé dans un environnement entièrement numérique en assurant un haut degré de protection et de conformité. Les organisations peuvent choisir d’archiver l’ensemble de leurs documents dans un compte particulier, tous les documents associés à un groupe spécifique (ou un sous-ensemble d’utilisateurs) ou encore des documents individuels.

Lorsqu’un document est créé, le document original qui est chargé dans Acrobat Sign est considéré comme la copie du contrat faisant autorité. La copie fiable est conservée sur les serveurs Adobe tout au long du cycle de signature. Une fois le cycle de signature terminé, la copie fiable est archivée dans eOriginal, et le document obtient alors une valeur juridique. Une copie au format PDF du document est conservée dans Acrobat Sign, mais elle est protégée par le filigrane « Copie de l’original » pour indiquer que l’unique version authentique du document est celle qui est archivée par eOriginal :

Fonctionnement du coffre

À la fin du cycle de signature, toute transaction configurée de manière à permettre l’archivage entraînera le lancement du transfert de la copie fiable par le service d’archivage d’eOriginal. Il s’agit d’un processus d’interaction asynchrone au cours duquel le service d’archivage demande des informations à Acrobat Sign après réception d’une notification, Acrobat Sign fournissant alors le contenu demandé.

Ces demandes séquentielles se produisent pratiquement en temps réel afin d’assurer l’enregistrement de la copie fiable par le service d’archivage une fois le processus de signature terminé.

Une fois la signature finale apposée, les étapes suivantes se présentent dans cet ordre :

Le rapport d’audit est mis à jour avec l’événement « Document prêt pour archivage ».
- Étant donné que le rapport d’audit doit être terminé lorsqu’une licence atteint un état final, et que le processus d’archivage se produit uniquement après la fin du processus de signature, il est impossible de mettre à jour le rapport d’audit pour indiquer que le processus d’archivage est terminé. L’historique des événements de transaction (stockés sur des serveurs Acrobat Sign) indique la fin du processus d’archivage.
Le document et toutes les images correspondantes sont filigranés.
- Un exemplaire non filigrané du document final est conservé pour un éventuel chargement chez le fournisseur de l’archivage électronique.
- À ce stade, seul le fournisseur d’archivage électronique peut récupérer la version non filigranée à l’aide d’un jeton d’accès vérifié.
Le service d’archivage est informé par un ping de rappel d’archivage que le document est prêt pour archivage.
- Acrobat Sign envoie au service d’archivage un identifiant unique du document, appelé clé d’accès au document.
Le service d’archivage demande la piste de vérification du document pour créer un profil associé au document.
Acrobat Sign fournit le journal d’audit.
- Celle-ci comprend un rapport détaillé des événements du processus de signature, y compris l’identité des signataires, la date et l’heure de chaque événement, l’adresse IP ainsi que les informations de localisation (le cas échéant).
Le service d’archivage demande le document non filigrané.
Acrobat Sign fournit le document non filigrané au service d’archivage.
Le service d’archivage confirme la bonne réception du document et informe Acrobat Sign de la fin du processus d’archivage.
La copie non filigranée du contrat final est supprimée du système Acrobat Sign.

Remarque :

le service d’archivage concerne uniquement la copie finale (faisant autorité) du document et les images associées.

Les versions intermédiaires du document (avant la signature finale) ne font pas partie du processus d’archivage.

Ces versions officieuses restent sur les serveurs Acrobat Sign à l’état non filigrané, à moins qu’elles ne soient supprimées par un autre processus (dans le cadre d’une politique de conservation ou du RGPD).

À ce stade, Acrobat Sign conserve uniquement une copie filigranée du document final. Les vignettes (telles qu’elles apparaissent dans Acrobat Sign) sont également filigranées pour s’assurer qu’il n’existe qu’une seule version non filigranée qui reste en possession du service d’archivage.

Une fois que le document est archivé, Adobe ne conserve plus aucune copie non filigranée du document final.

Configuration d’un accord par les utilisateurs pour le placer dans le coffre

L’option permettant de configurer un accord pour le placer dans le coffre ou non n’est visible que par les utilisateurs une fois la configuration du service au sein du compte terminée.

Les utilisateurs peuvent contrôler si un accord doit être placé dans le coffre en cochant ou décochant l’option Placer dans le coffre dans la section Paramètres de l’accord de l’interface de configuration de l’accord (Options dans l’expérience classique).

La valeur par défaut de l’option Placer dans le coffre est définie dans la configuration du service. L’assistance Acrobat Sign peut vous aider à modifier la valeur si nécessaire.

La page Demande de signature met en évidence le paramètre « Placer dans le coffre » à l’état activé.

Adobe

Recevez de l’aide plus rapidement et plus facilement

Nouvel utilisateur ?