Ce guide vous explique les premières étapes à suivre pour configurer votre compte Adobe Acrobat Sign afin qu’il soit prêt pour l’envoi de transactions.
Les deux onglets ci-dessous sont destinés, respectivement, aux utilisateurs du système et aux administrateurs du compte. Sur chaque onglet sont répertoriées les fonctionnalités à configurer. À droite du nom de la fonctionnalité figurent les niveaux de service auxquels elles s’appliquent.
Nous conseillons à tous les utilisateurs de configurer d’abord leur ID utilisateur personnel. Ensuite, s’il s’avère que vous êtes également l’administrateur, accédez à l’onglet Admin et configurez les paramètres de votre compte.
Les comptes individuels comportent une seule licence. Dès lors, par défaut, l’utilisateur est également l’administrateur du compte.
Lors de votre première connexion à Acrobat Sign, prenez quelques instants pour passer en revue vos informations personnelles. Celles-ci sont utilisées dans plusieurs modèles. Il est donc primordial qu’elles soient exactes.
La page de profil contient les valeurs spécifiques utilisées par Acrobat Sign lors de la personnalisation de vos transactions. Voici les plus importantes :
Pour modifier ces valeurs, cliquez sur le bouton Modifier le profil, apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.
Acrobat Sign autorise trois types de signatures, en fonction de vos exigences personnelles ou de celles de votre entreprise :
Si vous choisissez cette option, aucune configuration particulière n’est nécessaire.
Créez votre propre signature en accédant à Préférences personnelles > Ma signature.
Cliquez sur le bouton Créer pour ouvrir le panneau de signature et pour choisir la méthode de création de votre signature :
Cliquez sur Appliquer une fois votre signature créée.
Pour les utilisateurs expérimentés qui souhaitent vraiment suivre en permanence leurs transactions, il est possible de programmer les étapes pouvant déclencher l’envoi d’un courrier électronique vers votre boîte de réception ou d’une alerte dans un rapport.
Pour accéder à votre page Notification, sélectionnez Préférences personnelles > Mes Notifications.
Quelques définitions en bref…
Le mode de notification des événements et des alertes peut être configuré de deux façons. Vous pouvez n’en sélectionner aucun, un seul ou les deux en cochant les options de configuration appropriées. Ces options sont les suivantes :
Notez également qu’il existe deux onglets pour ces événements/alertes.
La création de rapports peut être configurée au bas de la page de manière à vous envoyer un récapitulatif des événements que vous avez vérifiés. Ce rapport peut alors être envoyé, suivant vos besoins, chaque semaine, tous les jours ouvrables ou tous les jours de la semaine.
Les niveaux de service Business et Enterprise permettent aux utilisateurs de créer un texte de fin personnalisé, comme un fichier de signature dans un courrier électronique.
Si cette option est activée par l’administrateur de votre compte, vous pouvez la définir en accédant à Préférences personnelles > Mon texte de fin d’e-mail.
Ce texte de fin est placé au bas de vos e-mails de transaction, mais au-dessus de tout pied de page de niveau compte :
Il existe deux options de langue par défaut à définir :
Bienvenue aux administrateurs !
La configuration de votre ID utilisateur personnel s’est déroulée sans problèmes et vous êtes maintenant prêt à prendre des décisions plus importantes à l’échelle du compte.
Les descriptions ci-dessous sont, il est vrai, relativement longues, mais la configuration correcte de votre compte permettra aux expéditeurs et aux signataires d’adopter votre processus sans le moindre souci. Cela permettra, en outre, de réduire les questions qui se posent inévitablement à la suite d’un déploiement.
Remarque : toutes les options mises à votre disposition ne font pas l’objet d’une description détaillée. Si vous avez des questions, nous vous invitons donc à contacter le service d’assistance.
Tout comme vous sauvegardez les données de votre ordinateur ou de votre téléphone, il est conseillé de conserver des copies de vos accords signés. Au lieu de télécharger les accords un par un à partir de la page Gérer, l’option Archive externe peut envoyer une copie des accords signés à une autre adresse e-mail, un compte Evernote ou un compte Box.
Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte, puis accédez à Compte > Paramètres de compte > Archive externe.
Pour que des copies des accords de votre compte soient envoyées à une autre adresse e-mail, saisissez cette adresse dans le champ Envoyer une copie supplémentaire..., puis cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications.
Le nombre de caractères est limité à 255 pour le champ Archive externe. Dès lors, si vos besoins en termes d’envoi sont supérieurs à vos capacités, essayez d’utiliser une liste de distribution !
Pour qu’une copie soit envoyée à Evernote ou Box, cliquez sur le lien cliquez ici correspondant afin que des instructions spécifiques s’affichent dans une nouvelle fenêtre.
Préférences de signature !
Il existe de nombreuses options à prendre en compte avec ces paramètres. Examinons cela d’un peu plus près !
Sélectionnez Compte > Préférences de signature
Les deux premiers paramètres contrôlent la mise en forme de la ligne sur laquelle repose la signature et les données de signature qui sont insérées sous la ligne :
La section suivante détermine la manière dont les destinataires peuvent apposer leur signature. En règle générale, à moins que vous ayez un objectif métier précis pour limiter les options, nous vous conseillons d’autoriser les destinataires à apposer leur signature de la manière qu’ils préfèrent.
Trois options sont disponibles :
Cette section d’options détermine si les destinataires peuvent utiliser une signature enregistrée existante (les signatures biométriques et basées sur une image sont enregistrées). Si vous décidez d’interdire l’utilisation des signatures enregistrées, le destinataire devra explicitement saisir, tracer ou télécharger sa signature, selon les types de signature autorisés.
Les options sont les suivantes :
Cette section contient une case à cocher supplémentaire :
L’ajout du branding de votre société est un excellent moyen de personnaliser Acrobat Sign pour les utilisateurs de votre compte, ainsi que les signataires.
Nom de l’entreprise et nom d’hôte de l’URL
Dans cette section, vous allez définir le nom de l’entreprise et un nom d’hôte pour votre compte. Ces informations peuvent sembler basiques, mais elles permettent de personnaliser votre compte.
Ces deux paramètres sont à l’échelle du compte et ne peuvent pas être ajustés au niveau du groupe.
Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte et accéder à : Compte > Paramètres de compte > Configuration du compte
Nom de l’entreprise
La valeur que vous saisissez dans ce champ est automatiquement renseignée dans le champ Nom de l’entreprise pour les nouveaux utilisateurs lorsqu’ils sont créés dans le compte.
Par défaut, Acrobat Sign permet aux utilisateurs de modifier leurs paramètres personnels, lesquels incluent la valeur Nom de l’entreprise pour leur ID utilisateur individuel.
Si vous souhaitez mettre à jour la valeur Nom de l’entreprise dans le profil de tous les utilisateurs de votre compte :
Tous les profils d’utilisateur adoptent le champ Nom de l’entreprisecomme valeur Entreprise dans leurs profils d’utilisateur.
La case à cocher Définissez le nom de l’entreprise pour tous les utilisateurs du compte est une action de remplacement unique pour tous les utilisateurs de votre compte.
Une fois la page enregistrée, tous les utilisateurs sont mis à jour et la coche est supprimée pour permettre à l’action d’être déclenchée à nouveau si nécessaire (les utilisateurs ayant toujours le droit de modifier les valeurs de leurs noms d’entreprise).
Nom d’hôte
Lorsque vous définissez le nom d’hôte de votre compte, l’URL à laquelle les utilisateurs se connectent et celle où les accords sont hébergés sont modifiées pour vos signataires.
Vous obtenez une URL personnalisée avec votre nom d’hôte.
La marque est un élément important ! Vos clients souhaitent voir votre logo figurer sur les transactions que vous envoyez. En chargeant votre logo, vous apposerez, en outre, votre marque sur tous les e-mails qu’Acrobat Sign envoie pour vos transactions.
Les formats d’image JPEG, GIF et PNG sont pris en charge, ce dernier offrant généralement les meilleurs résultats.
Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte et accéder à : Compte > Paramètres de compte > Configuration du compte > Télécharger le logo.
Cliquez sur le bouton Télécharger et accédez à l’image que vous souhaitez utiliser. Gardez à l’esprit que les images aux dimensions indiquées (60 pixels de hauteur et 200 pixels de large) sont celles qui sont le mieux adaptées.
Une fois que vous avez sélectionné une image, le logo s’affiche à droite du bouton Télécharger :
Si vous devez modifier à tout moment le logo, cliquez sur le bouton Effacer pour le supprimer.
La section Paramètres généraux de l’onglet Compte est l’une des sections les plus riches en fonctionnalités. Tous les paramètres qui y figurent sont spécifiques à un cas d’utilisation.
Vous trouverez, ci-dessous, une brève description de chaque option et une explication de notre recommandation. Cependant, il est fort probable que votre cas d’utilisation diffère de l’usage le plus courant.
Sélectionnez Compte > Paramètres de compte > Paramètres généraux.
Ce paramètre s’applique uniquement à la copie jointe à l’e-mail signé et déposé. Dans le cas des copies téléchargées ultérieurement depuis Acrobat Sign, il s’agit toujours d’un seul PDF.
Il s’agit encore de l’option Archive externe, mais ce paramètre peut être configuré au niveau du groupe (pour les clients Entreprises et Grands comptes), ce qui permet d’acheminer des contrats de ventes complétés vers le service de comptabilité ou des avis de conformité finalisés vers l’équipe juridique (par exemple).
Gardez à l’esprit que le paramètre fait référence aux utilisateurs de votre compte Acrobat Sign (et non à l’ensemble du personnel de votre société). Il est possible que les signataires ne soient pas associés à des ID utilisateur Acrobat Sign dans votre compte. Dans ce cas, ils ne sont pas concernés par ce paramètre.
Acrobat Sign fonctionne selon le modèle d’une relation parent-enfant, et les groupes sont les objets enfants du compte. Cela signifie qu’un nouveau groupe héritera des propriétés du compte. Cela signifie également que les modifications apportées au niveau du groupe remplacent les paramètres définis au niveau du compte.
Les paramètres d’envoi sont les fonctions qui sont proposées à vos agents d’envoi sur l’onglet Envoyer. Cette section est consacrée à toutes les configurations disponibles sur cette page.
À l’instar des paramètres généraux, elles dépendent fortement du cas d’utilisation.
Cette section est également assez longue. Nous vous conseillons donc de vous installer confortablement et de sélectionner Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi.
Les formulaires peuvent être conçus de manière à exiger qu’un approbateur renseigne les informations de champ, sans toutefois apposer sa signature sur le document.
Il est possible de sélectionner toutes les options, ou seulement une partie d’entre elles, mais si vous souhaitez activer Authentification téléphonique, vous devez d’abord activer Autoriser les expéditeurs à définir les paramètres de vérification de l’identité des signataires par document.
Identité visuelle à tous les niveaux !
Sélectionnez Compte > Paramètres de messagerie. Vous avez alors accès aux options suivantes :
Texte de fin d’e-mail : il s’agit d’un paramètre à l’échelle du compte qui place un message texte au bas de vos courriers électroniques. Il s’agit d’un excellent emplacement pour faire figurer certaines informations marketing ou juridiques.
Autoriser les utilisateurs à avoir leurs propres textes de fin d’e-mail : ce paramètre permet aux utilisateurs de configurer leur contenu de signature personnel.
Images d’en-tête et de texte de fin d’e-mail : les en-têtes et textes de fin d’e-mail ressemblent à des logos, mais en plus grand. Cette méthode fait vraiment ressortir votre identité visuelle sur vos e-mails, et permet au client d’identifier leur provenance.
À l’instar des logos, les images JPEG, GIF et PNG sont prises en charge.
Utilisez une image ayant exactement 200 pixels de haut sur 600 pixels de large.
Un lien est disponible pour chaque option permettant de Télécharger une nouvelle image. Cela vous permet de rechercher votre image sur votre système local. Cliquez sur Enregistrer.
Les paramètres de sécurité d’Acrobat Sign correspondent au paramètre général de sécurité par mot de passe que vous trouverez pour toute application que vous avez peut-être gérée (avec quelques paramètres de document originaux).
Pour configurer votre sécurité, sélectionnez Compte > Paramètres de compte > Paramètres de sécurité.
Allez-vous utiliser l’API ? Si, en votre qualité de développeur, vous souhaitez intégrer Acrobat Sign dans votre système CRM existant (ou tout autre élément compatible avec l’API), vous pouvez prendre en compte cette option.
Acrobat Sign prend en charge l’API REST :
Sélectionnez Compte > API Acrobat Sign.
L’utilisation des API Adobe Document Cloud pour accéder aux données utilisateur nécessite des jetons OAuth.
Vous pouvez créer une clé d’intégration si vous possédez une application héritée qui ne prend pas en charge OAuth.
Si le lien permettant de créer une clé d’intégration n’est pas disponible, contactez l’assistance technique.
Vous trouverez également les éléments suivants sur cette page :
En outre, une fois l’API activée, un nouveau lien s’affiche dans la partie gauche pour le Journal de requêtes d’API. Ce journal vous présente le XML d’entrée en provenance de vos appels API. Il peut se révéler particulièrement utile pour résoudre d’éventuels problèmes liés au code.
L’API REST est disponible via l’option Applications API.
Une fois sur la page, cliquez sur le lien Créer une application, attribuez un nom à votre application, puis cliquez sur le bouton Créer l’application.
Vos nouveaux ID et secret d’application sont générés et s’affichent immédiatement.
La répartition des utilisateurs dans des groupes fonctionnels peut se révéler extrêmement utile, surtout si vous avez différentes exigences en termes de signature ou des structures de rapport qui doivent être respectées.
Heureusement, créer un groupe dans Acrobat Sign est un jeu d’enfant. Sélectionnez simplement
Compte > Utilisateurs ou Compte > Groupes.
Une fois sur la page Groupe, cliquez sur le bouton + dans le coin supérieur droit de la page et saisissez le nom du nouveau groupe dans le champ.
Il existe également un lien pour configurer les paramètres du groupe. Cliquez sur la ligne pour voir le lien Paramètres de groupe. Ces paramètres sont pratiquement identiques aux paramètres généraux que vous avez configurés au niveau du compte. Cependant, les groupes étant les objets enfants du compte, les paramètres de groupe remplacent ceux du compte.
Vous remarquerez également que le nom du groupe peut toujours être mis à jour. Si vous devez renommer le groupe, cela ne pose donc aucun problème.
Si vous avez acheté une formule Acrobat Sign pour une PME, utilisez le portail Admin Console pour gérer les utilisateurs et les droits qui leur sont associés. Vous pouvez également affecter plusieurs administrateurs pour vous aider à gérer votre équipe ou le comportement fonctionnel d’Acrobat Sign.
Le moment est enfin venu d’ajouter des utilisateurs !
Deux méthodes permettent de créer des utilisateurs dans Acrobat Sign :
Un par un
ou
Création en bloc via un fichier CSV
Le processus mono-utilisateur est relativement simple. Sélectionnez simplement
Aller à Compte > Utilisateurs, puis cliquez sur le bouton + dans la barre d’outils affichée en regard de la zone de recherche. La boîte de dialogue Créer s’affiche.
Renseignez l’adresse e-mail, le prénom et le nom, puis sélectionnez un groupe auquel affecter l’utilisateur (si nécessaire).
La case à cocher « Afficher leurs accords » est également affichée. Cette option crée un partage de compte du nouvel utilisateur à l’utilisateur Administrateur. Si vous devez contrôler les transactions de votre nouvel agent, cochez cette case.
Dans le cas contraire, vous pourrez quand même créer un partage, mais vous devrez simplement utiliser la fonctionnalité Partage de compte.
Dès que l’utilisateur a été créé, un courrier électronique est envoyé à l’adresse e-mail que vous avez fournie pour inviter l’utilisateur à définir les mots de passe. Une fois cette opération effectuée, l’utilisateur est actif et prêt à envoyer son premier document !
La méthode de création en bloc est la suivante : sélectionnez Compte > Utilisateurs, puis cliquez sur le bouton + dans la barre d’outils affichée en regard de la zone de recherche. Dans la boîte de dialogue Créer, cliquez sur Créer utilisateurs en bloc.
La procédure consiste à créer un fichier CSV contenant au moins une adresse électronique, ainsi que les colonnes prénom/nom. Pour le format précis, consultez le fichier CSV d’exemple. Cliquez sur le lien de téléchargement du fichier CSV d’exemple. Préparez votre fichier au format spécifié. Une fois que le fichier est prêt, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le fichier.
L’un des principaux inconvénients de ce processus est l’impossibilité de créer le partage entre l’utilisateur et votre compte d’administration.
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