Configuration d’une archive externe


Configuration de l’archive externe

Les administrateurs peuvent configurer la fonctionnalité Archive externe d’Adobe Acrobat Sign pour qu’une copie de l’e-mail Signé et classé soit automatiquement envoyée à une adresse e-mail supplémentaire pour chaque accord conclu avec succès. Cette copie automatique contient toujours le PDF de l’accord signé, le PDF du rapport d’audit et le CSV des données de champ (le cas échéant), indépendamment des paramètres du compte/groupe qui déterminent si/quand ces documents doivent être joints.

L’archive externe peut être configurée dans deux emplacements pour les paramètres de niveau compte et groupe :

  • Onglet Archive externe du menu de l’administrateur de compte/groupe.
  • Onglet Paramètres généraux au niveau du compte ; onglet Paramètres de groupe au niveau du groupe.

Comme les deux interfaces partagent les mêmes valeurs de propriété, la modification de l’une met automatiquement à jour l’autre.

Les paramètres au niveau du groupe héritent initialement des paramètres au niveau du compte et peuvent être configurés pour être supprimés ou ajoutés à cette propriété héritée. Les comptes qui utilisent Utilisateurs dans plusieurs groupes peuvent utiliser efficacement la configuration au niveau du groupe lorsque des groupes sont utilisés pour définir des workflows de document spécifiques. (Par exemple, un groupe Juridique peut inclure son service juridique dans tous les accords terminés et supprimer toute adresse d’archive générale qui peut être configurée au niveau du compte.)

Toute adresse e-mail valide peut être utilisée, y compris les applications tierces qui acceptent un e-mail entrant. 

L’onglet Archive externe contient des instructions sur la recherche de l’adresse e-mail entrante pour les applications Box et Evernote. Toute autre adresse e-mail fonctionne exactement de la même manière.

Ajout d’un e-mail à l’interface d’archivage externe

Remarque :

Le processus ci-dessous décrit l’interface Paramètres généraux/de groupe.  L’interface Archive externe fonctionne exactement de la même manière.

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur et accédez à Paramètres de compte > Paramètres généraux > Envoyer une copie supplémentaire de chaque accord signé aux adresses électroniques suivantes.

  2. Sélectionnez le bouton Ajouter une adresse électronique.

    Accès aux commandes d’archives externes

  3. Une fenêtre s’ouvre pour accepter l’adresse e-mail de l’archive.

    Saisissez l’adresse e-mail deux fois (pour vous assurer que la valeur est correcte).

    Saisie de l’adresse e-mail de l’archive

    Assurez-vous que l’adresse e-mail de l’archive est correcte. Vous ne voulez pas envoyer automatiquement une copie de chaque accord à la mauvaise personne.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

  5. L’adresse e-mail est stockée en tant qu’objet distinct dans le champ d’adresse e-mail.

    • Plusieurs adresses peuvent être enregistrées.
    • La sélection de la croix (X) à droite d’une adresse e-mail entraîne la suppression de cette adresse dans le champ.

    Ajoutez toutes les adresses e-mail auxquelles vous souhaitez envoyer automatiquement la documentation de l’accord signé.

    Adresse e-mail d’archivage configurée

  6. Lorsque toutes les adresses e-mail ont été ajoutées, sélectionnez Enregistrer dans le coin inférieur droit de la fenêtre pour enregistrer la configuration.

    Enregistrement de la configuration

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