| Remarque : L’article ci-dessous fournit des instructions pour la nouvelle mise en page. Cliquez ici pour consulter le même contenu avec la mise en page classique. |
La création d’une copie d’un modèle de bibliothèque prend environ 2 à 3 minutes. Elle vous permet d’obtenir une version du document que vous pouvez entièrement contrôler.
Avant de commencer la procédure ci-dessous, vous souhaiterez peut-être obtenir une version PDF du formulaire de l’administration fiscale américaine (IRS) que vous voulez répliquer à partir du site web IRS.gov.. L’administration fiscale modifie régulièrement ces formulaires. Vous devez donc vous assurer que vous disposez de la version la plus récente.
Une fois que vous disposez d’une version PDF du formulaire, la procédure consiste en deux étapes rapides :
- Copiez le modèle en envoyant un accord.
- Mettez à jour les propriétés du modèle pour rendre le document accessible aux autres utilisateurs (facultatif).
La partie inférieure de cet article contient en outre les étapes à suivre pour télécharger une nouvelle version du formulaire de base et appliquer la superposition de champs.
Attention :
Les comptes utilisant l’API doivent se rappeler que chaque modèle possède un documentID différent. Si vous répliquez un modèle que vous utilisez à partir de la bibliothèque Adobe Sign, vous devez donc mettre à jour le documentID dans les appels d’API afin d’utiliser la nouvelle copie.
Pour copier le modèle, vous devez envoyer un accord, en utilisant le modèle Adobe Sign existant, par le biais de l’environnement de création, et en enregistrant une copie pendant la procédure.
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Configurez l’accord pour deux destinataires.
- Ces destinataires ne doivent pas être valides, car l’accord n’a pas besoin d’être signé. Il doit juste être copié.
- L’accord sera envoyé. L’utilisation d’une adresse électronique « black hole » (trou noir) connue est une bonne idée,
- Par exemple noreply@myDomain.dom
Remarque :
Deux destinataires sont définis, car le modèle en cours de copie identifie des champs pour deux destinataires. Si vous configurez uniquement l’accord pour un destinataire, vous importerez seulement les champs pour le premier destinataire.
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Une boîte de dialogue s’affiche pour vous inviter à attribuer un nom au nouveau modèle que vous êtes en train d’enregistrer dans votre bibliothèque de documents personnelle.
- Vous pouvez conserver ce nom ou renommer le modèle, si vous le souhaitez.
- Après avoir défini le nom du modèle, cliquez sur le bouton Enregistrer et envoyer.
Une copie du formulaire se trouve désormais dans votre bibliothèque personnelle. Si d’autres personnes doivent l’utiliser, vous devez en étendre l’accès.
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Cliquez sur le lien Gérer dans la partie supérieure de la fenêtre pour ouvrir la page Gérer.
Deux nouvelles entrées figurent sur la page Gérer :
- l’accord fictif envoyé dans la section Émis pour signature ;
- le modèle de document de la section Modèles de bibliothèque.
Remarque :
À ce stade, il est recommandé d’annuler et de supprimer l’accord fictif que vous avez utilisé pour copier le modèle.
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Une fois que l’environnement de création est ouvert, développez la section Propriétés du modèle, en haut à droite de la fenêtre.
Ici, vous pouvez :
- renommer le modèle ;
- changer le TYPE DE MODÈLE (la sélection de l’option Les deux est recommandée) ;
- modifier l’étendue de l’accès (UTILISATEURS AUTORISÉS) dans votre groupe ou dans l’ensemble de l’entreprise, le cas échéant.
Pour les clients qui souhaitent télécharger une nouvelle version d’un formulaire (dans la mesure où les formulaires changent régulièrement), vous pouvez créer un nouveau modèle de document rapidement et appliquer la superposition de champs à partir du modèle existant.
Deux étapes sont nécessaires :
- Téléchargement du nouveau formulaire
- Application de la superposition de champs
Pour cela, vous devez disposer d’une copie de la version du document auquel vous souhaitez appliquer la superposition de champs. Dans le cas des documents de l’administration fiscale américaine, vous pouvez les obtenir sur le site Web IRS.gov.
Vous devez également être le propriétaire du modèle que vous voulez utiliser en tant que superposition de champs pour le nouveau formulaire.
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La page Créer un modèle de bibliothèque étant ouverte :
- Saisissez un nom de modèle pour le nouveau modèle.
- Dans l’idéal, choisissez un nom qui identifie le modèle de manière unique. Ce nom peut être modifié ultérieurement.
- Téléchargez le nouveau fichier sur lequel est basé le nouveau modèle de document.
- Cliquez sur le bouton Aperçu et ajout de champs.
- L’environnement de création s’ouvre alors.
- Saisissez un nom de modèle pour le nouveau modèle.
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Si la structure de la page était très similaire (comme le sont généralement les formulaires de l’administration fiscale américaine), le placement des champs doit être très bien aligné.
Il est toutefois important de prendre quelques minutes pour observer le modèle et s’assurer que les champs sont alignés comme vous le souhaitez.
Le moment est venu d’ajuster les champs et leurs propriétés pour répondre à vos besoins.
Lorsque vous êtes satisfait des résultats, cliquez sur le bouton Enregistrer dans l’angle inférieur droit pour enregistrer le modèle de document.
Une fois le document enregistré, le nouveau modèle figure sur la page Gérer dans la section Modèles de bibliothèque.
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Testez votre document en interne afin de vérifier que tout fonctionne comme vous le souhaitez.
Lorsque vous êtes sûr que le formulaire est correct :
- Modifiez le nouveau modèle sur la page Gérer.
- Définissez le nom final que vous souhaitez afficher.
- Modifiez les propriétés du modèle pour accorder l’accès à votre groupe/entreprise.
Remarque :
Changez éventuellement les propriétés du modèle de l’ancien formulaire en étendue d’accès Seulement moi, au cas où vous devriez restaurer l’ancien modèle.
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