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Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

  1. Notes de version préliminaire
  2. Notes de mise à jour
  3. Notifications importantes

Commencer

  1. Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
  2. Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
  3. Pour les développeurs
  4. Bibliothèque de tutoriels vidéo
  5. Foire aux questions

Administration

  1. Présentation d’Admin Console
  2. Gestion des utilisateurs
    1. Ajout d’un utilisateur
    2. Ajout d’utilisateurs en masse
    3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
    4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
    5. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
      1. Comptes techniques - Pilotés par API
      2. Comptes de service - Pilotés manuellement
    6. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
    7. Modification du nom/de l’adresse e-mail
    8. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
    9. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
    10. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
    11. Types d’identités des utilisateurs et SSO
    12. Changement d’identité d’utilisateur
    13. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
    14. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
    15. Profils de produit
    16. Expérience de connexion
  3. Paramètres de compte/groupe
    1. Présentation des paramètres
    2. Paramètres généraux
      1. ID et niveau de compte
      2. Workflows de signature automatique
      3. Envoi en masse
      4. Formulaires web
      5. Workflows d’envoi personnalisés
      6. Workflows Power Automate
      7. Documents de bibliothèque
      8. Collecte des données de formulaire avec les accords
      9. Visibilité limitée de documents
      10. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
      11. Insertion d’un lien dans l’e-mail
      12. Insertion d’une image dans l’e-mail
      13. Fichiers joints à un e-mail nommés
      14. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
      15. Fusion de plusieurs documents en un seul
      16. Chargement d’un document signé
      17. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
      18. Autorisation de la délégation des destinataires externes
      19. Autorisation de signature
      20. Autorisation d’envoi
      21. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
      22. Définition d’un fuseau horaire par défaut
      23. Définition d’un format de date par défaut
      24. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
        1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
      25. Autorisations d’administrateur de groupe
      26. Remplacement du destinataire
      27. Rapport d’audit
        1. Présentation
        2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
        3. Inclusion des rappels
        4. Insertion des événements de consultation
        5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
      28. Dans les messages et les conseils sur les produits
      29. PDF accessibles
      30. Nouvelle expérience de création
      31. Client du secteur de la santé
    3. Configuration du compte
      1. Ajout d’un logo
      2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
      3. Ajout du nom de l’entreprise
    4. Préférences de signature
      1. Signatures correctement formatées
      2. Autorisation des destinataires à signer par
      3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
      4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
      5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
      6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
      7. Refus de signer
      8. Autorisation des processus avec tampons
      9. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
      10. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
      11. Affichage des messages lors de la signature électronique
      12. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
      13. Adresse IP des signataires requise
      14. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
    5. Signatures numériques
      1. Présentation
      2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
      3. Signatures en mode cloud
      4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
      5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
    6. Cachets électroniques
    7. Identité numérique
      1. Passerelle d’identités numériques
      2. Politique de vérification d’identité
    8. Paramètres de rapport
      1. Nouvelle expérience de rapport
      2. Paramètres de rapport classiques
    9. Paramètres de sécurité
      1. Paramètres d’authentification unique
      2. Paramètres de mémorisation
      3. Politique de mot de passe de connexion
      4. Sécurité du mot de passe de connexion
      5. Durée de la session web
      6. Type de chiffrement PDF
      7. API
      8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
      9. Plages d’adresses IP autorisées
      10. Partage de compte
      11. Autorisations de partage de compte
      12. Commandes de partage d’accords
      13. Vérification de l’identité des signataires
      14. Mot de passe de signature des accords
      15. Sécurité du mot de passe du document
      16. Blocage des signataires par géolocalisation
      17. Authentification téléphonique
      18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
      19. Autorisation de l’extraction de pages
      20. Expiration du lien de document
      21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
      22. Horodatage
    10. Paramètres d’envoi
      1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
      2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
      3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
      4. Rôles autorisés du destinataire
      5. Groupes de destinataires
      6. Champs requis
      7. Ajout de documents en pièces jointes
      8. Aplatissement du champ
      9. Modification des accords
      10. Nom de l’accord
      11. Langues
      12. Messages privés
      13. Types de signature autorisés
      14. Rappels
      15. Protection par mot de passe des documents signés
      16. Options d’identification du signataire
        1. Présentation
        2. Mot de passe de signature
        3. Mot de passe à usage unique par e-mail
        4. Authentification Acrobat Sign
        5. Authentification téléphonique
        6. Signature numérique dans le cloud
        7. Authentification fondée sur les connaissances
        8. Pièce d’identité officielle
        9. Rapports d’identité des signataires
      17. Protection du contenu
      18. Activation des transactions Notarize
      19. Expiration du document
      20. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
      21. Ordre de signature
      22. Liquid Mode
      23. Commandes de workflow personnalisé
      24. Options de chargement pour la page de signature électronique
      25. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
    11. Modèles de message
    12. Paramètres bio-pharma
      1. Présentation
      2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
      3. Motifs de la signature
    13. Intégration des workflows
    14. Paramètres d’authentification notariale
    15. Intégration des paiements
    16. Messages pour les signataires
    17. Paramètres SAML
      1. Configuration SAML
      2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
      3. Installation d’Okta
      4. Installation de OneLogin
      5. Installation d’Oracle Identity Federation
    18. Gouvernance des données
    19. Paramètres d’horodatage
    20. Archive externe
    21. Langues du compte
    22. Paramètres de messagerie
      1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
      2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
      3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
      4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
      5. Modèles d’e-mail personnalisés
      6. Activer les notifications sans lien
    23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
    24. Configuration des options pour les destinataires
  4. Conseils relatifs aux exigences réglementaires
    1. Accessibilité
      1. Conformité de l’accessibilité
      2. Création de formulaires accessibles avec Acrobat pour poste de travail
      3. Création de formulaires AcroForms accessibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Présentation du RGPD
      2. Biffure d’un utilisateur
      3. Biffure des accords d’un utilisateur    
    4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
      1. Pack de validation 21 CRF Part 11
      2. Manuel 21 CFR et EudraLex Annexe 11
      3. Analyse des responsabilités partagées
    5. Clients du secteur de la santé
    6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
    7. Archivage eOriginal des actes mobiliers
    8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
      1. eIDAS et transactions transfrontalières dans l’Union européenne et au Royaume-Uni
      2. Exigences HMLR pour les actes signés électroniquement
      3. Impact du Brexit sur les lois sur les signatures électroniques au Royaume-Uni
  5. Téléchargement d’accords en masse
  6. Dépôt de votre domaine

Envoi, signature et gestion des accords

  1. Options du destinataire
    1. Annulation d’un rappel par e-mail
    2. Options de la page de signature électronique
      1. Vue d’ensemble de la page de signature électronique
      2. Ouverture d’un accord pour le lire sans champs
      3. Refus de signer un accord
      4. Délégation de l’autorité de signature
      5. Redémarrage de l’accord
      6. Téléchargement d’un PDF de l’accord
      7. Affichage de l’historique de l’accord
      8. Affichage des messages de l’accord
      9. Conversion d’une signature électronique en signature manuscrite
      10. Conversion d’une signature manuscrite en signature électronique 
      11. Navigation dans les champs de formulaire
      12. Effacement des données des champs de formulaire
      13. Agrandissement de la page de signature électronique et navigation dans la page
      14. Modification de la langue utilisée dans les outils et informations de l’accord
      15. Consultation des informations juridiques
      16. Réglage des préférences d’Acrobat Sign en matière de cookies
  2. Envoi les accords
    1. Présentation de la page Envoyer
    2. Envoi d’un accord uniquement à vous-même
    3. Envoi d’un accord à d’autres utilisateurs
    4. Signatures manuscrites
    5. Ordre de signature des destinataires
    6. Envoi en masse
      1. Vue d’ensemble de la fonction Envoi en masse
      2. Envoi en masse - destinataires manuels
      3. Envoi en masse - chargement CSV
      4. Annulation d’une transaction Envoyer en masse
      5. Ajout de rappels à l’Envoi en masse
      6. Rapports pour l’Envoi en masse
  3. Création de champs dans des documents
    1. Environnement de création intégré à l’application
      1. Détection automatique des champs
      2. Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
      3. Affectation des champs de formulaire aux destinataires
      4. Rôle de préremplissage
      5. Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
      6. Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
      7. Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
    2. Création de formulaires avec des balises de texte
    3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
      1. Création d’un formulaire AcroForm
      2. Création de fichiers PDF accessibles
    4. Champs
      1. Types de champ
        1. Types de champs communs
        2. Images intégrées
        3. Tampons
      2. Apparence du contenu d’un champ
      3. Validations de champs
      4. Valeurs des champs masqués
      5. Définition des conditions d’affichage/de masquage
      6. Champs calculés
    5. FAQ sur la création
  4. Signature d’accords
    1. Signature des accords qui vous ont été envoyés
    2. Outil Remplir et signer
    3. Signature automatique
  5. Gérer les accords
    1. Présentation de la page Gérer
    2. Accords de délégation
    3. Remplacement des destinataires
    4. Limitation de la visibilité des documents
    5. Annulation d’un accord
    6. Création de nouveaux rappels
    7. Vérification des rappels
    8. Annulation d’un rappel
    9. Autres actions
      1. Fonctionnement de la recherche
      2. Affichage d’un accord
      3. Création d’un modèle à partir d’un accord
      4. Masquage/Affichage des accords dans la vue
      5. Chargement d’un accord signé
      6. Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
      7. Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
      8. Ajout ou modification d’une date d’expiration
      9. Ajout d’une note à l’accord
      10. Partage d’un accord individuel
      11. Annulation du partage d’un accord
      12. Téléchargement d’un accord individuel
      13. Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
      14. Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
      15. Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
  6. Rapport d’audit
  7. Rapports et exportations de données
    1. Présentation
    2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
    3. Graphiques de rapports
      1. Création d’un rapport
      2. Rapports sur les accords
      3. Rapports de transactions
      4. Rapport sur l’activité des paramètres
      5. Modification d’un rapport
    4. Exportations de données
      1. Création d’une exportation de données
      2. Modification d’une exportation de données
      3. Actualisation du contenu d’une exportation de données
      4. Téléchargement de l’exportation de données
    5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
    6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
    7. Planification d’un rapport/d’une exportation
    8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
    9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

  1. Formulaires web
    1. Création d’un formulaire web
    2. Modification d’un formulaire web
    3. Désactivation/Activation d’un formulaire web
    4. Masquage/Affichage d’un formulaire web
    5. Recherche de l’URL ou du code de script
    6. Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
    7. Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
    8. Redimensionnement d’un formulaire web
  2. Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
    1. Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
    2. Création d’un modèle de bibliothèque
    3. Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
    4. Modification du type d’un modèle de bibliothèque
    5. Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
    6. Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
    7. Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
  3. Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
  4. Workflows Power Automate
    1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
    2. Activation de l’intégration Power Automate
    3. Suivi de l’utilisation de Power Automate
    4. Création d’un flux (exemples)
    5. Déclencheurs utilisés pour les flux
    6. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
    7. Gestion des flux
    8. Modification des flux
    9. Partage des flux
    10. Désactivation ou activation des flux
    11. Suppression des flux
    12. Modèles utiles
      1. Administrateur uniquement
        1. Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
      2. Archivage des accords
        1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement des documents terminés dans Box
      3. Archivage des accords de formulaire web
        1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
        2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
      4. Extraction des données d’accord
        1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
      5. Notifications d’accord
        1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
        2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
        3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
        4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
      6. Génération d’un accord
        1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
        2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
        3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
  5. Workflows d’envoi personnalisés
    1. Présentation des workflows d’envoi personnalisés
    2. Création d’un nouveau workflow d’envoi
    3. Modification d’un workflow d’envoi
    4. Activation ou désactivation d’un workflow d’envoi
    5. Envoi d’un accord avec un workflow d’envoi
  6. Partage d’utilisateurs et d’accords
    1. Partage d’un utilisateur
    2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

  1.  Présentation des intégrations Acrobat Sign
  2.  Acrobat Sign pour Saleforce
  3. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
    2. Acrobat Sign pour Outlook
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign pour Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint
  4. Autres intégrations
    1.  Acrobat Sign pour ServiceNow
    2. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    3. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    4.  Acrobat Sign pour Workday
    5. Acrobat Sign pour NetSuite
    6. Acrobat Sign pour VeevaVault
    7. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
  5. Intégrations gérées par des partenaires
  6. Obtention d’une clé d’intégration

Développeur Acrobat Sign

  1. API REST
    1. Documentation sur les méthodes
    2. Guide du développeur/SDK
    3. FAQ sur les API
  2. Webhooks
    1. Présentation des webhooks
    2. Configuration d’un nouveau webhook
    3. Affichage ou modification d’un webhook
    4. Désactivation ou réactivation d’un webhook
    5. Suppression d’un webhook
    6. Certificats SSL bidirectionnels
    7. Webhooks dans l’API

Assistance et dépannage

  1. Ressources pour le Service clientèle 
  2. Ressources pour le succès client de grands comptes 

La fonctionnalité Partage de compte est disponible pour les formules de service PME, Entreprises et Grands comptes.

Présentation du partage de contenu utilisateur

Par défaut, Adobe Acrobat Sign sécurise le contenu utilisateur pour éviter que tout autre utilisateur n’ayant pas été explicitement invité à le faire puisse consulter ou altérer ce contenu.

Les accords englobent implicitement tous les destinataires.  Les documents de bibliothèque sont explicitement partagés dans les propriétés des modèles.

Toutefois, il existe dans la plupart des entreprises des rôles qui requièrent la gestion des transactions sans que ces observateurs ne soient directement concernés par le contenu, ou des groupes d’agents qui doivent avoir connaissance de toutes les transactions au sein dans leur groupe.

Le partage de contenu utilisateur permet à un utilisateur ou groupe de partager son contenu avec n’importe quel autre utilisateur ou groupe.

Deux types de partage de contenu utilisateur sont disponibles :

  • De base : affichage utilisateur uniquement
  • Avancé : affichage utilisateur et groupe, avec possibilité de modification et d’envoi
    • Lorsque l’utilisateur A partage son contenu avec l’utilisateur X :
      • L’utilisateur X peut afficher la totalité du contenu sur la page Gérer de l’utilisateur A.
      • L’utilisateur X peut modifier un accord qui est en cours de traitement (si cette option est activée).
      • L’utilisateur X peut envoyer un accord au nom de l’utilisateur (si cette option est activée).
        • L’utilisateur X est consigné dans l’historique et le journal d’audit comme ayant effectué l’envoi pour le compte de l’utilisateur A.
        • Le propriétaire et le gestionnaire de l’accord est l’utilisateur A.
    • Option de partage de groupe activée
      • Lorsque l’utilisateur A partage son contenu avec le groupe N :
        • Tous les membres du groupe N peuvent consulter la totalité du contenu sur la page Gérer de l’utilisateur A.
        • Tous les membres du groupe N possèdent les droits que le partage octroie (envoi et/ou modification) pour l’utilisateur A.
      • Lorsque le groupe N partage son contenu avec l’utilisateur A :
        • L’utilisateur A peut consulter tout le contenu de tous les utilisateurs du groupe N.
        • L’utilisateur A possède les droits d’envoi et/ou de modification des accords (selon la configuration) de tous les membres du groupe N.

Actuellement, le partage avancé est disponible uniquement sur les comptes de niveau entreprise. Les administrateurs qui souhaitent activer le partage avancé doivent envoyer un ticket à l’équipe d’assistance.

Remarque :

une fois qu’un compte a été converti en partage avancé, il ne peut plus être reconfiguré en partage de base. C’est un processus à sens unique.

Pour partager votre compte une fois votre connexion établie, accédez à Paramètres du profil > Préférences personnelles > Partager mon compte
.


Disponibilité

Le partage de base est disponible pour tous les packages PME, Entreprises et Grands comptes.

  • Le partage de base a une limite de 100 comptes « partage avec les autres » et 100 comptes « partage avec moi ».

Le partage avancé est uniquement disponible pour les clients Grands comptes.

  • Le partage avancé propose par défaut 500 comptes « partage avec les autres » et 500 comptes « partage avec moi ».
    • Si vous avez besoin de plus de 500 partages, dans un sens comme dans l’autre, contactez votre responsable du succès client.

Acrobat Pro pour les équipes et l’ensemble des formules mono-utilisateur ne prennent pas en charge le partage d’un compte d’utilisateur.


Interface utilisateur

Partage de base

Les utilisateurs utilisant le modèle de partage de base peuvent créer, réviser et annuler leurs actions dans leur section Préférences personnelles ; tous les utilisateurs (y compris les administrateurs) le peuvent.

Il existe deux pages distinctes : une pour les partages entrants (Afficher les autres comptes) et une autre pour les partages sortants (Partager mon compte) :

Interface utilisateur du partage de base

Pour demander un partage, les utilisateurs doivent cliquer sur l’icône plus et saisir l’adresse électronique correspondant à l’utilisateur à qui ils adressent le partage.

Partage de base, demande de consultation

Une fois que le partage est demandé, il est à l’état « En attente » jusqu’à ce que l’utilisateur accepte ou refuse l’invitation.

Interface de base, demandes en attente


Partage de compte avancé

Le partage de compte avancé est disponible uniquement pour le niveau de service Grands comptes et doit être activé en envoyant un ticket à l’équipe d’assistance.

Lorsqu’un compte est converti en partage avancé, l’interface utilisateur passe de deux pages distinctes à une seule et unique page nommée État de partage :

Partage avancé, navigation et menu

Les deux onglets s’alignent sur les deux pages utilisées conformément aux règles du partage de base :

  • Mon compte partagé avec > Partager mon compte
  • Partagé avec moi > Afficher les autres comptes

Pour créer des partages, les utilisateurs doivent cliquer sur l’icône plus qui ouvre une fenêtre contextuelle permettant de saisir une adresse électronique ou de sélectionner les utilisateurs ou groupes depuis la liste d’objets de groupes ou d’utilisateurs actuels.

  • La flèche située à droite du nom de groupe permet de développer les groupes pour en consulter les utilisateurs.
  • L’icône plus ajoute l’utilisateur/le groupe à la demande de partage (dans le champ de saisie du haut).
Partage avancé, partage de groupe

 

Après avoir identifié les utilisateurs/groupes pour le partage, le demandeur peut ensuite définir les autorisations qu’il souhaite appliquer au partage (envoyer et/ou modifier) :

foo

Les administrateurs de compte ont l’autorité suffisante pour créer un partage complet entre leurs utilisateurs et tout autre utilisateur dans leur compte Acrobat Sign sans autre approbation.

Les administrateurs de groupe ont l’autorité suffisante pour créer un partage complet entre leurs utilisateurs et n’importe quel autre utilisateur dans leur groupe sans autre approbation.

Les administrateurs de groupe qui tentent d’établir un partage avec un utilisateur ou un groupe en dehors du leur obtiendront l’état « En attente ».  L’autre utilisateur doit explicitement approuver (accepter) la demande de partage pour que le partage soit établi.

  • Les demandes de partage avec un groupe font l’objet d’un e-mail qui est envoyé à l’administrateur du groupe afin qu’il accepte ou refuse les partages en attente.

Les utilisateurs (hors administrateurs) peuvent demander un partage (basé sur les autorisations configurées) qui restera « En attente » jusqu’à ce que l’autre partie accepte ou refuse la demande de partage.

Partage avancé, demande en attente


Partage de groupe

Les administrateurs (en fonction des règles de partage avancées) ont la possibilité de partager le groupe sous leur tutelle et de gérer les partages associés au groupe (à la place de leurs utilisateurs).

Le partage de groupe fonctionne sur le même principe que le partage utilisateur, sauf qu’un groupe est plus vaste et que, en cas de partage avec un groupe, l’utilisateur accède à tout le contenu de tous les utilisateurs de ce groupe.

Si un utilisateur est supprimé du groupe, le contenu de l’utilisateur n’est plus dans le groupe et n’est donc plus visible.

Pour accéder au partage de groupe en tant qu’administrateur du groupe :

  • Connectez-vous en tant qu’administrateur du groupe.
  • Sélectionnez Groupe > Mon groupe d’utilisateurs > État de partage.
Accédez à l’état de partage du groupe.

Remarque :

un groupe peut être partagé avec lui-même pour permettre à tous ses utilisateurs de consulter librement le contenu de tous les autres utilisateurs du groupe sans avoir à définir de partages individuels.

Les administrateurs de comptes peuvent gérer les partages de tous les groupes d’un compte et établir des partages entre groupes, sans avoir à demander l’autorisation d’un autre utilisateur.

Pour accéder au partage de groupe en tant qu’administrateur de compte :

  • Sélectionnez Compte > Groupes > {Sélectionnez le groupe que vous souhaitez partager}.
Sélectionner un groupe

Lors du chargement du menu Groupe, cliquez sur État de partage.

Partage de groupe, état de partage


Commandes supplémentaires pour gérer des partages entre comptes

Le créateur d’un partage « En attente » peut renvoyer la demande de partage à l’utilisateur concerné en procédant comme suit :

  • Accédez à l’interface de partage.
  • Cliquez sur le partage que vous souhaitez renvoyer.
  • Cliquez sur le lien Renvoyer la demande de partage.
  • Un e-mail est envoyé automatiquement à l’utilisateur concerné.
Renvoyer une demande de partage

Lorsqu’un utilisateur demande un partage, l’utilisateur destinataire (ou l’administrateur de groupe le cas échéant) reçoit un e-mail avec un lien pour approuver le partage :

Accepter ou refuser une demande de partage par e-mail

À l’inverse, un utilisateur peut accepter ou refuser une demande dans l’application comme suit :

  • Accédez à l’interface de partage.
  • Cliquez sur la demande en attente que vous souhaitez accepter ou refuser.
  • Cliquez sur Accepter ou Refuser.
Accepter ou refuser une demande de partage

Les deux modèles de partage permettent à l’une ou l’autre partie d’annuler un partage à tout moment :

  • Accédez à l’interface de partage.
  • Cliquez sur le partage que vous souhaitez annuler.
  • Cliquez sur le lien Annuler le partage.
Annuler un partage

Les autorisations d’un partage établi entre des utilisateurs/groupes peuvent être modifiées comme suit :

  • Accédez à l’interface de partage.
  • Cliquez sur le partage que vous souhaitez modifier pour afficher les options en haut de la liste.
  • Cliquez sur le lien Modifier les autorisations.
  • Modification des autorisations
  • Cliquez sur Enregistrer.
Remarque :

il y a un délai de 30 minutes entre la modification des autorisations de partage et la visualisation de l’effet de ces modifications.

Modifier les autorisations de partage


Affichage d’un contenu partagé

Le contenu partagé avec votre utilisateur s’affiche sur l’onglet Gérer.

En haut à gauche de cette page, vous pouvez voir une flèche pointant vers le bas en regard de Vos accords.

  • Cliquez sur la flèche pour afficher la liste des utilisateurs/groupes en partage avec vous.
  • Sélectionnez l’utilisateur/le groupe à afficher.
  • Il existe également une option pour sélectionner Tous les accords partagés ; elle renvoie tout le contenu partagé.
Sélection de la flèche pointant vers le bas sur votre page Gérer

La page Gérer est actualisée de manière à afficher le contenu de l’utilisateur/du groupe sélectionné :

En-tête de compte partagé

Remarque :

les filtres du volet gauche (En cours, Terminé, Formulaires web) permettent de restreindre le contenu, comme lorsque vous affichez votre contenu.


Options de partage avancé

Le partage avancé permet à un utilisateur de modifier les documents et les champs sur les accords d’un compte partagé (tant que l’accord est toujours pertinent).

Pour modifier un accord :

  • Accédez à la page Gérer.
  • Changez l’affichage en faveur de l’utilisateur propriétaire de l’accord à modifier.
  • Cliquez sur l’accord pour le sélectionner.
  • Développez les options pour les afficher.
  • Cliquez sur l’action de votre choix :
Modifier un accord partagé

Le partage avancé permet à l’utilisateur d’envoyer un accord au nom d’un utilisateur partagé.

Cet accord n’est pas détenu par le compte partagé, comme si le propriétaire du compte l’avait envoyé.

Seuls l’historique et le journal d’audit indiquent que l’accord a été envoyé via le compte partagé par un autre utilisateur.

Pour envoyer un accord à partir d’un compte partagé :

  • Connectez-vous à votre utilisateur.
  • Cliquez sur votre nom dans l’angle supérieur droit de l’écran et sélectionnez Changer de compte.
  • Sélectionnez l’utilisateur au nom duquel vous souhaitez faire l’envoi.
    • Cliquez sur OK.
Partage avancé, changement de compte

La page est actualisée de manière à afficher une interface limitée.

Une bannière en haut de la page indique que vous vous trouvez dans un compte partagé ; elle identifie l’utilisateur de ce compte.

Sur le côté droit de la bannière se trouve un lien de retour à votre compte.

  • Cliquez sur l’onglet Envoyer.
  • Configurez et envoyez l’accord normalement.
Changement de compte

Le journal d’activité de l’accord stipule clairement que l’accord a été envoyé au nom de l’utilisateur :

Journal d’audit lors de l’envoi au nom d’un autre compte


Contrôles

Les options administrateur pour le partage utilisateur se trouvent sous Paramètres du compte > Paramètres de sécurité > Partage de compte.

  • Le partage peut être configuré au niveau du compte, diffusant ainsi les paramètres à tous les groupes.
  • Le partage peut également être configuré au niveau du groupe, remplaçant ainsi les valeurs de niveau de compte.

Les options de partage de base définissent si le partage est autorisé et si la méthode utilisée par le partage est lancée :

  • Ne pas autoriser le partage de compte : l’interface pour le partage de compte est supprimée de l’interface utilisateur pour le compte/groupe configuré.
  • Autoriser la demande de partage de compte : permet aux utilisateurs du compte/groupe configuré de demander à consulter le contenu d’un autre utilisateur.
  • Autoriser le partage de son propre compte : permet aux utilisateurs du compte/groupe configuré de partager leur compte avec un autre utilisateur.
  • Les deux : l’utilisateur peut demander et proposer un partage. 
Options de partage dans le menu d’administration

Le partage avancé offre un autre ensemble d’autorisations :

  • Avec des comptes externes : lorsque cette option est activée, les utilisateurs peuvent partager une vue du contenu de leur compte avec les utilisateurs d’autres comptes Acrobat Sign.
    • Le partage avec un compte externe établit une relation en lecture seule.
  • Avec des comptes internes : lorsque cette option est activée, les utilisateurs peuvent partager leur contenu avec d’autres utilisateurs du même compte Acrobat Sign.
    • L’activation du partage avec des comptes internes offre deux autres options :
      • Envoi : permet au destinataire (« partagé avec ») d’envoyer de nouveaux accords au nom du propriétaire du partage.
        • L’historique et le journal d’audit stipulent clairement que l’accord a été envoyé par le destinataire (« partagé avec ») pour le compte de l’auteur du partage.
        • L’auteur du partage reste le propriétaire et le gestionnaire de l’accord, comme s’il l’avait envoyé lui-même.
      • Modifier les transactions existantes : permet au destinataire du partage (« partagé avec ») de modifier les accords actifs.

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