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Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

  1. Notes de version préliminaire
  2. Notes de mise à jour
  3. Notifications importantes

Commencer

  1. Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
  2. Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
  3. Pour les développeurs
  4. Bibliothèque de tutoriels vidéo
  5. Foire aux questions

Administration

  1. Présentation d’Admin Console
  2. Gestion des utilisateurs
    1. Ajout d’utilisateurs
      1. Ajout d’un utilisateur
      2. Ajout d’utilisateurs en masse
      3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
      4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
    2. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
      1. Comptes techniques - Pilotés par API
      2. Comptes de service - Pilotés manuellement
    3. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
    4. Modification du nom/de l’adresse e-mail
    5. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
    6. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
    7. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
    8. Types d’identités des utilisateurs et SSO
    9. Changement d’identité d’utilisateur
    10. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
    11. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
    12. Profils de produit
    13. Expérience de connexion
  3. Paramètres de compte/groupe
    1. Présentation des paramètres
    2. Paramètres généraux
      1. ID et niveau de compte
      2. Nouvelle expérience pour les destinataires
      3. Workflows de signature automatique
      4. Envoi en masse
      5. Formulaires web
      6. Workflows d’envoi personnalisés
      7. Workflows Power Automate
      8. Documents de bibliothèque
      9. Collecte des données de formulaire avec les accords
      10. Visibilité limitée de documents
      11. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
      12. Insertion d’un lien dans l’e-mail
      13. Insertion d’une image dans l’e-mail
      14. Fichiers joints à un e-mail nommés
      15. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
      16. Fusion de plusieurs documents en un seul
      17. Téléchargement de documents individuels
      18. Chargement d’un document signé
      19. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
      20. Autorisation de la délégation des destinataires externes
      21. Autorisation de signature
      22. Autorisation d’envoi
      23. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
      24. Définition d’un fuseau horaire par défaut
      25. Définition d’un format de date par défaut
      26. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
        1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
      27. Autorisations d’administrateur de groupe
      28. Remplacement du destinataire
      29. Rapport d’audit
        1. Présentation
        2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
        3. Inclusion des rappels
        4. Insertion des événements de consultation
        5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
      30. Pied de page de la transaction
      31. Dans les messages et les conseils sur les produits
      32. PDF accessibles
      33. Nouvelle expérience de création
      34. Client du secteur de la santé
    3. Configuration du compte
      1. Ajout d’un logo
      2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
      3. Ajout du nom de l’entreprise
      4. Redirection d’URL une fois l’accord complété
    4. Préférences de signature
      1. Signatures correctement formatées
      2. Autorisation des destinataires à signer par
      3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
      4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
      5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
      6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
      7. Redémarrage du workflow de l’accord
      8. Refus de signer
      9. Autorisation des processus avec tampons
      10. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
      11. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
      12. Affichage des messages lors de la signature électronique
      13. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
      14. Adresse IP des signataires requise
      15. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
    5. Signatures numériques
      1. Présentation
      2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
      3. Signatures en mode cloud
      4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
      5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
    6. Cachets électroniques
    7. Identité numérique
      1. Passerelle d’identités numériques
      2. Politique de vérification d’identité
    8. Paramètres de rapport
      1. Nouvelle expérience de rapport
      2. Paramètres de rapport classiques
    9. Paramètres de sécurité
      1. Paramètres d’authentification unique
      2. Paramètres de mémorisation
      3. Politique de mot de passe de connexion
      4. Sécurité du mot de passe de connexion
      5. Durée de la session web
      6. Type de chiffrement PDF
      7. API
      8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
      9. Plages d’adresses IP autorisées
      10. Partage de compte
      11. Autorisations de partage de compte
      12. Commandes de partage d’accords
      13. Vérification de l’identité des signataires
      14. Mot de passe de signature des accords
      15. Sécurité du mot de passe du document
      16. Blocage des signataires par géolocalisation
      17. Authentification téléphonique
      18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
      19. Autorisation de l’extraction de pages
      20. Expiration du lien de document
      21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
      22. Horodatage
    10. Paramètres d’envoi
      1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
      2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
      3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
      4. Rôles autorisés du destinataire
      5. Autorisation des témoins électroniques
      6. Groupes de destinataires
      7. En copie
      8. Accès du destinataire à l’accord
      9. Champs requis
      10. Ajout de documents en pièces jointes
      11. Aplatissement du champ
      12. Modification des accords
      13. Nom de l’accord
      14. Langues
      15. Messages privés
      16. Types de signature autorisés
      17. Rappels
      18. Protection par mot de passe des documents signés
      19. Envoi d’une notification d’accord par
      20. Options d’identification du signataire
        1. Présentation
        2. Mot de passe de signature
        3. Mot de passe à usage unique par e-mail
        4. Authentification Acrobat Sign
        5. Authentification téléphonique
        6. Signature numérique dans le cloud
        7. Authentification fondée sur les connaissances
        8. Pièce d’identité officielle
        9. Rapports d’identité des signataires
      21. Protection du contenu
      22. Activation des transactions Notarize
      23. Expiration du document
      24. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
      25. Ordre de signature
      26. Liquid Mode
      27. Commandes de workflow personnalisé
      28. Options de chargement pour la page de signature électronique
      29. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
    11. Modèles de message
    12. Paramètres bio-pharma
      1. Présentation
      2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
      3. Motifs de la signature
    13. Intégration des workflows
    14. Paramètres d’authentification notariale
    15. Intégration des paiements
    16. Messages pour les signataires
    17. Paramètres SAML
      1. Configuration SAML
      2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
      3. Installation d’Okta
      4. Installation de OneLogin
      5. Installation d’Oracle Identity Federation
    18. Gouvernance des données
    19. Paramètres d’horodatage
    20. Archive externe
    21. Langues du compte
    22. Paramètres de messagerie
      1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
      2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
      3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
      4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
      5. Activation des notifications sans lien
      6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
    23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
    24. Configuration des options pour les destinataires
  4. Conseils relatifs aux exigences réglementaires
    1. Accessibilité
      1. Conformité de l’accessibilité
      2. Création de formulaires accessibles avec Acrobat pour poste de travail
      3. Création de formulaires AcroForms accessibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Présentation du RGPD
      2. Biffure d’un utilisateur
      3. Biffure des accords d’un utilisateur
    4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
      1. Pack de validation 21 CRF Part 11
      2. Manuel 21 CFR et EudraLex Annexe 11
      3. Analyse des responsabilités partagées
    5. Clients du secteur de la santé
    6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
    7. Accords « placés dans le coffre »
    8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
      1. eIDAS et transactions transfrontalières dans l’Union européenne et au Royaume-Uni
      2. Exigences HMLR pour les actes signés électroniquement
      3. Impact du Brexit sur les lois sur les signatures électroniques au Royaume-Uni
  5. Téléchargement d’accords en masse
  6. Dépôt de votre domaine
  7. Liens Signaler un abus

Envoi, signature et gestion des accords

  1. Options du destinataire
    1. Annulation d’un rappel par e-mail
    2. Options de la page de signature électronique
      1. Vue d’ensemble de la page de signature électronique
      2. Ouverture d’un accord pour le lire sans champs
      3. Refus de signer un accord
      4. Délégation de l’autorité de signature
      5. Redémarrage de l’accord
      6. Téléchargement d’un PDF de l’accord
      7. Affichage de l’historique de l’accord
      8. Affichage des messages de l’accord
      9. Conversion d’une signature électronique en signature manuscrite
      10. Conversion d’une signature manuscrite en signature électronique 
      11. Navigation dans les champs de formulaire
      12. Effacement des données des champs de formulaire
      13. Agrandissement de la page de signature électronique et navigation dans la page
      14. Modification de la langue utilisée dans les outils et informations de l’accord
      15. Consultation des informations juridiques
      16. Réglage des préférences d’Acrobat Sign en matière de cookies
  2. Envoi les accords
    1. Présentation de la page Envoyer
    2. Envoi d’un accord uniquement à vous-même
    3. Envoi d’un accord à d’autres utilisateurs
    4. Signatures manuscrites
    5. Ordre de signature des destinataires
    6. Envoi en masse
      1. Vue d’ensemble de la fonction Envoi en masse
      2. Envoi en masse : configuration d’un modèle parent
      3. Envoi en masse : configuration du fichier CSV
      4. Annulation d’une transaction Envoyer en masse
      5. Ajout de rappels à l’Envoi en masse
      6. Rapports pour l’Envoi en masse
  3. Création de champs dans des documents
    1. Environnement de création intégré à l’application
      1. Détection automatique des champs
      2. Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
      3. Affectation des champs de formulaire aux destinataires
      4. Rôle de préremplissage
      5. Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
      6. Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
      7. Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
    2. Création de formulaires avec des balises de texte
    3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
      1. Création d’un formulaire AcroForm
      2. Création de fichiers PDF accessibles
    4. Champs
      1. Types de champ
        1. Types de champs communs
        2. Images intégrées
        3. Tampons
      2. Apparence du contenu d’un champ
      3. Validations des champs
      4. Valeurs des champs masqués
      5. Définition des conditions d’affichage/de masquage
      6. Champs calculés
    5. FAQ sur la création
  4. Signature d’accords
    1. Signature des accords qui vous ont été envoyés
    2. Outil Remplir et signer
    3. Signature automatique
  5. Gérer les accords
    1. Présentation de la page Gérer
    2. Accords de délégation
    3. Remplacement des destinataires
    4. Limitation de la visibilité des documents
    5. Annulation d’un accord
    6. Création de nouveaux rappels
    7. Vérification des rappels
    8. Annulation d’un rappel
    9. Accès aux flux Power Automate
    10. Autres actions
      1. Fonctionnement de la recherche
      2. Affichage d’un accord
      3. Création d’un modèle à partir d’un accord
      4. Masquage/Affichage des accords dans la vue
      5. Chargement d’un accord signé
      6. Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
      7. Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
      8. Ajout ou modification d’une date d’expiration
      9. Ajout d’une note à l’accord
      10. Partage d’un accord individuel
      11. Annulation du partage d’un accord
      12. Téléchargement d’un accord individuel
      13. Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
      14. Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
      15. Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
  6. Rapport d’audit
  7. Rapports et exportations de données
    1. Présentation
    2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
    3. Graphiques de rapports
      1. Création d’un rapport
      2. Rapports sur les accords
      3. Rapports de transactions
      4. Rapport sur l’activité des paramètres
      5. Modification d’un rapport
    4. Exportations de données
      1. Création d’une exportation de données
      2. Export des données de formulaires web
      3. Modification d’une exportation de données
      4. Actualisation du contenu d’une exportation de données
      5. Téléchargement de l’exportation de données
    5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
    6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
    7. Planification d’un rapport/d’une exportation
    8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
    9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

  1. Formulaires web
    1. Création d’un formulaire web
    2. Modification d’un formulaire web
    3. Désactivation/Activation d’un formulaire web
    4. Masquage/Affichage d’un formulaire web
    5. Recherche de l’URL ou du code de script
    6. Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
    7. Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
    8. Redimensionnement d’un formulaire web
  2. Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
    1. Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
    2. Création d’un modèle de bibliothèque
    3. Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
    4. Modification du type d’un modèle de bibliothèque
    5. Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
    6. Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
    7. Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
  3. Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
  4. Workflows Power Automate
    1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
    2. Activation de l’intégration Power Automate
    3. Actions contextuelles sur la page Gérer
    4. Suivi de l’utilisation de Power Automate
    5. Création d’un flux (exemples)
    6. Déclencheurs utilisés pour les flux
    7. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
    8. Gestion des flux
    9. Modification des flux
    10. Partage des flux
    11. Désactivation ou activation des flux
    12. Suppression des flux
    13. Modèles utiles
      1. Administrateur uniquement
        1. Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
      2. Archivage des accords
        1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement des documents terminés dans Box
      3. Archivage des accords de formulaire web
        1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
        2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
      4. Extraction des données d’accord
        1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
      5. Notifications d’accord
        1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
        2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
        3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
        4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
      6. Génération d’un accord
        1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
        2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
        3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
  5. Workflows d’envoi personnalisés
    1. Présentation des workflows d’envoi personnalisés
    2. Création d’un nouveau workflow d’envoi
    3. Modification d’un workflow d’envoi
    4. Activation ou désactivation d’un workflow d’envoi
    5. Envoi d’un accord avec un workflow d’envoi
  6. Partage d’utilisateurs et d’accords
    1. Partage d’un utilisateur
    2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

  1.  Présentation des intégrations Acrobat Sign
  2.  Acrobat Sign pour Saleforce
  3. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
    2. Acrobat Sign pour Outlook
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign pour Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint
  4. Autres intégrations
    1.  Acrobat Sign pour ServiceNow
    2. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    3. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    4.  Acrobat Sign pour Workday
    5. Acrobat Sign pour NetSuite
    6. Acrobat Sign pour VeevaVault
    7. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
  5. Intégrations gérées par des partenaires
  6. Obtention d’une clé d’intégration

Développeur Acrobat Sign

  1. API REST
    1. Documentation sur les méthodes
    2. Guide du développeur/SDK
    3. FAQ sur les API
  2. Webhooks
    1. Présentation des webhooks
    2. Configuration d’un nouveau webhook
    3. Affichage ou modification d’un webhook
    4. Désactivation ou réactivation d’un webhook
    5. Suppression d’un webhook
    6. Certificats SSL bidirectionnels
    7. Webhooks dans l’API

Assistance et dépannage

  1. Ressources pour le Service clientèle 
  2. Ressources pour le succès client de grands comptes

La protection du contenu active la sécurité basée sur l’authentification pour afficher le contenu des accords terminés.

Présentation

La protection du contenu applique une couche de sécurité basée sur l’authentification pour afficher un accord terminé. Cette protection s’applique à tous les accords, quelle que soit la méthode utilisée pour les créer (via l’interface utilisateur, l’API REST, l’API SOAP, l’envoi en masse, les workflows personnalisés, etc. Tous les accords sont concernés.).

La protection peut être appliquée passivement en activant la méthode de protection héritée. Lorsque cette option est activée, tous les accords envoyés à partir du groupe activé doivent réussir une demande d’authentification pour être affichés.

En outre, les expéditeurs peuvent être autorisés à configurer explicitement leur accord pour appliquer la protection ou non. Cette méthode intègre la configuration dans les métadonnées de l’accord et ne peut pas être modifiée une fois l’accord envoyé.

Lorsque vous tentez d’afficher un accord avec la protection activée, le participant est invité à s’authentifier, soit en utilisant la méthode d’authentification d’origine, soit en utilisant un mot de passe à usage unique envoyé à son adresse e-mail.

Types d’authentification pris en charge :

  • Authentication Adobe Acrobat Sign
  • Mot de passe
  • Autorisation par téléphone
  • OTP par e-mail (OTPvEM)
  • Authentification fondée sur les connaissances (KBA) (avec le nom obligatoire activé)

Types d’authentification non pris en charge :

  • Aucun (adresse e-mail)
  • Authentification fondée sur les connaissances (KBA) (sans nom obligatoire activé)
  • Pièce d’identité officielle
  • Identité numérique 
Remarque :

les méthodes d’authentification non prises en charge utilisent la méthode de secours OTP par e-mail lorsqu’elles sont activées.

Utilisation

Deux méthodes permettent d’appliquer la protection du contenu à un accord :

  • La protection héritée autorise le paramètre au niveau du groupe (qu’il soit explicitement défini ou hérité du compte) à dicter la valeur de protection du contenu pour tous les accords envoyés à partir du groupe. La modification du paramètre a un impact immédiat si l’affichage de l’accord est soumis à la demande d’authentification de protection du contenu. 
  • La protection intégrée exige que l’utilisateur choisisse explicitement si la protection du contenu doit être intégrée dans les métadonnées de transaction. Les valeurs de protection sont immuables une fois l’accord envoyé. Les valeurs de protection héritées n’ont aucune incidence sur les accords ayant incorporé la protection du contenu définie. 

Les deux méthodes d’application disposent de commandes permettant d’activer ou de désactiver séparément les participants internes et externes.

  • Les participants internes sont définis comme tout participant (identifié par son adresse e-mail) qui est sous l’autorité du compte Acrobat Sign. Si l’adresse e-mail figure dans votre liste d’utilisateurs, elle est interne.
  • Les participants externes comprennent toutes les adresses e-mail qui ne sont pas aux participants internes.

La méthode d’authentification utilisée pour accorder l’accès en lecture à l’accord est basée sur la méthode d’authentification d’origine utilisée pendant le processus de signature.

Pour résoudre des problèmes tels que les participants sans méthode d’authentification, les méthodes d’authentification non prises en charge et les parties en copie, une option permet d’activer la méthode d’authentification Mot de passe à usage unique par e-mail en tant que moyen alternatif pour accorder l’accès. Cette option exige que le participant accède à son sa messagerie électronique, récupère un code d’accès et le saisisse dans le champ de demande.

Attention :

si la protection du contenu est activée, et la méthode d’authentication alternative Mot de passe à usage unique par e-mail n’est pas activée, les participants qui utilisent l’authentification basée sur les connaissances, une pièce d’identité officielle ou qui n’ont pas de méthode d’authentification reçoivent un message indiquant qu’ils ne peuvent pas accéder à l’accord.

Cela inclut les parties en copie et toute personne avec laquelle l’accord est partagé.

Pour les destinataires disposant d’une méthode d’authentification de signature définie, l’expérience change en fonction de cette méthode :

  • Les méthodes Mot de passe, Téléphone et Authentification Acrobat Sign sont identiques (utilisation du même mot de passe et du même numéro de téléphone).
  • Les méthodes OTP par e-mail, Authentification basée sur les connaissances et Pièce d’identité officielle utilisent la méthode OTP par e-mail (à condition qu’elle soit activée).
    • Si l’option OTP par e-mail est désactivée, une erreur s’affiche et le participant n’est pas autorisé à afficher l’accord.

Configuration

Disponibilité :

La protection du contenu est uniquement disponible pour les formules de licences Grands comptes.

Portée de la configuration :

La fonctionnalité peut être activée au niveau des comptes et des groupes.

Pour accéder aux commandes de cette fonctionnalité, sélectionnez Paramètres du compte > Paramètres d’envoi > Protection du contenu

Page Paramètres d’envoi avec les commandes Protection du contenu mises en évidence

Les options configurables sont les suivantes :

Les commandes de protection héritée sont définies au niveau du groupe et s’appliquent à tous les accords pour lesquels aucune protection du contenu intégrée n’est définie par l’expéditeur.

Il existe une commande pour les utilisateurs internes et une autre pour les utilisateurs externes. En fonction de votre stratégie d’accord, une commande, les deux ou aucune peuvent être activées.

Lors de la configuration des commandes, une fenêtre de confirmation s’affiche pour vérifier que vous souhaitez appliquer la protection du contenu. Ce type de protection dépend de l’activation de la commande et n’est pas une forme persistante de protection si la commande est désactivée.

foo

Remarque :

Une fois activée, la protection du contenu héritée s’applique à tous les accords nouveaux et existants.

Lorsqu’un participant tente d’afficher un accord sans protection intégrée, la commande pertinente (interne ou externe) est référencée en temps réel pour déterminer si une demande est requise.  Lorsque l’authentification est requise, une page de demande s’affiche afin que le participant termine le processus d’authentification.  Une fois la demande terminée avec succès, l’accord est affiché.

Si la demande échoue, le participant peut réessayer, dans la limite du nombre de tentatives infructueuses autorisées. 

Si le participant ne parvient pas à s’authentifier avant le seuil d’échec autorisé, un message d’erreur s’affiche et il ne peut pas réessayer pendant 24 heures.

Message d’erreur affiché lorsque la demande d’accord échoue trop de fois en une journée

L’authentification réussie pour afficher l’accord est également limitée à un nombre configurable de fois par période de 24 heures.

Toute tentative d’affichage d’un accord plus que le nombre défini déclenche un message d’erreur :

Message d’erreur affiché lorsque l’accord est consulté trop de fois au cours d’une journée

Le message d’erreur est identique au seuil du nombre d’affichages réussis de l’accord. Il s’agit d’une mesure de sécurité intentionnelle.

La protection intégrée exige que l’expéditeur configure la protection lors de la configuration de l’accord. Il existe une commande pour les utilisateurs internes et une autre pour les utilisateurs externes. En fonction de votre stratégie d’accord, une commande, les deux ou aucune peuvent être activées.

Lorsque vous activez la protection intégrée pour les participants internes ou externes, un message s’affiche pour vérifier que vous souhaitez ajouter cette configuration au processus de composition de l’expéditeur et que vous comprenez que tout ce que l’expéditeur configure est persistant pour la durée de vie de l’accord. Il n’existe aucune option permettant d’ajouter ou de supprimer cette protection ultérieurement.

foo

Lorsque la protection du contenu intégrée est activée, un champ déroulant obligatoire est inséré dans la page classique Envoyer pour chaque commande activée.  L’expéditeur doit sélectionner Activé ou Désactivé pour chaque liste déroulante.

Si une option n’a pas de valeur, une erreur s’affiche lorsque l’expéditeur tente d’envoyer l’accord.

Page Envoyer avec les champs Protection du contenu mis en évidence

Remarque :

Si un accord a défini la protection intégrée sur Désactivé, la protection du contenu est refusée, même si la protection héritée est activée. 

Le paramètre défini dans les métadonnées de l’accord est la vérité absolue.

Lorsqu’un participant tente d’afficher un accord, les métadonnées de l’accord sont référencées pour déterminer si un contrôle d’authentification est requis. Si l’authentification est requise, une page de demande s’affiche afin que le participant termine le processus d’authentification. Une fois la demande terminée avec succès, l’accord est affiché.

Si la demande échoue, le participant peut réessayer, dans la limite du nombre de tentatives infructueuses autorisées. 

Si le participant ne parvient pas à s’authentifier avant le seuil d’échec autorisé, un message d’erreur s’affiche et il ne peut pas réessayer pendant 24 heures.

Message d’erreur affiché lorsque la demande d’accord échoue trop de fois en une journée

L’authentification réussie pour afficher l’accord est également limitée à un nombre configurable de fois par période de 24 heures.

Toute tentative d’affichage d’un accord plus que le nombre défini déclenche un message d’erreur :

Message d’erreur affiché lorsque l’accord est consulté trop de fois au cours d’une journée

Le message d’erreur est identique au seuil du nombre d’affichages réussis de l’accord. Il s’agit d’une mesure de sécurité intentionnelle.

L’option d’utilisation d’une autre méthode d’authentification est fortement encouragée, à moins que vous n’ayez l’intention de refuser totalement les parties en copie et que vous ne pensiez qu’il n’existe aucun accord sans authentification.

L’activation de la protection du contenu empêche toutes les tentatives d’affichage de l’accord par toute personne ne disposant d’aucune méthode d’authentification (y compris toute personne utilisant l’authentification par e-mail).

Le mot de passe à usage unique par e-mail est un service gratuit sans inconvénient perceptible lorsqu’il est activé.

Demande de mot de passe à usage unique par e-mail avec l’e-mail suivant contenant le code pour répondre à la demande

Lorsque l’option Mot de passe à usage unique par e-mail n’est pas activée et que les participants sans authentification tentent d’afficher l’accord, une erreur est renvoyée :

Code d’erreur lorsque l’option Mot de passe à usage unique par e-mail est désactivée et que les destinataires sans méthode d’authentification tentent d’afficher l’accord

Remarque :

Ce paramètre de seuil s’applique uniquement aux méthodes d’authentification Mot de passe à usage unique par e-mail, Authentification basée sur les connaissances et Téléphone. 

Ce paramètre définit le nombre de fois où un participant individuel peut accéder à l’accord avant de ne plus pouvoir y accéder pendant 24 heures.

Après 24 heures, le participant peut à nouveau accéder au contenu, jusqu’au nombre d’authentifications réussies défini.

Lorsqu’un utilisateur dépasse le seuil d’accès, une bannière d’erreur s’affiche :

Message d’erreur affiché lorsque l’accord est consulté trop de fois au cours d’une journée

Remarque :

Ce paramètre de seuil s’applique uniquement aux méthodes d’authentification Mot de passe à usage unique par e-mail, Authentification basée sur les connaissances et Téléphone. 

Ce paramètre définit le nombre de fois où un participant individuel peut échouer à s’authentifier avant de ne plus pouvoir accéder à l’accord pendant 24 heures.

Après 24 heures, le participant peut tenter d’accéder à nouveau au contenu, jusqu’au nombre défini de tentatives infructueuses.

Lorsqu’un utilisateur dépasse le seuil de tentatives infructueuses, une bannière d’erreur s’affiche :

Message d’erreur affiché lorsque la méthode d’authentification échoue trop de fois en une journée

Le message d’erreur est identique au seuil du nombre d’affichages réussis de l’accord. Il s’agit d’une mesure de sécurité intentionnelle.

Bonnes pratiques

Il est fortement recommandé d’activer l’authentification Mot de passe à usage unique par e-mail si vous avez l’intention d’utiliser la protection du contenu. Certains participants à l’accord ne disposent pas de méthodes d’authentification. Ce service gratuit leur permet d’afficher l’accord sans trop exiger de temps ou de compréhension du processus.

La plupart des clients professionnels peuvent probablement bénéficier de la méthode de protection du contenu héritée.

  • Il est généralement judicieux de vérifier l’accès du participant à l’accord, même lorsqu’aucune authentification n’était requise au départ. Ce processus demande peu au participant et assure la sécurité lorsqu’un lien de visualisation est transmis accidentellement dans un e-mail.
  • La protection héritée a également l’avantage d’être appliquée de manière dynamique, ce qui signifie que si quelque chose pirate un processus en aval, le paramètre peut être désactivé et il n’y a pas de dommages persistants.
  • Les clients qui utilisent des méthodes d’authentification telles que l’authentification par mot de passe et par téléphone doivent composer avec le mot de passe et le numéro de téléphone à long terme. La possibilité de désactiver la protection du contenu fournit une méthode d’accès lorsque les numéros de téléphone changent ou que les mots de passe sont oubliés.

Il convient d’envisager soigneusement de demander à un expéditeur de configurer la protection du contenu intégrée. Il existe certainement des processus qui exigent ce niveau granulaire de contrôle, mais gardez à l’esprit que :

  • Chaque accord envoyé depuis le groupe doit être configuré explicitement par l’expéditeur, ce qui alourdit le processus et favorise les erreurs humaines.
  • Il n’existe aucune option pour définir des valeurs par défaut. Les expéditeurs doivent configurer explicitement les listes déroulantes activées.
  • La protection du contenu intégrée ne permet de modifier aucune méthode après l’envoi de l’accord.
  • L’utilisation des méthodes d’authentification par téléphone et par mot de passe présente le risque d’être bloqué lors de la consultation de l’accord si le mot de passe est perdu ou si le numéro de téléphone est modifié. 

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