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Téléchargement d’une copie signée d’un accord

 

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Certaines organisations (ou exigences documentaires) requièrent qu’un document soit signé physiquement, et non par voie électronique. Et, occasionnellement, vous pouvez vous retrouver face à un client qui refuse de signer électroniquement pour des raisons personnelles. Lorsque cela se produit, le destinataire peut vous envoyer le document physique au lieu de terminer le processus de chargement lui-même.

Autoriser l’expéditeur à charger le document au nom du destinataire permet de relancer le processus de signature et de le consigner correctement dans le système Acrobat Sign.

Utilisation

Seul l’expéditeur d’origine de l’accord est autorisé à charger une version signée de celui-ci sur la page Gérer.

Dès réception du document physique, l’expéditeur accède à l’accord sur sa page Gérer et le télécharge via le lien Télécharger le document signé dans la liste Actions à droite de la page.

Le rapport d’audit suit cette activité et l’accord reprend le flux de signature configuré ou se termine conformément à sa conception.

Bonnes pratiques

Les organisations qui n’ont pas de forte demande de signatures électroniques ou numériques peuvent décider que laisser la possibilité aux clients de convertir leur signature en un flux par écrit réduit les frictions dans le processus de signature. Si l’option de signature par écrit est disponible pour les accords envoyés via un groupe, il est préférable d’activer l’option de téléchargement d’un document signé, au cas où vous en obtiendriez un.

Les documents qui nécessitent une signature numérique ne doivent pas autoriser l’option permettant à un expéditeur d’envoyer des accords demandant une signature par écrit. De même, si possible, les destinataires ne doivent pas être autorisés à convertir le flux de signature au format par écrit. Les comptes pour lesquels l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes est activée peuvent utiliser la structure de groupe pour gérer les options de signature pour les documents envoyés à partir de ce groupe.

Les organisations qui ne souhaitent pas accepter de signatures par écrit doivent désactiver cette fonctionnalité, ainsi que la possibilité d’envoyer des documents pour signature par écrit et la possibilité pour les clients de convertir leur signature en signature par écrit.

Configuration

Disponibilité :

Le chargement d’un document signé est disponible pour toutes les formules de licence.

Portée de la configuration :

  • L’action est activée par défaut pour les comptes individuels.
  • La fonctionnalité peut être activée ou désactivée pour les comptes d’équipe.
  • Les comptes avec une licence Entreprise peuvent activer ou désactiver ce paramètre aux niveaux du compte et du groupe.

Pour accéder aux commandes de la fonctionnalité, accédez à Paramètres du compte > Paramètres généraux > Télécharger le document signé.

Chargement d’un document signé

Paramètres associés

Deux paramètres liés à l’option de signature par écrit doivent être pris en compte. Si vous souhaitez désactiver l’option de téléchargement de documents signés, vous devrez probablement désactiver les paramètres ci-dessous :

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