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Intégration d’Acrobat Sign avec Notarize

 

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Présentation - Intégration Notarize

Adobe Acrobat Sign s’est associé à Notarize, Inc. pour fournir des services d’authentification notariale en ligne.

L’intégration d’Acrobat Sign avec le service d’authentification notariale en ligne de Notarize Inc. n’est disponible que pour une utilisation aux États-Unis avec des formules de service Entreprises et Grands comptes.

Spécification des exigences d’authentification notariale pour un participant lors de la composition d’un nouvel accord

Lorsque la fonctionnalité d’authentification notariale est activée pour le compte Acrobat Sign, l’expéditeur peut sélectionner Nécessite une authentification notariale en cliquant sur les points de suspension situés sur le côté droit de l’enregistrement du destinataire. 

L’option d’authentification notariale est uniquement disponible pour les destinataires ayant le rôle de Signataire.

Configuration du signataire Notarize

Remarque :

L’option permettant d’inclure d’autres méthodes d’authentification est toujours disponible pour contrôler l’accès de l’utilisateur à l’accord avant la session d’authentification notariale en ligne.

Une fois que l’expéditeur a cliqué sur Suivant, des informations supplémentaires lui sont demandées sur la page Détails de l’authentification notariale :

Configuration des détails Notarize

Indiquer le service notarial

Les options de service notarial disponibles pour les expéditeurs sont basées sur les transactions Notarize activées pour l’expéditeur en fonction des configurations définies par l’administrateur dans Paramètres d’envoi. Les options de service notarial sont déterminées par les droits achetés des offres Notarize. Pour plus d’informations sur l’ajout des services notariaux à votre compte Acrobat Sign, contactez votre représentant commercial Adobe. 

  • Utiliser le service d'identification notariale à la demande de Notarize Inc. : disponible pour les expéditeurs ayant accès au service notarial à la demande

Lorsque vous utilisez le service notarial à la demande , l’expéditeur a la possibilité de préciser que le paiement de la transaction doit être effectué par le signataire. Lorsque cette option est sélectionnée, Notarize invite le signataire à effectuer le paiement avant la mise à disposition du document complété. Le quota de transactions Notarize d’authentification notariale à la demande associée au compte de l’expéditeur n’est pas déduit lorsque le signataire paie Notarize, Inc. pour la transaction.

  • Solliciter un notaire associé à mon organisation : disponible pour les expéditeurs ayant accès au service notarial interne de Notarize Inc. 

Vous pouvez éventuellement inclure l’adresse e-mail du notaire interne lorsque vous initiez des demandes d’authentification notariale.

Confirmer les fichiers à authentifier par acte notarié

Permet aux expéditeurs de sélectionner un ensemble ou un sous-ensemble de documents à marquer comme devant être authentifiés par acte notarié.

Options notariales supplémentaires

Permet aux expéditeurs de spécifier un calendrier de réunion et d’ajouter des instructions supplémentaires à l’attention du notaire.

Le statut des accords peut être suivi via la page Gérer d’Acrobat Sign. Une fois que le ou les signataires nécessitant une authentification notariale ont terminé l’étape de révision préalable à l’authentification notariale et que l’accord est en cours d’authentification, l’état de l’accord devient « Émis pour authentification ».

Expérience du destinataire 

  1. Les destinataires du signataire authentifié reçoivent un e-mail leur demandant de réviser le contenu de l’accord et de renseigner tous les champs qui leur ont été attribués. Si une autre méthode d’authentification est configurée, le destinataire doit satisfaire à cette exigence d’authentification avant de consulter le document.

    Première notification par e-mail

    Remarque :

    Les champs de signature sont supprimés lors de cette première révision du document.

    Tous les autres types de champs sont disponibles pour que le destinataire puisse fournir du contenu.

    Une fois tous les champs obligatoires remplis, le destinataire est invité à poursuivre le processus d’authentification notariale en ligne à distance avec Notarize, Inc.

    Pied de page de Notarize pour la phase de remplissage des champs

    Remarque :

    Les étapes 2 à 12 ont lieu sur la plateforme Notarize. Les détails ci-dessous sont fournis par Notarize Inc. Consultez la documentation de Notarize Inc. pour en savoir plus ou si vous avez des questions sur l’utilisation des services de Notarize. 

  2. Un deuxième e-mail est immédiatement envoyé par Notarize, Inc. au destinataire. Il lui indique qu’il doit commencer une session notariale.

    Remarque :

    Les multiples destinataires d’une transaction Notarize recevront l’e-mail de Notarize, Inc. une fois que tous les destinataires auront terminé de réviser l’accord.

    Ce lien ouvre une session avec le système Notarize. 

  3. Une fenêtre s’ouvre sur la page de destination Notarize.

    Le destinataire clique sur le bouton Effectuer une authentification notariale et un écran de connexion s’affiche. Il est invité à saisir ses informations de nom telles qu’elles apparaissent sur sa pièce d’identité.

  4. Une image de l’accord s’affiche pour que le destinataire puisse la consulter.

    Le destinataire passe à l’étape suivante en cliquant sur Révision terminée.

  5. La connectivité audio et vidéo est ensuite vérifiée et le destinataire doit autoriser l’accès lorsqu’il y est invité.

  6. Une fois la connexion confirmée, le destinataire est invité à :

    • Vérifier son nom complet

    • Saisir sa date de naissance

    • Saisir son numéro de sécurité sociale (au moins les quatre derniers chiffres)

    • Saisir son adresse

  7. Le destinataire doit valider son identité en répondant à cinq questions en deux minutes ou moins.

    • Si le destinataire répond mal ou prend plus de deux minutes, le processus de validation échoue.
    • Le destinataire dispose d’une chance supplémentaire de répondre à cinq autres questions.  Si la deuxième tentative ne fonctionne pas, la session échoue et le destinataire ne peut pas réessayer pendant 24 heures.
  8. Après avoir réussi le processus de vérification des cinq questions, le destinataire est invité à fournir une pièce d’identité officielle valide avec une photo.

    Le destinataire peut prendre une photo avec un appareil mobile ou utiliser un navigateur web et sa webcam.

    Après avoir sélectionné une méthode, le destinataire doit préciser le type de pièce d’identité utilisé.

    Le destinataire est alors invité à prendre sa pièce d’identité en photo.

  9. Lorsque les images sont collectées, le destinataire doit saisir le numéro de sa pièce d’identité ainsi que ses autres informations personnelles.

  10. Le destinataire est ensuite mis en contact avec un notaire en direct. Quelques minutes peuvent s’écouler avant que le notaire soit contacté et accepte la session.

    Lorsque le notaire accepte la session, le document de l’accord s’affiche et les champs de signature sont visibles.  Le document reste verrouillé jusqu’à ce que le notaire soit prêt à authentifier la signature.

    Le notaire et le destinataire peuvent voir le document et se voir. La communication verbale est autorisée tout au long de la session.

    Le notaire valide les documents et déverrouille le document pour que le destinataire puisse le signer.

  11. Le destinataire sélectionne un style de signature et l’applique au document.

  12. Une fois la signature authentifiée, le notaire appose le tampon notarial et la session de signature se termine.

  13. Une fois la transaction terminée, vous recevez une notification d’Acrobat Sign.

    Pour les utilisateurs disposant d’un compte Acrobat Sign, les documents complétés et le journal d’audit peuvent être téléchargés à partir de la page Gérer d’Acrobat Sign.  

    Remarque :

    Les documents notariés individuels peuvent être extraits de la section des pièces jointes du fichier PDF fusionné.

Consommation des transactions Notarize

Remarque :

Cette section s’applique uniquement aux clients qui ont acheté un quota de transactions Notarize ou souscrit un abonnement Notarize à partir d’Adobe.

Suivi du volume disponible :

Pour contrôler le volume des transactions ou l’abonnement Notarize disponibles pour le compte :

  1. Accédez à Paramètres du compte > Paramètres d’envoi > Activer les transactions notariales suivantes.

  2. Cliquez sur le lien Suivi de l’utilisation :

Suivi de l’utilisation

Une « transaction Notarize » se produit chaque fois que le service Notarize est utilisé pour participer à une réunion avec un notaire au cours de laquelle le notaire peut procéder à une authentification notariale pour au moins un signataire. 

Une transaction Notarize peut avoir entre un et huit signataires.  

Rapport d’audit

Un événement d’authentification notariale réussi est consigné dans le rapport d’audit Acrobat Sign avec une section séparée qui inclut les événements de l’authentification tels que rapportés par Notarize, Inc.

Rapport d’audit pour les transactions notariales

Le rapport annexé ne comprend que les parties concernées (identifiées par leur nom et leur adresse électronique) ainsi que le statut « réussite/échec » de l’événement tel qu’il a été rapporté par Notarize Inc. Cet addendum fait partie du rapport d’audit et est purgé du système avec toute autre action qui purge le rapport d’audit (RGPD, Rétention).

La piste d’audit Notarize est également jointe aux documents authentifiés individuels.

Options de configuration

Conditions préalables

Le service d’authentification notariale doit être activé au niveau du compte avant que chaque transaction Notarize ne puisse être rendue disponible pour les groupes.

Avant de pouvoir activer l’intégration Notarize, vous devez disposer d’une clé API Notarize fournie par Notarize.

La clé API Notarize est validée avant qu’un accord ne soit envoyé pour authentification notariale. L’envoi et la mise à jour d’un accord avec authentification notariale activée sont bloqués (avec une erreur) si :

  • le compte est un compte d’essai de Notarize qui a expiré ;
  • le mappage du compte Notarize à la clé API est désactivé ;
  • la clé API Notarize n’est pas valide ;
  • la clé API Notarize a été désactivée.

COMMENT OBTENIR VOTRE CLÉ D’API

Veuillez consulter la documentation de Notarize pour obtenir une clé d’API.

 

Activer les paramètres notariaux pour le compte

L’accès au service notarial est sécurisé au niveau du compte. 

Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte, puis accédez à Paramètres de compte > Paramètres d’authentification  notariale.

Un paramètre configurable est disponible : Activer l’intégration avec Notarize.

L’activation de ce paramètre remplit l’onglet Paramètres d’envoi avec les contrôles facultatifs qui présentent la transaction Notarize aux utilisateurs.  

Activer les paramètres notariaux pour le compte

Lorsque le service d’authentification notariale est activé au niveau du compte, tous les groupes renseignent un ou plusieurs paramètres facultatifs dans l’onglet Paramètres d’envoi. Les paramètres exposés dépendent des types de transaction Notarize disponibles pour le compte :

Activer l’accès utilisateur pour le groupe

Remarque :

Si vous ne voyez pas les transactions Notarize sur la page Paramètres d’envoi, vérifiez que les paramètres au niveau du compte sont activés.  

Intégrations Acrobat Sign qui prennent en charge les transactions Notarize

  • Intégration de Microsoft
    • Word
    • PowerPoint
    • Teams
    • SharePoint
  • Acrobat pour poste de travail

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