Archivage des documents Adobe Sign via les services d’archivage eOriginal

Gérez et protégez vos documents de façon numérique.

Adobe Sign s’associe à eOriginal pour aider les entreprises à se conformer aux lois et aux obligations réglementaires en permettant l’archivage sécurisé de documents signés importants. Une fois le document signé, eOriginal procède à son archivage sécurisé au sein d’un environnement numérique en assurant un haut degré de protection et de conformité. Les entreprises peuvent choisir d’archiver l’ensemble de leurs documents dans un compte particulier, ou des documents associés à un groupe spécifique (ou un sous-groupe d’utilisateurs) ou encore des documents individuels.

Lorsqu’un document est créé, le document original qui est téléchargé dans Adobe Sign est considéré comme la copie fiable du contrat. La copie fiable est conservée sur les serveurs Adobe tout au long du cycle de signature. Une fois le cycle de signature terminé, la copie fiable est archivée dans eOriginal, et le document obtient alors une valeur juridique. Une copie au format PDF du document est conservée dans Adobe Sign, mais elle est protégée par le filigrane « Copie de l’original » pour indiquer que l’unique version authentique est celle archivée par eOriginal :

Fonctionnement

À la fin du cycle de signature, toute transaction configurée de manière à permettre l’archivage entraînera le lancement du transfert de la copie fiable par le service d’archivage d’eOriginal. Il s’agit d’un processus d’interaction asynchrone au cours duquel le service d’archivage demande des informations à Adobe Sign après réception de la notification, Adobe Sign fournissant alors les renseignements requis.

Ces demandes séquentielles se produisent pratiquement en temps réel afin d’assurer l’enregistrement de la copie fiable par le service d’archivage dès l’instant où le processus de signature est terminé.

Une fois la signature finale apposée :

  1. Le service d’archivage eOriginal est informé de la fin du processus de signature d’un document à archiver par l’intermédiaire d’une notification par ping. Adobe Sign envoie un identifiant unique pour le document, appelé clé d’accès au document, au service d’archivage.
  2. Le service d’archivage demande alors un jeton d’accès au document signé final.
  3. Adobe Sign vérifie que l’application d’archivage est autorisée à demander un jeton d’accès pour le document. Cette action permet de s’assurer que seule l’application d’archivage recevra la copie fiable du document. Adobe Sign fournit alors un seul jeton d’accès à usage unique.
  4. Le service d’archivage demande ensuite la piste de vérification du document pour créer un profil associé au document.
  5. Adobe Sign fournit alors la piste de vérification. Celle-ci comprend un rapport détaillé des événements du processus de signature, y compris l’identité des signataires, la date et l’heure de chaque événement, l’adresse IP ainsi que les informations de localisation (le cas échéant).
  6. Le service d’archivage demande alors la version sans filigrane du document signé à l’aide du jeton d’accès à usage unique.
  7. Adobe Sign valide le jeton d’accès à usage unique et fournit le document sans filigrane au service d’archivage.
  8. Le service d’archivage confirme la bonne réception du document et informe Adobe Sign de la fin du processus d’archivage.
  9. Adobe Sign effectue la mise à jour de la piste de vérification pour indiquer que le document a été archivé.
  10. Toutes les versions du document créées au cours du processus de signature sont protégées par un filigrane et les exemplaires des documents non protégés par un filigrane sont supprimés.
Schéma du processus d’archivage

À ce stade, Adobe Sign conserve uniquement un exemplaire du document protégé par un filigrane, y compris les exemplaires du PDF détaillé disponibles dans l’historique du cycle de signature. Les vignettes ne sont pas protégées par un filigrane, car il ne s’agit ni d’images véritables, ni de documents juridiques.

Les documents sans filigrane peuvent être demandés et fournis par le service d’archivage une fois le document archivé.

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