La possibilité de transférer le contenu des champs vers un nouveau document de bibliothèque nécessite un accès à la mécanique avancée des formulaires, disponible avec les niveaux Team, Business et Enterprise du service.

Transfert de champs vers une nouvelle version d’un document

Parfois, il est possible que vous ayez à modifier le texte d’un document, mais que les champs du modèle actif soient corrects.

Adobe Sign peut vous aider à enregistrer le document de bibliothèque existant en tant que modèle de superposition de champs de formulaire. Vous pouvez ensuite appliquer cette superposition de champs à un document nouvellement téléchargé.

Si la structure du contenu du fichier est identique (ou presque), vous n’avez qu’à ajuster le placement des champs, de sorte qu’ils soient alignés comme attendu, en évitant ainsi de créer manuellement tous les nouveaux champs.

Ce processus n’endommage en aucun cas le document de bibliothèque existant et si le placement des champs est identique au modèle précédent, le calque doit s’aligner très précisément.


Modification de l’ancien modèle pour enregistrer un calque de champs

Pour ce faire, vous devez être le propriétaire du document d’origine.  Si vous l’êtes, l’onglet Gérer doit contenir un lien modifier disponible pour le document de bibliothèque.

Cliquez sur le lien modifier pour ouvrir le document dans l’environnement de création.

 

1. Cliquez sur la liste déroulante Propriétés du modèle dans le rail droit.

2. Définissez le type du modèle sur Les deux (l’objectif est d’obtenir un calque de champs de formulaire).

◘ Il est conseillé de modifier le nom du modèle pour l’identifier clairement en tant qu’ancienne version.

◘ Si la version du document est essentielle et que le modèle actif ne doit plus être utilisé, il peut être judicieux de définir la valeur UTILISATEURS AUTORISÉS sur Seulement moi.

3. Enregistrez vos modifications dans la partie inférieure de la page (et mémorisez le nom du modèle).


Création d’un modèle

1. Téléchargez le nouveau fichier en tant que nouveau modèle. Attribuez-lui un nom unique pour éviter toute confusion de version.

2. Lors du chargement de documents dans l’environnement de création, recherchez dans le document des champs existants et supprimez-les.

◘ Nous supposons ici que les champs précédents ont tous été mis en forme selon vos spécifications et que les champs importés ne l’ont pas été.

3. Ouvrez l’option Modèles champs dans le coin supérieur gauche de la fenêtre.

4. Sélectionnez votre modèle de calque de champs de formulaire à partir du menu déroulant Modèles champ et cliquez sur Appliquer.

Le calque de champs sera appliqué au nouveau document.

5. Ajustez les champs qui doivent être réalignés.

6. Enregistrez le nouveau modèle.

Remarque :

Il est recommandé que les nouveaux modèles soient enregistrés avec la valeur Seulement moi dans la section UTILISATEURS AUTORISÉS jusqu’à ce que le document soit entièrement testé.


Test et déploiement

Le nouveau modèle sera immédiatement disponible dans votre bibliothèque.

Il est recommandé de tester le document en l’envoyant à une adresse électronique amicale afin d’observer le comportement des champs tout en remplissant le formulaire.

Si vous devez ajuster le placement ou la validation/le comportement d’un champ, vous pouvez le faire en cliquant sur le lien modifier de la page Gérer.

Une fois que le nouveau modèle a réussi le test :

1. Modifiez le modèle à partir de la page Gérer.

2. Ouvrez les Propriétés du modèle.

3. Définissez UTILISATEURS AUTORISÉS sur l’une des valeurs suivantes :

○  Tous les utilisateurs de mon groupe : seuls les utilisateurs Adobe Sign qui se trouvent dans le même groupe que le créateur du modèle visualiseront le document dans leur bibliothèque.

►Les comptes Team n’ont qu’un seul groupe. Ils ne verront donc pas cette option.

○ Tous les utilisateurs de mon organisation : tous les utilisateurs Adobe Sign du compte entier visualiseront le document dans leur bibliothèque.

4. Enregistrez le modèle.

Tous les utilisateurs de mon utilisateur
N’importe quel utilisateur de mon groupe

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