La bibliothèque de modèles Adobe Sign contient trois documents fiscaux américains qui montrent comment peuvent être créés des formulaires. Ces documents sont entièrement valides et fonctionnels, mais ne peuvent pas être modifiés par les utilisateurs dans la mesure où ils sont partagés par tous les comptes. L’article ci-dessous présente le processus pour enregistrer le modèle Adobe Sign dans votre bibliothèque personnelle afin de pouvoir modifier les champs comme vous le souhaitez, puis diffuser le document vers votre compte local.

Présentation

La création d’une copie d’un modèle de bibliothèque prend environ 2 à 3 minutes. Elle vous permet d’obtenir une version du document que vous pouvez entièrement contrôler.

Avant de commencer la procédure ci-dessous, vous souhaiterez peut-être obtenir une version PDF du formulaire de l’administration fiscale américaine (IRS) que vous voulez répliquer à partir du site web IRS.gov..  L’administration fiscale modifie régulièrement ces formulaires. Vous devez donc vous assurer que vous disposez de la version la plus récente.

Une fois que vous disposez d’une version PDF du formulaire, la procédure consiste en deux étapes rapides :

  • Copiez le modèle en envoyant un accord.
  • Mettez à jour les propriétés du modèle pour rendre le document accessible aux autres utilisateurs (facultatif).

La partie inférieure de cet article contient en outre les étapes à suivre pour télécharger une nouvelle version du formulaire de base et appliquer la superposition de champs.

Attention :

Les comptes utilisant l’API doivent se rappeler que chaque modèle possède un documentID différent. Si vous répliquez un modèle que vous utilisez à partir de la bibliothèque Adobe Sign, vous devez donc mettre à jour le documentID dans les appels d’API afin d’utiliser la nouvelle copie.


Copie du modèle

Pour copier le modèle, vous devez envoyer un accord, en utilisant le modèle Adobe Sign existant, par le biais de l’environnement de création, et en enregistrant une copie pendant la procédure.

  1. Accédez à la page Envoyer d’Adobe Sign et commencez un accord.

  2. Configurez l’accord pour deux destinataires.

    • Ces destinataires ne doivent pas être valides, car l’accord n’a pas besoin d’être signé. Il doit juste être copié.
    • L’accord sera envoyé. L’utilisation d’une adresse électronique « black hole » (trou noir) connue est une bonne idée, 
      • par exemple noreply@myDomain.dom

    Remarque :

    Deux destinataires sont définis, car le modèle en cours de copie identifie des champs pour deux destinataires. Si vous configurez uniquement l’accord pour un destinataire, vous importerez seulement les champs pour le premier destinataire.

  3. Joignez le modèle Adobe Sign que vous souhaitez copier.

    • Un seul modèle à la fois.
    • Dans l’exemple ci-dessous, le modèle I-9 est utilisé, mais tous les modèles fonctionnent de manière identique.
  4. Cochez la case Prévisualiser et ajouter des champs de signature, puis cliquez sur Suivant.

    • L’environnement de création s’ouvre en affichant le formulaire.
    Send page Configured
  5. L’environnement de création étant ouvert :

    • Cochez la case Enregistrer ds biblio..
    • Cliquez sur le bouton Envoyer.
    Authoring page
  6. Une boîte de dialogue s’affiche pour vous inviter à attribuer un nom au nouveau modèle que vous êtes en train d’enregistrer dans votre bibliothèque de documents personnelle.

    • Vous pouvez conserver ce nom ou renommer le modèle, si vous le souhaitez.
    • Après avoir défini le nom du modèle, cliquez sur le bouton Enregistrer et envoyer.
    Rename
  7. Après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer et envoyer, le modèle est enregistré en tant que document dans votre bibliothèque personnelle.

    • L’accord est également envoyé pour signature, ce qui ne doit pas avoir aucun impact si vous avez défini des adresses électroniques « sûres »
      .
    Sent Agreement


Mise à jour des propriétés du modèle

Une copie du formulaire se trouve désormais dans votre bibliothèque personnelle. Si d’autres personnes doivent l’utiliser, vous devez en étendre l’accès.

  1. Cliquez sur le lien Gérer dans la partie supérieure de la fenêtre pour ouvrir la page Gérer.

    Deux nouvelles entrées figurent sur la page Gérer :

    • l’accord fictif envoyé dans la section Émis pour signature ;
    • le modèle de document de la section Modèles de bibliothèque.

    Remarque :

    À ce stade, il est recommandé d’annuler et de supprimer l’accord fictif que vous avez utilisé pour copier le modèle.

  2. Cliquez sur le lien modifier du modèle de document.

    • L’environnement de création s’ouvre alors.
    Manage page - edit
  3. Une fois que l’environnement de création est ouvert, développez la section Propriétés du modèle, en haut à droite de la fenêtre.

    Ici, vous pouvez :

    • renommer le modèle ;
    • changer le TYPE DE MODÈLE (la sélection de l’option Les deux est recommandée) ;
    • modifier l’étendue de l’accès (UTILISATEURS AUTORISÉS) dans votre groupe ou dans l’ensemble de l’entreprise, le cas échéant.
    Template Properties
  4. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les propriétés du modèle.

    • Une page de « réussite » s’ouvre pour indiquer que le modèle a été correctement enregistré.
    Success

Félicitations ! Le modèle Adobe Sign a été copié dans votre compte personnel.


Création d’une version différente du document à l’aide de la superposition de champs existante

Pour les clients qui souhaitent télécharger une nouvelle version d’un formulaire (dans la mesure où les formulaires changent régulièrement), vous pouvez créer un nouveau modèle de document rapidement et appliquer la superposition de champs à partir du modèle existant.

Deux étapes sont nécessaires :

  • Téléchargement du nouveau formulaire
  • Application de la superposition de champs

Pour cela, vous devez disposer d’une copie de la version du document auquel vous souhaitez appliquer la superposition de champs. Dans le cas des documents de l’administration fiscale américaine, vous pouvez les obtenir sur le site Web IRS.gov.

Vous devez également être le propriétaire du modèle que vous voulez utiliser en tant que superposition de champs pour le nouveau formulaire.


Téléchargement du formulaire

  1. Accédez à la page Tableau de bord dans Adobe Sign.

  2. Cliquez sur le lien Ajouter un modèle à la bibliothèque dans la section en bas à gauche de la page.

    • La page Créer un modèle de bibliothèque s’ouvre alors.
    Nav to Create Template
  3. La page Créer un modèle de bibliothèque étant ouverte :

    • Saisissez un nom de modèle pour le nouveau modèle.
      • Dans l’idéal, choisissez un nom qui identifie le modèle de manière unique. Ce nom peut être modifié ultérieurement.
    • Téléchargez le nouveau fichier sur lequel est basé le nouveau modèle de document.
    • Cliquez sur le bouton Aperçu et ajout de champs.
      • L’environnement de création s’ouvre alors.
    Create NEw TEmplate


Application de la superposition des champs

  1. Lorsque l’environnement de création est ouvert :

    • Cliquez sur le menu déroulant Modèles champs dans le coin supérieur gauche de l’écran.
    • Sélectionnez le modèle que vous souhaitez appliquer.
    Select Field template
  2. Le modèle étant sélectionné, cliquez sur le bouton Appliquer.

    Apply Tempalte

     

    Le document sera traité pendant une courte période lors de l’application de la surperposition de champs.

    Lorsque l’application est terminée, le formulaire est actualisé et les champs appliqués deviennent visibles.

    Applied Template
  3. Si la structure de la page était très similaire (comme le sont généralement les formulaires de l’administration fiscale américaine), le placement des champs doit être très bien aligné.  

    Il est toutefois important de prendre quelques minutes pour observer le modèle et s’assurer que les champs sont alignés comme vous le souhaitez.

    Le moment est venu d’ajuster les champs et leurs propriétés pour répondre à vos besoins.

    Lorsque vous êtes satisfait des résultats, cliquez sur le bouton Enregistrer dans l’angle inférieur droit pour enregistrer le modèle de document.

    Completed second form

     

    Une fois le document enregistré, le nouveau modèle figure sur la page Gérer dans la section Modèles de bibliothèque.

    New Form on Manage
  4. Testez votre document en interne afin de vérifier que tout fonctionne comme vous le souhaitez.

    Lorsque vous êtes sûr que le formulaire est correct :

    • Modifiez le nouveau modèle sur la page Gérer.
    • Définissez le nom final que vous souhaitez afficher.
    • Modifiez les propriétés du modèle pour accorder l’accès à votre groupe/entreprise.

    Remarque :

    Changez éventuellement les propriétés du modèle de l’ancien formulaire en étendue d’accès Seulement moi, au cas où vous devriez restaurer l’ancien modèle.

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