Seminars maken en beheren

Met Adobe Connect Seminars kunt u een speciaal type vergadering maken. Bij seminars betreden aanwezigen een vergaderruimte op een bepaalde dag tussen een vastgestelde begin- en eindtijd. Het seminar bestaat uitsluitend gedurende die tijd. (De vergaderruimte waarin het seminar plaatsvindt, bestaat daarentegen voor, tijdens en na het seminar).

In tegenstelling tot vergaderingen, die doorgaans een klein aantal deelnemers hebben en regelmatig worden georganiseerd, kan een seminar door 1500 deelnemers worden bijgewoond en worden seminars vaak slechts eenmalig of hoogst zelden georganiseerd. Bovendien hoeven de deelnemers nauwelijks een bijdrage te leveren aan seminars. Er moet minstens één seminarpresentator of -gastheer in de ruimte aanwezig zijn voordat anderen de ruimte kunnen betreden, zelfs als er sprake is van een openbaar seminar. De standaardseminarruimte ziet er anders uit dan de standaardvergaderruimte. Bovendien kunnen seminars alleen worden gemaakt in een Seminarruimte, terwijl vergaderingen in een gedeelde map of in een gebruikersmap kunnen worden gemaakt.

Aanbevelingen van Adobe

Grote en kleine seminars

Een seminar voor meer dan 600 deelnemers wordt beschouwd als een groot seminar. Een seminar voor minder dan 600 deelnemers wordt beschouwd als een klein seminar. Tijdens een bepaalde periode kan slechts één groot seminar worden gepland. U kunt meerdere gebeurtenissen plannen met een enkel normaal seminar.

De gekochte licentie is geldig voor kleine seminars, uitgevoerd als normale vergaderingen, of voor grote seminars, uitgevoerd als grote vergaderingen. Een seminarsessie wordt afhankelijk van uw licentie als groot of klein gemaakt, en is niet gebaseerd op het aantal deelnemers. 

Seminarruimte en seminarsessie

In Adobe Connect is een seminarlicentie beschikbaar op het tabblad Seminars > Gedeelde seminars. Elke licentie die u koopt, wordt als een map op het tabblad Gedeelde seminars weergegeven. Als u een seminar wilt plannen, maakt u een exemplaar van een gedeeld seminar op basis van een seminarruimte. Dergelijke verschillende exemplaren van gedeelde seminars worden seminarsessies genoemd. Elke sessie is een zelfstandig webinar dat deelnemers kunnen bijwonen.

Als u gebruikmaakt van een licentie voor Benoemde webinar, kunt u webinars beheren via de tabbladen Gebruikersseminars en Mijn seminars. 

De verschillende webinars die u organiseert, zijn afzonderlijke exemplaren van de beschikbare gedeelde seminars. Deze exemplaren worden seminarsessies genoemd en zijn beschikbaar op het tabblad Seminars > Seminarsessies.

Taken die aan een seminar voorafgaan

Wanneer u een seminar zorgvuldig plant, voorkomt u problemen tijdens het seminar zelf en stroomlijnt u de follow‑upactiviteiten.

Het verwachte aantal deelnemers voor uw seminars bepalen

Als uw organisatie Seminars heeft aangeschaft, is er een bepaald aantal seminarlicenties aangeschaft. Het aantal personen dat het seminar bijwoont, mag het maximumaantal onder uw seminarlicentie toegestane gelijktijdige gebruikers niet overschrijden. Uw Seminars-beheerder kan u vertellen hoeveel licenties uw organisatie heeft aangeschaft en hoeveel gelijktijdige seminars kunnen worden uitgevoerd. Laat het de beheerder tijdig weten als u denkt dat u meer licenties nodig hebt. De seminarkalender bevat een lijst met het schema voor alle seminarlicenties dat u bezit. U kunt uw periode weergeven om te bepalen of een seminarlicentie beschikbaar is voor de periode.

Voor accounts met een seminarlicentie voor grote vergaderingen maakt u een van de volgende selecties voor het Verwachte aantal deelnemers:

• Normaal als aantal deelnemers <=600

• Groot als aantal deelnemers >600

De seminarbibliotheek openen

Seminarbestanden en -mappen worden opgeslagen in de seminarbibliotheek. Gebruikers die over de juiste machtigingen beschikken, kunnen deze bestanden en mappen beheren en organiseren. U kunt de seminarbibliotheek oproepen via het tabblad Seminars.

Machtigingen instellen

Aanwezigheidsmachtigingen definiëren de rollen van de personen die een seminar bijwonen, zoals deelnemer, presentator en gastheer. U wijst deze machtigingen toe tijdens het maken van een seminar. De seminarbeheerder kan deze machtigingen ook tijdens en na afloop van het seminar wijzigen door de lijst met deelnemers te bewerken.

Machtigingen voor de seminarbibliotheek bepalen wie de bibliotheekmappen mag beheren. Van de zes ingebouwde groepen beschikken alleen beheerders over beheermachtigingen voor de map Gedeeld seminar. Auteurs, trainingsmanagers, gastheren van vergaderingen, seminarbeheerders, webinarbeheerders en gebeurtenismanagers krijgen standaard de machtiging Afgewezen toegewezen. De beheerder kan deze standaardmachtigingen overschrijven en andere gebruikers toegang geven tot de map Gedeeld seminar. (De machtigingstypen Publiceren of Weergeven ontbreken, deze betreffen alleen de inhoudsbibliotheek.) Als u andere mappen dan de gedeelde seminarmap wilt beheren, moet u over beheermachtigingen beschikken voor de desbetreffende map in de seminarbibliotheek.

Deelnemers registreren en goedkeuren

Afhankelijk van het type en het doel van een bepaald seminar, kan de seminarbeheerder besluiten dat de gasten zich moeten registreren. In dat geval moet de gastheer beschikken over Adobe Connect Events als onderdeel van de toepassing Adobe Connect Central, aangezien de registratie voor vergaderingen, trainingen, presentaties of seminars alleen kan worden uitgevoerd via het tabblad Gebeurtenisbeheer. Als de gastheer over dit tabblad beschikt, moet hij of zij eerst het seminar maken met behulp van de wizard Seminar op het tabblad Seminars. Daarna dient de gastheer een gebeurtenis te maken en het zojuist gemaakte seminar te selecteren als de gebeurtenis.

Een seminar maken

Nadat u de juiste machtigingen hebt verkregen, kunt u seminars maken met gebruik van de wizard Seminar.

De wizard Seminar starten

Maak of blader in de Seminarbibliotheek naar een gedeelde seminar (u moet over toegangsrechten tot deze map beschikken). Als u een locatie hebt bepaald, klikt u op de knop Nieuw seminarsessie om de wizard te openen.

Seminargegevens invoeren

Op de eerste pagina van de wizard Seminar geeft u achtergrondgegevens op over het seminar, zoals een naam en een overzicht, en selecteert u de sjabloon die u wilt gebruiken. (Alleen de velden voor de naam en de taal van het seminar zijn verplicht. Alle andere velden zijn optioneel.) U kunt deze gegevens bewerken nadat u het seminar hebt gemaakt. U plant verschillende sessies met een enkele seminarruimte, waarbij u de seminar-URL opnieuw gebruikt.

Seminarsessies plannen

Een gedeelde seminar is een placeholder voor al uw toekomstige sessies. Nadat u een nieuwe seminarsessie hebt gemaakt, plant u de verschillende sessies van uw seminar als seminarsessies. De URL van het seminar blijft dezelfde omdat de basisseminarruimte niet wijzigt. Het programma en de duur van een seminarie kunnen echter bij elke sessie wijzigen. Uw seminarlicentie bepaalt het maximumaantal deelnemers.

Deelnemers aan seminars selecteren

Als u uw seminar beperkt tot genodigde gasten, bestaat de volgende stap uit het selecteren van de deelnemers aan het seminar. Voor een seminar dat beperkt is tot geregistreerde gasten en geaccepteerde gebruikers, kunt u gebruikers en groepen selecteren als deelnemers of presentatoren in uw seminar. Deze gebruikers kunnen zich rechtstreeks aanmelden bij het seminar. Ongenodigde gebruikers die beschikken over de URL voor de vergaderruimte waarin het seminar wordt gehouden, kunnen proberen zich aan te melden als gasten. In dat geval kunt u als gastheer toegang verlenen aan individuele gasten.

Uitnodigingen verzenden

De laatste stap bestaat uit het verzenden van e-mailuitnodigingen aan de deelnemers met de datum, tijd, duur en locatie van het seminar. U kunt uitnodigingen verzenden tijdens het maken van het seminar, maar u kunt de uitnodigingen ook later maken en verzenden.

Een seminar plannen

U plant een seminarsessie met als basis een seminarruimte. De seminar-URL, die afkomstig is uit de seminarruimte, blijft dezelfde, terwijl de duur en planning bij elke seminarsessie wijzigt.

Uw specifieke seminarsessies worden vooraf gemaakt voordat elke sessie start. De basis-URL's van de respectieve seminarruimten worden gebruikt als de URL's van de sessies. De opname en rapporten voor elke sessie zijn beschikbaar wanneer u een voltooide sessie opent op het tabblad Seminarsessies.

U kunt een ad-hoc-seminarsessie maken vanuit een seminarruimte door te klikken op Nieuwe instantsessie, in het pop-upvenster met meldingen in de rechterbovenhoek.

Conflicten bij het plannen van seminars oplossen

Als u een seminar maakt waarvan de planning overlapt met een bestaand seminar, staat Adobe Connect niet toe dat u het seminar maakt. Om het conflict te voorkomen, wordt u aangeraden de seminarkalender te raadplegen en het conflict op te lossen. De seminarkalender controleren doet u als volgt:

1. Ga naar Seminars > Seminarkalender. Al uw seminarlicenties hebben een unieke vermelding in de linkerzijbalk.

2. Kies een bepaalde datum. De weergave wordt vernieuwd en toont de seminarexemplaren op de geselecteerde datum in de kalenderweergave.

3. Klik op een bepaalde sessie. Een pop-upvenster met gebeurtenisdetails geeft de details van de sessie weer.

Als u de lijst met alle geplande seminarsessies voor een langere periode wilt bekijken, kunt u ook het volgende doen:

1. Ga naar Seminars > Seminarsessies.

2. Pas de datums Van en Tot aan. Alle seminarsessies die zijn gepland in al uw gedeelde seminars met al uw licenties worden weergegeven.

3. Controleer de begintijd en duur van alle exemplaren om het conflict te zoeken.

Seminars verlengen tot na de geplande tijd

Een seminarsessie die langer duurt dan de geplande tijd, wordt automatisch twee keer voor 30 minuten verlengd. Een seminarsessie wordt alleen verlengd als deze een andere geplande sessie niet overlapt. Als een reeds geplande sessie in conflict raakt met de verlenging van het momenteel actieve seminar, eindigt het huidige seminar binnen 10 minuten. Gastheren ontvangen tijdens de vergadering een melding dat de huidige sessie niet kan worden verlengd en over 10 minuten eindigt.

Als een seminar langer duur dan gepland, wordt het automatisch twee keer voor maximaal 30 minuten verlengd. Daarna krijgt de gastheer tijdens de vergadering een melding om het seminar handmatig met telkens 30 minuten te verlengen. De actieve seminarsessie wordt verlengd als er geen conflict is met een reeds geplande seminarsessie. De seminarbeheerder wordt bij elke verlenging op de hoogte gebracht.

Standby-modus en een ad-hoc-seminarsessie plannen

Wanneer u een seminarruimte opent buiten een geplande seminarsessie, wordt de ruimte in de stand-bymodus geopend. In de stand-bymodus kunnen gastheren de ruimte voorbereiden voor de seminars, de ruimte testen en vertrouwd worden met de seminaromgeving van Adobe Connect. Er zijn slechts tien deelnemers toegestaan in een seminarruimte, in de volgorde: de maker van de sessie, gastheren in alfabetische volgorde, presentatoren in alfabetische volgorde.

De seminarbeheerder krijgt een melding met het aantal gebruikers dat geen toegang heeft gekregen tot de huidige seminarsessie vanwege een deelnemerslimiet. De eigenaar van de seminarruimte kan een nieuwe instantsessie maken, waarna de deelnemers toegang kunnen krijgen door de seminarsessie opnieuw te openen.

Ga als volgt te werk om een ad-hoc-seminarsessie te maken.

Uitnodigingen voor seminars verzenden

U kunt e-mailuitnodigingen verzenden wanneer u een seminarsessie maakt. Nadat een seminar is gestart, kunt u contact opnemen met genodigden door een e-mailbericht te verzenden vanaf het tabblad Gegevens van seminarsessie of vanuit de vergaderruimte. Zie "Contact opnemen met genodigden vanuit een vergadering" in Genodigden uitnodigen of toegang verlenen of weigeren voor meer informatie. Volg voor het eerste deze stappen:

Seminargegevens weergeven

Als u een bestaand seminar wilt wijzigen of weergeven, dient u over de volgende twee typen machtigingen te beschikken:

U dient over beheerdersmachtigingen voor de seminarmap of het seminarbestand te beschikken, want als u wijzigingen aanbrengt in een seminar dat u hebt gemaakt, wijzigt u in feite het bestand of de map in de seminarbibliotheek.

U moet de gastheer van het seminar zijn, want u wijzigt ook de parameters van het seminar zelf.

Een seminarprofiel weergeven

Een lijst met deelnemers aan een seminar weergeven

Als u over beheermachtigingen voor een seminar beschikt, kunt u een lijst weergeven met alle genodigde deelnemers voor iedere seminarruimte.

Een lijst weergeven met inhoud die is geüpload van een seminar

Als u over beheermachtigingen beschikt voor een seminarmap, kunt u een lijst weergeven met alle inhoud die naar de server is geüpload vanuit een seminarruimte in die map.

Een lijst met opnames van een seminar weergeven

Het is mogelijk een lijst weer te geven met de opgenomen seminars.

Opnames van specifieke seminarsessies weergeven

U maakt specifieke seminarsessies met als basis een seminarruimte. De opnames voor alle seminarruimten zijn beschikbaar zoals hierboven beschreven. De opnames van specifieke seminarsessies zijn ook afzonderlijk toegankelijk.

Licentie-informatie over seminarmappen weergeven

Het is mogelijk informatie weer te geven over het aantal seminarlicenties dat uw bedrijf heeft aangeschaft. Deze informatie kan nuttig zijn tijdens het plannen van het aantal personen dat u wilt uitnodigen voor een seminar.

Seminars bewerken

Als u een beheerder bent of als u beheermachtigingen hebt voor een seminarmap, kunt u deelnemers toevoegen, verwijderen en machtigingsrollen voor deelnemers wijzigen (gastheer, presentator of deelnemer). Beheerders hebben toegang tot de seminarruimten en tot de gerelateerde inhoud of opnames en rapporten. Ze kunnen ook inhoud verplaatsen of verwijderen, of een seminarruimte zelf verwijderen. 

Beheerders kunnen echter geen sessies plannen of seminarruimtes in gebruikersmappen maken. Dit gedrag lijkt op hoe accountbeheerders toegang hebben tot mappen voor gebruikersvergaderingen, vergaderingen en inhoud, maar geen vergaderingen kunnen opzetten.

Seminars verplaatsen

U kunt seminars verplaatsen naar andere seminarlicenties. U kunt meerdere seminarruimten tegelijk verplaatsen, maar niet:

• Mappen
• Een seminarruimte met een actieve seminarsessie
• Een seminarruimte met een geplande grote seminarsessie die binnen 45 minuten gaat beginnen (buffer voor grote seminarsessies)
• Een seminarruimte met een geplande grote seminarsessie die binnen 45 minuten gaat beginnen (buffer voor grote seminarsessies), naar een grote seminarlicentie.

Als er een conflict is in de huidige sessie van de ruimte en de licentie wordt verplaatst, geeft Adobe Connect een waarschuwing met een lijst met conflicterende sessies. Wanneer een dergelijk seminar wordt verwijderd, worden de conflicterende sessies van de bronseminarlicentie verwijderd.  

Seminargegevens bewerken

Deelnemers aan seminars toevoegen of verwijderen

U kunt op elk gewenst moment deelnemers aan het seminar toevoegen of uit het seminar verwijderen.

De rol van een seminardeelnemer wijzigen

De volgende rollen kunnen worden toegewezen aan deelnemers van seminars: presentator, deelnemer of gastheer.

Gegevens over seminars weergeven

Het seminardashboard verschaft een grafische voorstelling van de statistische gegevens over uw seminars. Klik op de koppeling Seminardashboard onder de balk op het tabblad, boven in het seminarvenster.

De gegevens weerspiegelen alle seminars die u hebt gemaakt en worden weergegeven in drie staafgrafieken. U kunt op al deze grafieken klikken om het overzichtsrapport voor dit seminar weer te geven.

Deze waarde wordt bepaald door het aantal sessies.

Deze waarde wordt bepaald door het aantal deelnemers.

Deze waarde wordt bepaald door het aantal malen dat een gearchiveerd seminar is weergegeven. 

U kunt op elk afzonderlijk seminar in een van de drie staafgrafieken klikken om gedetailleerde informatie over het desbetreffende seminar weer te geven.

Seminarrapporten

Met de rapportfunctie van Adobe Connect Central kunt u rapporten maken waarin de seminargegevens vanuit verschillende perspectieven worden bekeken en samengevat. U maakt rapporten via de koppeling Rapporten op de pagina Informatie over seminar.

Rapporten voor seminarruimten kunnen worden geopend door toegang te krijgen tot een ruimte en op Rapporten te klikken. De ruimterapporten bevatten samengevoegde gebruikersgegevens over sessies en genodigden. Rapporten voor seminarruimten zijn beschikbaar als een algemene samenvatting en rapporten op deelnemers, op sessies en op vragen.

U maakt specifieke seminarsessies met als basis een seminarruimte. De rapporten voor specifieke sessies zijn ook afzonderlijk beschikbaar. Open een sessie op het tabblad Seminarsessie van Seminars en klik op Rapporten. U ziet hier rapporten over de deelnemers en vragen met betrekking tot opiniepeilingen.

Aansluiten bij een seminar vanuit Adobe Connect Central

Als u een seminar moet bijwonen, wordt de naam van het desbetreffende seminar weergegeven in de lijst Mijn vergaderingen op het tabblad Start in het venster Adobe Connect Central. Als u Outlook hebt en de uitnodiging voor het seminar hebt geaccepteerd, wordt het seminar ook weergegeven in uw Outlook-agenda. (Seminars die u maakt, worden vermeld op het tabblad Seminars.)

U kunt bepalen of het seminar waaraan u wilt deelnemen reeds is begonnen door de datum en tijd te controleren die voor het seminar worden weergegeven. Als de datum in het verleden ligt, staat het seminar in de lijst met verlopen vergaderingen, maar kunt u de ruimte nog wel betreden om inhoud te bekijken.