Brainstormruimten in Adobe Connect-vergaderingen

Brainstormruimten zijn subruimten die binnen een vergadering of trainingssessie kunnen worden gemaakt. Dit is handig als u grote groepen wilt opdelen in kleinere discussie- of werkgroepen. Brainstormruimten kunnen worden gebruikt in vergaderingen en trainingssessies met maximaal 200 personen in de vergaderruimte. Hosts kunnen maximaal 20 brainstormruimten maken voor één vergadering of trainingssessie.

Als er bijvoorbeeld 20 personen deelnemen aan een sessie, kunt u vier brainstormruimten maken en vijf deelnemers naar elke ruimte verplaatsen. Afhankelijk van de audioconfiguratie kunnen deelnemers in de brainstormruimten met elkaar spreken. Ze kunnen de chatpod gebruiken, op een whiteboard samenwerken en hun schermen delen. De host kan alle brainstormruimten bezoeken om hulp te bieden en vragen te beantwoorden.

• Er kunnen maximaal 20 brainstormruimten worden gemaakt
• Maximaal 200 deelnemers in alle brainstormruimten
• Het maximumaantal toegestane gebruikers in een brainstormruimte is afhankelijk van de audioconferentieprovider. Het maximumaantal gebruikers in één brainstormruimte voor sessies met alleen VoIP is 200.

Wanneer het werk in de brainstormruimten voltooid is, kan de host de brainstormsessie beëindigen. De deelnemers keren dan terug naar de hoofdruimte. Hosts kunnen de gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden in de brainstormruimten met iedereen delen. Indien noodzakelijk kan de host deelnemers terugsturen naar dezelfde brainstormruimten. Als een ruimte weer wordt gebruikt, kan ook de schermindeling en de inhoud van de ruimte weer worden gebruikt. (De toewijzing van deelnemers aan brainstormruimten blijft echter niet behouden.)

Aanbevelingen van Adobe

Wanneer een audioconferentie wordt uitgevoerd, kan het aantal brainstormruimten niet het aantal overschrijden dat wordt ondersteund door de audioprovider. Als in een van de brainstormruimten het maximale aantal gebruikers wordt overschreden dat wordt ondersteund door de audioprovider, kunnen er geen brainstormruimten worden gestart.

Ruimten met alleen telefonie

Elke brainstormsessie wordt een aparte audioconferentie als een geïntegreerde telecomprovider Adobe Connect-brainstormruimten ondersteunt. Alle deelnemers keren automatisch terug naar de hoofdlijn van de audioconferentie zodra brainstormruimten worden gesloten.

Als u een niet-geïntegreerde provider gebruikt die ondersteuning biedt voor audiobrainstormruimten, kunt u de telefoniebrainstormruimten handmatig configureren (met persoonlijke audiobruggen) om ze af te stemmen op de online brainstormruimten.

Ruimten met alleen VoIP

Voor elke brainstormruimte wordt een apart VoIP-audiokanaal gebruikt zodat op elk kanaal aparte gesprekken kunnen plaatsvinden. Deelnemers krijgen automatisch de rol van presentator toegewezen in een brainstormruimte, zodat ze over alle VoIP-machtigingen beschikken. Wanneer een host een brainstormsessie beëindigt, keert iedereen terug naar de hoofdvergaderruimte en wordt hetzelfde VoIP-audiokanaal weer gebruikt.

Ruimten met gemengde audio of Universal Voice

Universal Voice of gemengde audio is een manier om een brug te bouwen tussen telefonie en VoIP-communicatie, zodat gebruikers die met VoIP verbonden zijn, kunnen communiceren met gebruikers die via telefonie verbonden zijn en vice versa.

Het maken van Universal Voice-subconferenties voor brainstormruimten duurt ongeveer een minuut. Wanneer u een subconferentie voor een brainstormruimte instelt, kunt u dit bekijken door deze te laden in de pod Deelnemers op basis van de naam van de brainstormruimte.

Zodra de brainstormruimte is ingesteld, wordt de pod Deelnemers bijgewerkt met een groen pictogram dat aangeeft dat deelnemers in de brainstormruimte nu met elkaar kunnen communiceren.

Video in brainstormruimten

In de brainstormruimten gedraagt de Videopod zich als volgt:

• De optie Weergave presentator afdwingen is niet beschikbaar in een brainstormruimte.

• De instelling Weergave presentator afdwingen wordt opgeslagen voor- en nadat een brainstormruimte wordt gebruikt.

• Iedereen gaat uit de modus Volledig scherm wanneer een brainstormruimten wordt gestart of beëindigd.

Informatie over de schermindeling van brainstormruimten

Hosts kunnen de standaardschermindeling van de brainstormruimte gebruiken of een nieuwe schermindeling voor brainstormruimten ontwerpen. Het is handig een aangepaste schermindeling te maken voor brainstormruimten als u voorbereidingen wilt treffen voordat u inhoud en personen naar brainstormruimten stuurt. Met aangepaste schermindelingen kunnen vergaderingen sneller verlopen en beter worden georganiseerd.

Het kan zijn dat u verschillende schermindelingen wilt gebruiken voor verschillende brainstormruimten. In verschillende brainstormruimten kunnen bijvoorbeeld andersoortige inhoud of oefeningen voor deelnemers worden getoond. Maak in dat geval afzonderlijke schermindelingen voor de brainstormruimten en zorg ervoor dat de gewenste schermindeling geactiveerd is wanneer u op Brainstormsessies starten klikt.

U kunt een brainstormruimte maken tijdens de voorbereidingsmodus, terwijl een vergadering bezig is, zonder de lay-out van de deelnemers te storen. Wanneer een brainstormsessie wordt gestart, wordt de lay-out die is gemaakt in de voorbereidingsmodus gebruikt.

Als u andere inhoud wilt in elke brainstormruimte, maar geen verschillende schermindelingen nodig hebt, bereidt u de ruimte voor voordat deelnemers zich bij de vergadering of trainingssessie voegen. Configureer eerst het aantal vereiste brainstormruimten. Klik vervolgens op Brainstormsessies beginnen en ga van ruimte naar ruimte om de vereiste inhoud te laden in iedere pod Delen. Beëindig vervolgens de brainstormsessies. Als er dan deelnemers komen om mee te doen, klikt u weer op Brainstormsessies starten. De inhoud staat dan al klaar. (U kunt desgewenst ook tijdens een vergadering de schermindeling en de inhoud van brainstormruimten wijzigen.)

Als het gebied Host en presentator is geopend tijdens een Adobe Connect-sessie, wordt het niet gesloten wanneer een brainstormsessie wordt gestart. Hierdoor kunnen de hosts de pods die beschikbaar zijn in het presentatorgebied, behouden. Hosts kunnen bijvoorbeeld nog steeds de aanwezigen en hun rechten beheren in de brainstormruimten vanuit de pod Aanwezigen.

Brainstormruimten maken en beheren

Brainstormruimten definiëren en leden toewijzen

Hosts kunnen tijdens een vergadering of trainingssessie brainstormruimten maken en deelnemers naar deze ruimten sturen.

De brainstormruimten draaien

Wanneer de aanwezigen zijn toegewezen aan brainstormruimten, kunt u de knop Draaien gebruiken om de deelnemers met één klik te verplaatsen tussen de brainstormruimten. Adobe Connect wijst iedere aanwezige toe aan de volgende brainstormruimte in de lijst.

Rechten en machtigingen van deelnemers in brainstormruimten beheren

In brainstormruimten hebben deelnemers rechten nodig zodat ze de pods kunnen gebruiken om hun werk te verrichten en samen kunnen werken via de pods. Zulke rechten ('uitgebreide machtigingen' in Adobe Connect) zijn standaard beschikbaar in de pod Delen, de pod Notities, op het whiteboard, in de pod Bestanden delen en voor het delen van audio en video wanneer een brainstormsessie wordt gestart. De machtigingen worden op hun eerdere staat teruggezet nadat een brainstormsessie eindigt en iedereen in de hoofdvergaderruimte samenkomt.

Hosts kunnen deze uitgebreide machtigingen wijzigen voordat ze een brainstormsessie starten of tijdens een brainstormsessie. In het laatste geval verleent u uitgebreide machtigingen door de deelnemer naar de hoofdvergadering te verplaatsen, de rechten te verlenen en de deelnemer naar de brainstormruimte te verplaatsen. Het gebied Host en presentator blijft behouden na aanvang van een brainstormsessie. Hosts kunnen de pods die ze naar het gebied Host en presentator hebben verplaatst, blijven gebruiken.

Volg de onderstaande stappen om uitgebreide deelnemersmachtigingen te verlenen in een brainstormsessie.

Een brainstormsessie beginnen

In brainstormruimten krijgen deelnemers automatisch de rol van presentator toegewezen. Ze kunnen hun stem delen, inhoud delen in de pod Delen, whiteboards wijzigen en tekst toevoegen aan de pod Notities. Wanneer deelnemers terugkeren naar de hoofdruimte, krijgen ze hun eerdere status weer terug.

De naam van een brainstormruimte wijzigen

Brainstormruimten bezoeken

Wanneer brainstormruimten worden gebruikt, kunnen hosts verschillende ruimten bezoeken, waaronder ook de hoofdruimte.

Een bericht verzenden naar alle deelnemers in brainstormruimten

Hosts kunnen berichten uitzenden naar alle brainstormruimten. Deze functie is handig als u ziet dat de deelnemers in verschillende ruimten dezelfde vragen hebben. Het is handig om de deelnemers een paar minuten voor het beëindigen van brainstormsessies een waarschuwing te sturen zodat ze kunnen terugkeren naar de hoofdruimte. De deelnemers kunnen hun gesprekken beëindigen, bestanden laden en het whiteboard afmaken voordat de brainstormsessie wordt beëindigd.

De status van deelnemers in brainstormruimten weergeven

Gebruik de opties in de statusweergave van de pod Aanwezigen, of er nu wel of geen host aanwezig is. Stel bijvoorbeeld een vraag en vraag de deelnemers deze vraag te beantwoorden aan de hand van de statusopties Akkoord of Afwijzen.

Zie Communiceren met deelnemers aan trainingen of vergaderingen voor meer informatie.

Hosts kunnen in de hoofdvergaderruimte de statuswijzigingen zien van gebruikers in een brainstormruimte.

Een opiniepeiling uitvoeren in brainstormruimten

Hosts kunnen afzonderlijke opiniepeilingen uitvoeren in elke brainstormruimte door naar de ruimte te gaan en een pod Opiniepeiling te openen.

Zie Opiniepeilingen houden onder deelnemers voor algemene informatie over opiniepeilingen.

Vragen stellen en beantwoorden in brainstormruimten

Aanwezigen in brainstormruimten kunnen op elk moment een vraag stellen, of de host zich nu wel of niet in hun brainstormruimte bevindt.

• Gebruik de aanwezige audio (VoIP of telefoon) om een host in dezelfde brainstormruimte een mondelinge vraag te stellen.
• Met het chatpodmenu kunt u een vraag invoeren voor hosts in dezelfde brainstormruimte, door een bericht aan de host te verzenden. De host kan dan in de chatpod een reactie sturen naar alleen de deelnemer of naar iedereen.
• Stel een vraag aan alle hosts in de vergadering door de vraag in het vak Bericht aan hosts verzenden en klik dan op de knop Verzenden . Alle hosts in de vergadering zien de vraag in een klein berichtvak waarin ook de naam van de deelnemer wordt vermeld. Hosts kunnen antwoord geven door de brainstormruimte van de deelnemer in te voeren en door de chatpod te gebruiken.

Chatten in brainstormruimten

Als de chatpod beschikbaar is in de brainstormruimte, gebruikt u chats om te communiceren met alleen de andere gebruikers in de ruimte. Het is niet mogelijk te chatten met deelnemers in andere brainstormruimten.

Zie Chatten in vergaderingen voor algemene informatie over het gebruik van de chatpod.

Een brainstormsessie beëindigen

Alleen hosts kunnen een brainstormsessie beëindigen. Wanneer brainstormruimten worden gesloten, worden alle deelnemers teruggestuurd naar de hoofdvergaderruimte.

De inhoud van brainstormruimten delen in de hoofdruimte

Na het beëindigen van een brainstormsessie kunnen hosts de inhoud van één brainstormruimte delen met iedereen in de hoofdruimte.

Gesloten brainstormruimten opnieuw openen

Na het beëindigen van een brainstormsessie kunt u deelnemers weer terugsturen naar de brainstormruimten. De configuratie van de ruimten en de toewijzing van gebruikers geldt voor een volledige vergadering.

Brainstormruimten verwijderen

• Als u alle ruimten wilt verwijderen, kiest u in het menu Opties  rechtsboven Alle ruimten verwijderen. Als u de inhoud van een pod wilt bewaren, kiest u Podinformatie voor toekomst opslaan en voert u een naam in voor de sessie. (Opgeslagen pods kunt u weergeven via Brainstormsessiepods).
• U verwijdert een afzonderlijke brainstormruimte, inclusief alle pods en inhoud, door te klikken op de X rechts van de naam van de ruimte. De nummering van de volgende ruimten wordt aangepast om de continuïteit te waarborgen.