Adobe Connect-vergaderingen en -sessies starten, eraan deelnemen en beheren

Aanmelding en deelname

Adobe Connect 12 heeft een vernieuwde ervaring voor aanmelding en deelname. 

Als de optie Verbeterde audio- en video-ervaring is ingeschakeld voor een ruimte, kunnen gebruikers toegang krijgen via een browser of via de Adobe Connect-desktoptoepassing, als deze is geïnstalleerd.

Nadat de URL van de ruimte is aangeklikt of ingevoerd in de browser, wordt gecontroleerd of de Adobe Connect-desktoptoepassing is geïnstalleerd op de computer van de gebruiker. 

Adobe Connect-toepassing is geïnstalleerd

De ruimte wordt geopend in de Adobe Connect-toepassing.

Als u al bent aangemeld bij de toepassing, kunt u de ruimte zonder verdere tussenkomst betreden.

Als u nog niet bent aangemeld bij de toepassing, wordt met de toepassing gecontroleerd of u bent aangemeld in de browser. Als dat het geval is, wordt u doorgestuurd naar de ruimte. Als u niet bent aangemeld in de browser, moet u uw aanmeldingsgegevens invoeren voordat u de ruimte kunt betreden. 

Wanneer de toepassing is geïnstalleerd en u niet bent aangemeld bij de browser en app, wordt de aanmeldingspagina geopend in de app zodat u de aanmeldingsgegevens kunt opgeven.

Adobe Connect-toepassing is niet geïnstalleerd

Als de Adobe Connect-toepassing niet is geïnstalleerd en u de URL van de ruimte heeft ingevoerd in de browser, controleert de browser of browsertoegang tot de ruimte is ingeschakeld.

Als browsertoegang is ingeschakeld, wordt de ruimte geopend in de browser. 

Als browsertoegang niet is ingeschakeld, ziet u een melding waarin u wordt gevraagd de Adobe Connect-desktoptoepassing te downloaden.

Aanmelden voor deelnemer

Een deelnemer kan in de browser aan de vergadering deelnemen als de optie Browsertoegang inschakelen tijdens het maken van de vergadering is ingeschakeld.

Toegang voor deelnemer

Wanneer beide onderstaande opties zijn geselecteerd tijdens het maken van de vergadering, moeten deelnemers zich aanmelden met hun aanmeldingsgegevens.

Als de optie Iedereen met de URL voor de vergadering heeft toegang tot de ruimte is ingeschakeld tijdens het maken van de vergadering, kunnen deelnemers aan de vergadering deelnemen zonder hun aanmeldingsgegevens in te voeren. 

Rechten gastheer

Bij het maken van een vergadering, hebben gastheren een aantal rechten om de instellingen te wijzigen om de deelnemers toegang te verschaffen tot de ruimte.

Openingsscherm verbergen

Wanneer u deze optie selecteert, kunnen alle deelnemers hun microfoon, speaker of camera niet instellen voordat ze deelnemen aan een vergadering. Selecteer deze optie wanneer er een audioconferentie uitsluitend via de telefoon wordt gebruikt.

Wanneer deze optie wordt geselecteerd, kunnen alle deelnemers het openingsscherm niet zien voordat ze deelnemen aan de vergadering, voor elke vergadering die wordt gemaakt Het selecteren van deze optie geldt alleen voor deze vergadering. De gastheer moet deze optie desgewenst telkens opnieuw selecteren bij het maken van een gebeurtenis.

Beheerder verbinden

Indien het Openingsscherm verbergen aangevinkt is op accountniveau in Compatibiliteit, dan zou het Openingsscherm verbergen op ruimteniveau niet zichtbaar moeten zijn, en alle vergaderingen die worden gemaakt voor dit account zullen dan geen openingsscherm hebben.

Ruimte betreden

Wanneer alle instellingen voltooid zijn, kunt u de ruimte betreden. Het kan even duren om een vergaderruimte te betreden. Terwijl u wacht op toegang, zijn uw voorkeuren voor de virtuele vergadering zichtbaar op het scherm.

Toegang aanvragen

U krijgt dit scherm te zien indien u deelneemt als gast, of als de vergadering het betreden van deelnemers heeft beperkt.

Zodra u op Ruimte betreden klikt, wordt er een melding gestuurd naar de gastheer, en wordt er om toegang gevraagd. Deze kan die dan verlenen of weigeren.

Toegangsaanvraag

Zodra u om toegang heeft gevraagd, wordt deze naar de gastheer gestuurd, zodat hij of zij actie kan ondernemen. Dan wacht u tot de gastheer uw aanvraag accepteert.

Toegang geweigerd
Zodra u een toegangsaanvraag tot de vergaderruimte heeft geplaatst, is het aan de gastheer om toegang te verlenen of weigeren. Dan verschijnt het volgende bericht op uw scherm.

Sessie niet gestart
Wanneer iemand een vergaderingsuitnodiging maakt, wordt deze persoon de gastheer. Zolang de gastheer de sessie niet start, wordt er omgeleid naar het onderstaande scherm. Alleen de gastheer kan de sessie starten volgens het schema.

Toegang geblokkeerd
Gastheren hebben het recht om de toegang van deelnemers te blokkeren. Over het algemeen wordt toegang geweigerd in geval van een vertrouwelijk gesprek of als de gastheer heeft besloten tot een strakke starttijd.

Wanneer u op bovenstaand scherm terecht komt, is uw aanvraag aan de gastheer gemeld en alleen de gastheer kan u toegang verlenen tot de vergaderruimte.

Sessie in de wacht
Tijdens de sessie kan het voorkomen dat de gastheer de vergadering in de wacht zet, om uiteenlopende redenen. Wanneer u in de wacht staat, wordt u omgeleid naar het volgende scherm. 

Zodra de gastheer de sessie voortzet, kunt u de vergaderruimte weer betreden.

Als u de gastheer bent, start u een vergadering door u aan te melden bij uw vergaderruimte en vervolgens anderen uit te nodigen via e-mail of een chatbericht. U kunt vergaderingen van tevoren of juist spontaan beleggen.

Wanneer u een vergaderruimte binnenkomt, kunt u insteltaken voor deelnemers uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld conferentiegegevens opgeven, verzoeken om deel te nemen aan de vergadering accepteren of weigeren, pods anders rangschikken en notities typen.

Een vergaderruimte betreden

U kunt een vergaderruimte van Adobe Connect in de Adobe Connect-bureaubladtoepassing starten. Als de vereiste Adobe Connect-toepassing niet is geïnstalleerd, vraagt Adobe Connect u om deze te downloaden en installeren. Een beheerder kan het voor iedereen verplicht stellen om de Adobe Connect-toepassing te installeren om aan een Adobe Connect-sessie te kunnen deelnemen.

Vergaderruimten beheren

Al uw vergaderruimten worden automatisch opgeslagen onder de koppeling Ruimte/inhoud op de tabbladen Recent en Favorieten.

Recent

Uw lijst Recent is een overzicht van al uw vergaderruimten waar u zich bij hebt aangesloten, met de meest recente bovenaan de lijst. 

Daarnaast kunt u een van de volgende acties uitvoeren op het tabblad Recent:

• Voeg de vergadering aan uw lijst Favorieten toe
• Verwijder de vergaderingen handmatig
• Wis alle vergaderingen in één keer

Favorieten

U kunt uw vergaderruimten toevoegen aan uw lijst Favorieten, zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn wanneer u ze nodig hebt. Klik gewoon op een vergadering op uw lijst Recent en klik op de sterknop om ze toe te voegen aan uw lijst Favorieten.

Als u een vergadering uit de lijst Favorieten wilt verwijderen, klikt u op de vergadering en selecteert u Verwijderen of Alles wissen.

Deelnemers uitnodigen en toegang verlenen of weigeren

In de vergaderruimte kunnen gastheren andere personen uitnodigen voor deelname aan een vergadering. Een gastheer kan de toegang tot een vergadering blokkeren, en kan aanvragen voor deelname aan een geblokkeerde vergadering toestaan of weigeren.

Deelnemers uitnodigen wanneer de vergadering al is begonnen

Gastheren kunnen personen uitnodigen voor een vergadering vanuit de Adobe Connect-vergaderruimte.

Sta deelnemers toe om deel te nemen zonder dat de gastheer elke toegang moet aanvaarden

U kunt een vergaderruimte instellen zodat de deelnemers automatisch in de vergaderruimte worden toegelaten, zonder tussenkomst van de gastheren van de vergadering. Tijdens het maken van een vergadering selecteert u Iedereen met de URL voor de vergadering heeft toegang tot de ruimte in de Toegangssectie. Voor een bestaande vergadering, gaat u naar Informatie bewerken en selecteert u dezelfde functie.

Binnenkomende deelnemers blokkeren

Gasten zonder geregistreerde Adobe Connect-accounts blokkeren

Werken met pods

Gastheren kunnen pods weergeven en verbergen, toevoegen, verwijderen, rangschikken en sorteren. Meer dan één instantie van een pod (behalve de pod Deelnemers, pod Vragen en antwoorden, pod Video, en het dashboard Betrokkenheid) kan in een vergadering tegelijk worden weergegeven.

Een pod weergeven of verbergen

• Als u een pod wilt weergeven, selecteert u deze in het menu  bovenaan de titelbalk. (Bij pods die meerdere keren kunnen voorkomen, selecteert u de naam in het submenu.)

  Er staat een markering in het selectievakje naast de namen van de pods die tijdens de vergadering te zien zijn.

• U verbergt een pod door deze in het menu  uit te schakelen. Of kies Verbergen in het optiemenu  in de rechterbovenhoek van een pod.

Een pod toevoegen

Pods verplaatsen en vergroten of verkleinen

Een pod weergeven met de maximale grootte

Als u een pod maximaliseert, vult dit het hele browservenster.

Pods organiseren

Pods pauzeren of hervatten

Tijdens de vergadering is het met Adobe Connect voor de gastheer mogelijk om de chat te pauzeren. Hij of zij kan de chat in een vergaderruimte desgewenst pauzeren en hervatten. 

Om chats de pauzeren of hervatten volgt u de volgende stappen:

Wanneer een pod gepauzeerd is, kan deze hervat worden door Chat hervatten te selecteren in de gepauzeerde chatpod of in het menu opties.

Indien een gastheer de chat heeft gepauzeerd, kunnen de deelnemers en presentatoren niet typen of berichten posten in de chatpod. 

Pods wisselen

Wissel van pods in de vergaderruimte zonder het podmenu te openen en te sluiten. Zowel de deelnemers als de host kunnen van pods wisselen tijdens de vergadersessie. 

Pods beheren

Beheer verschillende pods die in de vergaderruimte worden gebruikt. De pods die in de vergaderruimte worden gebruikt, kunnen door de host worden bewerkt, gesorteerd en verwijderd.

Inhoud van pods wissen

Hosts kunnen de inhoud van de geopende pods in de vergaderruimte wissen via Met één klik wissen. Met deze actie wordt de inhoudsgeschiedenis van alle openstaande chatpods, opiniepeilingpods, V&A-pods en chatvensters gewist.

Als u Met één klik wissen wilt uitschakelen voor het Connect-account, gaat u naar CCM>Beheer>Compatibiliteit en besturing>Podbeheer en selecteert u Met één klik wissen uitschakelen.

Deelnemen als nieuwe Adobe Connect-gebruiker

Nieuwe gebruikers, die zich voor het eerst aanmelden, worden door de gebruikersinterface begeleid afhankelijk van hun rol in het systeem. Hieronder vindt u een overzicht van de regels die de bestemming van nieuwe gebruikers in Adobe Connect bepalen wanneer deze zich voor het eerst aanmelden.

Wanneer een gebruiker naar een nieuwe, door het systeem gegenereerde vergaderruimte wordt gestuurd, kan de gebruiker een zinvollere naam en URL voor de vergaderruimte invoeren. De gebruiker kan ook doorgaan met de door het systeem gegenereerde naam en URL. Ook kan de gebruiker op Meer instellingen in het linkervenster klikken om Adobe Connect Central te starten en de vergaderruimte te configureren. Wanneer de gebruiker bijvoorbeeld, als vergaderingsgastheer, een audioprofiel aan de vergaderruimte wil koppelen.

Deelnemen aan een vergadering

U kunt aan een vergadering deelnemen als gast of als geregistreerde gebruiker, afhankelijk van de opties die de gastheer van de vergadering heeft gekozen.

Als de verbinding met de server wordt verbroken, wordt in Adobe Connect een foutbericht weergegeven. Dit bevat een koppeling naar een testwizard waarmee u in een aantal stappen de verbindingsstatus kunt testen.

Een vergadering in de wachtstand zetten of beëindigen

Gastheren kunnen deelnemers in de wacht plaatsen, om tijdelijk alleen gastheren en presentatoren toe te laten, zodat deze materialen kunnen voorbereiden. Audioconferentiegesprekken worden in de wachtstand geplaatst.

Gastheren kunnen een vergadering beëindigen om iedereen uit de ruimte te verwijderen, inclusief gastheren, presentatoren en deelnemers. Audioconferentiegesprekken worden tevens afgebroken. Als een Adobe Connect-account per minuut wordt gefactureerd, kunt u onnodige kosten voorkomen door een vergadering expliciet te beëindigen wanneer geen vergaderingssessie wordt gehouden.

Deelnemers in de wachtstand zetten

Deelnemers die zich aanmelden bij een vergadering die in de wachtstand staat, betreden automatisch de vergadering wanneer deze wordt hervat.

Een vergadering afsluiten

Een gastheer kan in de vervolgkeuzelijst kiezen om de ruimte verlaten zonder de vergadering te verstoren, of de sessie te beëindigen voor alle deelnemers. Via het pictogram voor Ruimte verlaten, kan hij ook de ruimte verlaten zonder de sessie voor anderen te verstoren. De andere deelnemers zien alleen het pictogram voor Ruimte verlaten.

Nadat de gastheer de ruimte heeft verlaten, blijven de deelnemers in de sessie tenzij de gastheer de sessie voor iedereen heeft beëindigd. Deelnemers kunnen de vergaderruimte verlaten door middel van het pictogram Ruimte verlaten. Zij krijgen dan het hieronder weergegeven dialoogvenster te zien.

Feedbackenquête bij afsluiten

Wanneer de gastheer een vergadering beëindigt, kunnen alle deelnemers hun audio- en video-ervaring tijdens de sessie beoordelen via een feedbackenquête. Deze enquête moet indien nodig door beheerders worden ingeschakeld voor hun account.

Een boodschap voor het in de wacht zetten of beëindigen van een vergadering opslaan om later te gebruiken

U kunt een bericht In de wachtstand of Vergadering beëindigen maken zonder de vergadering te onderbreken. Met deze functie kunt u het bericht tijdens de vergadering schrijven en het op het juiste moment verzenden.

Een vergadering weer starten die in de wachtstand is geplaatst of is beëindigd

Werken met meldingen en verzoeken

Verzoeken en meldingen die in behandeling zijn, worden weergegeven in de menubalk. U krijgt één overzicht van verzoeken en meldingen waarop u kunt reageren. Pictogrammen voor meldingen en verzoeken worden weergegeven als u verzoeken hebt die in behandeling zijn.

Klik op een verzoek- of meldingknop om details weer te geven en daarop te reageren. Verzoeken om de hand op te steken en verzoeken om toegang worden afzonderlijk aangegeven. Andere meldingen worden onder het belpictogram weergegeven.