Sobre fluxos de trabalho de aprovação

Os usuários do Acrobat DC (somente chinês tradicional, chinês simplificado, japonês e coreano), podem enviar PDFs como anexos de email para outros usuários aprovarem. Quando os participantes abrem uma solicitação de aprovação no Acrobat (todos os idiomas), eles podem aprovar o PDF adicionando um carimbo de identidade digital. Em seguida, eles podem enviar o PDF a outros aprovadores ou retornar o PDF ao iniciador e outros participantes apropriados. O iniciador pode controlar o progresso optando por receber notificações cada vez que o PDF for aprovado. O fluxo de trabalho encerra quando o último participante adiciona a aprovação final. Se um PDF não for aprovado, será necessário reiniciar o fluxo de trabalho de aprovação.

Observação:

Ao usar o Acrobat Pro DC para iniciar o fluxo de trabalho, é possível convidar usuários do Reader 9 ou mais recente ao permitir comentários no PDF.


O assistente configura fluxos de trabalho de aprovação (à esquerda); a paleta Carimbos fornece carimbos para aprovar documentos (à direita).

 

Como enviar um PDF para aprovação

Quando você envia um PDF por email para aprovação (somente chinês tradicional, chinês simplificado, japonês e coreano), os aprovadores recebem o PDF como um anexo de email. Quando os destinatários abrem o anexo de PDF, eles podem aplicar um carimbo de identidade digital da paleta Carimbos e, em seguida, fazer a seleção apropriada na barra de mensagens do documento.

Para enviar um PDF para aprovação, use o assistente no Acrobat DC. O assistente fornece instruções na tela para ajudá-lo a convidar aprovadores, personalizar instruções e enviar o PDF.

No Acrobat Pro DC, o assistente permite comentários no PDF para que os usuários do Acrobat Reader DC possam participar no fluxo de trabalho aprovado.

Antes de iniciar um fluxo de trabalho de aprovação, verifique se o aplicativo de email está configurado para funcionar com o Acrobat DC.

  1. Para iniciar um fluxo de trabalho de aprovação, selecione Compartilhar > Enviar por email para aprovação.

  2. Se solicitado, digite o endereço de email na caixa de diálogo Configuração da identidade.
  3. Especifique um PDF e clique em Avançar.

  4. Digite o endereço de email do primeiro aprovador na caixa Para.
  5. (Acrobat Pro DC) Se você deseja ativar a participação dos usuários do Reader ou se deseja ser notificado sobre o status de aprovação para cada participante, especifique estas opções.

  6. (Acrobat Standard DC) Se deseja ser notificado sobre o status de aprovação para cada participante, especifique estas opções.

  7. (Opcional) Digite instruções adicionais para o primeiro aprovador na parte superior da mensagem de email.

    Somente a mensagem de texto padrão e as instruções são encaminhadas para os demais aprovadores.

    Observação:

    O email do convite contém instruções que ajudam os participantes a concluir o processo de aprovação. Evite alterar ou remover esse texto.

  8. Clique em Enviar convite.

Como participar de um fluxo de trabalho de aprovação

Se você for convidado a participar de um fluxo de trabalho de aprovação, receberá uma mensagem de email com instruções passo a passo sobre como aprovar o PDF anexado. Ao abrir o PDF, a paleta Carimbos será aberta e a barra de mensagens do documento aparecerá na parte superior do PDF. Se sua versão do Acrobat é anterior à 7.0, será necessário fazer o download da versão mais recente do Reader.

Na paleta Carimbos, é possível selecionar qualquer um dos carimbos de identidade digital para aprovar o documento. Um carimbo de identidade digital contém informações de identidade fornecidas por você, como nome, cargo, organização e endereço de email. É possível usar um carimbo de identidade no lugar de uma assinatura. Quando um carimbo é aplicado, ele se torna parte do conteúdo da página do documento. Você pode excluir seu próprio carimbo durante o processo de aprovação, mas, após a conclusão desse processo, o carimbo ficará bloqueado. Não é possível mover ou excluir carimbos de outros participantes.

Você também pode rejeitar documentos que não atendem aos padrões.

Além de adicionar carimbos digitais a um PDF, também é possível adicionar outros tipos de comentários, incluindo comentários de notas, edições de texto, carimbos personalizados e anexos de arquivo.

Como aprovar um PDF

  1. Abra o anexo PDF na mensagem de email que contém o convite para aprovação.

    Observação:

    Se você ainda não tiver adicionado informações de identidade ao carimbo, será solicitado que você o faça.

  2. Selecione um carimbo da Paleta de carimbos (Ferramentas > CarimboPaleta de carimbos) . (Para visualizar todos os carimbos, use a barra de rolagem ou arraste um canto para redimensionar a janela.)

  3. Clique no documento para aplicar seu carimbo de aprovação.

    Observação:

    Para excluir um carimbo de identidade digital que foi aplicado, selecione-o e pressione a tecla Delete (Excluir). Se você selecionar Imprimir, Salvar uma cópia ou E-mail durante o processo de aprovação, não será possível excluir o carimbo.

  4. Siga um destes procedimentos:
    • Para enviar o documento para o próximo aprovador, clique no botão Aprovar, na barra de mensagens do documento. Na caixa de diálogo Enviar ao próximo seguinte, digite o endereço de email do próximo aprovador na caixa Para, adicione endereços de outros destinatários conforme apropriado e clique em Enviar.

    • Para concluir o processo de aprovação, clique no botão Aprovação final na barra de mensagens do documento. Na caixa de diálogo Concluir aprovação final, especifique se deseja enviar uma notificação de aprovação a partir do menu Método de aprovação final. Se você enviar uma notificação, digite um endereço de email na caixa Para, adicione endereços de outros destinatários conforme apropriado e clique em Enviar. Caso não envie uma notificação, clique em Concluir.

      Se a opção Notificar o iniciador sobre o status da aprovação por email for selecionada, uma notificação separada de email será exibida, endereçada ao iniciador. Clique em Enviar para enviar essa notificação.

  5. Salve o PDF.

    Observação:

    Se o PDF for enviado usando o botão Email , na barra de ferramentas, ele deixará de fazer parte do fluxo de trabalho. As opções de aprovação não ficarão disponíveis para o destinatário da mensagem de email.

Como rejeitar um PDF

Se o PDF que você recebeu em uma solicitação de aprovação não atender aos requisitos de aprovação, use as opções disponíveis na barra de mensagens do documento para rejeitar o documento e retorná-lo ao iniciador. Se um PDF for rejeitado, o fluxo de trabalho de aprovação deverá ser reiniciado.

  1. Abra o anexo PDF na mensagem de email que contém o convite para aprovação.
  2. Clique no botão Rejeitar na barra de mensagem do documento.

  3. Na caixa de diálogo Rejeitar e enviar notificação, digite o endereço de email do iniciador na caixa Para. Se a opção Notificar o iniciador sobre o status da aprovação por email for selecionada, uma mensagem de email separada será enviada ao iniciador da aprovação. Clique em Enviar.

  4. Clique em Enviar na mensagem de email exibida.

Como adicionar ou alterar informações sobre identidade de um carimbo digital

  1. Selecione Ferramentas > Carimbos > Paleta de carimbos.

  2. Na Paleta carimbos, selecione Carimbos de identidade digital, clique com o botão direito do mouse no carimbo e selecione Editar identidade.

  3. Na caixa de diálogo Configuração da identidade, digite ou edite seu nome, cargo, nome da empresa, departamento e endereço de email e clique em Concluir.

Observação:

É possível ainda alterar suas informações de identidade na caixa de diálogo Preferências. Em Categorias, selecione identidade.

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