Skapa tillgängliga PDF-filer

I stort sett innehåller processen för att skapa tillgängliga PDF-filer följande steg:

Dessa steg presenteras i en ordning som passar de flesta scenarion. Du kan dock genomföra åtgärderna i en annan ordning eller upprepa vissa steg. Identifiera i alla fall syftet med dokumentet och bestäm sedan lämpligt arbetsflöde. Mer information om hur du skapar tillgängliga PDF-filer finns i en Guide för att skapa tillgängliga elektroniska dokument.

Överväg tillgänglighet innan du konverterar dokument till PDF

Tänk så långt möjligt på tillgängligheten redan när du skapa källfilerna i ett redigeringsprogram, t.ex. ett ordbehandlingsprogram eller ett DTP-program.

Typiska åtgärder att utföra i redigeringsprogrammet är att lägga till annan text till bilder, optimera tabeller samt att tillämpa styckeformatering eller annan dokumentstrukturering som kan konverteras till taggar. Mer information finns i avsnittet Skapa en taggad PDF-fil från ett redigeringsprogram.

Lägg till ifyllbara formulärfält och beskrivningar och ställ in tabbordningen

Om PDF-dokumentet innehåller formulärfält kan du använda Verktyg > Tillgänglighet > Kör formulärfältsidentifiering för att identifiera formulärfält och göra dem interaktiva (ifyllbara).

Använd formulärverktygen för att skapa ifyllbara formulärfält, t.ex. knappar, kryssrutor, snabbmenyer och textrutor. När du skapar ett fält kan du ge en beskrivning av fältet i rutan Knappbeskrivning i fältets dialogruta Egenskaper. Skärmläsare läser upp den här texten för användarna. Mer information finns i avsnittet Skapa formulärfält.

Information om hur du ställer in tabbordningen så att den använder dokumentstrukturen finns i avsnittet Ställa in navigering i formulärfält.

Lägg till andra tillgänglighetsfunktioner till PDF-filen

I Acrobat Pro ska du i det här steget ställa in dokumentspråket, se till att skyddsinställningarna inte stör skärmläsarna, skapa tillgängliga länkar samt lägga till bokmärken. Mer information finns i Ställa in dokumentspråk, Förhindra att skyddsinställningar stör skärmläsare, Lägga till tillgängliga länkar och Bokmärken.

I Acrobat Standard ska du i det här steget ställa in dokumentspråket, se till att skyddsinställningarna inte stör skärmläsarna samt lägga till bokmärken. Mer information finns i Ställa in dokumentspråk, Förhindra att skyddsinställningar stör skärmläsare och Bokmärken.

Tagga PDF-filen

Förbättra PDF-filernas tillgänglighet genom att lägga till taggar i Acrobat. Om en PDF-fil inte innehåller taggar försöker Acrobat tagga filen automatiskt när användare läser eller omformar den, och resultatet kan vara en besvikelse. Med en taggad PDF-fil skickar det logiska strukturträdet innehållet till skärmläsare eller andra hjälpmedel i lämplig ordning.

För bästa resultat bör du tagga dokumentet när du konverterar det till PDF från ett redigeringsprogram. Exempel på sådana program är Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign®, Microsoft Word och OpenOffice Writer. Om du inte har tillgång till något program som du kan använda för att generera taggade PDF-filer kan du tagga PDF-filen i Acrobat.

För att tagga vid konvertering till PDF krävs ett redigeringsprogram som stödjer taggning i PDF-filer. Om du taggar vid konverteringen kan redigeringsprogrammet använda källdokumentets styckeformatering eller annan strukturell information för att ta fram ett logiskt strukturträd. Det logiska strukturträdet ger korrekt läsordning och lämpliga nivåer av taggar. En sådan taggning kan lättare tolka strukturen i komplicerade layouter, t ex närliggande kolumner, oregelbunden justering och tabeller. Taggning vid konverteringen kan också tagga länkar, korsreferenser, bokmärken och annan text (när de förekommer) i filen på rätt sätt.

Om du vill tagga ett PDF-dokument i Acrobat väljer du Verktyg > Tillgänglighet > Lägg till taggar till dokument. Det här kommandot fungerar för alla otaggade PDF-filer, till exempel sådana som har skapats med Adobe PDF-skrivaren. PDF-filens innehåll analyseras i Acrobat så att de enskilda sidelementen, deras hierarkiska struktur och sidornas avsedda läsordning kan tolkas. Därefter byggs ett taggträd som avspeglar denna information. Taggar för länkar, korsreferenser och bokmärken som du har lagt till i dokumentet i Acrobat skapas också.

Kommandot Lägg till taggar i dokument kan tagga de flesta standardlayouter korrekt. Det kan dock inte alltid tolka strukturen och läsordningen för komplexa sidelement. Dessa element kan vara närliggande kolumner, oregelbunden justering, ej ifyllbara formulärfält eller tabeller som saknar ramar. Om du taggar sådana sidor med kommandot Lägg till taggar i dokument kan det leda till felaktigt kombinerade element eller taggar i fel ordning. Detta kan orsaka problem med läsordningen i PDF-filen.

Vattenstämplar och skärmläsare

Du kan lägga till en vattenstämpel i en taggad PDF-fil utan att lägga till den till taggträdet. Att inte ha vattenstämpeln i taggträdet underlättar för dem som använder skärmläsare, eftersom de då slipper få vattenstämpeln uppläst som dokumentinnehåll.

Det bästa sättet att lägga till en vattenstämpel så att den inte stör skärmläsare är att infoga en otaggad PDF-fil med vattenstämpeln i en taggad PDF-fil.

Reparera problem med PDF-taggning (Acrobat Pro)

När du har taggat PDF-filen måste du utvärdera dokumentet och åtgärda eventuella problem med läsordning, taggning och tillgänglighet och reparera efter behov.

Oavsett vilken metod du använder för att tagga PDF-filen använder du Acrobat för att åtgärda taggningen och läsordningen för sidor med komplicerad layout eller ovanliga sidelement. Kommandot Lägg till taggar i dokument kan t ex inte alltid skilja mellan instruktiva figurer och dekorativa sidelement som ramar, linjer och bakgrundselement. Alla dessa element kan felaktigt taggas som figurer. På samma sätt kan det här kommandot felaktigt tagga grafiska tecken i texten för till exempel anfanger, som figurer i stället för att ta med dem i taggen som representerar textblocket. Sådana fel kan skapa oreda i taggträdet och trassla till läsordningen som hjälpmedlen är beroende av.

Om du taggar ett dokument i Acrobat genereras en felrapport när taggningen är klar. Använd den här rapporten som vägledning när du åtgärdar taggproblem. Du kan identifiera andra problem med taggning, läsordning och tillgänglighet i PDF-filer genom att använda verktyget Fullständig kontroll/Tillgänglighetskontroll eller Läsordning. Mer information finns i Kontrollera tillgänglighet med Fullständig kontroll/Tillgänglighetskontroll och Kontrollera och korrigera läsordning.

Skapa en taggad PDF-fil från en webbsida

En PDF-fil som du skapar från en webbsida är inte mer tillgänglig än HTML-källan som den baseras på. Om webbsidan använder tabeller för sin layout är det inte säkert att HTML-koden för tabellen flödar i samma logiska läsordning som krävs av en taggad PDF-fil, trots att HTML-koden är tillräckligt strukturerad för att visa alla element korrekt i en webbläsare.

Beroende på hur komplicerad webbsidan är kan du åtgärda en hel del i Acrobat Pro med hjälp av verktyget Läsordning eller genom att redigera taggträdet i Acrobat.

För att skapa maximalt tillgängliga PDF-filer från webbsidor skapar du först en logisk läsordning i webbsidornas HTML-kod. För bästa resultat bör du följa riktlinjerna för tillgängligt webbinnehåll (Web Content Accessibility Guidelines) som publiceras av World Wide Web Consortium (W3C). Mer information hittar du i anvisningarna på W3C-webbplatsen.

Skapa en taggad PDF-fil från redigeringsverktyget

I de flesta fall skapar du taggade PDF-dokument i ett för ändamålet avsett redigeringsprogram, till exempel Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign eller Microsoft Word. På så sätt läggs taggar till mer effektivt jämfört med att lägga till taggarna i Acrobat.

PDFMaker innehåller konverteringsinställningar som gör att du kan skapa taggade PDF-dokument i Microsoft Excel, PowerPoint och Word.

Mer information om tillgänglighetsfunktioner hittar du på www.adobe.com/accessibility.

Mer information finns i dokumentationen för redigeringsprogrammet.

Taggar i kombinerade PDF-filer

Du kan kombinera flera filer från olika program i en enda åtgärd för att skapa en enda PDF-fil. Du kan t.ex. kombinera ordbehandlingsfiler med bildspel, kalkylblad och webbsidor. Välj Arkiv > Skapa > Kombinera filer till en enda PDF.

Under konverteringen öppnar Acrobat respektive redigeringsprogram, skapar taggade PDF-filer och monterar sedan dessa till en enda taggad PDF-fil.

Vid konverteringen kan inte alltid dokumentstrukturen för den kombinerade PDF-filen tolkas korrekt, eftersom filerna som monteras ofta är i olika format. Använd Acrobat Pro om du vill skapa en tillgänglig PDF-fil av flera dokument.

När du kombinerar flera PDF-filer till en taggad PDF-fil så är det en bra idé att tagga om det kombinerade dokumentet. Om du kombinerar taggade och otaggade PDF-filer får du en delvis taggad PDF-fil som inte är tillgänglig för funktionshindrade. En del användare, t ex de som använder skärmläsare, har ingen som helst tillgång till sidor som saknar taggar. Om du utgår från en blandning av taggade och otaggade PDF-filer är det bäst att tagga de otaggade filerna innan du går vidare. Om samtliga PDF-filer är otaggade lägger du till taggar till den kombinerade PDF-filen när du är klar med att infoga, ersätta och ta bort sidor.

När du infogar, ersätter eller tar bort sidor lägger Acrobat in befintliga taggar i den kombinerade PDF-filen på följande sätt:

• När du infogar sidor i en PDF-fil lägger Acrobat in eventuella taggar för de nya sidorna i slutet av taggträdet. Detta sker även om du infogar de nya sidorna i början eller i mitten av dokumentet.

• När du ersätter sidor i en PDF-fil lägger Acrobat in eventuella taggar för de inkommande sidorna i slutet av taggträdet. Detta sker även om du ersätter sidor i början eller i mitten av dokumentet. Acrobat behåller eventuella taggar för de ersatta sidorna.

• När du tar bort sidor från en PDF-fil behåller Acrobat eventuella taggar för de borttagna sidorna.

Sidor vars taggar inte kommer i rätt ordning i det logiska strukturträdet kan orsaka problem för skärmläsare. Skärmläsare läser taggarna från början till slutet av taggträdet, och det kan därför hända att de inte kommer till taggarna för en infogad sida förrän i slutet av trädet. Du kan åtgärda det här problemet genom att använda Acrobat Pro för att ordna om taggträdet. Placera stora grupper av taggar i samma läsordning som själva sidorna. Du kan undvika det här steget genom att bygga upp dokumentet så att du alltid infogar sidor i slutet av PDF-filen. Om du t.ex. skapar en PDF-fil med en titelsida separat från innehållet, bör du lägga till PDF-filen med innehållet till PDF-filen med titelsidan, trots att innehållsdokumentet är mycket större. Taggarna för brödtexten placeras då efter taggarna för titelsidan. Du behöver inte ordna om taggar senare i Acrobat Pro.

Taggar som har blivit kvar från borttagna eller ersatta sidor är inte kopplade till något innehåll i dokumentet. Det finns alltså stora avsnitt med taggar i taggträdet som inte har någon funktion. Dessa överflödiga taggar ökar filstorleken, gör att skärmläsarna arbetar långsammare och kan innebära att de ger förvirrande resultat. Bästa resultat uppnår du genom att göra taggningen till det sista steget i konverteringsprocessen. Använd Acrobat Pro för att ta bort taggar för borttagna sidor från taggträdet.

Mer information finns i avsnittet Skapa sammanfogade PDF-filer.

Om verktyg för att skapa tillgängliga PDF-formulär

Adobe erbjuder flera verktyg för att skapa tillgängliga PDF-formulär:

Använd något av dessa program för att öppna otaggade eller taggade PDF-formulär (utom PDF-formulär som har skapats i Adobe Designer) och lägga till ifyllbara formulärfält, t.ex. textrutor, kryssrutor och knappar. Använd sedan de andra verktygen i programmet för att göra formuläret tillgängligt. Lägg till beskrivningar till formulärfält, tagga otaggade formulär, ställ in tabbordningen, hantera taggar och utgör övriga PDF-relaterade tillgänglighetsåtgärder.

De flesta redigeringsprogram som du kan använda för att utforma formulär behåller inte ifyllbara formulärfält när du konverterar filerna till PDF-filer. Använd formulärverktygen i Acrobat Pro för att lägga till ifyllbara formulärfält. Om du taggar formuläret vid konverteringen till PDF kan redigeringsprogrammet också generera olämpliga taggar för textetiketterna i formulärfälten. I ett komplicerat formulär kan t.ex. alla textetiketter föras samman till en enda rad. Skärmläsare kan inte tolka dessa fält som enskilda etiketter. Sådana läsordningsproblem kan innebära mycket arbete i Acrobat Pro för att dela upp etiketterna. I det här fallet kan det därför vara bättre att generera ett otaggat PDF-formulär från redigeringsprogrammet. Du kan sedan använda formulärverktygen i Acrobat Pro för att lägga till ifyllbara formulärfält innan du taggar hela dokumentet. Vissa formulär är dock så pass enkla att du kan generera en taggad PDF-fil från redigeringsprogrammet. Gör sedan enklare redigering i Acrobat Pro när du har lagt till de ifyllbara formulärfälten.

Arbetsflöde för att skapa tillgängliga PDF-formulär

Med Acrobat kan du öppna otaggade och taggade PDF-formulär, lägga till ifyllbara formulärfält, lägga till fältbeskrivningar och alternativ text, ställa in tabbordningen och tagga formulären (om de inte redan är taggade). Du kan också redigera taggarna i taggade PDF-formulär med hjälp av verktyget Läsordning eller taggträdet.

Utforma formuläret för tillgänglighet.

Formulär tenderar att ha relativt komplicerade layouter jämfört med dokument som har en enkel struktur med bara en kolumn. Hur bra ett program klarar att analysera och tagga ett formulär beror i första hand på dokumentets formatering och layout samt på vilka typer av fält det innehåller.

När du utformar ett formulär lägger du till rubriker, instruktioner och fält som användarna kan fylla i. Ett minimikrav är att du ger varje fält en etikett. Lägg också till instruktioner för fält som inte är självförklarande. Använd ritverktygen för att rita linjer och rutor. Använd inte texttecken, t.ex. understreck och lodstreck, eftersom dessa kan förvirra skärmläsare.

Om du lägger till beskrivningar till formulärfält kan skärmläsarna identifiera fälten för användarna. Användarna får då beskrivningen uppläst för sig när de tabulerar till fältet. Skriv kortfattade men fullständiga beskrivningar. Du kan t.ex. använda beskrivningen ”Förnamn” för ett förnamnsfält. Använd inte instruktioner (t ex ”Ange förnamnet”) som beskrivningar.

Ställa in och testa tabbordningen för ett formulär.

Tabbordningen för formulärfält gör det möjligt för funktionshindrade att använda tangentbordet för att gå från fält till fält i en logisk ordning. I PDF-formulär ställer du in tabbordningen till Använd dokumentstruktur. Du kan testa ett formulärs tabbordning via följande tangentbordskommandon:

• Tabb för att flytta fokus till nästa fält

• Skift+Tabb för att flytta fokus till föregående fält

• Blanksteg för att välja alternativ

• Piltangenterna för att välja alternativ eller listobjekt

Tagga PDF-formuläret och åtgärda taggningsproblem.

Om PDF-formuläret redan är taggat använder du verktyget Läsordning i Acrobat för att tagga respektive formulärfält. Med det här verktyget kan du också åtgärda eventuella läsordningsproblem med textetiketterna för formulärfälten. Du kan t ex behöva dela upp sammanfogade rader med fält till enskilda fält.