Installationspaketet för Adobe Sign för SharePoint online är tillgängligt för alla konton på Enterprise-nivå som vill installera Adobe Sign-lösningen. Innan installationen ska du kontakta din kontaktperson för att säkerställa att kontot har etablerats i rätt kanal för att aktivera den nödvändiga API-funktionen.

Översikt

Med Adobe Sign-integrationen för Microsoft SharePoint får du en inbyggd lösning för att skapa, skicka, spåra och hantera elektroniska signaturer.

Denna dokumentation, och installationspaketet som den refererartill,är utvecklad för Microsoft SharePoint Online för flera innehavare (vanligtvis kallat ”SharePoint” i den här guiden).

Lösningen är utvecklad som ett tilläggsprogram för SharePoint och ger dig möjligheten att:

  • Skicka ett avtal från valfritt SharePoint-dokumentbibliotek eller valfri SharePoint-lista för signatur.
  • Skicka dokument till en enskild mottagare eller till en grupp mottagare från ett dokumentbibliotek eller anpassade SharePoint-listor.
  • Mappa data från SharePoint-listor eller ett dokumentbibliotek till dokument med kopplingsmappningen när dokumenten skickas för signering.
  • Mappa data från formulärfält i signerade avtal till textkolumner i SharePoint-listor eller till ett dokumentbibliotek genom datamappning när dokumentet har signerats och dess status har antingen automatiskt eller manuellt uppdaterats på sidan Avtalsstatus.
  • Arkivera alla signerade avtal i SharePoint.
  • Lägga till Adobe Sign-sidan Hantera som en SharePoint-webbdel, som kan användas av SharePoint-användare för att spåra och uppdatera avtal.

Krav

Adobe Sign-lösningen kan bara installeras och konfigureras av en Microsoft SharePoint-webbplatsadministratör. Ta del av SharePoint-dokumentationen och din organisations SharePoint-webbplats eller kontakta innehavaradministratören för att få information om ytterligare systembehörigheter som kan behövas för att installera SharePoint-webbplatslösningar.

I Microsoft Office 365-innehavare måste förnamn, efternamn och e-postadress (för arbetet) konfigureras för alla SharePoint-användare som vill komma åt Adobe Sign-tilläggsprogrammet på sina SharePoint-webbplatser.

För att kunna konfigurera lösningen måste du även vara en kontoadministratör på Adobe Sign.

Alla användare av Adobe Sign-lösningen måste finnas i SharePoint-webbplatsens standardmedlemsgrupp eller standardägargrupp. Alla Adobe Sign-användare måste ha minst redigeringsbehörighet på webbplatsen.


Webbläsare som stöds

Chrome, Firefox och Safari stöds.

Internet Explorer 11 och senare (inklusive Edge)

För att SharePoint-tilläggsprogram ska fungera krävs viss konfigurering av betrodda platser i Internet Explorer/Edge. Internet Explorer 10 och tidigare stöds inte.

Om du använder IE 11/Edge måste du dessutom redigera betrodda platser för att inkludera följande webbadresser:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Så här redigerar du betrodda platser:

1. Öppna IE 11.

► I Edge trycker du på Windows + S.

2. Klicka på ikonen Verktyg (kugghjulet) och välj Internetalternativ på den nedrullningsbara menyn.

► I Edge skriver du Internetalternativ och trycker på Retur.

IE11 Options

3. Menyn Internetalternativ öppnas. Gå till fliken Säkerhet.

4. Klicka på ikonen Betrodda platser.

5. Klicka på knappen Platser.

6. Ange en av webbadresserna som anges ovan och klicka på Lägg till.

7. Upprepa för var och en av webbadresserna som anges ovan.

8. Stäng menyn Internetalternativ när du är klar.

Trusted Sites HelpX


Installation

Så här installerar du onlineversionen av Adobe Sign för SharePoint-paketet:

1. Logga in på webbplatsen.

2. Gå till: Webbplatsinnehåll > Nytt > App.

Nav to App

 

3. Klicka på SharePoint Store.

SharePoint Store

 

4. Sök efter Adobe Sign i sökrutan Sök efter app (längst upp till höger på sidan).

5. Klicka en gång på Adobe Sign-ikonen för att välja den bland sökresultaten.

AS in Store-rebranded

 

6. Klicka på knappen LÄGG TILL om du vill starta den automatiska installationen.

Det tar några minuter att installera appen.

Nödvändig konfiguration

När appen är installerad är det bara två steg kvar tills du kan börja skicka avtal:

  • Ge användarna åtkomst till tilläggsprogrammet.
  • Anslut till Adobe Sign.


Lägg till användare i webbplatsens standardmedlems- eller standardägargrupp

Användare av Adobe Sign-lösningen måste läggas till i antingen standardägar- eller standardmedlemsgruppen för webbplatsen, och de måste ha minst redigeringsbehörighet.

Adobe Sign-användargränssnittets synlighet är baserad på användarbehörighet:

  • Administratörgränssnittet för Adobe Sign visas för användaren när:
    • Användaren finns i den associerade ägargruppen
  • Standardanvändargränssnittet för Adobe Sign visas när:
    • Anävndaren finns i AssociatedMemberGroup

Lösningen fungerar inte för användare som bara finns i gruppen Besökare.

Obs!

Webbplatsadministratören måste lägga till sig själv som en vanlig användare till en (eller båda) av webbplatsgrupperna med specifika behörigheter. Webbplatsens administratör bör aktivera följande behörigheter för sinaanvändareberoende på vilken klass de läggs de till i:

  • <SITE_COLLECTION_NAME> Medlemmar → Aktivera Redigera
  • <SITE_COLLECTION_NAME> Ägare → Aktivera Fullständig behörighet

 

De associerade grupperna kan ha olika namn. 

En användare med fullständig kontroll på en given SharePoint Online-webbplats kan granska standardgrupperna genom att gå till https://[tenantname].sharepoint.com/sites/[sitename]/_layouts/permsetup.aspx.

[sitename] kan vara teckensträngen för en toppnivåwebbplats eller en kapslad underordnad webbplats.

Site Collection Admin Group Permissions
SetDefaultgroups

Viktigt:

När användarna har lagts till i grupperna kan det ta flera minuter för Microsofts servrar att synkroniseras. Det här påverkar inte vidare konfiguration, men användarkontot bör inte testas/användas förrän synkroniseringen är klar.


Upprätta en tillförlitlig relation till Adobe Sign

Adobe Sign upprättar en OAuth-anslutning till SharePoint-miljön för att förenkla den sömlösa användningen av programmet för alla användare.

För att upprätta relationen måste du vara kontoadministratör i såväl Adobe Sign-appen som på SharePoint. Vi rekommenderar att en fungerande e-postadress om möjligt används (t.ex.: adobesignadmin@mydomain.com) för att minska risken för att administratörskontot inaktiveras av någon anledning.

Så här upprättar du OAuth-anslutningen:

1. Gå till sidan Inställningar i Adobe Sign.

2. Klicka på länken Logga in på Adobe Sign.

3. Klicka på knappen Logga in på Adobe Sign.

Oauth

Obs!

Om en användare redan används för att upprätthålla OAuth-anslutningen står det följande på knappen: Logga in med ett annat konto. Användaren som för närvarande verifierar relationen anges tydligt under knappen.

Oauth

 

Sidan uppdateras och du uppmanas att ange inloggningsuppgifterna för Adobe Sign-administratörskontot.

När du loggat in som Adobe Sign-administratör upprättas den tillförlitliga relationen och användarna kan använda tilläggsprogrammet.

OAuth Authentication-rebranded

Valfri konfiguration

Följande frivilliga konfigurationer är inte nödvändiga, men de kan markant höja det värde som Adobe Sign ger.

Lagring av signerade dokument

Som administratör kan du definiera en global målmapp där alla slutförda avtal för hela webbplatsen placeras. Denna konfigureras på sidan Kontoinställningar för Adobe Sign.

När en global lagringsmapp är definierad sparas alla PDF-filer med signerade avtal och granskningsspår automatiskt i denna globala lagringsmapp. Detta inkluderar avtal som skickas från dokumentbibliotek samt listor.

defined_global_storagefolder

Om ingen global lagringsmapp är konfigurerad på sidan Kontoinställningar för Adobe Sign skapas automatiskt en ny mapp kallad Signerade avtal i dokumentbiblioteket från vilket avtalet skapades/skickades. För alla slutförda avtal som skickas från ett visst bibliotek returneras de slutförda PDF-filerna till samma mapp för signerade avtal.

Default folder

 

Avtal som skickas från listor bifogas till listobjektet (som bilagor) om ingen global standardfil identifieras.

List Attachments

Granskningsspår

Som standard returnerar Adobe Sign endast PDF-filen med det signerade avtalet. Om du däremot aktiverar Lagra granskningsspår med signerat avtal returneras en till PDF-fil, som innehåller det fullständiga granskningsspåret för avtalet.

Document stoprage

Mallmappning

Adobe Sign har stöd för möjligheten att relatera data mellan SharePoint-listor och avtalets formulärfält.

Med hjälp av arbetsflöden och genom att mappa listfälten till formulärfälten kan du automatiskt förifylla dokument innan du skickar dem. Det gör att det går snabbare för avsändare och/eller signerare att fylla i formuläret och det minskar risken för att felaktiga data anges.

Omvänt kan du även skapa en mappning som extraherar data från formulärfält i ett signerat avtal för att fylla i en SharePoint-lista.

Lite information om formulär och ”texttaggar”

Lyckad mappning kräver att du har färdiga formulär med definierade fältnamn, så att listfältet logiskt kan relateras till Adobe Sign-fältet. 

Nedan visas ett enkelt formulär. Fälten definieras av klammerparenteser på varje sida (som definierar fältets bredd) och fältnamnet (textsträngen mellan klammerparenteserna). Denna textbaserade syntax kallas tillsammans för ”texttaggar”.

Data Mapping Example Form

Texttaggar kan innehålla fler argument än bara namnets värde, till exempel valideringar, beräkningarochreguljära uttryck. Här hittar du mer ingående information om hur du bygger upp formulär – något som kan förbättra kvaliteten på den information som samlas in under signeringsprocessen.

PDF-formulär kan också skapas med hjälp av Acrobat.

Redigeringsmiljön i Adobe Sign kan även användas för att skapa formulär om du tillåter användare att bifoga dokument som lagrats i Adobe Sign-biblioteket.

Mappa fält

Det går snabbt och enkelt att relatera list- och formulärfältsnamn när listan och formuläret har definierats.   

Obs!

Du kan bara mappa fält från eller till ett listfält med datatypen ”Enskild rad med text”

Så här skapar du en mappningslista:

1. Gå till sidan Inställningar i Adobe Sign.

2. Klicka på fliken Mallmappning.

3. Välj vilken mappning som du vill definiera:

► SharePoint till avtal-mappning – Förifyllda fält från en lista.

► Avtal till SharePoint-mappning – Samla in fältinformation från slutförda avtal.

Obs! Varje mappning är separat. Om du vill skapa en process där du läser in ett formulär med listinformation och vill tillåta att det uppdaterade innehållet push-överförs tillbaka till listan när avtalet är slutfört, måste du skapa båda mallar.

4. Markera den lista som du vill använda för mappningen.

Mapping - Select Tempalate

 

Sidan uppdateras för att visa den markerade listan i den nedrullningsbara menyn, en plusikon för att infoga nya länkningsrader och två nya fältrubriker:

○ SharePoint-fält – Listfältets namn (endast textfält är tillgängliga)

○ Avtalsfält – Formulärfältets namn

Template Mapping fields

 

5. Klicka på plusikonen under fältparen för att öppna ett nytt fältpar.

När du klickar visas två nya fält: en nedrullningsbar meny som innehåller alla SharePoint-listfält och ett textfält där du kan ange namnet på avtalets formulärfält.

6. Markera fältnamnet för SharePoint-fältet på den nedrullningsbara menyn.

7. Ange namnet på avtalets formulärfält som du vill skapa mappningsrelationen med.

8. Upprepa steg 6 och 7 för alla fält som behöver länkas.

Varje fältnamnspar måste konfigureras explicit. Om du behöver ta bort ett par klickar du på papperskorgsikonen längst till höger om raden.

9. Klicka på knappen Spara när alla fältlänkar har definierats.

Mappningsmallar är beständiga och används för alla avtal som skickas med hjälp av dokumentet eller listan som mappningen är kopplad till. När en mall har skapats kan administratörer när som helst återgå till mallmappningarna, välja ett dokument eller en lista och se de befintliga mappningsrelationerna. Administratörer kan även fritt redigera, lägga till eller ta bort enskilda relationspar efter behov.

Om du som administratör vill rensa alla mallmappningsrader som har definierats i ett biblioteksdokument eller en SharePoint-lista på en gång, kan du göra det genom att markera önskat dokument eller önskad lista och klicka på knappen Rensa tidigare mappning. Borttagna mappningsrader kan inte återställas utan måste skapas på nytt.

Denna produkt är licensierad enligt en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-Dela Lika 3.0 Unported-licens  Twitter™- och Facebook-inlägg omfattas inte av villkoren i Creative Commons-licensen.

Juridiska meddelanden   |   Onlinesekretesspolicy