Panoramica

L’integrazione di Adobe Sign per Microsoft SharePoint offre una soluzione integrata per creare, inviare, tracciare e gestire le firme elettroniche. L’integrazione è disponibile per l’istanza locale di Microsoft SharePoint 2013 o 2016. La soluzione è stata sviluppata come soluzione farm per Microsoft SharePoint e fornisce:

  • Possibilità di aggiungere la pagina Gestione di Adobe Sign come parte Web di SharePoint che può essere usata dagli utenti di SharePoint per monitorare e aggiornare gli accordi.
  • Invio di qualsiasi documento da una libreria di documenti SharePoint per la firma.
  • Possibilità di inviare documenti a un unico destinatario o a un gruppo di destinatari tramite gli elenchi di SharePoint e dati di mappatura dagli elenchi di SharePoint nei documenti quando i documenti vengono inviati per la firma.
  • Archiviazione di tutti gli accordi firmati in SharePoint.

All’interno di questo documento, il termine “Accordo” viene utilizzato liberamente per descrivere le transazioni o i documenti che sono stati (o devono ancora essere) inviati per la firma/approvazione.

“Destinatario” è il termine generico utilizzato per qualsiasi firmatario, approvatore o delegante di un accordo (praticamente a chiunque venga inviato il documento per un’azione).

Per gli utenti che effettuano l’aggiornamento da una versione precedente

Se stai eseguendo l’aggiornamento da una versione precedente di eSign (o EchoSign) per SharePoint, ricorda che tutti i valori predefiniti precedenti del modello di accordo dovranno essere ricreati come descritto nella sezione Definire le impostazioni personali.


Accesso alle funzioni di Adobe Sign

Adobe Sign è un pacchetto di soluzione farm installato dall’amministratore di SharePoint. Come utente, visualizzerai la scheda Adobe Sign nella parte superiore del sito di SharePoint.

Fai clic sulla scheda Adobe Sign per visualizzare la barra multifunzione di tutte le funzioni di Adobe Sign disponibili.

Immagine delle icone di Adobe Sign nella barra multifunzione

La barra multifunzione è costituita da cinque icone:

  • Invia per firma
  • Stato accordo
  • Modello libreria
  • Gestisci accordi
  • Impostazioni

Di queste, le prime quattro sono azioni utilizzabili periodicamente per creare e inviare accordi.

Con l’ultima icona, Impostazioni, puoi definire il modello degli accordi. E una volta definito, probabilmente non dovrai più tornare a questa pagina, a meno che non desideri modificare il modello.  Iniziamo da qui.


Definire le impostazioni personali

Le impostazioni personali consentono di definire un nome accordo e un messaggio predefiniti per tutti gli accordi inviati da SharePoint tramite l’applicazione Adobe Sign.

 

Pagina delle impostazioni di Adobe Sign

Il campo Nome accordo (massimo 255 caratteri) consente di immettere una stringa che identifichi l’accordo.  Questa stringa compare nella riga dell’oggetto dell’e-mail dei destinatari (evidenziata in giallo di seguito), nonché come valore del nome nella pagina Gestisci. Si consiglia di fornire un nome univoco e significativo per l’accordo, che consenta ai destinatari di identificare più rapidamente l’e-mail e agevoli l’eventuale ricerca dell’accordo.

Messaggio accordo è un campo di testo normale in cui puoi immettere eventuali istruzioni o commenti (evidenziato in verde di seguito). Il messaggio viene visualizzato nell’e-mail Apponi la firma su inviata a tutti i destinatari e non deve essere utilizzato come nota personale da allegare per i singoli destinatari.

Esempio di come i valori delle impostazioni personali influenzano il modello e-mail


Modelli documento elenchi personalizzati

Sotto il nome predefinito dell’accordo e i campi del messaggio vi sono due impostazioni che determinano allegare i documenti quando si invia un accordo da un elenco.

Il comportamento predefinito è di consentire al mittente di selezionare un documento da SharePoint.

Per modificare l’esperienza predefinita, l’utente dispone di due opzioni:

Per elenchi personalizzati utilizza un modello di documento esterno a SharePoint: quando questa opzione è attivata, al mittente non viene presentata l’opzione per allegare un documento da SharePoint. Vengono invece presentate le opzioni per allegare il file configurate nel sistema Adobe Sign.  Queste opzioni possono includere una o più delle seguenti:

o Allega da sistema locale.

Allega da libreria modelli Adobe Sign.

 

Sotto il nome predefinito dell’accordo e i campi del messaggio vi sono due impostazioni che determinano allegare i documenti quando si invia un accordo da un elenco.

Il comportamento predefinito è di consentire al mittente di selezionare un documento da SharePoint.

Per modificare l’esperienza predefinita, l’utente dispone di due opzioni:

Per elenchi personalizzati utilizza un modello di documento esterno a SharePoint: quando questa opzione è attivata, al mittente non viene presentata l’opzione per allegare un documento da SharePoint. Vengono invece presentate le opzioni per allegare il file configurate nel sistema Adobe Sign.  Queste opzioni possono includere una o più delle seguenti:

o Allega da sistema locale.

Allega da libreria modelli Adobe Sign.

            Quando l’opzione non è attivata, ti viene richiesto di selezionare un modello di documento dall’elenco dei documenti di SharePoint.

send_from_list

► Per elenchi personalizzati utilizza sempre il modello di documento designato: quando questa opzione è attivata, SharePoint memorizza il file allegato e lo allega automaticamente all’accordo successivo creato da un elenco, ignorando il passaggio di selezione dei file.  Questa funzione è utile se devi usare più volte lo stesso documento.


Invio di un accordo

Avvio dell’accordo

Adobe Sign consente di inviare accordi e ottenere firme; nell’ambiente SharePoint sono disponibili tre metodi per avviare il processo:

  • Invio dalla barra multifunzione
  • Invio mediante clic con il pulsante destro del mouse
  • Invio da elenchi

Tutte e tre queste opzioni aprono la pagina di configurazione che consente di definire i destinatari e l’ordine di firma se è necessaria più di una firma.

Nota:

I documenti inviati dall'interno di SharePoint non possono superare le dimensioni di 50 MB. 

Invio dalla barra multifunzione

L’invio dalla barra multifunzione è il metodo da utilizzare se devi allegare più documenti SharePoint:

  1. Seleziona i documenti da inviare facendo clic sulla spunta a sinistra del nome del documento.
  2. Fai clic sulla scheda nella barra multifunzione nella parte superiore della pagina.
    • Tutti i documenti selezionati vengono allegati automaticamente.
  3. Fai clic sull’icona Invia per firma.
Invio tramite l’icona Invia per firma nella barra multifunzione

Invio mediante clic con il pulsante destro del mouse

Facendo clic con il pulsante destro del mouse è possibile inviare rapidamente qualsiasi documento in un elenco di documenti, ma allega solo quel file all’accordo:

  1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul documento da inviare per la firma.
  2. Seleziona i puntini di sospensione (...) per aprire il menu di scelta rapida.
  3. Seleziona Invia per firma dal menu.
Invio dal menu di scelta rapida mediante clic con il pulsante destro del mouse

Inviare da elenchi

Inviare da un elenco segue lo stesso processo dell’invio di un documento, in quanto consente l’invio dalla barra multifunzione o facendo clic con il pulsante destro del mouse.

Vi sono due importanti differenze:

  • Nessun documento viene allegato automaticamente. In base alle impostazioni personali, è necessario:
  • Il file PDF della copia firmata restituita (ed eventualmente l’audit trail) viene allegato all’elenco invece di essere inviato in una nuova cartella.
    • A meno che la cartella di archiviazione di documenti sia stata definita dall’amministratore di SharePoint, nel qual caso il PDF verrà inviato a tale cartella.

Configurare l’accordo

Quando viene aperto un nuovo accordo, compare la pagina di configurazione che può essere visualizzata in quattro sezioni di attività specifiche:

A. Destinatari: le persone che firmano o approvano l’accordo.

B. Dettagli del messaggio: il nome e il messaggio globale per l’accordo.

C. Opzioni: funzioni opzionali relative all’accordo.

D. File: documenti/file da firmare o approvare.

○ Nota che il documento utilizzato per aprire l’accordo verrà allegato automaticamente all’accordo.

Definizione delle sezioni della pagina di invio

Sezione Destinatari

Nella sezione Destinatari, l’interruttore nella parte superiore richiede di selezionare il flusso di lavoro di base dell’ordine di firma:

• Quando è attivato Completa in ordine (come nell’immagine qui sotto), i destinatari sono numerati per indicare l’ordine di partecipazione e viene rispettato un processo di firma sequenziale, da un passaggio di firma a quello successivo

○ All’interno dei passaggi sequenziali, è possibile definire i passaggi “contenitore” che consentono:

► a un sottoinsieme dei firmatari di firmare in qualsiasi ordine (flusso di lavoro ibrido)

► a un gruppo di persone, che una di esse possa firmare per l’intero gruppo (gruppo dei destinatari)

• Quando è attivato Completa in qualsiasi ordine, i destinatari non sono numerati e può essere eseguita la firma in qualsiasi ordine.

Esempio di sezione dei destinatari

A destra dell’interruttore dell’ordine di firma, sono presenti due collegamenti:

  • Aggiungimi: fai clic su questo collegamento per inserirti come firmatario successivo nell’ordine di firma
  • Aggiungi gruppo di destinatari: fai clic su questo collegamento per creare un passaggio “contenitore” in cui è possibile definire un gruppo di firmatari, dei quali uno qualsiasi può firmare. Ad esempio: puoi creare un gruppo per il team risorse umane, ma in realtà a firmare è solo una persona del team.

Ciascun destinatario viene creato con cinque elementi:

Identificazione di ogni sezione dei destinatari

A. Passaggio di firma: definisce quando all’interno del processo il destinatario accede all’accordo (quando Completa in ordine è abilitato)

B. Ruolo: definisce il modo in cui il destinatario può interagire con il documento

○ Firmatari (predefinito): i destinatari che devono applicare almeno una firma.

○ Approvatori: i destinatari che revisionano e approvano il documento, ma che non devono firmarlo.

○ Deleganti: destinatari che non devono firmare né approvare. Delegheranno la possibilità di firmare o approvare a un’altra parte.

C. Indirizzo e-mail: chi è il destinatario? Deve essere un indirizzo e-mail personale.

D. Processo di verifica: in che modo è possibile verificare il destinatario?

○ E-mail (opzione predefinita): l’autenticazione si basa sull’accesso alla casella di posta.

○ Password: il mittente genera una password alfanumerica che deve essere comunicata al destinatario esterno.

○ Social: autenticazione a un social network di terze parti come Facebook o LinkedIn.

○ KBA (solo USA): con l’autenticazione basata su conoscenza (Knowledge Based Authentication), il destinatario deve immettere il proprio codice fiscale; inoltre viene generata una serie di domande non banali basate sui database pubblici.

○ Telefono: il mittente deve immettere il numero di telefono del destinatario, al quale verrà inviato un SMS quando è necessaria la firma.

E. Nota privata (opzione facoltativa): il mittente può fornire istruzioni specifiche da presentare a ciascun destinatario quando quest’ultimo visualizzerà l’accordo.

Il collegamento Mostra Cc appena sotto l’elenco di destinatari espone un campo in cui è possibile includere in copia (Cc) tutti gli indirizzi e-mail che dovranno prendere visione dell’accordo, senza accesso alla firma/approvazione.

 

Flussi di lavoro ibridi

Un flusso di lavoro “ibrido” è un’istanza dell’ordine di firma sequenziale in cui uno o più dei passaggi di firma include due o più destinatari che accedono al documento allo stesso tempo. Tutti i firmatari del passaggio “in parallelo” devono completare la loro parte prima che il processo sequenziale proceda al seguente passaggio di firma.

Esempio di elenco dei destinatari

Ad esempio, nell’immagine precedente è raffigurato un ciclo di firma in tre fasi:

Il Passaggio 1 è fclarke@gmail.com. Quando l’accordo viene inviato per la firma, solo fclarke verrà informato. Una volta che fclarke avrà firmato il documento, si procederà al passaggio successivo.

Il Passaggio 2 è il passaggio ibrido. È possibile notare che lo stesso numero (2) viene assegnato a tutti e tre i destinatari, e ciò significa che Adobe Sign informerà tutti questi destinatari allo stesso tempo. È possibile applicare le firme in qualsiasi ordine, ma tutti devono completare la loro parte prima che il ciclo di firma proceda al passaggio successivo.

Il Passaggio 3 è un altro destinatario singolo, ma questa volta è definito come approvatore (l’icona del segno di spunta rispetto alla punta della penna). Una volta che il destinatario del “Passaggio 3” applica la propria approvazione, l’accordo è completato, il documento è completamente eseguito e tutte le parti verranno informate con una copia del documento in formato PDF.

Per creare un gruppo ibrido, immetti gli indirizzi e-mail di ogni parte come se fossero singoli destinatari e fai clic e trascina il campo destinatario su di un altro nel gruppo ibrido. Sullo schermo viene visualizzato un messaggio che informa che si sta creando un gruppo parallelo.

Illustrazione di come trascinare e rilasciare i campi per creare il gruppo ibrido

Gruppi destinatari

I gruppi destinatari sono utili quando necessiti di autorizzazione da un’organizzazione, ma non da un utente specifico all’interno di tale gruppo.  

Esempio di gruppo destinatari

Ad esempio, nell’immagine precedente è possibile vedere un ciclo di firma in tre fasi:

Il Passaggio 1 (JohnDoe) è un firmatario e verrà informato che la sua firma è richiesta non appena l’accordo verrà inviato. Una volta che JohnDoe applica la propria firma, l’accordo procede al passaggio 2.

Il Passaggio 2 è un gruppo di destinatari approvatori a cui è stato assegnato il nome “Gruppo risorse umane”. Quattro firmatari sono stati inseriti nel gruppo e a ciascuno di essi è stato assegnato un diverso processo di verifica (come esempio). Una volta che uno qualsiasi dei destinatari identificati applica la propria approvazione, l’accordo procede al terzo passaggio.

Il Passaggio 3 è un singolo firmatario. Una volta completata questa firma finale, il documento è completamente eseguito e tutte le parti verranno informate con una copia del documento in formato PDF.

Per creare un gruppo di destinatari, fai clic sul collegamento Aggiungi gruppo di destinatari nella parte in alto a destra del campo destinatario. In questo modo si crea il contenitore in cui viene chiesto di immettere il nome del gruppo e i potenziali destinatari.

Nota:

Tutti i membri del gruppo di destinatari riceveranno una copia del PDF finale del documento firmato anche se non hanno firmato il documento.


Sezione Messaggio

La sezione Messaggio contiene due campi molto utili che, se hai configurato il modello personale, vengono compilati automaticamente con i valori definiti.

Il campo Nome accordo consente di immettere una stringa che identifichi l’accordo.

Nota: è possibile modificare questo valore fino all’invio dell’accordo.

Il Messaggio accordo è un campo di testo normale in cui puoi immettere eventuali istruzioni o commenti.

  • Se l’account è configurato per utilizzare modelli messaggio, il collegamento per accedere ai modelli viene visualizzato nella parte in alto a destra della sezione messaggio.

Sezione Opzioni

La sezione Opzioni consente di controllare meglio il documento dopo che è stato inviato:

  • Proteggi con password: richiedi ai destinatari di inserire una password per aprire e visualizzare il file PDF firmato.  Questa password è definita dal mittente e viene notificata esternamente. Adobe Sign non memorizza questa password, pertanto non va dimenticata!
  • Scadenza per il completamento: imposta il numero di giorni trascorsi i quali l’accordo scadrà e non potrà più essere completato.
    • La scadenza per il completamento è visibile solo se attivata dall’amministratore.
  • Imposta promemoria: imposta la frequenza con cui i promemoria verranno inviati fino al completamento dell’accordo. Solo i destinatari correnti riceveranno una notifica.
  • Lingua destinatari: seleziona la lingua da usare nei messaggi e-mail inviati ai destinatari e durante l’esperienza di firma.
Illustrazione della sezione Opzioni

Sezione File

La sezione File è l’area in cui vengono allegati i documenti alla transazione. Il documento originale utilizzato per avviare l’accordo deve già essere allegato.

Adobe Sign combina tutti i documenti in un unico file PDF per il processo di firma e crea tale file PDF in base all’ordine in cui i documenti sono elencati. Per riordinare i documenti, fai clic e trascina un documento in una nuova posizione nell’elenco.

I file possono essere allegati dalla libreria Adobe Sign, Google docs, Box.net, Dropbox o caricati dal sistema locale mediante ricerca del file o trascinamento.

I tipi di file consentiti sono: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Immagine del pannello Seleziona File

Anteprima e aggiungi campi firma

Sotto l’elenco File è disponibile la casella di selezione Anteprima e aggiungi campi firma.  Questa opzione consente di aprire i documenti caricati e di inserire campi modulo in base alle esigenze del documento.

È necessario inserire almeno i campi firma, ma sono disponibili molti altri campi che è possibile utilizzare per creare moduli complessi, se necessario.

Nota:

Se non viene inserito un campo firma, Adobe Sign inserirà automaticamente un blocco firma nella parte inferiore del documento. Se non vi è spazio, verrà aggiunta una nuova pagina per far spazio alle firme.

Tracciamento degli accordi

Stato accordo

Quando un accordo viene inviato, è più semplice monitorarne l’avanzamento dalla pagina Stato accordo, a cui si accede tramite l’icona Stato accordo nella barra multifunzione di Adobe Sign.

L’icona Stato accordo nella barra multifunzione

La pagina Stato accordo visualizza tutti gli accordi che sei autorizzato a visualizzare che sono stati inviati dall’ambiente SharePoint.

L’ordine predefinito dell’elenco è basato sulla data di invio, con l’invio più recente in cima all’elenco:

La pagina Stato accordo

Per filtrare gli accordi visualizzati, puoi usare il campo Cerca, in alto a destra nella pagina.  Questo campo di ricerca consente di cercare qualunque radice di stringa in qualsiasi campo e restituisce tutte le corrispondenze:

Esempio di ricerca per radici di stringa

Ricerca dello Stato accordo da documento o elenco

Puoi cercare facilmente tutti gli accordi inviati tramite un documento o un elenco SharePoint:

  1. Trova e seleziona il documento o l’elemento dell’elenco da cercare.
  2. Fai clic sull’opzione Stato accordo (nella barra multifunzione o nel menu di scelta rapida).
Risultati di ricerca da documento

Aggiornamento dello Stato accordo

La colonna di destra della tabella Stato accordo corrisponde a un’azione “Aggiorna” che richiede ad Adobe Sign un aggiornamento dello stato dell’accordo. SharePoint aggiornerà automaticamente in modo regolare tutti gli accordi che sono ancora in attesa di ricevere l’azione del destinatario. L’azione Aggiorna consente di aggiornare l’accordo all’esterno di tale ciclo quando è necessario conoscerne lo stato in tempo reale.

Eliminazione del record dell’accordo

L’ultima icona a destra nella pagina Stato accordo è l’icona Elimina.  Questa azione elimina il record dell’accordo in SharePoint, ma non annulla o elimina l’accordo in Adobe Sign.  Questa operazione non può essere annullata e deve quindi essere usata con cautela.

Nota:

  • Se l’accordo viene completato (firmato o approvato), il collegamento del nome dell’accordo viene abilitato; quando si fa clic su di esso, viene visualizzato il documento completato.
  • Se l’accordo è in uno stato di completamento (firmato, annullato/rifiutato, scaduto) l’azione Aggiorna è disattivata.
  • Se l’accordo non è in uno stato di completamento, l’azione Elimina è disattivata.


Documenti firmati

A seconda di come l’amministratore di SharePoint ha configurato il pacchetto Adobe Sign, i documenti firmati verranno rimandati in uno dei due modi seguenti:

  • Una cartella globale: tutti i documenti completati sono presenti in questa cartella se configurati in questo modo.
  • Una nuova cartella nella libreria di origine: se non viene identificata alcuna cartella globale, viene creata una nuova cartella denominata “Accordi firmati” nella libreria documenti da cui l’accordo è stato creato o inviato. Tutti gli accordi completati inviati dalla stessa libreria restituiscono il file PDF completato alla stessa cartella Accordi firmati.
  • Allegato a voce elenco: se hai inviato un accordo da una voce elenco, gli allegati sono contenuti nell’elenco.
Esempio di documenti completati allegati a un elenco

Gestione degli accordi

L’icona Gestisci accordi apre una vista diversa e con più attivazioni degli accordi correlati all’utente.  Se la pagina Stato accordo mostra una vista semplice di tutti gli accordi con l’opzione per aggiornare il loro stato, la vista Gestisci accordi offre una visualizzazione più approfondita degli accordi e opzioni aggiuntive per modificare le proprietà dell’accordo.

L’icona Gestisci accordo sulla barra multifunzione

Struttura della pagina Gestisci

La pagina Gestisci dispone di numerose funzioni incorporate da esplorare. Per semplicità può essere suddivisa in quattro aree funzionali:

A. Filtri per gli accordi.

B. Elenco degli accordi.

C. Metadati degli accordi.

D. Strumenti per gli accordi.

Vista delle sezioni della pagina Gestisci

Filtri per gli accordi

Lungo il bordo superiore della pagina vi sono quattro strumenti che consentono di trovare accordi specifici filtrando gli elenchi sottostanti. Gli elenchi a discesa vengono popolati in modo dinamico dagli accordi caricati negli elenchi. Essi sono:

  • Filtra per nome o società: è un elenco di ciascun Nome e Nome società immesso come campo firmatario sugli accordi. Seleziona un elemento dell’elenco per escludere tutti gli altri accordi.
  • Filtra per stato documento: questo elenco comprime in modo efficace tutte le sezioni dell’elenco, eccetto quella selezionata.
  • Filtra per proprietario: utile se si visualizzano gli accordi di altri utenti Adobe Sign; questa opzione vincola gli elenchi per visualizzare solo gli accordi del proprietario (mittente) selezionato.

Il campo di testo all’estrema destra consente di ricercare una stringa che rappresenti ad esempio un nome destinatario, un nome società, un’e-mail destinatario o il nome del documento.

 

Elenchi accordo

Il corpo principale della pagina contiene gli elenchi degli accordi a cui sei connesso.Ogni accordo a cui prendi parte (con l’indirizzo e-mail mediante il quale esegui l’accesso ad Adobe Sign) viene riportato nell’elenco. Non solo gli accordi che hai emesso, ma anche quelli che ti sono stati inviati per la firma o l’approvazione, e tutti quelli che hai ricevuto in Cc.

L’elenco è suddiviso in sezioni comprimibili che indicano lo stato dell’accordo. A partire dall’alto:

  • In attesa di approvazione/firma: questi accordi si trovano nella parte superiore dell’elenco perché sono tutti in attesa di un’azione.
  • Bozza: questi accordi sono stati creati fino al punto in cui sono stati inviati all’ambiente di creazione, ma non sono mai stati inviati per la firma.

○ Fai clic sul collegamento modifica per aprire il documento nell’ambiente di creazione e completare il processo di invio.

  • Inviati per firma: questi accordi si trovano nel processo di firma e attendono la firma o l’approvazione di altri utenti.
  • Firmati: accordi eseguiti/completati completamente.
  • Annullati/Rifiutati: accordo annullati o non accettati, o rifiutati da un destinatario.
  • Archiviati: file che sono stati caricati sul sistema Adobe Sign. Questi documenti non fanno parte di un processo legale di firme gestito mediante Adobe Sign.
  • Modelli libreria: tutti i modelli che hai creato o che sono stati condivisi con te da un altro utente nello stesso gruppo o account.

○ La possibilità di modificare il modello è riservata al titolare (creatore) del modello.

○ Facendo clic sul collegamento invia viene avviato un nuovo accordo con il modello già allegato.

  • Widget: elenco di tutti i widget che hai creato.
  • Utilizza il collegamento ottieni codice per visualizzare l’URL, il codice HTML o il codice JavaScript.

Le intestazioni lungo il lato superiore degli elenchi consentono di ordinare il contenuto di ogni sezione con un singolo clic. Fai nuovamente clic per invertire l’ordine.

I singoli record contengono le seguenti informazioni:

Esempio di record nella pagina Gestisci
  • Nome: il valore nome rispecchia il nome o l’indirizzo e-mail del primo destinatario che non è il mittente

○ Viene usato un indirizzo e-mail se il destinatario non ha mai firmato un documento tramite il sistema Adobe Sign.

○ Quando un valore nome viene immesso durante il processo di firma, l’indirizzo e-mail viene sostituito dal nome.

  • Azienda: se il primo destinatario ha immesso un nome dell’azienda, sia mediante un campo firma sia eseguendo l’accesso e aggiornando il profilo, viene rispecchiato tale valore nome.

○ Se non includi i campi Ragione sociale negli accordi, questa colonna rimane in gran parte vuota.

  • Titolo documento: nome dell’accordo.
  • Indicatori a icona: sono presenti quattro icone che indicano che esistono altri comandi:

○ Note: l’icona di un fumetto indica che sono presenti delle note per l’accordo, che possono essere visualizzate facendo clic sulla scheda Note nella sezione degli strumenti.

○ Promemoria: l’icona della campana indica che per l’accordo è stato impostato almeno un promemoria, che può essere visualizzato facendo clic sulla scheda Promemoria nella sezione degli strumenti

○ Protezione password: un’icona a forma di lucchetto indica che per visualizzare il documento è necessario immettere una password.

○ Contenuto campo: soltanto sugli accordi firmati; questa icona apre un file CSV che mostra tutti i dati dei campi raccolti dal documento.

  • Data: data dell’ultima modifica, ovvero l’ultima volta che il documento è stato aggiornato come evento di invio o evento di firma o approvazione.

 

Metadati accordo

Quando un accordo viene selezionato dagli elenchi, i metadati per l’accordo vengono visualizzati in questo piccolo pannello.  I dati inclusi sono:

Il pannello Metadati accordo
  • Nome dell’accordo: nome dato all’accordo quando è stato creato.

○ Modifica accordo: se l’accordo può essere modificato, Modifica accordo è disponibile accanto a Nome accordo.

  • Da: persona che ha inviato l’accordo (e nome dell’azienda, se noto).
  • A: primo firmatario dell’accordo (e nome dell’azienda, se noto).
  • Data: data e ora dell’ultima modifica all’accordo.
  • Stato: stato funzionale corrente dell’accordo.

○ Collegamento Sostituisci firmatario: se l’accordo consente al mittente di sostituire il firmatario corrente, un collegamento viene visualizzato sotto lo stato. Questa funzione è utile se hai inviato l’accordo a un indirizzo e-mail sbagliato o se il firmatario corrente non è disponibile.

○ Carica una copia firmata: se le impostazioni dell’account lo consentono, sotto lo stato viene visualizzato un collegamento per caricare il documento firmato.  Questa opzione è utile per le situazioni in cui qualcuno stampa il documento, lo firma e lo restituisce mediante e-mail.

  • Messaggio: messaggio originale immesso nel campo Messaggio.
  • Data di scadenza: questo campo visualizza la data in cui l’accordo si annullerà automaticamente.

○ Aggiungi/Modifica: se l’account è configurato per consentire le date di scadenza, è disponibile un collegamento per aggiungere o modificare la data di scadenza dell’accordo.

 

Strumenti accordo

Il pannello Strumenti accordo consente di accedere ad alcuni comandi per gestire o comprendere meglio gli accordi.

Il pannello Strumenti accordo.
  • Vista: viene visualizzata una miniatura dell’accordo nel suo stato corrente.
  • Condividi: se si condivide un documento con questa funzione, è necessario immettere un indirizzo e-mail e un messaggio, inviare quindi a quell’indirizzo una copia dell’accordo nel suo stato corrente nonché aggiungere il documento alla scheda Gestisci dell’indirizzo e-mail designato.
  • Proteggi: disponibile solamente finché il documento non è ancora stato completato; consente di definire la protezione per la visualizzazione del documento dopo che l’accordo è stato inviato.
  • Promemoria: i promemoria possono essere creati o eliminati usando questo pannello dopo che l’accordo è stato inviato. Inoltre, puoi inviare un promemoria in tempo reale o in una data specifica.
  • Cronologia: questa scheda contiene un elenco inclusivo di tutti gli eventi registrati per l’accordo, dall’evento Invia fino all’evento della firma finale.

○ Report audit: questo collegamento genera un rapporto PDF esteso della cronologia dell’accordo, inclusi i parametri come l’indirizzo IP per ogni evento.

  • Note: puoi aggiungere una nota personale a tutti gli accordi. Questa nota è personale e non viene condivisa con altri utenti né con il firmatario.

Collegamenti rapidi alle attività più comuni

Segue un riferimento rapido per le operazioni più comuni, quindi una panoramica di alto livello della pagina di gestione e alcune funzioni salienti.

Modelli libreria (documento)

L’icona Modelli libreria nella barra multifunzione di Adobe Sign consente di inviare un documento SharePoint all’ambiente di creazione di Adobe Sign, dove puoi inserire campi modulo e quindi salvare il modulo con i campi abilitati nella libreria Adobe Sign.

Nota:

Il documento originale in SharePoint non viene modificato.  Il nuovo modello di documento esiste solo sul sito Adobe Sign e deve essere allegato mediante l’opzione Libreria documenti nella sezione File dell’accordo.

Per creare un modello documento:

  1. Fai clic sul documento che desideri creare come modello.
  2. Fai clic sull’icona Modello libreria nella barra multifunzione (oppure fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli un’opzione dal menu).
    • L’ambiente di creazione di Adobe Sign si apre e viene visualizzato il documento.
  3. Inserisci i campi richiesti nel documento.
    • Se devi creare un modello che deve essere compilato o firmato da due utenti, inserisci tutti i campi per il primo destinatario.  Quindi modifica il campo Destinatari in Partecipante 2 e inserisci i campi per il secondo firmatario o approvatore.

Nota:

Quando crei un modello nell’ambiente di creazione, puoi creare il documento per un massimo di destinatari. Se necessiti di più destinatari, allora il documento deve essere creato con Acrobat oppure utilizzando tag per testo.

Esempio di elenco destinatari

4. Una volta completato il modello, fai clic sul pulsante Salva in basso a destra.

• Il modello viene salvato nella Libreria di Adobe Sign.  

 


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