Panoramica

L’integrazione di Adobe Sign per Microsoft SharePoint offre una soluzione integrata per creare, inviare, tracciare e gestire le firme elettroniche. L’integrazione è disponibile per l’istanza locale di Microsoft SharePoint 2013 o 2016. La soluzione è stata sviluppata come soluzione farm per Microsoft SharePoint e fornisce:

  • Possibilità di aggiungere la pagina Gestione di Adobe Sign come parte Web di SharePoint che può essere usata dagli utenti di SharePoint per monitorare e aggiornare gli accordi.
  • Invio di qualsiasi documento da una libreria di documenti SharePoint per la firma.
  • Possibilità di inviare documenti a un unico destinatario o a un gruppo di destinatari tramite gli elenchi di SharePoint e dati di mappatura dagli elenchi di SharePoint nei documenti quando i documenti vengono inviati per la firma.
  • Archiviazione di tutti gli accordi firmati in SharePoint.

All’interno di questo documento, il termine “Accordo” viene utilizzato liberamente per descrivere le transazioni o i documenti che sono stati (o devono ancora essere) inviati per la firma/approvazione.

“Destinatario” è il termine generico utilizzato per qualsiasi firmatario, approvatore o delegante di un accordo (praticamente a chiunque venga inviato il documento per un’azione).

Per gli utenti che effettuano l’aggiornamento da una versione precedente

Se stai eseguendo l’aggiornamento da una versione precedente di eSign (o EchoSign) per SharePoint, ricorda che tutti i valori predefiniti precedenti del modello di accordo dovranno essere ricreati come descritto nella sezione Definire le impostazioni personali.


Accesso alle funzioni di Adobe Sign

Adobe Sign è un pacchetto di soluzione farm installato dall’amministratore di SharePoint. Come utente, visualizzerai la scheda Adobe Sign nella parte superiore del sito di SharePoint.

Fai clic sulla scheda Adobe Sign per visualizzare la barra multifunzione di tutte le funzioni di Adobe Sign disponibili.

Immagine delle icone di Adobe Sign nella barra multifunzione

La barra multifunzione è costituita da cinque icone:

  • Invia per firma
  • Stato accordo
  • Modello libreria
  • Gestisci accordi
  • Impostazioni

Di queste, le prime quattro sono azioni utilizzabili periodicamente per creare e inviare accordi.

Con l’ultima icona, Impostazioni, puoi definire il modello degli accordi. E una volta definito, probabilmente non dovrai più tornare a questa pagina, a meno che non desideri modificare il modello.  Iniziamo da qui.


Definire le impostazioni personali

Le impostazioni personali consentono di definire un nome accordo e un messaggio predefiniti per tutti gli accordi inviati da SharePoint tramite l’applicazione Adobe Sign.

 

Pagina delle impostazioni di Adobe Sign

Il campo Nome accordo (massimo 255 caratteri) consente di immettere una stringa che identifichi l’accordo.  Questa stringa compare nella riga dell’oggetto dell’e-mail dei destinatari (evidenziata in giallo di seguito), nonché come valore del nome nella pagina Gestisci. Si consiglia di fornire un nome univoco e significativo per l’accordo, che consenta ai destinatari di identificare più rapidamente l’e-mail e agevoli l’eventuale ricerca dell’accordo.

Messaggio accordo è un campo di testo normale in cui puoi immettere eventuali istruzioni o commenti (evidenziato in verde di seguito). Il messaggio viene visualizzato nell’e-mail Apponi la firma su inviata a tutti i destinatari e non deve essere utilizzato come nota personale da allegare per i singoli destinatari.

E-mail Rivedi e firma


Modelli documento elenchi personalizzati

Sotto il nome predefinito dell’accordo e i campi del messaggio vi sono due impostazioni che determinano allegare i documenti quando si invia un accordo da un elenco.

Il comportamento predefinito è di consentire al mittente di selezionare un documento da SharePoint.

Per modificare l’esperienza predefinita, l’utente dispone di due opzioni:

Per elenchi personalizzati utilizza un modello di documento esterno a SharePoint: quando questa opzione è attivata, al mittente non viene presentata l’opzione per allegare un documento da SharePoint. Vengono invece presentate le opzioni per allegare il file configurate nel sistema Adobe Sign.  Queste opzioni possono includere una o più delle seguenti:

o Allega da sistema locale.

Allega da libreria modelli Adobe Sign.

 

            Quando l’opzione non è attivata, ti viene richiesto di selezionare un modello di documento dall’elenco dei documenti di SharePoint.

send_from_list

► Per elenchi personalizzati utilizza sempre il modello di documento designato: quando questa opzione è attivata, SharePoint memorizza il file allegato e lo allega automaticamente all’accordo successivo creato da un elenco, ignorando il passaggio di selezione dei file.  Questa funzione è utile se devi usare più volte lo stesso documento.


Invio di un accordo

Avvio dell’accordo

Adobe Sign consente di inviare accordi e ottenere firme; nell’ambiente SharePoint sono disponibili tre metodi per avviare il processo:

  • Invio dalla barra multifunzione
  • Invio mediante clic con il pulsante destro del mouse
  • Invio da elenchi

Tutte e tre queste opzioni aprono la pagina di configurazione che consente di definire i destinatari e l’ordine di firma se è necessaria più di una firma.

Nota:

I documenti inviati dall'interno di SharePoint non possono superare le dimensioni di 50 MB. 

Invio dalla barra multifunzione

L’invio dalla barra multifunzione è il metodo da utilizzare se devi allegare più documenti SharePoint:

  1. Seleziona i documenti da inviare facendo clic sulla spunta a sinistra del nome del documento.
  2. Fai clic sulla scheda nella barra multifunzione nella parte superiore della pagina.
    • Tutti i documenti selezionati vengono allegati automaticamente.
  3. Fai clic sull’icona Invia per firma.
Invio tramite l’icona Invia per firma nella barra multifunzione

Invio mediante clic con il pulsante destro del mouse

Facendo clic con il pulsante destro del mouse è possibile inviare rapidamente qualsiasi documento in un elenco di documenti, ma allega solo quel file all’accordo:

  1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul documento da inviare per la firma.
  2. Seleziona i puntini di sospensione (...) per aprire il menu di scelta rapida.
  3. Seleziona Invia per firma dal menu.
Invio dal menu di scelta rapida mediante clic con il pulsante destro del mouse

Inviare da elenchi

Inviare da un elenco segue lo stesso processo dell’invio di un documento, in quanto consente l’invio dalla barra multifunzione o facendo clic con il pulsante destro del mouse.

Vi sono due importanti differenze:

  • Nessun documento viene allegato automaticamente. In base alle impostazioni personali, è necessario:
  • Il file PDF della copia firmata restituita (ed eventualmente l’audit trail) viene allegato all’elenco invece di essere inviato in una nuova cartella.
    • A meno che la cartella di archiviazione di documenti sia stata definita dall’amministratore di SharePoint, nel qual caso il PDF verrà inviato a tale cartella.

Configurare l’accordo

Quando viene aperto un nuovo accordo, compare la pagina di configurazione che può essere visualizzata in quattro sezioni di attività specifiche:

A. Destinatari: le persone che firmano o approvano l’accordo.

B. Dettagli del messaggio: il nome e il messaggio globale per l’accordo.

C. Opzioni: funzioni opzionali relative all’accordo.

D. File: documenti/file da firmare o approvare.

○ Nota che il documento utilizzato per aprire l’accordo verrà allegato automaticamente all’accordo.

Definizione delle sezioni della pagina di invio

Sezione Destinatari

Nella sezione Destinatari, l’interruttore nella parte superiore richiede di selezionare il flusso di lavoro di base dell’ordine di firma:

• Quando è attivato Completa in ordine (come nell’immagine qui sotto), i destinatari sono numerati per indicare l’ordine di partecipazione e viene rispettato un processo di firma sequenziale, da un passaggio di firma a quello successivo

○ All’interno dei passaggi sequenziali, è possibile definire i passaggi “contenitore” che consentono:

► a un sottoinsieme dei firmatari di firmare in qualsiasi ordine (flusso di lavoro ibrido)

► a un gruppo di persone, che una di esse possa firmare per l’intero gruppo (gruppo dei destinatari)

• Quando è attivato Completa in qualsiasi ordine, i destinatari non sono numerati e può essere eseguita la firma in qualsiasi ordine.

Esempio di sezione dei destinatari

A destra dell’interruttore dell’ordine di firma, sono presenti due collegamenti:

  • Aggiungimi: fai clic su questo collegamento per inserirti come firmatario successivo nell’ordine di firma
  • Aggiungi gruppo di destinatari: fai clic su questo collegamento per creare un passaggio “contenitore” in cui è possibile definire un gruppo di firmatari, dei quali uno qualsiasi può firmare. Ad esempio: puoi creare un gruppo per il team risorse umane, ma in realtà a firmare è solo una persona del team.

Ciascun destinatario viene creato con cinque elementi:

Identificazione di ogni sezione dei destinatari

A. Passaggio di firma: definisce quando all’interno del processo il destinatario accede all’accordo (quando Completa in ordine è abilitato)

B. Ruolo: definisce il modo in cui il destinatario può interagire con il documento

○ Firmatari (predefinito): i destinatari che devono applicare almeno una firma.

○ Approvatori: i destinatari che revisionano e approvano il documento, ma che non devono firmarlo.

○ Deleganti: destinatari che non devono firmare né approvare. Delegheranno la possibilità di firmare o approvare a un’altra parte.

C. Indirizzo e-mail: chi è il destinatario? Deve essere un indirizzo e-mail personale.

D. Processo di verifica: in che modo è possibile verificare il destinatario?

○ E-mail (opzione predefinita): l’autenticazione si basa sull’accesso alla casella di posta.

○ Password: il mittente genera una password alfanumerica che deve essere comunicata al destinatario esterno.

○ Social: autenticazione a un social network di terze parti come Facebook o LinkedIn.

○ KBA (solo USA): con l’autenticazione basata su conoscenza (Knowledge Based Authentication), il destinatario deve immettere il proprio codice fiscale; inoltre viene generata una serie di domande non banali basate sui database pubblici.

○ Telefono: il mittente deve immettere il numero di telefono del destinatario, al quale verrà inviato un SMS quando è necessaria la firma.

E. Nota privata (opzione facoltativa): il mittente può fornire istruzioni specifiche da presentare a ciascun destinatario quando quest’ultimo visualizzerà l’accordo.

Il collegamento Mostra Cc appena sotto l’elenco di destinatari espone un campo in cui è possibile includere in copia (Cc) tutti gli indirizzi e-mail che dovranno prendere visione dell’accordo, senza accesso alla firma/approvazione.

 

Flussi di lavoro ibridi

Un flusso di lavoro “ibrido” è un’istanza dell’ordine di firma sequenziale in cui uno o più dei passaggi di firma include due o più destinatari che accedono al documento allo stesso tempo. Tutti i firmatari del passaggio “in parallelo” devono completare la loro parte prima che il processo sequenziale proceda al seguente passaggio di firma.

Esempio di elenco dei destinatari

Ad esempio, nell’immagine precedente è raffigurato un ciclo di firma in tre fasi:

Il Passaggio 1 è fclarke@gmail.com. Quando l’accordo viene inviato per la firma, solo fclarke verrà informato. Una volta che fclarke avrà firmato il documento, si procederà al passaggio successivo.

Il Passaggio 2 è il passaggio ibrido. È possibile notare che lo stesso numero (2) viene assegnato a tutti e tre i destinatari, e ciò significa che Adobe Sign informerà tutti questi destinatari allo stesso tempo.  È possibile applicare le firme in qualsiasi ordine, ma tutti devono completare la loro parte prima che il ciclo di firma proceda al passaggio successivo.

Il Passaggio 3 è un altro destinatario singolo, ma questa volta è definito come approvatore (l’icona del segno di spunta rispetto alla punta della penna). Una volta che il destinatario del “Passaggio 3” applica la propria approvazione, l’accordo è completato, il documento è completamente eseguito e tutte le parti verranno informate con una copia del documento in formato PDF.

Per creare un gruppo ibrido, immetti gli indirizzi e-mail di ogni parte come se fossero singoli destinatari e fai clic e trascina il campo destinatario su di un altro nel gruppo ibrido. Sullo schermo viene visualizzato un messaggio che informa che si sta creando un gruppo parallelo.

Illustrazione di come trascinare e rilasciare i campi per creare il gruppo ibrido

Gruppi di destinatari

I gruppi destinatari sono utili quando necessiti di autorizzazione da un’organizzazione, ma non da un utente specifico all’interno di tale gruppo.  

Esempio di gruppo destinatari

Ad esempio, nell’immagine precedente è possibile vedere un ciclo di firma in tre fasi:

Il Passaggio 1 (JohnDoe) è un firmatario e verrà informato che la sua firma è richiesta non appena l’accordo verrà inviato.  Una volta che JohnDoe applica la propria firma, l’accordo procede al passaggio 2.

Il Passaggio 2 è un gruppo di destinatari approvatori a cui è stato assegnato il nome “Gruppo risorse umane”. Quattro firmatari sono stati inseriti nel gruppo e a ciascuno di essi è stato assegnato un diverso processo di verifica (come esempio). Una volta che uno qualsiasi dei destinatari identificati applica la propria approvazione, l’accordo procede al terzo passaggio.

Il Passaggio 3 è un singolo firmatario. Una volta completata questa firma finale, il documento è completamente eseguito e tutte le parti verranno informate con una copia del documento in formato PDF.

Per creare un gruppo di destinatari, fai clic sul collegamento Aggiungi gruppo di destinatari nella parte in alto a destra del campo destinatario. In questo modo si crea il contenitore in cui viene chiesto di immettere il nome del gruppo e i potenziali destinatari.

Nota:

Tutti i membri del gruppo di destinatari riceveranno una copia del PDF finale del documento firmato anche se non hanno firmato il documento.


Sezione Messaggio

La sezione Messaggio contiene due campi molto utili che, se hai configurato il modello personale, vengono compilati automaticamente con i valori definiti.

Il campo Nome accordo consente di immettere una stringa che identifichi l’accordo. 

Nota: è possibile modificare questo valore fino all’invio dell’accordo.

Il Messaggio accordo è un campo di testo normale in cui puoi immettere eventuali istruzioni o commenti.

  • Se l’account è configurato per utilizzare modelli messaggio, il collegamento per accedere ai modelli viene visualizzato nella parte in alto a destra della sezione messaggio.

Sezione Opzioni

La sezione Opzioni consente di controllare meglio il documento dopo che è stato inviato:

  • Proteggi con password: richiedi ai destinatari di inserire una password per aprire e visualizzare il file PDF firmato.  Questa password è definita dal mittente e viene notificata esternamente. Adobe Sign non memorizza questa password, pertanto non va dimenticata!
  • Scadenza per il completamento: imposta il numero di giorni trascorsi i quali l’accordo scadrà e non potrà più essere completato.
    •  La scadenza per il completamento è visibile solo se attivata dall’amministratore.
  • Imposta promemoria: imposta la frequenza con cui i promemoria verranno inviati fino al completamento dell’accordo. Solo i destinatari correnti riceveranno una notifica.
  • Lingua destinatari: seleziona la lingua da usare nei messaggi e-mail inviati ai destinatari e durante l’esperienza di firma.
Illustrazione della sezione Opzioni

Sezione File

La sezione File è l’area in cui vengono allegati i documenti alla transazione. Il documento originale utilizzato per avviare l’accordo deve già essere allegato.

Adobe Sign combina tutti i documenti in un unico file PDF per il processo di firma e crea tale file PDF in base all’ordine in cui i documenti sono elencati. Per riordinare i documenti, trascina un documento in una nuova posizione nell’elenco.

I file possono essere allegati dalla libreria Adobe Sign, Google docs, Box.net, Dropbox o caricati dal sistema locale mediante ricerca del file o trascinamento.

I tipi di file consentiti sono: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Immagine del pannello Seleziona File

Anteprima e aggiungi campi firma

Sotto l’elenco File è disponibile la casella di selezione Anteprima e aggiungi campi firma.  Questa opzione consente di aprire i documenti caricati e di inserire campi modulo in base alle esigenze del documento. 

È necessario inserire almeno i campi firma, ma sono disponibili molti altri campi che è possibile utilizzare per creare moduli complessi, se necessario.

Nota:

Se non viene inserito un campo firma, Adobe Sign inserirà automaticamente un blocco firma nella parte inferiore del documento.  Se non vi è spazio, verrà aggiunta una nuova pagina per far spazio alle firme.

Tracciamento degli accordi

Stato accordo

Quando un accordo viene inviato, è più semplice monitorarne l’avanzamento dalla pagina Stato accordo, a cui si accede tramite l’icona Stato accordo nella barra multifunzione di Adobe Sign.

L’icona Stato accordo nella barra multifunzione

La pagina Stato accordo visualizza tutti gli accordi che sei autorizzato a visualizzare che sono stati inviati dall’ambiente SharePoint.

L’ordine predefinito dell’elenco è basato sulla data di invio, con l’invio più recente in cima all’elenco: 

La pagina Stato accordo

Per filtrare gli accordi visualizzati, puoi usare il campo Cerca, in alto a destra nella pagina.  Questo campo di ricerca consente di cercare qualunque radice di stringa in qualsiasi campo e restituisce tutte le corrispondenze:

Esempio di ricerca per radici di stringa

Ricerca dello Stato accordo da documento o elenco

Puoi cercare facilmente tutti gli accordi inviati tramite un documento o un elenco SharePoint:

  1. Trova e seleziona il documento o l’elemento dell’elenco da cercare.
  2. Fai clic sull’opzione Stato accordo (nella barra multifunzione o nel menu di scelta rapida).
Risultati di ricerca da documento

Aggiornamento dello Stato accordo

La colonna di destra della tabella Stato accordo corrisponde a un’azione “Aggiorna” che richiede ad Adobe Sign un aggiornamento dello stato dell’accordo.  SharePoint aggiornerà automaticamente in modo regolare tutti gli accordi che sono ancora in attesa di ricevere l’azione del destinatario. L’azione Aggiorna consente di aggiornare l’accordo all’esterno di tale ciclo quando è necessario conoscerne lo stato in tempo reale.

Eliminazione del record dell’accordo

L’ultima icona a destra nella pagina Stato accordo è l’icona Elimina.  Questa azione elimina il record dell’accordo in SharePoint, ma non annulla o elimina l’accordo in Adobe Sign.  Questa operazione non può essere annullata e deve quindi essere usata con cautela.

Nota:

  • Se l’accordo viene completato (firmato o approvato), il collegamento del nome dell’accordo viene abilitato; quando si fa clic su di esso, viene visualizzato il documento completato.
  • Se l’accordo è in uno stato di completamento (firmato, annullato/rifiutato, scaduto) l’azione Aggiorna è disattivata.
  • Se l’accordo non è in uno stato di completamento, l’azione Elimina è disattivata.


Documenti firmati

A seconda di come l’amministratore di SharePoint ha configurato il pacchetto Adobe Sign, i documenti firmati verranno rimandati in uno dei due modi seguenti:

  • Una cartella globale: tutti i documenti completati sono presenti in questa cartella se configurati in questo modo.
  • Una nuova cartella nella libreria di origine: se non viene identificata alcuna cartella globale, viene creata una nuova cartella denominata “Accordi firmati” nella libreria documenti da cui l’accordo è stato creato o inviato. Tutti gli accordi completati inviati dalla stessa libreria restituiscono il file PDF completato alla stessa cartella Accordi firmati.
  • Allegato a voce elenco: se hai inviato un accordo da una voce elenco, gli allegati sono contenuti nell’elenco.
Esempio di documenti completati allegati a un elenco

Gestione degli accordi

L’icona Gestisci accordi apre una vista diversa e con più attivazioni degli accordi correlati all’utente.  Se la pagina Stato accordo mostra una vista semplice di tutti gli accordi con l’opzione per aggiornare il loro stato, la vista Gestisci accordi offre una visualizzazione più approfondita degli accordi e opzioni aggiuntive per modificare le proprietà dell’accordo.

L’icona Gestisci accordo sulla barra multifunzione

Struttura della pagina Gestisci

La pagina Gestisci dispone di numerose funzioni incorporate da esplorare. Per semplicità può essere suddivisa in tre aree funzionali:

A. Contenuto e filtri

B. Elenco degli accordi

C. Strumenti per gli accordi

Aree della pagina Gestisci

Filtri per il contenuto

La pagina Gestisci ha quattro opzioni per contenuto e filtri:

La sezione I tuoi accordi corrisponde al set di dati predefinito per il contenuto della pagina Gestisci

  • Quando è selezionata la sezione I tuoi accordi, la pagina contiene solo gli accordi in cui sei esplicitamente coinvolto (come mittente, firmatario, parte in Cc o tramite una condivisione esplicita dell’accordo).
  • Negli account in cui è stata configurata la condivisione dei contenuti tra più utenti viene visualizzata una freccia accanto a I tuoi accordi che consente di accedere a un menu a discesa in cui sono elencati tutti gli utenti e i gruppi con cui è stato condiviso l’account dell’utente.  
    • Se si seleziona un utente o gruppo, la pagina Gestisci viene popolata con il set di dati in cui l’utente o il gruppo è esplicitamente coinvolto.

È possibile caricare un solo set di dati utente/gruppo alla volta nella pagina Gestisci.

Selezione dei contenuti

Lungo la barra a sinistra trovi un elenco degli stati degli accordi e tre tipi di modello. 

Tutti i contenuti del tuo account possono essere ordinati in una delle seguenti categorie:

  • In corso: accordi che ti riguardano per i quali è ancora in corso il ciclo di firma.
  • In attesa del tuo intervento: accordi in attesa di un tuo intervento.
  • Completati: accordi per i quali il ciclo di firma è stato completato correttamente.
  • Annullati: accordi abbandonati. Gli accordi possono risultare abbandonati per quattro motivi:
    • Il mittente ha annullato l’accordo.
    • Il destinatario ha rifiutato di eseguire la propria azione.
    • Il destinatario non si è autenticato correttamente.
    • Il sistema non può elaborare l’accordo per qualche motivo.
  • Scaduti: accordi che non sono stati completati entro il termine di scadenza.
  • Bozza: accordi parzialmente configurati e non ancora inviati.

I tipi di modello sono:

  • Modelli: questi sono i modelli contenuti nella Libreria documenti.
  • Moduli Web: i moduli Web sono moduli online che possono essere inviati come collegamenti URL o incorporati in pagine Web. Quando i firmatari accedono al modulo, viene generato un accordo figlio per acquisirne la firma in un proprio accordo univoco. Un esempio di moduli Web sono i moduli di registrazione sulle pagine Web.
  • Mega Sign: i modelli Mega Sign consentono al mittente di associare un documento a un elenco di destinatari. Ogni destinatario riceve la propria copia univoca dell’accordo da firmare, che potrà essere firmata solo dal destinatario in questione. Un esempio di moduli Mega Sign può essere un modulo aziendale per le spese di formazione annuale.

Nota:

Quando si esegue una ricerca, nella parte superiore della colonna Stato viene visualizzata una nuova opzione: Tutto.

Selezionando Tutto viene visualizzato tutto il contenuto di una tabella, a prescindere dallo stato degli accordi.

Filtri di stato

Per ridurre il set di dati presentato sulla pagina Gestisci, puoi eseguire una ricerca basata su testo e/o intervallo di tempo. 

Una ricerca testuale filtra gli accordi in base alla stringa di ricerca, rilevandone le corrispondenze nella maggior parte dei campi di metadati. I campi inclusi nei parametri di ricerca includono:

  • Nome del partecipante
  • Indirizzo e-mail
  • Titolo del partecipante
  • Azienda del partecipante
  • Nome dell’accordo
  • Note dell’accordo
  • Messaggio dell’accordo
  • Messaggio personale destinatario

L’icona del filtro apre le opzioni che consentono di filtrare il set di dati selezionando un intervallo di date:

  • Tutte le date
  • Ultime 24 ore
  • Ultimi 7 giorni
  • Ultimi 30 giorni
  • Ultimi 12 mesi
  • Intervallo date personalizzato

Nota:

Quando è selezionato un filtro, accanto all’icona del filtro viene visualizzato un tag.  Dopo che il set di dati è stato restituito, è possibile fare clic su un filtro per rimuoverlo.

Filtri di ricerca testuale

È disponibile un’opzione aggiuntiva per cercare nei contenuti nascosti, accessibile facendo clic sull’icona del filtro.

  • Quando si seleziona Cerca in contenuti nascosti, nel set di dati restituito vengono inclusi solo i contenuti nascosti.
Cerca in contenuti nascosti


Elenco degli accordi

L’elenco degli accordi visualizza i singoli accordi conformi al contenuto selezionato e in base ai filtri in uso.

Per ogni accordo vengono visualizzati i seguenti dati:

Destinatario: il destinatario corrente (per gli accordi in corso) o il primo destinatario (per gli accordi completati, annullati o scaduti).

  • Se è noto, viene visualizzato il nome del destinatario. Se il nome non è noto, viene visualizzato il suo indirizzo e-mail.

Mittente: il mittente dell’accordo.

Titolo: il nome dell’accordo.

Stato: lo stato corrente dell’accordo relativo al ciclo di firma. Nell’esempio seguente è stata utilizzata l’opzione Tutto, per visualizzare più stati.

Data di modifica: data dell’ultima modifica apportata all’accordo.

Elenco degli accordi

Per impostazione predefinita, gli accordi sono elencati in base alla Data ultima modifica.

Tuttavia, è possibile fare clic sull’intestazione di qualsiasi colonna per ordinare di conseguenza il set di dati.


Elenco degli accordi

Per visualizzare gli strumenti per gli accordi, fai clic su un singolo accordo o modello:

Strumenti per gli accordi

La barra a destra si apre per esporre gli strumenti che consentono di accedere all’accordo (o documento libreria/modulo Web/Mega Sign) o di manipolarlo:

Visualizza e firma: disponibile solo per gli accordi In attesa del tuo intervento.

Apri Accordo/Modello/Modulo Web/Mega Sign: apre l’oggetto per presentare una visualizzazione completa del documento.

  • Per gli accordi viene mostrato lo stato corrente, la fase in cui si trovano nell’ambito del ciclo di firma.
  • Per i modelli vengono mostrati i documenti di base con cui sono stati creati.    

Usa modello: solo per i modelli (documenti libreria).  Questa opzione avvia un nuovo accordo con il modello già allegato.

Ottieni codice: solo per i moduli Web. Questa opzione apre una pagina in cui l’utente può copiare il codice HTML o script del modulo Web.

Modifica modello/modulo Web: consente all’utente di modificare il modello.

Promemoria: consente all’utente di impostare un promemoria per il destinatario corrente.

Annulla: consente di annullare l’accordo.

Scarica PDF: consente di scaricare una copia dell’accordo nel suo stato corrente.

  • Per i modelli padre viene scaricata una copia PDF dei documenti originali utilizzati per creare il modello.

Scarica report di audit: scarica il report di audit dell’accordo.

Scarica dati campo modulo: scarica un file .csv con il contenuto dei campi dei moduli completati.

  • Per gli oggetti modello padre viene scaricato un file .csv con il contenuto a livello di campo per tutti gli accordi figlio che sono stati completati.

Modifica accordo: consente all’utente di modificare i documenti di un accordo e/o i campi inseriti nel documento.

  • Questa opzione può essere usata solo prima che il primo destinatario esegua la propria azione.

Elimina: solo per i modelli (documenti libreria). Elimina il modello dal sistema. Questa azione non può essere annullata.

Nascondi Accordo/Modulo Web/Mega Sign: nasconde l’oggetto dalla visualizzazione dell’utente.  Questa azione rimuove semplicemente l’oggetto dalla visualizzazione, non esegue nessun’altra azione.

Condividi: consente all’utente di condividere l’oggetto in modo esplicito con un altro utente.  Questa azione non può essere annullata.

Note: consente all’utente di associare delle note personali all’oggetto.

Scarica singoli file: consente all’utente di scaricare i singoli file, se erano stati utilizzati più file per creare il modello o l’accordo.

Visualizza report attività: solo per Mega Sign. Questa opzione genera un riepilogo dell’avanzamento di una transazione Mega Sign, suddividendo l’elenco dei destinatari in categorie corrispondenti allo stato della firma dell’accordo.

Sostituisci destinatario corrente: disponibile solo per gli accordi inviati dall’utente. Consente all’utente di sostituire il destinatario corrente di un accordo.

Attività: elenco continuo degli eventi che hanno avuto luogo in relazione all’accordo. A partire dall’evento Creazione, vengono registrate le attività di ciascun destinatario, fino allo stato Completato/Annullato/Scaduto.


Collegamenti rapidi alle attività più comuni

Segue un riferimento rapido per le operazioni più comuni, quindi una panoramica di alto livello della pagina di gestione e alcune funzioni salienti.

Modelli libreria (documento)

L’icona Modelli libreria nella barra multifunzione di Adobe Sign consente di inviare un documento SharePoint all’ambiente di creazione di Adobe Sign, dove puoi inserire campi modulo e quindi salvare il modulo con i campi abilitati nella libreria Adobe Sign.

Nota:

Il documento originale in SharePoint non viene modificato.  Il nuovo modello di documento esiste solo sul sito Adobe Sign e deve essere allegato mediante l’opzione Libreria documenti nella sezione File dell’accordo.

Per creare un modello documento:

  1. Fai clic sul documento che desideri creare come modello.
  2. Fai clic sull’icona Modello libreria nella barra multifunzione (oppure fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli un’opzione dal menu).
    • L’ambiente di creazione di Adobe Sign si apre e viene visualizzato il documento.
  3. Inserisci i campi richiesti nel documento.
    • Se devi creare un modello che deve essere compilato o firmato da due utenti, inserisci tutti i campi per il primo destinatario.  Quindi modifica il campo Destinatari in Partecipante 2 e inserisci i campi per il secondo firmatario o approvatore.

Nota:

Quando crei un modello nell’ambiente di creazione, puoi creare il documento per un massimo di destinatari.  Se necessiti di più destinatari, allora il documento deve essere creato con Acrobat oppure utilizzando tag per testo.

Esempio di elenco destinatari

4. Una volta completato il modello, fai clic sul pulsante Salva in basso a destra.

• Il modello viene salvato nella Libreria di Adobe Sign.  

 


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