Asegúrese de que los documentos firmados permanezcan legibles, accesibles y compatibles durante décadas en el futuro.
PDF/A es un formato especializado desarrollado para la preservación de documentos a largo plazo. Restringe funciones como el cifrado, las fuentes externas y los medios multimedia no compatibles para mantener los archivos autosuficientes y accesibles a lo largo del tiempo.
El uso de PDF/A ayuda a cumplir los requisitos normativos, protege la integridad del documento y evita problemas futuros de formato de archivo. Acrobat Sign aplica la compatibilidad de PDF/A durante todo el flujo de trabajo del acuerdo, desde la carga hasta la firma hasta el almacenamiento.
Los flujos de trabajo de PDF/A son especialmente útiles para las organizaciones con necesidades de archivado a largo plazo, como en los sectores financiero, sanitario y gubernamental.
Ventajas del uso de flujos de trabajo PDF/A
- Acatar la normativa sobre cumplimiento y retención
- Mantener el formato estable y legible del documento
- Evite los costes de la reforma o migración de archivos archivados
- Crear confianza en la integridad de los registros firmados
acrobat Sign admite la conversión de archivos a los tipos de archivo PDF/A-2B o PDF/A-3B.
Configuración
Disponibilidad:
- acrobat standard y acrobat pro: Desactivado; No configurable
- Acrobat Sign Solutions: compatible
- Acrobat Sign para la administración pública: compatible
Ámbito de configuración:
Los administradores pueden habilitar esta función en los niveles de cuenta y grupo.
Acceda a esta función navegando por el menú de configuración del administrador hasta Configuración global > Flujos de trabajo PDF/A
Están disponibles las siguientes opciones:
La activación de los flujos de trabajo PDF/A proporciona a los administradores acceso a los controles de PDF/A y ordena a Acrobat Sign que valide y convierta los archivos al formato PDF/A.
Los administradores deben seleccionar uno de los dos niveles de conformidad para que Acrobat Sign convierta los archivos cuando la normalización esté habilitada. Este es el nivel predeterminado de cualquier acuerdo creado si la normalización está desactivada:
| Nivel de conformidad | Descripción | Más adecuado para |
|---|---|---|
| PDF/A-2b | Preserva la apariencia visual del documento para el archivado a largo plazo. Garantiza que el texto, las fuentes, las imágenes y los colores se mantengan coherentes a lo largo del tiempo. Este es el Nivel más utilizado para el cumplimiento. |
Necesidades generales de cumplimiento y archivado estándar. |
| PDF/A-3b | Proporciona la misma preservación visual que 2b, pero también permite incrustar archivos que no son PDF/A (como XML, CSV o hojas de cálculo) dentro del pdf para necesidades adicionales de mantenimiento de registros. | Organizaciones que necesitan almacenar datos de fuente o archivos complementarios junto con el pdf firmado. |
Active la Normalización de PDF/A para convertir activamente los archivos cargados al Nivel de conformidad seleccionado.
- Los archivos pdf se validarán y convertirán al Nivel de conformidad seleccionado. Los pdf cargados con el Nivel de conformidad seleccionado se evaluarán y repararán si es necesario.
- Si los flujos de trabajo PDF/A están activados, pero la normalización no está habilitada, Acrobat Sign evalúa cada archivo cargado y adopta el nivel de conformidad del primer archivo PDF/A cargado con un estándar compatible.
- Si ningún documento PDF cargado es PDF/A, entonces el acuerdo adopta por defecto el nivel de conformidad seleccionado en los controles.
Cuando los archivos se convierten al estándar de archivo seleccionado y se validan, pueden producirse errores. Estos errores pueden proceder de múltiples fuentes y detendrán el proceso del acuerdo.
Si se activa la opción para ignorar los errores de validación, acrobat Sign ignorará los errores y continuará con la generación del acuerdo. Es posible que estos acuerdos no cumplan totalmente con PDF/A y no deben tratarse como tales por ningún motivo.
En esta situación, el usuario debe reformatear su archivo original para que ya no produzca errores.
Los errores más comunes son que el documento original:
- Contiene fuentes que no están en la lista de fuentes compatibles.
- Utiliza un esquema de color distinto a sRGB.
Los controles de administración de Protección con contraseña de documento firmado se modifican para suprimir cualquier opción que permita aplicar una contraseña de sellado:
Las interfaces Solicitar firmas y Diseñador de flujos de trabajo eliminan la opción de añadir una contraseña en el nivel de usuario:
Acrobat Sign no admite editar ni firmar digitalmente documentos PDF/A.
La activación de Flujos de trabajo de PDF/A desactiva la opción Descargar y firmar con Acrobat para los flujos de trabajo de Firma digital. Los acuerdos deben firmarse con firmas basadas en la nube.
acrobat Sign no admite la descarga y firma física de un acuerdo.
Al habilitar Flujos de trabajo PDF/A se desactiva automáticamente la opción Descargar y firmar con Acrobat para los flujos de trabajo de firma digital. Los acuerdos deben firmarse con firmas basadas en la nube.
Utilización
Cuando está habilitada, el flujo de trabajo de PDF/A incluye los pasos de validación para garantizar la plena conformidad:
- La conversión de documentos de Word es compatible. Los documentos que no son PDF se convierten primero a PDF y luego al nivel de conformidad PDF/A seleccionado.
- Los documentos pdf se validan según el Nivel de conformidad seleccionado: PDF/A-2b o PDF/A-3b.
- Los archivos que cumplen con los requisitos de PDF/A se aceptan y se conservan durante todo el proceso de firma.
- Si un documento falla en la validación, el acuerdo se bloquea y se muestra un mensaje de error:
- {Nombre de archivo}: El archivo no cumple la especificación PDF/A - Indica que el archivo cargado no cumple los requisitos de PDF/A-2b.
- {Nombre del archivo}: no se puede cargar el archivo - Indica que la protección o el cifrado por contraseña bloquean la carga del archivo.
El documento firmado y su informe de auditoría incluyen un marcador de cumplimiento que identifica el estado de PDF/A.
Informes de auditoría y registros de actividad
Para los flujos de trabajo de PDF/A, se generará un evento de auditoría que indica que el acuerdo cumple con el código PDF/A y el nivel de cumplimiento del código PDF/A.
- El Informe de auditoría también cumple con PDF/A.
- El registro de actividad también incluye una nota que indica el cumplimiento de PDF/A.
Lo que debes saber
La compatibilidad de PDF/A impone restricciones sobre algunas funciones de Acrobat Sign:
- La protección con contraseña está desactivada para los acuerdos PDF/A.
- La opción para añadir Protección de documento firmado con contraseña a un acuerdo (a través de la configuración del acuerdo o del diseñador de flujos de trabajo) se suprime para evitar la aplicación de una contraseña.
- Los controles del menú de administración para requerir una contraseña de documento firmado se modifican para eliminar todas las opciones que permiten las contraseñas.
- El cifrado está deshabilitado, incluso si el cifrado no requiere una contraseña para descifrar el documento. Los documentos PDF/A firmados no se cifran después de descargarse.
- El esquema de color debe ser sRGB. La conversión puede fallar si el documento original especifica un esquema de color distinto a sRGB, p. ej., CMYK.
- Fuentes incrustadas - Los documentos solo deben contener fuentes incrustadas. Si un Usuario proporciona un documento que no es pdf y que acrobat sign puede convertir a pdf, ese documento solo debe utilizar fuentes compatibles.
- acrobat sign solo puede incrustar una fuente del conjunto de fuentes utilizadas para modificar los documentos.
- acrobat sign no puede incrustar fuentes sin licencia.
Fuentes compatibles
Adobe Acrobat Sign es compatible con estas categorías de fuentes para PDF/A:
- Fuentes de Microsoft Office - Las fuentes que se incluyen normalmente en una instalación estándar de Microsoft Office son compatibles.
Fuentes adicionales compatibles
- Adobe Arabic
- Adobe Caslon Pro
- Adobe Clean
- Adobe Devanagari
- Adobe Fan Heiti Standard
- Adobe Fangsong Standard
- Adobe Garamond Pro
- Adobe Gothic Standard
- Adobe Hebrew
- Adobe Heiti Standard
- Adobe Jenson Pro
- Adobe Kaiti Standard
- Adobe Ming Standard
- Adobe Myungjo Standard
- Adobe Pi Standard
- Adobe Song Standard
- Adobe Text Pro
- Adobe Thai
- Alexa Standard
- Arno Pro
- Balzano Standard
- Banshee estándar
- Bell Centennial estándar
- Bickham Script Pro
- Birch estándar
- Blackoak estándar
- Brioso Pro
- Brush Script estándar
- Caflisch Script Pro
- Caliban estándar
- Century Old Style estándar
- Chaparral Pro
- Charlemagne estándar
- Cooper Black estándar
- Copal estándar
- Coriander estándar
- Cottonwood estándar
- Courier estándar
- Cronos Pro
- Cutout estándar
- Flood estándar
- Fusaka estándar
- Garamond Premier Pro
- Giddyup estándar
- Graphite estándar
- Heisei Kaku Go estándar
- Heisei Maru Go estándar
- Heisei Min estándar
- Hobo estándar
- Hypatia Sans Pro
- Immi Five O Five estándar
- Ironwood estándar
- Juniper estándar
- Kazuraki SP2N
- Kazuraki SPN
- Kepler estándar
- Kozuka Gothic Pr6N
- Kozuka Gothic Pro
- Kozuka Gothic Pro VI
- Kozuka Gothic estándar
- Kozuka Mincho Pr6N
- Kozuka Mincho Pro
- Kozuka Mincho Pro VI
- Kozuka Mincho estándar
- Letter Gothic estándar
- Lithos Pro
- Madrone estándar
- Mesquite estándar
- MICR estándar
- Minion Pro
- Myriad Arabic
- Myriad Hebrew
- Myriad Pro
- Myriad estándar
- Mythos estándar
- News Gothic estándar
- Nueva estándar
- OCRA estándar
- OCRB estándar
- Orator estándar
- Ouch estándar
- Pepperwood estándar
- Poetica estándar
- Ponderosa estándar
- Poplar estándar
- Postino estándar
- Prestige Elite estándar
- Quake estándar
- Rad estándar
- Rosewood estándar
- Ryo Clean Plus N
- Ryo Display Plus N
- Ryo Display estándar
- Ryo Gothic Plus N
- Ryo Gothic estándar
- Ryo Text Plus N
- Ryo Text estándar
- Sanvito Pro
- Shuriken estándar
- Stencil estándar
- Strumpf estándar
- Symbol estándar
- Tekton Pro
- Toolbox estándar
- Trajan Pro
- Utopia estándar
- Viva estándar
- Voluta Script Pro
- Warnock Pro
- Willow estándar
- Woodtype Ornaments estándar
- Zebrawood estándar
Fuentes japonesas
- BIZ UDMingcho
- BIZ UDPGothic
- HG S Kyokasho
- HG S Mincho
- Hiragino Kyokasho
- Hiragino Maru Gothic
- Hiragino Mincho
- Hiragino Reisho
- Hiragino Seikaishotai
- Hiragino Soei Kakupoptai
- Meiryo
- MS Mincho
- OCR B
- UD Digi Kyokasho N
- Yu Mincho
