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Creación de una página de redacción personalizada con el diseñador de flujos de trabajo personalizados

 

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Diseño de la página Redactar personalizada con el Diseñador de flujo de trabajo personalizado.

En cuentas empresariales, todos los usuarios pueden crear páginas Redactar personalizada con el Diseñador de flujo de trabajo personalizado si está habilitado.

Las páginas Redactar personalizadas pueden variar desde una plantilla de redacción sencilla y personalizada, que incluye detalles de firma, tiempos de caducidad, mensajes personales, entre otros, hasta flujos de trabajo híbridos complejos y multifirma que aplican una conformidad estricta con las directivas de la empresa.

  • Los Administradores de cuentas pueden crear flujos de trabajo para toda la cuenta o grupos específicos.
  • Los Administradores de grupos pueden crear flujos de trabajo para sus grupos asignados.
  • Los usuarios con permisos correctos pueden crear y compartir flujos de trabajo personales con sus grupos.

Acceso al Diseñador de flujo de trabajo personalizado:

  1. Vaya a la pestaña Flujos de trabajo en la barra de navegación superior.
  2. Seleccione Flujos de trabajo personalizados en el menú de la izquierda para ver los flujos de trabajo disponibles.
  3. Seleccione Crear flujo de trabajo para empezar a crear uno nuevo.
La lista de flujos de trabajo personalizados con el botón Crear flujo de trabajo resaltado.

Al abrir un nuevo flujo de trabajo, aparece el encabezado Diseñador de flujo de trabajo debajo del logotipo.

En la parte superior de la página se encuentran varios indicadores y controles, como los siguientes:

  1. Indicador de estado: muestra el estado actual del flujo de trabajo:
    • Borrador/inactivo: etiquetado como “Borrador”.
    • Activo: etiquetado como “Activo”.
  2. Nombre del flujo de trabajo: muestra el nombre del flujo de trabajo (p. ej., Nuevo flujo de trabajo).
  3. Clonar flujo de trabajo: crea una copia del flujo de trabajo con un nuevo nombre.
  4. Eliminar flujo de trabajo: elimina el flujo de trabajo de la cuenta.
  5. Cerrar: para salir del flujo de trabajo. Aparece una indicación si hay cambios no guardados.
  6. Guardar: guarda todos los cambios.
  7. Activar/desactivar: activa o desactiva el estado del flujo de trabajo:
    • Activado: el flujo de trabajo está marcado como “activo” y está disponible para los usuarios, grupos o la organización asignados.
    • Desactivado: el flujo de trabajo permanece en estado “Borrador” y solo es accesible para el propietario o el administrador.
Carril del encabezado del diseñador de flujo de trabajo con las acciones numeradas

La creación de un flujo de trabajo implica la configuración de los siguientes detalles:

  • Información del flujo de trabajo: nombra al flujo de trabajo, añade instrucciones personalizadas para los remitentes y asigna permisos.
  • Información del acuerdo: personaliza cómo aparecen los detalles del acuerdo en la página Redactar personalizada.
  • Destinatarios: define el orden de firma añdiendo firmantes y otros tipos de destinatarios.
  • Correos electrónicos: especifica notificaciones por correo electrónico para diferentes participantes en cada fase del proceso de firma.
  • Documentos: selecciona qué documentos se deben incluir en el flujo de trabajo.
  • Campos de entrada del remitente: añade campos para que los remitentes introduzcan información antes de enviar un acuerdo. Esta entrada se combina en el acuerdo antes de que llegue a los firmantes y los aprobadores.

Todo lo configurado en el Diseñador de flujo de trabajo automatiza la página Redactar personalizada, lo que reduce la entrada manual de los remitentes. Los campos obligatorios se marcan con un asterisco (*), mientras que los campos opcionales se pueden personalizar o dejar en blanco.

El objetivo es prerrellenar la mayor cantidad de información posible, lo que hace que el proceso de envío sea más rápido, sencillo y menos propenso a errores.

Nota:

La configuración y las propiedades definidas en un flujo de trabajo personalizado prevalecen sobre cualquier configuración en el nivel de grupo o cuenta. Esto se aplica a cualquier elemento configurable del flujo de trabajo.

Por ejemplo, si la configuración de nivel de grupo para la caducidad del documento es de cinco días y la plantilla de flujo de trabajo establece un plazo de finalización de tres días, el acuerdo caducará en tres días.

Una vez configurado el flujo de trabajo completo, seleccione Guardar para almacenar los cambios.

Cuando esté listo para implementar el flujo de trabajo, seleccione Activar para que esté disponible.

Sugerencia:

Durante la prueba, establezca Usuarios que pueden usar este flujo de trabajo en Solo yo para garantizar que todas las configuraciones funcionen según lo previsto.

Una vez que esté seguro de que el flujo de trabajo está configurado correctamente, actualice los Usuarios que pueden usar este flujo de trabajo en la configuración de producción adecuada y Guarde los cambios.

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