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Recopilar los datos de formularios con acuerdos

 

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Información general

No es raro que el remitente de un acuerdo sea el contacto principal para el proceso de firma de documentos de un cliente. Esto significa a menudo que necesitan acceder a la información que el cliente facilita en el documento.

El grupo de controles Recopilar los datos de formularios con acuerdos proporciona el agente emisor:

  • La opción de ver los campos introducidos por los destinatarios a medida que trabajan con el formulario en tiempo real. Esto puede ser útil si el firmante se comunica con el destinatario para ayudarle a añadir la información correcta en cada campo.
  • Un informe CSV de todo el contenido del campo una vez finalizado el acuerdo. Útil si los remitentes están obligados a recopilar e informar sobre los datos derivados de los acuerdos que han enviado.
Nota:

Los controles para recopilar datos de formularios solo dan acceso a los datos de campo para el remitente de un acuerdo. Ningún otro participante en el acuerdo dispone de estas opciones.

Disponibilidad:

Los controles para recopilar datos de campos de formulario y exponerlos al remitente están disponibles para los planes de licencia de Acrobat Sign Solutions.

Ámbito de configuración:

La funcionalidad se puede habilitar tanto en el nivel de cuenta como en el de grupo.

Cómo se usa

Tiene dos controles:

  • Adjuntar un archivo CSV con datos del formulario al correo electrónico del acuerdo firmado por el remitente : este ajuste solo debe configurarse a nivel de grupo para que el remitente reciba o no el archivo CSV adjunto. El remitente no necesita (ni se le permite) interactuar directamente con la opción de adjuntar el archivo CSV.
  • Los remitentes pueden ver los datos de campos de formulario a medida que los destinatarios los rellenan - Esto es una vista dinámica de solo los campos de un documento y el contenido que el destinatario actual les ha añadido. El remitente puede acceder a esta vista desde la página Administrar y observar el contenido con el que se rellena cada campo. 
  1. Inicia sesión en Acrobat Sign como administrador.

  2. Ve a la página Administrar y selecciona el acuerdo en cuestión.

    Esto expondrá el panel Acciones en el lado derecho del acuerdo.

  3. Debajo de la lista de acciones se encuentra la lista de destinatarios.

    Cada destinatario que haya añadido contenido de campo al acuerdo muestra un icono a la derecha de su registro de destinatario.

    • Si no aparece ningún icono, significa que el destinatario todavía no ha introducido la información de ningún campo.
    • Si solo aparece el icono del lápiz, el destinatario está rellenando la información de su campo.
    • Si aparece una marca de verificación junto al icono del lápiz, significa que el destinatario ha completado su interacción con el acuerdo.

    Selecciona el destinatario que quieres revisar.

    La página Administrar con los detalles del destinatario ampliados y el botón Ver progreso resaltado.

    Nota:

    La visualización de los datos del campo estará disponible después de que el destinatario introduzca su primer valor en el formulario. Hasta entonces, el botón (y el icono) Ver progreso estará oculto.
    Esto no significa que el destinatario no haya leído el acuerdo, solo que no ha añadido ningún contenido de campo.

    Los campos de firma y relacionados con la firma (como Título, Empresa, Nombre, Correo electrónico y Fecha de firma) no se consideran campos de formulario en este contexto, por lo que no se muestran y, si solo hay campos relacionados con la firma, el botón y el icono Ver progreso no se muestran.

  4. Selecciona el botón Ver progreso o Ver datos del formulario.

    Se abre una ventana superpuesta que muestra una lista desplegable de campos con el nombre del campo del formulario a la izquierda y el valor actual del campo a la derecha:

    La lista de campos con sus valores actuales expuestos

    Nota:

    El destinatario no puede interactuar con el contenido del campo ni editarlo. Se trata de una vista de solo lectura de los valores de los campos.

  5. Cuando hayas terminado, selecciona Aceptar para cerrar la superposición.

Prácticas recomendadas

Antes de activar estos controles, sé muy consciente del tipo de información que estás recopilando sobre los acuerdos y comprende si es una buena práctica exponer esta información a los remitentes de los acuerdos. Si recopilas información privada o de facturación, puede que no sea una buena práctica exponer esta información a los remitentes.

Precaución:

El contenido del campo expuesto a los remitentes es no enmascarado, incluso si el campo está designado para enmascarar el contenido del campo. Se trata de un método para enviar el contenido del campo no enmascarado al usuario interno (remitente) que pueda necesitar esa información.

Configuración

Para revisar y editar los controles de funciones:

  1. Inicia sesión como administrador, ve a la pestaña Configuración de la cuenta y selecciona la pestaña del submenú Configuración global .
El menú de administración “Configuración global” resalta la configuración “Recopilar datos de formulario para acuerdos”.

Estas son las opciones configurables:

Cosas que debes saber

  • Los valores de los campos enmascarados no se enmascaran para el remitente si estos controles están habilitados.
  • La opción Ver datos del formulario sigue disponible una vez finalizado el acuerdo:
La lista de destinatarios de un acuerdo completado resaltando los iconos Ver datos del formulario

  • Los acuerdos cancelados o caducados no conservan los datos de campo.
  • En este contexto, los campos de firma y relacionados con la firma no se consideran “campos de formulario”. No estarán presentes en la lista de campos ni harán que se muestre el botón o icono Ver progreso.
  • Si se sustituye a un destinatario en el flujo de firmas, el destinatario sustituido no mostrará ningún progreso, ya que los datos de su campo se perderán cuando se reemplacen. Si se añade un nuevo destinatario como firmante alternativo, el progreso del destinatario original seguirá siendo visible.

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