Novedades
Introducción
- Guía de inicio rápido para administradores
- Guía de inicio rápido para usuarios
- Biblioteca de tutoriales de vídeo
- Preguntas frecuentes
Administrar
- Información general sobre Admin Console
-
Administración de usuarios
- Agregación de usuarios
- Crear usuarios centrados en funciones
- Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
- Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
- Editar los miembros del grupo de un usuario
- Promover un usuario a una función de administrador
- Tipos de identidad de usuario y SSO
- Cambiar identidad de usuario
- Autenticar usuarios con MS Azure
- Autenticar usuarios con la federación de Google
- Perfiles de productos
- Experiencia de inicio de sesión
-
Configuración de cuenta/grupo
- Descripción general de configuración
-
Configuración global
- Nueva experiencia de destinatario
- Flujos de trabajo de firma automática
- Enviar en bloque
- Formulario web
- Flujos de trabajo de Power Automate
- Documentos de la biblioteca
- Recopilar los datos de formularios con acuerdos
- Visibilidad limitada de los documentos
- Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado
- Incluir un vínculo en el correo electrónico
- Incluir una imagen en el correo electrónico
- Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
- Adjuntar informe de auditoría a documentos
- Combinar varios documentos en uno solo
- Descargar documentos individuales
- Carga de un documento firmado
- Establecer la zona horaria predeterminada
- Usuarios en varios grupos (UMG)
- Permisos de administrador de grupos
- Reemplazar destinatario
- Informe de auditoría
- Pie de página de la transacción
- Cliente sanitario
- Configuración de cuenta
-
Preferencias de firma
- Firmas con el formato correcto
- Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
- Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
- Reiniciar flujo de trabajo del acuerdo
- Rechazo de la firma
- Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
- Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
- Solicitar la dirección IP de los firmantes
- Firmas digitales
- Sellos electrónicos
- Identidad digital
-
Configuración de informes
- Configuración de seguridad
-
Configuración de envío
- Requerir el nombre del destinatario al enviar
- Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
- Funciones de destinatarios permitidos
- Permitir testigos electrónicos
- Grupos de destinatarios
- CCs
- Acceso del destinatario al acuerdo
- Integración de campos
- Modificar acuerdos
- Mensajes privados
- Tipos de firma permitidos
- Recordatorios
- Enviar notificación de acuerdo a través de
- Opciones de identificación del firmante
- Protección de contenidos
- Orden de las firmas
- Liquid Mode
- Configuración biofarmacéutica
- Configuración de notarización
- Integración de pagos
- Configuración de SAML
- Gobernanza de datos
- Configuración de marca de tiempo
- Archivo externo
- Idiomas de la cuenta
-
Configuración de correo electrónico
- Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
- Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
- Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
- Personalizar los campos “Para” y “CC”
- Habilitar notificaciones sin enlaces
- Personalice plantillas de correo electrónico
- Migración de echosign.com a adobesign.com
- Configuración de las opciones para los destinatarios
-
Orientación para los requisitos reglamentarios
- Accesibilidad
- HIPAA
- RGPD
- Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
- Clientes del sector sanitario
- Compatibilidad con IVES
- Acuerdos de "protección"
- Consideraciones de la UE y el Reino Unido
- Reivindicar un dominio
- Vínculos de notificación de abuso
Enviar, firmar y administrar acuerdos
-
Opciones de destinatario
- Cancelar un recordatorio por correo electrónico
-
Opciones de la página de firma electrónica
- Información general de la página de firma electrónica
- Abrir para leer el acuerdo sin campos
- Rechazar la firma de un acuerdo
- Delegar autorización de firma
- Descargar un PDF del acuerdo
- Ver el historial del acuerdo
- Ver los mensajes del acuerdo
- Conversión de una firma electrónica a una escrita
- Conversión de una firma escrita a una electrónica
- Navegar por los campos de formulario
- Borrar los datos de los campos de formulario
- Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
- Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
- Revisar los avisos legales
- Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
- Enviar acuerdos
-
Creación de campos en documentos
-
Entorno de creación en la aplicación
- Detección automática de campos
- Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
- Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
- La función Rellenar previamente
- Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
- Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
- Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
- Creación de formularios y etiquetas de texto
- Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
- Campos
- Preguntas frecuentes sobre creación
-
Entorno de creación en la aplicación
- Firmar acuerdos
-
Gestionar acuerdos
- Información general de la página Administrar
- Acuerdos delegados
- Reemplazar destinatarios
- Limitar la visibilidad del documento
- Cancelar un acuerdo
- Crear nuevos recordatorios
- Revisar recordatorios
- Cancelación de un recordatorio
- Acceder a flujos de Power Automate
-
Más acciones…
- Cómo funciona la búsqueda
- Ver un acuerdo
- Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
- Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
- Cargar un documento firmado
- Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
- Editar el método de autenticación de un destinatario
- Añadir o modificar una fecha de caducidad
- Añadir una nota al acuerdo
- Uso compartido de un acuerdo individual
- Anular uso compartido de un acuerdo
- Descargar un acuerdo individual
- Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
- Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
- Descargar el contenido del campo de un acuerdo
- Informe de auditoría
- Exportaciones de creación de informes y datos
Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados
-
Formularios web
- Crear un formulario web
- Editar un formulario web
- Deshabilitación/habilitación de un formulario web
- Ocultación/descubrimiento de un formulario web
- Buscar la dirección URL o el código de script
- Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
- Guardar un formulario web para completarlo más tarde
- Cambiar el tamaño de un formulario web
-
Plantillas reutilizables
- Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
- Crear una plantilla de biblioteca
- Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
- Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
- Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
- Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
- Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
- Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
-
Flujos de trabajo de Power Automate
- Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
- Habilitar la integración de Power Automate
- Acciones en contexto de la página Administrar
- Seguimiento del uso de Power Automate
- Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
- Desencadenadores utilizados para flujos
- Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
- Administrar flujos
- Editar flujos
- Compartir flujos
- Deshabilitar o habilitar flujos
- Eliminar flujos
-
Plantillas útiles
- Solo administrador
- Archivo de acuerdos
- Archivo de acuerdos del formulario web
- Extracción de datos del acuerdo
- Notificaciones del acuerdo
- Generación de acuerdos
- Flujos de trabajo de envío personalizado
Integrar con otros productos
- Acrobat Sign para Salesforce
- Acrobat Sign para Microsoft
- Otras integraciones
- Integraciones gestionadas por socios
- Cómo se crea una clave de integración
Acrobat Sign Desarrolladores
- API REST
- Webhooks
Soporte y solución de problemas
La función Uso compartido de cuentas está disponible para los planes de servicios empresariales, de negocios y de empresas pequeñas.
Información general del uso compartido de contenido del usuario
La naturaleza predeterminada de Adobe Acrobat Sign es asegurar el contenido del usuario respecto a todos los demás que no se hayan invitado expresamente a ver o interactuar con dicho contenido.
Los acuerdos incluyen a todos los destinatarios implícitamente. Los documentos de la biblioteca de comparten de forma explícita en las propiedades de la plantilla.
Sin embargo, hay funciones en la mayoría de las organizaciones que requieren supervisiones o transacciones que no involucran directamente al observador o grupos de agentes que deben tener información general de todas las transacciones dentro de su grupo.
El uso compartido de contenido del usuario permite que un usuario o un grupo comparta su contenido con cualquier otro usuario o grupo.
Hay dos tipos de uso compartido de contenido del usuario disponibles:
- Básico – El usuario solo puede ver
- Cuando el Usuario A comparte su contenido con el Usuario X:
- El Usuario X puede ver (y solo ver) todo el contenido visible en la página Administrar del Usuario A
- Cuando el Usuario A comparte su contenido con el Usuario X:
- Avanzado – El grupo y el usuario pueden ver y tienen la opción de modificar y enviar
- Cuando el Usuario A comparte su contenido con el Usuario X:
- El Usuario X puede ver todo el contenido en la página Administrar del Usuario A
- El Usuario X puede modificar un acuerdo que esté en proceso (si se activa)
- El Usuario X puede enviar un acuerdo en nombre del usuario (si se activa)
- El Usuario X queda registrado en el historial y en el registro de auditoría como el que envió en nombre del Usuario A
- El Usuario A es el propietario y el administrador del acuerdo
- Se ha activado el uso compartido de grupo
- Cuando el Usuario A comparte su contenido con el Grupo N:
- Todos los miembros del Grupo N pueden ver todo el contenido en la página Administrar del Usuario A
- Todos los miembros del Grupo N tienen la autoridad establecida en el uso compartido (Enviar o Modificar) por el Usuario A
- Cuando el Grupo N se comparte para el Usuario A:
- El Usuario A puede ver todo el contenido de todos los usuarios en Grupo N
- El Usuario A tiene la autoridad para Enviar o Modificar acuerdos (según se configure) para todos los miembros del Grupo N
- Cuando el Usuario A comparte su contenido con el Grupo N:
- Cuando el Usuario A comparte su contenido con el Usuario X:
En la actualidad, el uso compartido avanzado solo está disponible para cuentas de nivel Enterprise. Los administradores que quieran habilitar el uso compartido avanzado deben enviar un ticket al equipo de soporte.
Una vez que una cuenta se pasa al uso compartido avanzado, no se puede devolver al uso compartido básico. Eso es un proceso unilateral.
Para compartir su cuenta una vez que haya iniciado sesión, vaya a Configuración de perfil > Preferencias personales > Compartir mi cuenta
Disponibilidad
El uso compartido básico está disponible para todos los paquetes de pequeñas empresas, negocios y empresas.
- El uso compartido básico tiene un límite de 100 cuentas “compartidas con otros” y otras 100 “compartidas conmigo”
El uso compartido avanzado solo está disponible para clientes de nivel Enterprise.
- El uso compartido avanzado tiene un valor predeterminado de 500 cuentas “compartidas con otros” y otras 500 “compartidas conmigo”
- Si necesita más de 500 cuentas compartidas de cualquier forma, póngase en contacto con el administrador de éxito
Acrobat Pro para equipos y todos los planes de un solo usuario no admiten el uso compartido de la cuenta de un usuario.
- Acrobat Pro para equipos y cuentas de usuario único solo pueden compartir objetos individuales desde la página Administrar.
Interfaz de usuario
Uso compartido básico
Los usuarios con el mismo modelo de uso compartido básico pueden establecer, revisar y cancelar sus cuentas compartidas en la sección Preferencias personales. Todos los usuarios (incluidos administradores) tienen la misma experiencia.
Hay dos páginas discretas, una para las cuentas compartidas entrantes (Ver otras cuentas) y otras para las salientes (Compartir mi cuenta):
Los usuarios solicitan cuentas compartidas haciendo clic en el icono del plus e introduciendo el correo electrónico del usuario con quien quieren compartir.
Después de solicitar un uso compartido, este existe en estado “Pendiente” hasta que el usuario que recibe la solicitud acepta o declina la invitación.
Uso compartido avanzado de cuentas
El uso compartido avanzado de cuentas solo está disponible en el nivel de servicio para empresas y debe habilitarlo enviando una incidencia al equipo de Soporte.
Cuando una cuenta se pasa al uso compartido avanzado, la interfaz de usuario cambia de dos páginas distintas a solo una única página con pestañas llamada Estado de uso compartido:
Las dos pestañas se alinean respecto a las dos páginas utilizadas bajo reglas de uso compartido básico
- Mi cuenta Compartido con > Compartir mi cuenta
- Compartido conmigo > Ver otras cuentas
Los usuarios establecen cuentas compartidas al hacer clic en el icono del plus, que abre un elemento emergente que permite al usuario introducir una dirección de correo electrónico o seleccionar usuarios o grupos de entre una lista de los objetos de usuario o de grupo actuales.
- La flecha a la derecha del nombre del grupo expande los grupos para enumerar a los usuarios
- El icono del plus añade al usuario/grupo a la solicitud de uso compartido (en el campo de entrada superior)
Tras identificar a los usuarios/grupos para el uso compartido, el solicitante puede definir los permisos que quiere aplicar al mismo (Enviar o Modificar):
Los administradores de cuenta tienen la capacidad de establecer el uso compartido entre un usuario y cualquier otro dentro de su cuenta de Acrobat Sign sin la aprobación de estos.
Los administradores de grupo tienen la capacidad de establecer el uso compartido entre un usuario y otro dentro de su grupo sin la aprobación de estos.
Los administradores de grupo que intenten establecer un uso compartido con un usuario o un grupo fuera de su grupo producirán un uso compartido “Pendiente”. El otro usuario debe aprobar (aceptar) la solicitud de uso compartido de forma expresa para que este se produzca.
- Las solicitudes de uso compartido con un grupo generan el correo electrónico al administrador del grupo, que acepta o rechaza cualquier uso compartido pendiente.
Los usuarios que no sean administradores pueden solicitar un uso compartido (basado en los controles configurados) que permanezca como “Pendiente” hasta que la otra parte acepte o rechace la solicitud de uso compartido.
Grupos compartidos
Los administradores (en las reglas de uso compartido avanzadas) tienen la capacidad de compartir el grupo del que son administradores y de gestionar los usos compartidos que se adjuntan al grupo (respecto el usuario).
Desde el aspecto funcional, el uso compartido del grupo es igual que los otros usos compartidos del usuario, excepto que el grupo es un contenedor más grande, y al compartir con un grupo, el usuario obtiene acceso a todo el contenido de todos los usuarios de ese grupo.
Si se elimina a un usuario del grupo, el contenido del usuario ya no estará en el grupo, por lo que ya no será visible.
Para acceder al nivel de uso compartido de grupo como administrador de grupo:
- Inicie sesión en su usuario de administrador de grupos
- Vaya a Grupo > Mi grupo de usuarios > Compartir estado
Un grupo puede compartirse con sí mismo, lo que hace que todos los usuarios del grupo puedan ver a todos los usuarios del grupo sin tener que definir usos compartidos individuales.
Los administradores de cuenta pueden gestionar los usos compartidos para todos los grupos de la cuenta y establecer los usos compartidos entre grupos sin que sea necesario la aceptación de otro usuario.
Para acceder al uso compartido de grupo como administrador de cuentas:
- Vaya a Cuenta > Grupos > {Seleccione el grupo que desee compartir}
Cuando se carga el menú grupo, haga clic en Estado del uso compartido
Controles adicionales para administrar los usos compartidos entre cuentas
Visualización de contenido compartido
El contenido compartido a su usuario se muestra en la pestaña Administrar.
En la esquina superior izquierda de la página Administrar, puede ver una flecha desplegable junto a Sus acuerdos
- Haga clic en la flecha para mostrar la lista de usuarios/grupos que se hayan compartido con usted
- Seleccione el usuario/grupo que desee ver
- También hay una opción para seleccionar Todos los acuerdos compartidos, que devuelve Todo el contenido compartido
La página se actualiza para mostrar el contenido de la página Administrar del usuario/grupo seleccionado:
Los filtros del raíl izquierdo (En curso, Completado, Formularios web) filtran el contenido del mismo modo que lo hacen cuando esté viendo el contenido.
Controles
Los controles de administrador para el uso de compartido de usuarios se pueden encontrar en Configuración de la cuenta > Configuración de seguridad > Uso compartido de cuentas
- El uso compartido se puede configurar en el nivel de Cuenta al propagar la configuración a todos los Grupos
- El uso compartido se puede configurar en el nivel de Grupo, eliminando los valores heredados del nivel de Cuenta.
Los controles de uso compartido básico definen si se permite el uso compartido y el método por el cual se inicia el uso compartido:
- No permitir el uso compartido de la cuenta: La interfaz para el uso compartido de la cuenta se elimina de la interfaz de usuario de la cuenta o grupo establecidos.
- Permitir solicitudes de compartir la cuenta: Permite que los usuarios en la cuenta o en el grupo configurado soliciten ver el contenido de otro usuario
- Permitir el uso compartido de la cuenta propia: Permite que los usuarios en la cuenta o en el grupo configurado compartan su cuenta con otro usuario
- Ambos: El usuario puede solicitar y ofrecer el uso compartido
El uso compartido avanzado proporciona un conjunto adicional de permisos:
- Con cuentas externas: cuando esta opción está activada, los usuarios podrán compartir el contenido de su cuenta con otros usuarios de otras cuentas de Acrobat Sign.
- Compartir con una cuenta externa establece una relación de solo lectura.
- Con cuentas internas: cuando esta opción está activada, los usuarios podrán compartir el contenido de su cuenta con otros usuarios de su (misma) cuenta de Acrobat Sign.
- Activar el uso compartido con cuentas internas permite dos opciones adicionales:
- Envío: permite que la parte con la que se ha compartido contenido pueda enviar nuevos acuerdos en nombre de la parte que ha iniciado el uso compartido.
- El historial y la pista de auditoría indican claramente que el acuerdo lo envió la parte con la que se compartió en nombre de la parte que lo compartió en primer lugar.
- La parte que ha compartido el acuerdo en primer lugar es la propietaria y lo administra como si lo hubieran mandado ellos mismos.
- Modificar las transacciones existentes: permite que la parte con la que se ha compartido modifique acuerdos en curso.
- Envío: permite que la parte con la que se ha compartido contenido pueda enviar nuevos acuerdos en nombre de la parte que ha iniciado el uso compartido.
- Activar el uso compartido con cuentas internas permite dos opciones adicionales: