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Cree un flujo de Power Automate que guarde automáticamente una copia de todos sus formularios web Completados a una carpeta designada de SharePoint.

Información general

Esta plantilla automatiza el proceso de guardar los acuerdos firmados generados a partir de formularios web en un archivo de SharePoint de su elección. Siempre que se completa un ciclo de firma de formulario web, el flujo recupera el PDF de documento firmado, crea un nuevo archivo en SharePoint y guarda el PDF en la ubicación especificada en SharePoint.

Un formulario web se considera completo cuando todos los destinatarios definidos por el acuerdo completan sus actividades designadas (firmar, aprobar, rellenar el formulario, etc.) para el formulario web.

Ejemplos de casos de uso

  • Fabricación: guarde las encuestas completadas de los clientes para que el equipo de servicio al cliente pueda realizar un seguimiento de los comentarios de los clientes y utilizarlos para mejorar los productos y servicios de la empresa.
  • Universidad: guarde las encuestas completadas de los estudiantes de tal manera que la universidad pueda trabajar en la mejora de las instalaciones, la reorganización de la facultad, etc.
  • Salud: guarde la encuesta completa de los pacientes para que las clínicas y los centros médicos puedan mejorar sus servicios.

Requisitos previos

  • Requiere una cuenta válida en SharePoint Online.
  • La carpeta de destino de los PDF firmados debe existir en SharePoint antes de ejecutar el flujo.

Habilitar el flujo

  1. Vaya a Flujos de trabajo > Power Automate > Crear flujo de trabajo.

    Pasos de navegación a la página Crear flujo de trabajo de Power Automate.

  2. En la página ¿Qué quiere automatizar hoy? en la página, escriba SharePoint en la barra de búsqueda.

  3. Seleccione Inicio en el flujo de trabajo que desea habilitar.

    La página Crear flujo de trabajo muestra los resultados de la búsqueda y el botón Inicio resaltado

  4. Se carga la página Crear un flujo y muestra lo siguiente:

    • El nombre del flujo editable. Es el mismo nombre que la plantilla original, que se puede editar.
    • Los Conectores que son necesarios para que el flujo se complete. 
      • Un conector es un contenedor alrededor del código de API, que proporciona una interfaz fácil de usar para recopilar la información necesaria para autenticar cada servicio necesario y personalizar el flujo según las necesidades de un usuario específico. Primero debe establecer la conexión autenticada. En el siguiente paso, se le pedirá que proporcione la información necesaria que solicita el conector.
      • Para autenticar un Conector, seleccione los tres puntos situados junto al Conector. Aparecerá un panel de autenticación para el servicio (aplicación) en el que se pueden introducir las credenciales del usuario.
        Una vez autenticado correctamente, se establecerá una conexión persistente entre el servicio y Power Automate.
        Una marca de verificación verde junto a los tres puntos indica que existe una conexión autenticada.

    Autentique cada Conector en la sección Iniciar sesión.

  5. Seleccione Siguiente cuando todos los Conectores estén autenticados.

    Power Automate entre Acrobat Sign y SharePoint con el panel de autenticación al descubierto

  6. La página se actualiza para mostrar los campos obligatorios de los conectores.

    Este flujo requiere lo siguiente:

    • Nombre/ID del formulario web de Acrobat Sign: una lista desplegable de los formularios web disponibles para el usuario autenticado en Acrobat Sign. Seleccione el formulario web en la lista desplegable. 
    • Dirección del sitio de SharePoint: la dirección URL del sitio de SharePoint. Ejemplo:https://example.com/sites/sitename
    • Ruta de carpeta de SharePoint: la ruta de archivo de la carpeta de destino donde se guardarán los acuerdos

     

    La página Crear un flujo muestra los campos necesarios para configurar los conectores.

    Al seleccionar Editar en modo avanzado se abrirá la vista detallada de los conectores y todos los campos disponibles que se pueden utilizar para ajustar el flujo.

    Solo los usuarios con conocimientos avanzados de Power Automate deben intentar la edición avanzada.

    Vista de edición avanzada que muestra tres conectores

  7. Seleccione Crear flujo cuando se hayan proporcionado todos los valores de campo necesarios.

    La creación del flujo puede tardar unos segundos. Una vez hecho esto, aparecerá la página de administración del flujo. 

    Página de administración de flujos.

    Nota:

    Los flujos se crean con el estado “habilitado”. Si no desea que el flujo esté activo, seleccione la opción Desactivar en la barra superior de acciones.

Uso de la plantilla

Esta plantilla se activa por un evento (cuando el estado de un acuerdo de formulario web se actualiza a "completado").

Cuando se configura y se habilita correctamente, el flujo se ejecuta automáticamente cada vez que se produce el evento de activación. No es necesaria ninguna otra interacción del usuario.

El flujo seguirá ejecutándose hasta que se deshabilite, siempre que la cuenta de Power Automate del cliente tenga transacciones disponibles (ya sea a través de los derechos incluidos de la integración o el volumen adquirido directamente de Microsoft).

Probar la plantilla

Después de proporcionar los detalles necesarios en la plantilla de flujo, asegúrese de seleccionar el botón Crear flujo para activar el flujo para su uso. Una vez habilitado el flujo, ya puede probarlo.

  1. Compruebe la carpeta de SharePoint para identificar que el acuerdo firmado se ha añadido a ella.

Solución de errores comunes

  • Una vez completado el acuerdo de flujo de trabajo, el flujo a veces no se activa.

    En estos casos, busque si hay algún error de activador (con mensajes) que se muestra en la página de detalles y corríjalos.

  • Configuración del conector: en ocasiones, cuando hay más de una cuenta de SharePoint, la sesión actual se puede iniciar con una cuenta diferente. 

    El resultado es que el archivo no estará disponible en la cuenta real. En estos casos, asegúrese de haber iniciado sesión en la cuenta adecuada.

  • Proporcionar una ruta de carpeta incorrecta podría provocar errores de flujo.

    Por ejemplo, /Apps/TestFiles/ provocaría un error si TestFiles o Apps no existen.

    Siempre es más seguro elegir o navegar por la ruta disponible en el menú desplegable.

  • Permisos: asegúrese de que Adobe Acrobat Sign tenga los permisos correctos para acceder a la carpeta SharePoint. De lo contrario, el documento no se podría guardar en la ubicación mencionada.

    Por lo general, una marca de verificación verde en el lado derecho de un conector es uno de los buenos indicadores de que está configurado como se espera. Cualquier error se mostrará con un signo de exclamación; haga clic en él para obtener más información.

  • Si el formulario web que está buscando no aparece en el campo de formulario web 

    Restablezca la conexión de Acrobat Sign seleccionando los tres puntos situados junto al conector de Acrobat Sign y eligiendo la función del usuario actual en la ventana emergente (Administrador, Administrador de grupo o Usuario).

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