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Configurar el acceso para crear plantillas de biblioteca reutilizables

 

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Configura el acceso para que los usuarios creen plantillas de biblioteca reutilizables y los compartan con su grupo o cuenta.

Información general

Para los usuarios que envían con frecuencia acuerdos rutinarios, la capacidad de crear una plantilla puede suponer una mejora masiva en la velocidad con la que se crean los acuerdos y en la coherencia del acuerdo resultante después de aplicar las firmas. 

Las plantillas permiten a un usuario predefinir los campos y la ubicación de la firma, lo que reduce (o elimina) el tiempo utilizado para personalizar un acuerdo para cada cliente.  

Asignar el tiempo para definir completamente una plantilla con campos con nombres correctos y validados tiene varias ventajas, especialmente si se utilizan exportaciones de datos para comprender las tendencias de datos en los formularios.

Disponibilidad:

Las plantillas de biblioteca están habilitadas de forma predeterminada para las cuentas con licencia individuales y de equipo

Los planes de licencia Enterprise pueden exponer la creación de plantillas a los usuarios o reservar la capacidad solo para administradores.

Ámbito de configuración:

La funcionalidad se puede habilitar tanto en el nivel de cuenta como en el de grupo.

Uso

Cuando un usuario tenga acceso para crear plantillas de biblioteca, habrá un mosaico Crear una plantilla reutilizable en tu pestaña Inicio.

Este mosaico inicia el proceso de configuración proporcionando acceso a la interfaz que acepta los archivos principales en los que se va a crear la plantilla.

La página de inicio que resalta el mosaico “Crear una plantilla reutilizable”

Prácticas recomendadas

Para las cuentas que han habilitado Usuarios en varios grupos, considera la posibilidad de crear un grupo diseñado para crear plantillas. A continuación, proporciona un número limitado de usuarios con permiso a ese grupo para que puedan diseñar los documentos de la biblioteca que los otros grupos requieren.

  • Permitir que todo el mundo cree sus propias plantillas abre la puerta a la variación de los documentos estándar impulsada por el usuario y a la falta de control de versiones.
  • Además, si hay demasiados usuarios que pueden crear y compartir plantillas, se corre el riesgo de tener varias versiones del mismo documento y de que la biblioteca en general se sature.
  • Contar con un grupo más reducido de usuarios dedicados al diseño de todas las plantillas establece, en última instancia, una coherencia en la forma en que se crean las plantillas con respecto a la configuración de los campos, lo que mejora enormemente la creación de informes descendente

Configuración

Para evaluar los controles de esta función, ve a Configuración global > Documentos de biblioteca

La pestaña Configuración global con los controles de documentos de la biblioteca resaltados

Estas son las opciones configurables:

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