Adobe Sign til Salesforce: felttilknytning og skabeloner

En vejledning i konfigurationer af funktionen Salesforce-skabelon og data-/flettetilknytning i Adobe Sign

Oversigt

Adobe Sign giver dig mulighed for at bruge interaktive formularer til at indsamle data fra dine underskrivere, placere signatur- og initialfelter i dine dokumenter, indsamle topartsoplysninger fra både afsender og underskriver og meget mere.

Du kan oprette dit eget Adobe Sign-skabelonbibliotek ved at gemme Adobe Sign-formularer og -skabeloner på din Salesforce Dokumenter-fane.

Adobe Sign-teksttags giver følgende fordele:

  • Indstil specifikke placeringer, hvor kunder kan underskrive og sætte deres initialer på dokumenter
  • Indsaml data fra underskrivere, der senere kan skubbes tilbage til din Salesforce-konto. (Se Datatilknytninger)
  • Flet data fra Salesforce med dine dokumentfelter, før de sendes til underskrivelse. (Se Flettetilknytninger)

Du kan oprette Adobe Sign-formularer ved at tilføje særlige teksttags i ethvert dokument, du sender via Adobe Sign (Word, PDF, tekst osv.). Få flere detaljer i vores Dokumentation til teksttags.

Der er to valgfrie indstillinger for data- og flettetilknytning. Begge dele kan konfigureres efter dine behov ved at gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Brugerdefineret kode > Brugerdefinerede indstillinger:

1. Ønsker du at få en mail, når en data- eller flettetilknytning mislykkes?

  • Aktivér notifikation om tilknytningsfejl (aktiveret som standard) – aktivér denne indstilling for at sende mailnotifikationer til datatilknytningens eller flettetilknytningens ejer i tilfælde af fejl ved kørsel af tilknytningerne.

2. Ønsker du, at API-navnene vises, når du vælger faner i data-/flettetilknytning?

  • Vis felters API-navne (deaktiveret som standard) – aktivér denne indstilling for at vise API-navn for hvert felt og hver relation i Salesforce-objekterne ved indstilling af datatilknytning og flettetilknytning.

Navne til flette-/datatilknytningsfelter for SFDC-objektfelter kan fremmes ved at "uploade" feltnavnene i Salesforce. På den måde kan du vælge feltnavn på en liste i stedet for at skrive det manuelt i et tekstfelt.

Sådan gør du:

  1. Opret din formular med alle felter defineret

  2. Send formularen til underskrivelse gennem Salesforce med et åbenlyst aftalenavn som f.eks. W4 Feltskabelon

    • Dette hjælper dig med at finde den rette skabelon, når du tilknytter dine felter
  3. Angiv indhold i hvert felt, du vil tilknytte, og underskriv aftalen, så den registeres som fuldført i Salesforce.

    • Fuldførelsesprocessen giver Salesforce en kilde at hente feltnavnene fra
  4. Du kan nu vælge skabelonen, når du bruger funktionen Importér for data-/flettetilknytning


En hurtig bemærkning om formularer/teksttags

En vellykket tilknytning kræver, at du har præoprettede formularer med definerede feltnavne, så du på logisk vis kan relatere SFDC-objektfeltet til Adobe Sign-formularfeltet. 

En simpel formular vises nedenfor.  Felterne defineres af den krøllede parentes på hver side (definition af feltets bredde) og feltnavnet (strengen af tegn mellem de krøllede parenteser). 

Teksttags kan inkludere flere argumenter ud over navneværdien, inkl. valideringer, beregninger og regulære udtryk. Der findes en grundig forklaring af formularoprettelse her, som i høj grad kan forbedre kvaliteten af data, du indhenter under signaturprocessen.

Bemærk:

Funktionen Forkortelse af teksttags kan være nyttig i formulardesign og felttilknytning ved at etablere en konvention for feltnavnene, der gentages på hvert dokument (og sparer tid ved ikke at skulle genoprette det formelle tag). Dette forbedrer udtrykkeligt datatilknytning på tværs af flere formularer og bygger et anker til fremtidige formularer.


Flettetilknytninger – opret dokument med Salesforce-data

Flettetilknytninger i Adobe Sign giver dig mulighed for at flette feltdata fra Salesforce med dine dokumentfelter, før de sendes til underskrivelse.

Du kan f.eks. autoudfylde et kundeemnes adresse og telefonnummer fra en Salesforce-post i aftalen, før den sendes til kundeemnet til underskrivelse. Du kan også ændre status for en Salgsmulighed, når aftalen er fuldt underskrevet og fuldført. Felter med flettede data kan valgfrit opdateres af underskrivere, hvis du vælger at tilknytte underskriveropdateringerne tilbage til Salesforce.

Du kan også bruge flettetilknytninger til automatisk at tilføje de produktlister, der er knyttet til en salgsmulighed. Du kan indstille, hvilke produktattributter (som antal og pris) der medtages i dine aftale, samt angive, hvordan produkterne skal sorteres og filtreres. 


Om flettetilknytninger

En datakildetype for en flettetilknytning kan være en specifik konstant værdi eller en værdi fra et Salesforce-objektfelt, der kan henvises fra Adobe Sign-aftalen. Målet for hvert flettetilknytningselement er et felt på en Adobe Sign-aftale.

Tilknytningen nedenfor opdaterer eksempelvis Adobe Sign-dokumentfelterne for "Fornavn" og "Efternavn" med modtagerens (kontaktens) Salesforce-feltdata. Den udfylder også firmafeltet i dokumentet med kontoens navn.

Bemærk:

Når du vil et objekt at tilknytte, starter du ved Aftale-objektet og får til et overordnet objekt/opslagsobjekt. Forholdet mellem objekterne skal allerede være på plads ved kørslen.


Oprettelse af en flettetilknytning

Sådan opretter du en ny flettetilknytning:

  1. Vælg Adobe Sign fra App Launcher øverst til venstre på skærmen.

  2. Klik på fanen Flettetilknytninger

  3. På startsiden for Flettetilknytning skal du klikke på Ny

    Ny flettetilknytning

    Siden Ny flettetilknytning vises.

    Siden Ny flettetilknytning

  4. I sektionen Tilknytningsoplysninger skal du skrive et navn til fletningen og vælge, om det skal være standardtilknytningen. Hvis du markerer "Std. flettetilknytning", udføres tilknytningen som standard, når en aftale sendes til underskrivelse.

    Tilknytningsnavn

  5. Hvis du vil importere og tilknytte formularfeltnavne fra et eksisterende dokument, kan du vælge en aftale, der blev sendt til underskrivelse og underskrevet. Du kan importere felter fra flere aftaler for at tilføje ekstra felter. Felter med duplikerede navne importeres ikke to gange. Sådan importerer du formularfelter:

    • Klik på vis til/fra-tast i overskriften Importér dokumentformularfelter for at vise sektionen Importér dokumentformularfelter.
    Importér felter

    • Klik på søgeikonet efter feltet, hvor du ser Importér felter fra
    • Vælg den aftale, du vil importere felter fra
    • Klik på knappen Importér formularfelter.

    Antallet af importerede felter vises:

  6. I sektionen Tilknyt Salesforce-objektfelter til dokumentfelter kan du oprette en tilknytning fra feltet, der kan henvises fra Adobe Sign-aftaleobjektet (inkl. brugerdefinerede felter). Du kan også tilføje tilknytningsregler for at flette data med Adobe Sign-dokumenter. 

    Tilknyt Salesforce-objektfelter


Sådan opretter du en række til tilknytning af flettefelter:

  1. Klik på Tilføj felttilknytning for at tilføje en ny tom række.

  2. Definer tilknytningerne og tilknytningsreglerne gennem følgende valg:

    • Måldokumentfelt – hvis du har importerede formularfelter, kan du vælge disse felter. Eller du kan skrive et specifikt feltnavn.
      • Klik på ikonet til venstre for Måldokumentfelt for at skifte mellem et tekstinputfelt og en valgbar rulleliste med tilgængelige og importerede formularfeltværdier.
    • Kildetype – vælg enten Salesforce-objektfelt eller Konstant.
    • Kildeværdi – afhængigt af den valgte kildetype skal du angive følgende:
      • Hvis kildeværdien er Salesforce-objektfelt, skal du vælge en værdi. Det gør du ved at klikke på linket Valgt objekt for at åbne dialogboksen Objektvalg, hvor du kan vælge Salesforce-objektets kildefelt.

            Hvis kildeværdien er konstant, skal du skrive en værdi i feltet Kildeværdi.

    • Deaktiver – hvis markeret udføres denne tilknytningsrække ikke
    • Handlinger – klik på dette ikon for at slette rækken

  3. Gentag trin 1-2 for at tilføje flere tilknytningsrækker.

I sektionen Tilknyt Salesforce-felter med produktlinjeelementer til Adobe-dokumentfelter kan du tilføje produktlister, der er knyttet til en salgsmulighed.


Sådan opretter du en række til tilknytning af flettefelter:

  1. Klik på Tilføj felttilknytning for at tilføje en ny tom række.

  2. Klik på Valgt objekt for at åbne dialogboksen Objektvalg.

  3. I dialogboksen Objektvalg skal du vælge et Salesforce-kildefelt, vælge Salgsmulighed, Salgsmulighed: produkt og derefter tilføje produktattributter som antal, pris og linjebeskrivelse, som er inkluderet i dine aftaler. Du kan også angive sorteringsfeltet og sorteringsrækkefølge.

  4. Klik på Udfør.

     

     

  5. Gentag trin 1-4 for at tilføje flere tilknytningsrækker.

    Når du har fuldført din skabelon til flettetilknytning, skal du klikke på Gem


Brug af standard og flere flettetilknytninger

Du kan oprette så mange flettetilknytninger, som det er nødvendigt, hvoraf én kan defineres som den standardtilknytning, der udføres, hver gang en aftale sendes til underskrivelse. Kun én tilknytning kan være standardtilknytningen.

Du kan også eksplicit angive, hvilken flettetilknytning du vil bruge til en aftale, ved at henvise til den i aftalefeltet "Flettetilknytning" (echosign_dev1__Merge_Mapping__c). Du kan bruge et Salesforce-workflow eller -udløser til at køre enhver brugerdefineret virksomhedslogik for at bestemme, hvilken skabelon der skal bruges. Bemærk, at du ikke behøver at indstille feltet til at pege på standardtilknytningen – standardtilknytningen udføres, hvis feltet efterlades tomt.

Bemærk:

Det anbefales, at skalerbare eller komplekse installationer kun anvender standardtilknytning ved den første prøveversion/konceptafprøvning. Skabeloner bør relateres eksplicit.


Vedhæftede filer

Der er indstillinger for flettetilknytning, der definerer, hvordan vedhæftede filer håndteres. Det originale vedhæftede dokument (f.eks. en skabelon til en fortrolighedserklæring) fjernes, og det flettede dokument vedhæftes aftaleposten, så snart aftalen sendes.

  • Vedhæft flettet dokument – når en flettetilknytning bruges til en aftale, vedhæftes dokumentet, hvis denne valgmulighed markeres, og de flettede data føres ind i aftaleposten, når aftalen er sendt.
  • Fjern originalt dokument – når der bruges en flettetilknytning for en aftale, fjerner denne valgmulighed det originale skabelondokument fra aftaleposten, når aftalen er sendt.
Bemærk:

Disse indstillinger er globale og påvirker alle flettetilknytningsskabeloner.

Sådan ændrer du disse indstillinger:

 

  1. Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Brugerdefineret kode > Brugerdefinerede indstillinger

  2. Klik på etiketten for Indstillinger for flettetilknytning i Adobe Sign

  3. Klik på knappen Administrer

  4. Klik på knappen Ny

  5. Rediger indstillinger som ønsket, og klik på Gem


Fejlfinding af flettetilknytninger

Salesforce-felter har valideringsregler, der kan give en tilknytningsfejl. Hvis du f.eks. tilknytter Salesforce-mailfeltet til et Adobe Sign-tekstfelt, kan det fejle, hvis feltets indhold ikke er en gyldig mailadresse.

Hvis en tilknytning mislykkes af den ene eller anden årsag, logges fejlmeddelelsen i feltet "Fejl med flettetilknytning" (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) på Adobe Sign-aftaleobjekter, og der sendes en mail til ejeren af flettetilknytningen vedrørende fejlen.  

Bemærk:

Det er også muligt at oprette en rapport eller liste for at vise mislykkede tilknytningsfelter

Mailnotifikationen er som standard aktiveret, men kan deaktiveres ved at justere indstillingen:

  1. Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Brugerdefineret kode > Brugerdefinerede indstillinger

  2. Klik på etiketten Adobe Sign-indstillinger

  3. Klik på knappen Administrer på siden Definition af brugerdefineret indstilling

  4. Klik på Ny eller Rediger på siden Brugerdefineret indstilling

  5. Find Aktivér notifikation om tilknytningsfejl, og rediger som ønsket


Datatilknytninger – skub underskriverdata og -filer til Salesforce-poster

Med tilknytninger af formularfeltdata i Adobe Sign kan du definere, hvordan Adobe Sign opdaterer Salesforce.com-objekter med data, den henter fra underskrivere. Du kan f.eks. opdatere en underskrivers kontaktpost i Salesforce.com med den adresse og det telefonnummer, de angav, da de fuldførte og underskrev dit dokument. Du kan også skubbe den underskrevne Adobe Sign-aftale, revisionssporet og uploadede supplerende dokumenter tilbage fra modtagere til Salesforce-objekter ved at konfigurere filtilknytninger. 


Om tilknytninger af formularfeltdata

Adobe Signs datatilknytninger opdaterer Salesforce-objekter, når en Adobe Sign-aftale underskrives eller på et bestemt stadie i aftalens workflow. Hver datatilknytning konfigureres på forhånd og inkluderer datatilknytningsregler. Hver datatilknytningsregel definerer den datakilde og det Salesforce-målfelt, som den skal opdatere.

En datakilde til en tilknytning kan være et Adobe Sign-formularfelt, en specifik konstant værdi eller en værdi fra et Adobe Sign-aftalefelt. Målet for hvert datatilknytningselement kan være ethvert felt i et Salesforce-objekt, der kan henvises fra Adobe Sign-aftalen.

Tilknytningen nedenfor opdaterer f.eks. underskriverens for- og efternavn (som underskriveren har angivet dem) i Kontakt-objektet. Den opdaterer også Salgsmulighedsstadie og føjer den underskrevne aftale og revisionssporet til Salgsmulighed, når aftalen underskrives. 

Andre eksempler på brug af datatilknytninger til at opdatere Salesforce omfatter:

  • Opdatering af modtagerens kontaktoplysninger
  • Tilføjelse af et købsordrenummer til salgsmuligheden
  • Opdatering af betalingsoplysninger til kunden
  • Ændring af salgsmulighedens fase, når kontrakten er underskrevet
  • Tilføjelse af den underskrevne PDF og revisionssporet til kontakten. 

 


Oprettelse af en tilknytning af formularfeltdata

Sådan opretter du en ny Adobe Sign-datatilknytning:

  1. Vælg Adobe Sign fra App Launcher øverst til venstre på skærmen.

  2. Klik på fanen Datatilknytninger

  3. På startsiden for Datatilknytninger skal du klikke på knappen Ny

  4. Navngiv din datatilknytning

    På siden Ny datatilknytning skal du skrive et intuitivt navn til tilknytningen og vælge, om det skal være standardtilknytningen.

    Hvis du markerer "Std. flettetilknytning?", udføres tilknytningen som standard, når dine aftaler er underskrevet

    • Du behøver ikke at indstille en datatilknytning som en standard. Du kan i stedet tildele den til en Aftaleskabelon, der bruges, når en aftale oprettes
    Ny datatilknytning

  5. Du kan gemme tilknytningen nu uden definerede felter, eller du kan fortsætte til Definer felt til felt-tilknytninger

    Bemærk:

    Hvis du ikke har nogen brugerdefinerede Adobe Sign-feltet i det dokument, du importerer fra, vil du ikke kunne importere de Adobe Sign-standardfelter, der kommer med hver underskrevet aftale. (f.eks. underskrevet (dato), mail, fornavn, efternavn, titel og firma).


Definer felt for felt-tilknytninger

Sektionen Felttilknytning lader dig definere felt til felt-relationerne mellem felterne i Salesforce-miljøet og aftalens formularfelter.

  • Tilknytningsregler kan oprettes for ethvert felt i Salesforce, inkl. brugerdefinerede felter

Tilknytning af felter er en proces med:

  1. At vælge det ønskede Salesforce-objektfelt, der skal modtage dataene
  2. Definer datakilden
  3. Hvilken statushændelse skal udløse kildefeltindholdet, der skal sendes til målfeltet

Det anbefales generelt, at administratorer uploader deres formularfelter til Salesforce, så de derefter kan importere feltnavnene fra den underskrevne aftale og aktivere valg af feltnavne fra en valgliste (modsat manuel håndskrift):

Sektionen Felttilknytning er en mulighed for at Importere felter fra en underskrevet aftale

Med denne mulighed kan du vælge enhver aftale, der er blevet underskrevet, og importere feltnavnene, som er tilgængelige i formularen

  • Det er kun felter, der blev opdateret under signaturprocessen, som returneres. Felter, der blev efterladt uændret, ignoreres

Sådan importerer du felter fra en aftale:

  1. Klik på søgeikonet ud for knappen Importér formularfelter

    • En opslagsside åbnes med en liste over dine nylige aftaler.
  2. Vælg (klik på) aftalen med de feltnavne, du vil importere

    Felter til import af datatilknytning

  3. Klik på knappen Importér formularfelter. Antallet af importerede felter vises.


Sådan defineres felt til felt-relationer:

  1. Klik på Tilføj tilknytning for at tilføje en post

  2. Angiv mål, kilde og udløser:

    1a. Hvilket Salesforce-objekt skal opdateres? – Vælg det ønskede Salesforce-objekt, hvor dataene skal opdateres

    1b. Hvilket Salesforce-felt skal opdateres? – Vælg det ønskede Salesforce-felt, hvor dataene skal opdateres

    2a. Hvor kommer dataene fra? – Vælg type – Vælg én af følgende muligheder:

    • Aftalefelt – viser en liste over objekter på Aftale-objektet i Salesforce
    • Konstant – Tillader indsættelse af en konstant (bogstavelig) værdi
    • EchoSign-formularfelt – tillader visning af en liste over feltnavne, der er importeret fra underskrevne aftaler
      • Det er også muligt at håndskrive værdier

    2b. Hvad er dataværdien? – afhængigt af den valgte mulighed Data kommer fra skal du angive følgende:

    • Data kommer fra "EchoSign-formularfelt" – vælg et EchoSign-formularfelt, eller skriv manuelt feltnavn. Klik på ikonet til venstre for feltet for at skifte mellem et tekstinputfelt og en valgbar rulleliste med tilgængelige og importerede formularfeltværdier.
    • Data kommer fra "Konstant" – skriv en specifik værdi. Du kan f.eks. vælge en feltværdi, som du vil ændre for en Salesforce-valgliste. Eller skrive et tal eller en tekst, som du vil opdatere til et Salesforce-felt.
    • Data kommer fra "Aftalefelt" – vælg et aftalefelt på rullelisten.

    3. Hvornår skal tilknytningen køres? – Vælg aftalestatus – datatilknytningen kører, når aftalens status skifter til den angivne status.

    • Underskrevet/godkendt/accepteret/formular udfyldt/leveret
    • Venter på modsignatur/godkendelse/accept/formularudfyldning/levering
    • Sendt til underskrivelse/godkendelse/accept/formularudfyldning/levering
    • Annulleret/afvist
    • Udløbet

  3. Gentag trin 1-2, indtil alle dine feltrelationer er defineret.

    Gem dit arbejde.

På postniveauet kan du vælge at styre afsendelsen af opdateringsindhold. Under Handlinger skal du klikke på Indstillinger (tandhjul).

I dialogboksen Indstillinger for felttilknytningsværdi kan du angive følgende:

  • Overskriv ikke eksisterende – hvis markeret overskrives værdien ikke ved hjælp af denne tilknytningsregel, hvis der allerede findes en værdi i Salesforce-målfeltet.
  • Skriv ikke tom – hvis markeret skal du ikke skrive den tomme værdi ind i Salesforce-målfeltet ved hjælp af denne tilknytningsregel, hvis kildeværdien fra Adobe Sign-aftalen er tom.

Du kan også deaktivere en tilknytningsrække, så den ikke udføres, ved at markere Deaktiver.


Definer en filtilknytning

Du kan tilknytte den fuldførte Adobe Sign-aftale og/eller revisionssporet til det valgte Salesforce-målobjekt ved at gøre følgende:

  1. I sektionen Filtilknytning:

    Klik på Tilføj tilknytning

  2. Definer de filer, du vil tilføje, det målobjekt, de skal føjes til, og tilføjelsens stil:

    1. Hvilket Salesforce-objekt skal opdateres? – Vælg det ønskede Salesforce-objekt, der skal opdateres med filerne

    2a. Hvordan vil du tilføje filen? – Hvordan ønsker du, at filen vises i målobjektet?

    • Tilføj et referencelink til filen – indeholder en URL til den underskrevne aftale-PDF
      • Referencelinks skal tilknyttes til et tekstbaseret felt (f.eks. streng, valgliste). Se 2c nedenfor
      • Referencelinks understøtter kun filtypen Underskrevet aftale – flettet PDF
    • Vedhæft filen direkte til objektet – vedhæft PDF-dokumentet direkte til det objekt, du tilknytter til, hvis objektet har en tilgængelig vedhæftningsliste
      • Ikke alle Salesforce-objekter understøtter vedhæftede filer (f.eks. Brugere)

    2b. Gem som vedhæftet fil – når denne indstilling er markeret, gemmes dokumentet som en Vedhæftet fil-objekttype. Hvis denne indstilling ikke er markeret, gemmes indholdet som et Filobjekt

    2c. Hvilket felt skal bruges til at tilføje filens URL? – kræves kun, hvis du vælger Tilføj et referencelink til filenDu skal vælge det målfelt, som URL-adressen kopieres til

    3. Hvilken fil skal tilføjes? – Mulighederne er, som følger:

    • Underskrevet aftale – flettet PDF – vælg denne mulighed, hvis du sender flere dokumenter til underskrivelse i en enkelt transaktion og ønsker den endelige underskrevne PDF gemt som en enkelt flettet PDF
    • Underskrevet aftale – separate PDF'er – vælg denne mulighed, hvis du sender flere dokumenter til underskrivelse i en enkelt transaktion og ønsker de individuelle filer vedhæftet til Salesforce-posten som separate PDF'er
    • Revisionsspor – vælg denne mulighed for at sende revisionssporet i PDF-format til Salesforce-posten
    • Supplerende dokumenter – vælg denne valgmulighed for at sende supplerende dokumenter, der er uploadet af modtagerne, til Salesforce-posten
  3. Hvornår skal tilknytning køres? – Vælg aftalestatus – datatilknytningen kører, når aftalens status skifter til en angiven status.

    Mulighederne er:

    • Underskrevet/godkendt/accepteret/formular udfyldt/leveret
    • Venter på modsignatur/godkendelse/accept/formularudfyldning/levering
    • Sendt til underskrivelse/godkendelse/accept/formularudfyldning/levering
    • Annulleret/afvist
    • Udløbet
  4. Når din datatilknytning er færdig, skal du klikke på knappen Gem

  5. Kunder, der har et brugerdefineret underdomæne i deres Adobe Sign URL (f.eks.: https://caseyjones.na1.adobesign.com), skal føje deres URL til Salesforce-listen Fjernwebsted.

    Dette er kun nødvendigt ved tilknytning af den underskrevne aftale:

    1. Gå til Konfiguration > Sikkerhedsindstillinger > Indstillinger for fjernwebsted
    2. Klik på knappen Nyt fjernwebsted
    3. Tilføj din Adobe Sign URL-adresse som en ny Fjernwebsteds-URL
    Indstillinger for fjernwebsted


Brug af standardtilknytning og flere datatilknytninger

Du kan oprette så mange datatilknytninger, som det er nødvendigt, hvoraf én kan defineres som den standardtilknytning, der udføres, hver gang en aftales status skifter. Kun én tilknytning kan være en standardtilknytning.

Du kan eksplicit angive, hvilken tilknytning du vil bruge til en aftale, ved at henvise til den i aftalefeltet "Datatilknytning" (echosign_dev1__Process_Template__c). Du kan bruge et Salesforce-workflow eller -udløser til at køre brugerdefineret virksomhedslogik for at bestemme, hvilken datatilknytning der skal bruges. Bemærk, at du ikke behøver at indstille feltet til at pege på standardtilknytningen – standardtilknytningen ville blive udført, hvis dette felt blev efterladt tomt.

Du kan også udføre en tilknytning, før og efter aftalens status skifter til "Underskrevet" (f.eks. udføre tilknytningen, efter den første underskriver har underskrevet den), ved at markere afkrydsningsfeltet "Udløs datatilknytning" (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c). Du kan bruge et Salesforce-workflow eller -udløser til at køre enhver brugerdefineret virksomhedslogik for at bestemme, hvornår en datatilknytning skal udføres.

Du kan også relatere en datatilknytning til en aftaleskabelon. Få flere oplysninger under Aftaleskabeloner.


Fejlfinding af datatilknytninger

Salesforce-felter har valideringsregler, der kan give en tilknytningsfejl. Hvis du f.eks. tilknytter et Adobe Sign-tekstfelt til et Salesforce-mailfelt, kan validering mislykkes, hvis feltets indhold ikke er en gyldig mailadresse.

Sørg for at bruge Adobe Sign-valideringsregler til formularfelter, hvor det er muligt, for at sikre, at data, der er angivet af underskrivere, kan skubbes til Salesforce. Adobe Sign-valideringsregler til standard PDF-formularfelter fra PDF-dokumenter giver dig mulighed for at oprette valideringsregler, når du bruger Adobe Sign-teksttags. Få flere oplysninger under Dokumentation til teksttags.

Hvis en tilknytning mislykkes af den ene eller anden årsag, logges fejlmeddelelsen i feltet "Datatilknytningsfejl" (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c ) på Adobe Sign-aftaleobjektet, og der sendes en mail til ejeren af datatilknytningen vedrørende fejlen.  

Bemærk:

Det er også muligt at oprette en rapport eller liste for at vise mislykkede tilknytningsfelter

Mailnotifikationen er som standard aktiveret, men kan deaktiveres ved at justere indstillingen:

  1. Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Brugerdefineret kode > Brugerdefinerede indstillinger
  2. Klik på etiketten Adobe Sign-indstillinger
  3. Klik på Administrer
  4. Klik på Ny (eller Rediger)
  5. Find (ctrl/cmd +f) indstillingen Aktivér notifikation om tilknytningsfejl
  6. Rediger indstillingen som ønsket
  7. Klik på Gem


Aftaleskabeloner og workflows

Ved at bruge Adobe Sign-aftaleskabeloner er det nemmere at konfigurere mange standardværdier og -indstillinger for dine aftale på forhånd. Du kan også linke en aftaleskabelon til en "Send til underskrivelse"-knap.


Om aftaleskabeloner

Aftaleskabeloner handler om at prædefinere aftalefelter, inkl. navn, besked, sprog, udløbsdatoer og sikkerhedsindstillinger. Du kan også relatere en bestemt datatilknytning, flettetilknytning og objekt (f.eks. Salgsmulighed, Kunde, Kontakt, Kundeemne, Salgsmulighed, Kontrakt) til aftaleskabelonen. Du kan desuden forudindstille modtagerdefinitionerne, tilknytte felter til aftalefelter og prædefinere vedhæftede fil.

Du kan også konfigurere knappen "Send til underskrivelse", der vises på den relaterede objektpost (f.eks. Salgsmulighed), så den som standard linker til en aftaleskabelon. Ved at klikke på knappen bør en aftale blive oprettet ved hjælp af en aftaleskabelon.


Oprettelse af en aftaleskabelon

Sådan opretter du en ny aftaleskabelon:

  1. Vælg Adobe Sign fra App Launcher øverst til venstre på skærmen.
  2. Klik på fanen Aftaleskabeloner
  3. På startsiden for Aftaleskabeloner skal du klikke på knappen Ny
Ny skabelon

 

En overlejring beder dig angiv et nyt skabelonnavn:

    4. Angiv skabelonnavnet, og klik på Gem

►Hvis Workflows er aktiveret, gives muligheden for at vælge et workflow til skabelonen, men den er ikke obligatorisk. 

Navngiv skabelonen

Den nye side Aftaleskabelon vises med navnet øverst.

Til højre for navnet er der et "Vis mere"-rulleikon, der åbner en menu med følgende muligheder:

  • Rediger navn – skift den aktuelle skabelons navn
  • Skift ejer – skift den aktuelle skabelons ejer. Skal være tilknyttet en aktuel bruger i Salesforce-organisationen
  • Klon – duplikerer den aktuelle skabelon med et unikt Salesforce ID-nummer
  • Slet – sletter den aktuelle skabelon fra Salesforce
Indstillinger for aftaleskabelonens sidehoved

 

Lige under knappen Gem findes skabelonens id og metadataene for dem, der oprettede, ejer og senest ændrede skabelonen.

Kontakten Aktiv/Deaktiveret gør enten skabelonen tilgængelig eller utilgængelig (respektivt). Nye skabeloner oprettes i en Aktiv tilstand.

Skabelon-metadata

Skabelondetaljer har de kernedetaljer, der relaterer de aftaler, som oprettes af skabelonen med det henvisende Salesforce-objekt.

  • Aftalenavn – dette felt definerer aftalens standardnavn. Alle aftaler oprettes indledningsvist med dette navn.

Tekstfelter såsom Aftalenavn kan bruge Salesforce-variabler som del af definitionen til dynamisk at generere meningsfulde feltværdier.

Du kan f.eks. tilpasse Aftalenavnet til at inkludere en modtagers navn, når aftalen genereres. Eksempel: Acme Corp-aftale - {!Name}

  • Salesforce-objekt – vælg Salesforce-masterobjektet, som du vil bruge som masterreferencen for nogle af de valgfrie definitioner i aftaleskabelonen.

Du kan f.eks. definere Modtagere, Felttilknytninger eller Vedhæftede filer for aftalen for at slå felter og tilknytning op i Masterobjekt eller data fra opslagsobjekter. 

Hvis du har et Masterobjekt defineret i aftaleskabelonen, bør du starte aftalen fra en "Send til underskrivelse"-knap på Masterobjekt. (Se Aktivering af knappen Send til underskrivelse for at få mere at vide om, hvordan du aktiverer en knap eller opretter nye "Send til underskrivelse"-knapper.)

  • Send automatisk – aktivér denne indstilling, hvis du har automatiske workflows som du vil bruge til at udløse afsendelsen af aftaler, eller hvis du ønsker automatisk at sende en aftale, efter en bruger klikker på knappen Send til underskrivelse fra en Salesforce-post. 

Hvis Send automatisk skal kunne virke, skal du have mindst én modtager og én vedhæftet fil defineret i aftaleskabelonen.

Avancerede indstillinger

  • Aftaletype – vælg på listen over definerede Aftaletyper
    • Nyttig til at forbedre rapporteringsmuligheden
  • Sprog – definerer det sprog, der bruges i kommunikation til modtageren, inkl. mails og skærminstruktioner
  • Vælg signaturtypen for denne aftale – vælg standardværdien for den signaturtype, der skal indsamles:
    • E-signatur – elektroniske signaturer indsamles som standard
    • Håndskreven signatur – modtagere bedes downloade dokumentet, underskrive det fysisk, scanne det underskrevne dokument og uploade dokumentet til Adobe Sign


Knyt data til aftalefelter

Sådan tilknytter du data til aftalefelter i aftaleskabelonen:

Klik på linket Knyt data til aftalefelter

Sådan tilknytter du data til aftalefelter i aftaleskabelonen:

Klik på linket Knyt data til aftalefelter, og vælg en tilknytningsmetode:

  • Vælg fra Objekt
    • Denne mulighed kræver, at der defineres et Salesforce-objekt
    • Baseret på det masterobjekt, du konfigurerede, skal du vælg et Kilde-felt og et Målaftale-felt. 

Masterobjektet kan være en "salgsmulighed". På det næste skærmbillede skal du vælge kildefeltet fra dit masterobjekt (f.eks. Salgsmulighed) og også vælge målfeltet med aftaleobjektet, hvor dataene tilknyttes.

  • Angiv bestemt værdi
    • Skub en bogstavelig værdi til et Målaftale-felt

Alle tilknyttede felter er vist på skabelonen, hvor de kan redigeres eller slettes enkelvis.

Vedhæft det eller de dokumenter, som skabelonen forventes at levere.

Hvis der ikke vedhæftes nogen dokumenter til skabelonen, vil afsenderen skulle vælge dokumentet ved konfiguration af aftalen.

Hvis skabelonen er indstillet til Send automatisk, bør mindst ét dokument vedhæftes til skabelonen.

  • Upload for at vedhæfte et dokument – det øverste felt lader dig tilføje en fil via træk og slip fra skrivebordet eller uploade en fil via en menubaseret guide.
Bemærk:

Enhver fil, der uploades via træk og slip eller Upload filer, føjes til indholdet i Salesforce CRM og filer (gemt som en fil), som uploaderen ejer.

  • Vælg for at tilføje dokumenter – denne mulighed lader dig søge efter et dokument i specifikke biblioteker ved hjælp af søgefeltet under alternativknapperne:
    • Salesforce CRM og filer – dit personlige bibliotek. Dokumenter, du uploader fra dit system, gemmes i dette bibliotek til fremtidig brug
    • Salesforce-dokumenter – det Salesforce-bibliotek, som deles blandt brugere
    • Adobe Sign-bibliotek – det biblioteksindhold, der gemmes i Adobe Sign-systemet
    • Avanceret søgning – én grænseflade med alle ovenstående indstillinger tilgængelige

Avancerede indstillinger

Tilføj et dokument fra objekt eller kørselsvariabel – denne indstilling lader dig vælge et dokument eller objekt fra et Salesforce-objekt eller en kørselsvariabel. 

Nogle Salesforce-masterobjekter tilbyder flere indstillinger for dokumentets kilde (eksempel: Hvis det Salesforce-objekt, der er defineret på fanen Skabelondetaljer er Salgsmulighed, vil du have en ekstra kildemulighed med Tilføj fra salgsmulighedstilbud)

 

Der er tre muligheder:

○ Tilføj fra Salesforce-objekt

Kildetype – vælg objekttypen for dokumentet mellem Fil eller Vedhæftet fil

►Dokumentvalg – vælg det dokument, der skal vedhæftes, baseret på ét af disse kriterier:

○ Seneste dokument – seneste oprettelsesdato

○ Ældste dokument – ældste oprettelsesdato

○ Alle dokumenter – alle dokumenter fundet

○ Tilføj fra mulighedstilbud

►Tilbudstype:

○ Seneste tilbud

○ Ældste tilbud

►Tilbudstype bestemt af:

○ Dato for seneste ændring

○ Oprettelsesdato

►Type af tilbudsdokument

○ Seneste dokument

○ Ældste dokument

○ Alle dokumenter

○ Runtimevariabel

Tilføj dynamisk en vedhæftet fil fra et objekt

Tilføj et navn til kørselsvariabel – angiv variablen og id-typen fra dit Salesforce-objekt

 

  • Tilføj formularfeltskabelon – importér en feltskabelon fra Adobe Sign-biblioteket

Fanen Modtagere styrer stakken af modtagere for aftalen.

  • Alle modtagere underskriver – alle modtagerne, der er defineret i skabelonen, skal deltage i processen i henhold til deres tildelte roller. Dette er indstillingen for alle aftaler, der ikke forventes at blive underskrevet af kun afsenderen
  • Kun afsender underskriver – aktivér denne indstilling for at føje funktionen "Kun jeg underskriver" til skabelonen.

Indstillingen Aktivér Kun afsender underskriver skal være aktiveret, for at denne mulighed kan bruges. Afhængigt af dine krav kan denne mulighed indstilles til skrivebeskyttet med indstillingen Skrivebeskyttet Kun afsender underskriver.

Modtagerstakken bestemmer fire kritiske elementer af aftalen:

  • Hvem er involveret i aftalen – hver modtager af aftalen (og cc-part) vises diskret.
  • Hvordan bekræftes de – bekræftelse af modtagers identitet kan konfigureres per modtager
  • Hvad kan de gøre – hver modtager kan tildeles deres egen rolle, hvilket definerer, hvordan de kan interagere med aftalen, og hvordan de logges i revisionsrapporten
  • I hvilken rækkefølge får de adgang til aftalen – tallet længst til venstre angiver, hvornår i cyklussen modtageren får adgang til dokumentet.

Typiske signaturprocesser er sekventielle, men en parallelproces kan opnås ved manuelt at redigere indekstallene til samme værdi. Dette kan gøres for hele modtagerstakken, der udgør en fuldt parallel proces, eller i kun én sektion af stakken, som udgør et hybrid signaturflow.

Modtagere kan tilføjes af:

  • Salesforce-objekt – kontakt, bruger, kundeemne eller gruppe
  • Mail – enhver mailadresse er acceptabel
  • Kørselsvariabel – indsæt dynamisk en modtager baseret på en importeret værdi fra en variabel på masterobjektet (som defineret på fanen Skabelondetaljer)

Beskedsektionen importerer Aftalenavn fra fanen Skabelondetaljer.

  • Tekstfeltet under aftalenavnet indeholder den globale beskedtekst i den mail, der sendes til modtagerne.

Avancerede indstillinger

  • Aktivér hostet underskrivelse (personlig signatur) – aktivér for at fremme hostet, personlig underskrivelse, hvis underskriveren er tilgængelig
    • Hosting af en signatur er inkompatibel med Forudfyldning af en formular og visning for at indstille felter (nedenfor)
  • Aktivér visning og placering af felter – aktivér denne indstilling, hvis du vil kunne se aftalen og trække og slippe formularfelter over på den, før du sender den til underskrivelse
  • Send på vegne af – aftalen sendes på vegne af det brugerpost-id, der er angivet af dette felt

Bemærk! Hvis du bruger funktionen "Send på vegne af", skal du sørge for at aktivere den først ved at følge disse instruktioner.

  • Avancerede bekræftelsesmetoder – denne indstilling lader dig konfigurere bekræftelsesmetoderne for modtagere, hvis du styrer underskriverbekræftelse, baseret på status for den interne/eksterne modtager

På fanen Datatilknytning kan du valgfrit angive, hvilken datatilknytning eller flettetilknytning (eller begge), der skal køre automatisk, når der sendes aftaler med denne aftaleskabelon.

 Flettetilknytning – vælg en datatilknytning, der skal flette Salesforce-felter med en aftale, før den sendes

 Datatilknytning – vælg en datatilknytning, der skal bruges til at tilknytte input fra en underskrevet aftale tilbage i Salesforce

 

Flere regler er mulighederne for at automatisere almindelige aftaleopgaver:

  • Automatiske påmindelser – vælg en valgmulighed for automatiske påmindelser. Mulighederne er Aldrig, Hver dag, indtil underskrevet eller Hver uge, indtil underskrevet
  • Dage indtil udløb – skriv antallet af dage, indtil aftalen udløbes
    • Antallet af angivne dage føjes til den aktuelle dato, når aftaleposten genereres fra aftaleskabelonen, for at beregne udløbsdatoen dynamisk

Bemærk! Organisationer, der bruger en pakkeversion før 21.x, viser Dage indtil udløb som et talfelt.

Organisationer med en pakkeinstallationsversion 21.x eller senere vil vise dette felt som et tekstfelt, hvilket tillader det at referere til andre felter i masterobjektet (f.eks. {!Expiry Date}

Kunder, der har opgraderet fra en version før v21, vil have begge felter

  • URL-omdirigering efter underskrivelse – for automatisk at omdirigere underskriverne af en aftale til en bestemt URL-adresse, efter de underskriver, skal du skrive en URL-adresse. Indstillingen Aktivér indstillinger efter underskrivelse skal være aktiveret, for at denne mulighed kan bruges
  • Forsink. af omdirig. efter underskr. (sekunder) – hvis indstillingen Aktivér indstillinger efter underskrivelse er aktiveret, og der er angivet en URL-omdirigering efter underskrivelse (se nedenfor), skal du skrive antallet af sekunder, der skal gå, før omdirigeringen udføres
  • Beskyt det underskrevne dokument med adgangskode – aktivér denne indstilling for at kryptere den underskrevne PDF, der sendes til underskrivere
  • Angiv som standardskabelon for alle aftaler – aktivér denne indstilling, hvis du ønsker at angive denne som standardaftaleskabelonen for dine nye aftaler. Du kan også definere en specifik aftaleskabelon, som tilknyttes andre aftaler, hvilket kan tilsidesætte standardaftaleskabelonen. Du kan oprette en brugerdefineret "Send til underskrivelse"-knap for det Kunde-objekt, der er tilknyttet en specifik aftaleskabelon. Se Aktivering af knappen Send til underskrivelse for at få mere at vide om brugerdefinerede knapper
  • Aktiveret som Chatter-udgiverhandlinger – hvis du har aktiveret Chatter-udgiverhandlinger på dit Org, kan du markere dette felt for at aktivere denne aftaleskabelon. Chatter-udgiverhandlingen giver brugere mulighed for at sende aftaler fra Chatter. Markér dette felt for at aktivere denne aftaleskabelon for Chatter-handlingen for enhver af følgende masterobjekter: Kontakt, Kunde eller Salgsmulighed. Hvis Masterobjekt f.eks. er Salgsmulighed, vil en markering af dette felt gøre det muligt for brugere at sende med denne aftaleskabelon fra ethvert Salgsmulighed Chatter-feed. Hvis du efterlader masterobjektet tomt, kan du aktivere aftaleskabelonen på startsiden for Chatter-feed. Få mere at vide om aktivering af Adobe Sign Chatter-udgiverhandling


Aktivér Adobe Sign Workflows

Salesforce kan nemt konfigureres til at importere workflows fra Adobe Sign, hvilket giver aktører fleksibiliteten til at sende fra begge miljøer med samme modtagerstruktur, godkendelsesmetoder, maildistribution osv.

Brug af workflows som kilden til Salesforce-skabeloner tillader også brug af dokumentskabeloner med flere formål, der på elegant vis kan inkludere eller springe modtagere over efter behov.

Vælg et workflow

Definition af Salesforce-skabelonen er en smule ændret, når et workflow vedhæftes, da workflowet tilpasser fanen Modtagere efter sig og indsætter nogle konfigurerede elementer, som du normalt definerer i SFDC-skabelonen.

Listen nedenfor viser forskellene i konfigurationsprocessen:

Der er tre krav til at få adgang til workflows i Salesforce:

  1. Hav mindst ét workflow tilgængeligt for dig i Adobe Sign
  2. Konfigurer Salesforce-kontoen for push-aftaler
    • Denne proces genererer den Tilbagekaldswebsteds-URL, som du skal bruge i det næste trin, så gør dette først
  3. Angiv din Tilbagekaldswebsteds-URL i feltet Notifikation om tilbagekalds-URL-aftale i de brugerdefinerede Adobe Sign-indstillinger:
    • Hvis du har konfigureret push-aftaler:
      • Log på som Salesforce-administrator    
      • Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Brugerdefineret kode > Brugerdefinerede indstillinger
      • Klik på etiketten Adobe Sign-indstillinger
      • Klik på Administrer
      • Klik på Rediger
      • Kopiér værdien i Tilbagekalds-URL Adobe til Salesforce-websted, og indsæt den i feltet Notifikation om tilbagekalds-URL-aftale 
      • Klik på Gem
Anvend meddelelse om tilbagekald-URL-aftale

Workflows er nu tilgængelige i din Salesforce-org!

  1. Vælg Adobe Sign fra App Launcher øverst til venstre på skærmen
  2. Klik på fanen Aftaleskabeloner
  3. På startsiden for Aftaleskabeloner skal du klikke på knappen Ny
  4. Angiv et Skabelonnavn
  5. Vælg et workflow fra rullelisten Vælg workflow
    • Du vil kun se workflows, der er tilgængelige for din bruger, i Adobe Sign
          
Workflowskabelon

Fanen Skabelondetaljer udfylder automatisk værdien Aftalenavn som defineret af workflowet.

Alle andre felter kan konfigureres som en standardskabelon.

Importeret aftalenavn

Fanen Vedhæftet fil er reduceret til kun at vise de dokumenter, der er tilgængelige per Adobe Sign-workflowet.

  • Dokumenttitel-værdierne i Adobe Sign importeres og vises i kolonnen Titel i Salesforce.
  • Dokumenter, der vedhæftes i Adobe Sign-workflowet, importeres til en liste for Filvælgeren i Salesforce.
    • Der findes kun én mulighed i vælgeren – filen, der er defineret i Adobe Sign-workflowet
    • Filen skal vælges eksplicit i vælgeren, når skabelonen bygges
      • Filen vedhæftes automatisk, når brugerne aktiverer skabelonen
    • Dokumenter, der er defineret i Adobe Sign, og som ikke vedhæfter filen, vises som en mulighed for Tilføj fil
      • Denne "tomme" fil kan udfyldes på skabelonniveauet og udfyldes, når brugerne aktiverer skabelonen.
      • Hvis en fil ikke tilføjes på skabelonniveauet, forbliver feltet åbent for afsenderen til at tilføje en fil, når aftalen oprettes
Importerede vedhæftede filer

Fanen Modtager importerer modtagerlisten og -rækkefølgen fra Adobe Sign-workflowet.

  • Værdien for modtagernavnet i Adobe Sign-workflowet importeres som "titel" længst til venstre for modtagerposten.
  • Modtagere, der eksplicit identificeres med en mail i workflowet, udfylder mailen i Salesforce-skabelonen.
    • Hvis Adobe Sign-workflowet ikke tillader redigering af modtageren, låser skabelonen feltet for den modtager og forhindrer dermed redigering
    • Modtagere, der ikke eksplicit identificeres i workflowet, kan redigeres i skabelonen
    • Hvis en værdi føjes til skabelonen, indsættes den værdi, når skabelonen aktiveres og er redigerbar for afsenderen
  • Modtagere, der er "valgfrie" i Adobe Sign-workflowet, kan være tomme værdier i Salesforce
Importeret modtagerliste

 

Aftalebeskeden og CC-parter importeres også til fanen Modtager (fra sektionen Oplysninger om aftale i Adobe Sign-workflowet).

Importeret besked og CC

Bemærk:

Hvis dit Adobe Sign-workflow indeholder godkendelsesmetoder til dine modtagere, importeres disse også, selvom de ikke vises i skabelonen.

Datatilknytning kan ikke importeres fra Adobe Sign-workflowet, men kan stadig konfigureres manuelt for skabelonen.

Fanen Regler importerer værdien dage til udløb fra workflowet:

Udløbsdato for importeret

Bemærk:

Ændringer foretaget i en Salesforce-skabelon gemmes ikke automatisk.

Sørg for at klikke på knappen Gem øverst i højre hjørne af skærmen for at gemme dine redigeringer.


Aktivering af knappen "Send til underskrivelse"

Knappen "Send til underskrivelse" tilknyttes standardaftaleskabelonen eller enhver specifik aftaleskabelon, som du konfigurerer. Adobe Sign til Salesforce-integration inkluderer som standard en "Send til underskrivelse"-knap, som du kan føje til dine sidelayouts for Salgsmulighed, Kunde, Kontakt, Kundeemne eller Kontrakt. Du kan også oprette flere brugerdefinerede "Send til underskrivelse"-knapper, der kan føjes til andre objekter og tilknyttes forskellige aftaleskabeloner.

Her er et eksempel på, hvordan du aktiverer knappen "Send til underskrivelse" for Salgsmulighed-objektet:

  1. Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Objekter og felter > Objektstyring

  2. Vælg det objekt, du vil redigere (Salgsmulighed i dette eksempel) på listen over objekter i venstre side

  3. Klik på Sidelayout i det venstre spor

  4. Vælg det sidelayout, du vil redigere

  5. Når sidelayoutet åbnes, skal du vælge Knapper på listen til venstre

  6. Træk knappen Send til underskrivelse fra toppen til feltet "Brugerdefinerede knapper" i sektionen Salgsmulighedsdetalje.

Du kan oprette brugerdefinerede "Send til underskrivelse"-knapper for andre objekter. Du kan navngive knappen, som du ønsker.

Her er et eksempel på, hvordan du opretter en brugerdefineret "Send til underskrivelse"-knap for Salgsmulighed-objektet:

  1. Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Objekter og felter > Objektstyring

  2. Vælg det objekt, du vil redigere (Salgsmulighed i dette eksempel) på listen over objekter i venstre side

  3. Når objektsiden indlæses, vælg muligheden knapper, links og handlinger til venstre

  4. Klik på knappen Ny knap eller link øverst til højre

    • Siden Redigering af brugerdefineret knap eller link vises

  5. Du kan kopiere konfigurationen for standardknappen salgsmulighed (se skærmbilledet nedenfor), men du skal erstatte objekt-id-variablen i slutningen af stien med den objekt-id-variabel, du vil tilføje:

    {! URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId=Opportunity.Id]) }

    Kode til tilknytning af en knap

    • (Valgfrit) Tilknyt en specifik aftaleskabelon til knappen:

    Hvis du vil tilknytte en specifik aftaleskabelon til en specifik "send til underskrivelse"-knap, skal knappens sti være:

    {!URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId = Opportunity.Id, templateId='a024J000002LuyBQAS'])}

    Hvor templateId skal indstilles til det specifikke id for den aftaleskabelon, der skal bruges. Hvis denne værdi ikke er indstillet, anvendes standardaftaleskabelonen. Du kan hente templateId fra aftaleskabelonsidens URL-adresse:

    Skabelon-URL

    • (Valgfrit) Når der klikkes på knappen, og aftalen genereres, skal du sende brugere til en anden side end aftalesiden ved hjælp af retURL-parameteren.

    Eksempel: Du kan definere en "Send til underskrivelse"-knap, som sender brugeren til en angiven URL-adresse eller tilbage til posten i stedet for aftalesiden. Brug denne streng til at definere denne knap:

    /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

     

    • (Valgfrit) Når der klikkes på knappen, udløses en onLoadAction for "Send"

    Eksempel: Du kan definere en "Send til underskrivelse"-knap, der sender brugeren til aftalesiden, og når siden er indlæst, "sendes" aftalen uden yderligere brugerintervention. Brug denne streng til at definere denne knap:

    /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

    Få mere at vide om onLoadActions under onLoadActions. Alternativt kan du tilknytte "Send"-værdien til feltet "Handling ved indlæsning (valgliste)" på aftaleposten. Se Knyt data til aftalefelter for at få oplysninger om, hvordan du definerer denne tilknytning.

  6. Klik på knappen Gem.

    Når den brugerdefinerede knap er oprettet, skal du gå til sidelayout for det objekt og føje den til siden på samme måde som med Salgsmulighed-eksemplet ovenfor.


Aktivér indstillinger efter underskrivelse

Aktivér denne mulighed for at sende dine underskrivere til en landingsside, som du vælger. Dette gør mulighederne "URL-omdirigering efter underskrivelse" og "Forsink. af omdirig. efter underskr." tilgængelige på siden Send aftale. Underskrivere af en aftale omdirigeres til den angivne URL-adresse, efter de underskriver. Du kan f.eks. omdirigere dem til din virksomheds websted eller en undersøgelsesside. Denne mulighed kan gøres skrivebeskyttet for afsendere ved hjælp af indstillingen Skrivebeskyttet Indstillinger efter underskrivelse.

Sådan aktiverer du indstillinger efter underskrivelse:

  1. Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Brugerdefineret kode > Brugerdefinerede indstillinger

  2. Klik på etiketten Adobe Sign-indstillinger

  3. Klik på Administrer

  4. Klik på Ny (eller Rediger)

  5. Find indstillingen Aktivér indstilling efter underskrivelse

    1. (Valgfrit) Find indstillingen for Skrivebeskyttet Indstillinger efter underskrivelse
  6. Rediger som ønsket, og klik på Gem


Aktivér funktionen "Send på vegne af..."

Du kan f.eks. aktivere funktionen "Send på vegne af", hvis der er tilfælde, hvor nogen i din Salesforce-organisation skal sende aftaler på en anden persons vegne. Denne funktion virker for enhver aftaleafsendelse, inkl. baggrundsafsendelse, som udløses via en opdatering af aftalefeltet "Baggrundshandlinger" eller via muligheden "Send automatisk" i Aftaleskabeloner. Du kan også indstille et opslag til en bruger i en aftaleskabelon til at "sende på vegne af", så den udfyldes automatisk, når aftalen genereres. 

Sådan aktiverer du funktionen "Send på vegne af":

  1. Aktivér indstillingen "tillad afsendelse på vegne af andre" ved at gøre følgende:

    1. Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Brugerdefineret kode > Brugerdefinerede indstillinger
    2. Klik på etiketten Adobe Sign-indstillinger.
    3. Klik på knappen Administrer.
    4. Klik på knappen Ny (eller Rediger).
    5. Find (ctrl/cmd +f) indstillingen Tillad afsendelse på vegne af andre, og rediger den som ønsket
    6. Klik på knappen Gem

  2. Føj "DC – Tillad afsendelse som andre brugere" til brugerpostlayoutet ved at gøre følgende:

    1. Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Objekter og felter > Objektstyring.
    2. Vælg Bruger fra Objektstyring
    3. Vælg Brugersidelayouts fra det venstre spor på objektsiden Bruger
    4. Klik på linket Brugerlayout
    5. Med Felter markeret skal du klikke på Adobe Sign Tillad afsendelse som andre brugere og trække den til "Flere oplysninger (overskrift er kun synlig ved redigering)" i layoutet
    6. Klik på knappen Gem

  3. For den specifikke bruger, som du vil sende på vegne af, skal du aktivere indstillingen "Adobe Sign Tillad afsendelse som andre brugere" på følgende måde:

    1. Gå til Konfiguration > Administration > Brugere > Brugere
    2. Klik på handlingen Rediger for den specifikke bruger.
    3. På siden Brugerredigering, sektionen Flere oplysninger, skal du aktivere indstillingen Adobe Sign Tillad afsendelse som andre brugere.
    4. Klik på knappen Gem

  4. Føj feltet "Send på vegne af andre" til aftalesidelayoutet ved at gøre følgende:

    a. Gå til Konfiguration > Opbyg > Opret > Objekter

    b. Klik på linket Aftale

    c. Klik på linket Feltsæt øverst på siden for at gå til den sektion

    d. Klik på knappen Rediger

    e. Med Aftale markeret skal du finde feltet Send på vegne af og klikke og trække det til sektionen I feltsættet.

    f. Når aftalen konfigureres til at blive sendt, skal feltet "Send på vegne af" udfyldes med den bruger, der har tilladt andre brugere at sende på sine vegne. 

     


Aktivér Kun afsender underskriver

Aktivér denne indstilling for at vise og aktivere muligheden "Kun afsender underskriver" i sektionen Modtagere på siden Send aftale. Når "Kun afsender underskriver" bruges, vises aftalen eller dokumentet til afsenderen, som skal underskrive. Denne funktion minder om "Udfyld og underskriv" i Adobe-tjenester. Denne mulighed kan indstilles til skrivebeskyttet med indstillingen Skrivebeskyttet Kun afsender underskriver.

Sådan aktiverer du funktionen Kun afsender underskriver:

  1. Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Brugerdefineret kode > Brugerdefinerede indstillinger

  2. Klik på etiketten Adobe Sign-indstillinger

  3. Klik på Administrer

  4. Klik på Ny (eller Rediger)

  5. Find indstillingen Aktivér Kun afsender underskriver

    • (Valgfrit) Find indstillingen for Skrivebeskyttet Kun afsender underskriver
  6. Rediger som ønsket, og klik på Gem


onLoadActions

Salesforce kan automatisk udløse handlinger via URL-parameteren onLoadAction, der understøttes af Adobe Sign til Aftale-knaphandlingerne: Send, Påmind, Slet, Annuller, Opdater og Vis. URL-parameteren respekterer værktøjslinjens indstillinger (se Vejledning til avanceret tilpasning), der er indstillet af administratoren, så kun dem, der er aktiveret, vil være tilgængelige.

Eksempel på URL-adresser med onLoadAction:

  • Send: Sørg for, at du har en aftale med statussen Klasse på din konto.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Aftale-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

  • Påmind: Sørg for, at du har en aftale med statussen Sendt til underskrivelse på din konto.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Aftale-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

  • Slet: Sørg for, at du har en aftale med statussen Sendt til underskrivelse på din konto.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Aftale-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

  • Annuller: Sørg for, at du har en aftale med statussen Sendt til underskrivelse på din konto.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Aftale-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

  • Opdater: Sørg for, at du har en aftale med statussen Sendt til underskrivelse på din konto.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Aftale-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

  • Vis: Sørg for, at du har en aftale med statussen Sendt til underskrivelse, Underskrevet eller Annulleret på din konto.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Aftale-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

Adobe-logo

Log ind på din konto