Komplette installations- og konfigurationsinstruktioner til en ny implementering af Adobe Sign-produktet i Microsoft Dynamics CRM.

Oversigt

Adobe Sign leverer en Plug and Play-integrationsløsning med Microsoft Dynamics CRM. Denne integration har følgende fordele:

  • Accelererer processen fra tilbud til salg ved at sende aftale som f.eks. kontrakter og salgsdokumenter fra Dynamics med ét klik
  • Fletter automatisk data fra Dynamics-enheder som f.eks. kunder og kontakter til aftaler og sender data, der er indsamlet fra underskrivere i løbet af underskrivelsesprocessen, tilbage til Dynamics
  • Aktiverer mobilfunktionalitet via Sales Hub (for installationer på Dynamics 365 9.x og nyere)
  • Gør det nemt for modtagere at underskrive hvor og når som helst og på en hvilken som helst enhed
  • Gør det muligt at spore dokumenter, der er sendt til underskrivelse, inde fra Dynamics
  • Fjerner de manuelle trin i hele processen

 

Dette dokument er udtrykkeligt til Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 og nyere.

Benyt v6-installationsvejledningen, hvis du bruger:

  • Dynamics CRM 2016 Online og On-Premise                                                             
  • Dynamics 2015 Update 2 
  • Dynamics 2013 Service Pack 1, Update 4 

Dette dokument fokuserer på en ny installation af Adobe Sign-løsningen. Hvis løsningen allerede er installeret, og du gerne vil opgradere løsningen til den nyeste version, bedes du henvise til opgraderingsvejledningen.


Forudsætninger

  • Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 eller senere
  • Sørg for, at alle påkrævede sprogpakker er installeret i Dynamics 365 før installationen af Adobe Sign-pakken
  • En licenseret Enterprise Adobe Sign-konto eller en Enterprise-prøvekonto
    • Bekræft, at mailadressen til Adobe Sign-kontoadministratoren er den samme som den Dynamics CRM-administrator, der installerer
  • Angiv alle de ejede domæner, som dine brugere måske anvender i deres mailadresser (medtag ikke offentlige domæner som gmail.com, yahoo.com osv.)
  • Hent en liste over alle brugere i Adobe Sign-systemet, som bruger dine ejede domæner
    • Når den er hentet, skal du muligvis anmode om, at gyldige brugere flyttes til din CRM-tilknyttede Adobe Sign-konto
    • Det er vigtigt, at brugermailen i Adobe Sign er den samme som CRM-brugerens primære mail. Hvis ikke skal Adobe Sign-mailværdien ændres.

 

I Dynamics-miljøet er der et par ting at være opmærksom på:

  • Licenser – Adobe Sign-brugere og -administratorer skal have tildelt en read/write CRM Cal Licensing.
  • Filbegrænsninger – grænsen for filuploadstørrelsen kan justeres i CRM (standardværdien er 5 MB). Brugere får en fejl, hvis de prøver at vedhæfte en fil, der er større end den konfigurerede værdi.
    • Hvis den underskrevne PDF-fil er større end den konfigurerede værdi, forhindrer Dynamics filen i at blive vedhæftet til det overordnede (eller tilknyttede) objekt.

Download af pakken

En 30 dages gratis Adobe Sign-prøveversion optimeret til Dynamics CRM kan anmodes om her >

Sådan henter du den aktuelle Adobe Sign for MS Dynamics 365 Online-pakke fra Microsoft Store.

Adobe Sign for MS Dynamics On-Premises-pakken kan downloades fra Adobe Sign-integrationssiden.

Du vil også kunne læse produktbemærkninger, kendte problemer og yderligere installationsoplysninger på Adobe Sign-integrationssiden. Hvis du har spørgsmål eller kommentarer om/under installationsprocessen, bedes du kontakte din Customer Success Manager.

Installation af pakken

Log på dit Dynamics CRM-miljø som administrator

  • Gå til Indstillinger > Løsninger
Gå til Hovedmenu > Indstillinger > Løsninger

Siden Alle løsninger indlæses:

  • Klik på ikonet Importér
Ikonet Importér

Siden Vælg løsningspakke indlæses:

  • Gå til den Adobe Sign v8 .zip-fil, du har downloadet
  • Klik på Næste
Gå til Adobe Sign v5-binærfilen

Siden Løsningsoplysninger indlæses:

  • Klik på Næste
Siden Løsningsoplysninger

Siden Importindstillinger indlæses:

  • Sørg for, at indstillingen Aktivér eventuelle trin til behandling af SDK-meddelelser... er markeret
  • Klik på Importér
Siden Importindstillinger

Siden Importløsning indlæses og importerer pakken. 

Denne proces kan tage et par minutter. Når processen er færdig, skulle du modtage en bekræftelsesmeddelelse.

  • Klik på Luk
Den importerede pakke

Installation af Microsoft Dynamics Online-pakken

Onlineversionen af pakken installeres fra Microsofts AppSource store:

  • Log på Dynamics som en Dynamics-administrator på https://home.dynamics.com/
  • Klik på knappen Hent flere apps
  • Søg efter Adobe Sign
  • Klik på Hent den nu
Hent appen
  • Angiv alle anmodede profiloplysninger
    • Markér afkrydsningsfeltet for at give Microsoft tilladelse til at bruge eller dele kontooplysninger
  • Klik på Fortsæt
    • Du omdirigeres til en ny side for vilkår og beskyttelse af personlige oplysninger
En ting til
  • På siden for vilkår og beskyttelse af personlige oplysninger:
    • Vælg det korrekte Dynamics-miljø, som Adobe Sign skal gælde for (hvis du har mere end én organisation)
    • Acceptér Microsofts juridiske erklæring om vilkår og beskyttelse af personlige oplysninger
    • Acceptér erklæringen om beskyttelse af personlige oplysninger og de juridiske vilkår for import af pakker til Dynamics 365
    • Klik på knappen Installér

Bemærk:

Hvis en tidligere Adobe Sign for Dynamics allerede er installeret, bliver den pakke opgraderet til den nye version.

Acceptér indholdsfortegnelsen
  • Du omdirigeres til Power Platform-administratorcenter; installationen starter automatisk
    • Installation af pakken tager ca. 30 minutter
      • Opdater siden for at opdatere status
Installeret

Konfiguration efter installation (kræves)

Installér integrationsnøglen

Nye installationer kræver, at der genereres en integrationsnøgle i Adobe Sign, som efterfølgende angives i Dynamics. Denne nøgle er den adgangstoken, som godkender, at Adobe Sign- og Dynamics-miljøer har tillid til hinanden og deler indhold.

Sådan genererer du en integrationsnøgle i Adobe Sign:

  • Log på som administrative bruger af din Adobe Sign-konto
  • Gå til Konto > Adobe Sign API > API-oplysninger
  • Klik på linket Integrationsnøgle i midten af siden

Bemærk:

Hvis du ikke ser linket Integrationsnøgle på din side med API-oplysninger, skal du kontakte din Success Manager (eller Adobe Sign-support) for at gennemgå dine kontoindstillinger og foretage de nødvendige justeringer, så denne påkrævede funktionalitet vises.

Gå til Konto > Personlige indstillinger > Adgangstokens

Grænsefladen for Opret integrationsnøgle indlæses:

Angiv et intuitivt navn på din nøgle (f.eks. Dynamics CRM)

Integrationsnøglen skal have følgende elementer aktiveret:

  • user_read
  • user_write
  • user_login
  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • library_read
  • library_write
Grænsefladen for Opret integrationsnøgle
  • Klik på Gem, når nøglen er konfigureret.

 

Siden Adgangstokens vises med de nøgler, der er oprettet på din konto.

  • Klik på den nøgledefinition, der er oprettet for Dynamics CRM
    • Linket Integrationsnøgle vises øverst i definitionen.
  • Klik på linket Integrationsnøgle
Linket Integrationsnøgle

Integrationsnøglen vises:

  • Kopiér denne nøgle, og gem den et sikkert sted til næste trin
  • Klik på OK
Integrationsnøglen

Sådan installeres integrationsnøglen i Dynamics CRM:

Log på som administrativ bruger af dit Dynamics CRM-miljø

  • Gå til Hovedmenu > Adobe Sign > Administratorindstillinger

Siden Adobe Sign Administratorindstillinger indlæses:

  • Indsæt din nøgle i feltet Integrationsnøgle
  • Klik på Valider nøgle i båndet
Adobe Sign-konfigurationssiden

Efter en kort forsinkelse opdateres siden og viser, at "Du er logget på med Adobe Sign", og at integrationsnøglen anvendes.

  • Feltet Integrationsnøgle låses
  • Knappen Valider nøgle ændres til Fjern nøgle
Adobe Sign-konfigurationssiden


Bekræft, at gengivelse af gammel formular er deaktiveret

Det er nødvendigt at deaktivere gengivelse af gammel formular for at bruge Adobe Sign. Sådan gør du:

  • Gå til Indstillinger > Administration
  • Klik på Systemindstillinger

Siden Systemindstillinger indlæses.

  • Sørg for, at indstillingen Brug gengivelse af gammel formular er indstillet til Nej
  • Klik på OK
Siden Systemindstillinger

Aktivering af aktivitetsfeeds på enheden Adobe Aftale

Aktivering af aktivitetsfeeds for enheden adobe_agreement tillader Adobe Sign at opdatere aftalens hændelser under sektionen Meddelelser på posten Aftale samt CRM-posterne, som var det overordnede objekt for aftalen (Kontakter, Kunder osv.).

  • Gå til Indstillinger > Konfiguration af aktivitetsfeeds

Siden Meddelelseskonfigurationer indlæses:

1. Klik på Opdater for at sikre, at alle konfigurationer indlæses

2. Klik én gang på posten adobe_agreement for at vælge den, og klik derefter på Aktivér

Siden Meddelelseskonfigurationer

Pop op-vinduet Bekræft aktivering af meddelelseskonfiguration vises

  • Klik på Aktivér 
Pop op-vinduet Bekræft aktivering af meddelelseskonfiguration

Beskeden "Du skal udgive…" vises

  • Klik på OK
Beskeden "Du skal udgive…"

Du føres tilbage til siden Meddelelseskonfigurationer

  • Klik på ellipsen () for at åbne de skjulte indstillinger
  • Klik på Udgiv alle tilpasninger
Siden Meddelelseskonfigurationer

Installér Adobe Sign for brugere ved at tildele sikkerhedsroller

Hver Dynamics-bruger, der forventes at bruge Adobe Sign-programmet, skal have deres sikkerhedsrolle konfigureret i Dynamics-miljøet.

Sikkerhedsrollerne er:

  • Adobe Sign Reader – giver brugeren skrivebeskyttet adgang til aftaleposter.
  • Adobe Sign-bruger – giver brugeren mulighed for at arbejde med aftaler og andre programenheder. Denne rolle giver brugeren tilladelse til kun at se sine egne poster og giver adgang på brugerniveau til indbyggede CRM-poster som Kontakter, Kunder, Kundeemner, Salgsmuligheder, Ordrer, Fakturaer, Tilbud.
  • Adobe Sign-administrator – denne rolle omfatter flere rettigheder ud over dem i Adobe Sign-brugerrollen som f.eks. justering af Globale indstillinger, Dataoverførsel og mulighed for at se alle aftaler i hele programmet.

Sådan konfigureres sikkerhedsrollerne:

  • Gå til Indstillinger > Sikkerhed

Dette åbner siden Sikkerhed

  • Vælg Brugere
siden Sikkerhed

Siden Aktiverede brugere indlæses

  • Vælg alle de brugere, du vil tildele én type sikkerhedsrolle
  • Klik på Administrer roller
Siden Aktiverede brugere

Pop op-vinduet Administrer brugerroller vises

  • Kontrollér den sikkerhedsrolle, du vil definere for disse brugere
  • Klik på OK
Pop op-vinduet Administrer brugerroller


Konfigurer automatisk statusopdateringer i realtid med Power Automate

Bemærk:

Realtidsopdateringer for aftalestatus understøttes af Adobe Sign til Dynamics v9.1.0.5 og nyere.

Denne indstilling anvender Adobe Sign-webhooks for at udløse et Power Automate-flow, når en aftalestatus ændres.

Den meningsmålingsbaserede automatisering, der bruges før 9.1.0.5, er stadig funktionel og en brugbar mulighed, hvis brug af Power Automate-løsningen af en eller anden årsag er uønsket.

ASU Version

Sådan aktiveres aftalestatusopdateringer i realtid:

    • Fra Dynamics skal du skifte til Power Automate ved hjælp af appstarteren øverst til venstre i vinduet
    Start Power Automate
  1. Når Power Automate-siden indlæses, skal du skifte til miljøet med din Dynamics- og Adobe Sign-installation (i øverste højre hjørne):

    Vælg miljø
  2. Føj Adobe Sign-forbindelsen til din Power Automate-liste over forbindelser:

    • Klik på Forbindelser i venstre spor
    • Søg efter Adobe Sign
    • Klik på Adobe Sign-ikonet, der er tilgængeligt i Alle forbindelser
    Vælg Adobe Sign-forbindelsen
  3. Tilføj skabelonen: Opdater Dynamics Aftale-posten om ændring af aftaletilstand i Adobe Sign

    • Klik på Skabeloner i venstre spor
    • Søg efter Opdater Dynamics Aftale-posten om ændring af aftaletilstand i Adobe Sign
    • Klik på den returnerede skabelon
    Vælg skabelon
  4. Autentificer til skabelontjenesterne.

    • To tjenester skal autentificeres, for at flowet kan virke:
      • Common Data Service – dette er den fælles datatjeneste i Dynamics. Som administrator kan du autentificere ved at klikke på plusset til højre for tjenestenavnet
        • Autentificer med din Dynamics-administrators bruger-id, hvis du ikke autentificeres automatisk
      • Adobe Sign – dette åbner OAuth-autentificeringen til Adobe Sign-tjenesten
        • Sørg for, at du autentificerer med samme administratormail på kontoniveau , som blev brugt til at oprette integrationsnøglen
    Autentificer til skabelonen

     

    Når du har autentificeret til tjenesterne, er et grønt flueben synligt til højre fra den godkendte tjeneste.

    • Efter autentificering til begge skal du klikke på Fortsæt
    Fuldført forbindelse
  5. Konfigurer skabelonen

    Skabeloneditoren åbnes. Der er to felter at redigere:

    • Indtast navnet på udløseren i feltet Navn for handlingen Når en aftales tilstand skifter
    Adobe Sign-handling

     

    • Vælg det rigtige miljø (hvor Adobe Sign er installeret) i handlingen Opdater en post
    Handlingen Opdater en post

     

    • Klik på Gem, når du er færdig
    Gem flowet

Valgfrie konfigurationer

Adobe Sign-administratorindstillinger

Siden Adobe Sign Administratorindstillinger giver adgang til administrative værktøjer til oprettelse af skabelon og tilknytning af data samt oprettelse af brugerdefinerede workflows. Valgfrie indstillinger kan også bruges til at tilpasse brugeroplevelsen.  

Sådan åbnes indstillinger:

  • Gå til Adobe Sign > Administratorindstillinger

Siden Adobe Sign Administratorindstillinger indlæses. Fire faner øverst giver adgang til diverse værktøjer:

  • Konto og konfiguration – integrationsnøgle og tjekliste til den indledende kontokonfiguration
  • Konfiguration – hurtige links til de mest almindelige administratorfunktioner og dokumentation samt valgfrie flag til brugeroplevelsen
  • Generelt – en liste over konfigurerede værdier for Adobe Sign-løsningen
  • Relateret – ting
    • Revisionshistorik
    • Brugere
Adobe Sign-administratorside

Adobe Sign-konto

Denne sektion er dedikeret til Integrationsnøgle-linket mellem Dynamics-miljøet og Adobe Sign-serverne.

  • Nøglen kan til enhver tid fjernes for at afbryde Adobe Sign-tjenesterne
Brug servicekonto – når aktiveret

 

Tjekliste til start

Denne sektion viser installationens fremskridt som målt af de primære konfigurationspunkter:

  • Aktivér og konfigurer Adobe Sign – kontrollerer, hvornår integrationsnøglen er installeret
  • Konfigurer første datatilknytning – kontrollerer, hvornår den første datatilknytning er gemt
  • Konfigurer første skabelon – kontrollerer, hvornår den første skabelon er gemt

Fanen Konfiguration


Administratorindstillinger

Ofte anvendte værktøjer for administratorer til at udvide værdien af Adobe Sign-tjenesten:

  • Opret ny datatilknytning – åbner den nye grænseflade for Ny datatilknytning
  • Opret ny aftaleskabelon – åbner grænsefladen for Ny aftaleskabelon
  • Skift brugeradgang – et genvejslink til siden Aktiverede brugere, hvor rollerne for brugere administreres
  • Opret nyt workflow – åbner grænsefladen for Opret proces


Valgfrie funktioner

  • Aktivér automatisk brugerklargøring – hvis dette er aktiveret, klargør nye brugere, der gives adgang til Adobe Sign-enheden, en bruger i Adobe Sign-systemet ved første brug.  Klargøring er baseret på brugernes primære mailadresse, ikke brugernavnet, og foregår i baggrunden uden yderligere handling af brugeren eller kontoadministratoren. 

Bemærk:

Nye brugere, der automatisk klargøres i Adobe Sign, har en tilfældig adgangskode. Eftersom integrationen virker som et godkendt program via API, er der ikke noget funktionelt problem i Dynamics-miljøet. Men hvis brugere ønsker at logge direkte på Adobe Sign, skal de først nulstille deres adgangskode via linket "Jeg har glemt min adgangskode" på Adobe Signs hjemmeside. 

  • Vedhæft underskrevne dokumenter til aftaleenheden – denne indstilling sender en PDF-kopi af det udfyldte dokument tilbage til Dynamics vedhæftet til aftaleposten (under sektionen Noter). Dette er en kopi af den autoritative original, der bevares på Adobe Sign-servere.
  • Vedhæft kombineret revisionsspor med underskrevet aftale – hvis denne indstilling aktiveres, får det Adobe Sign-PDF'en med revisionsspor til at blive vedhæftet til aftaleposten (under sektionen Noter), når aftalen er underskrevet/udfyldt. Revisionssporet optæller hændelserne (vist, underskrevet, delegeret osv.) for aftalen, tidslinjen for disse hændelser samt IP-adressen, hvor hændelserne blev aktiveret.
  • Vedhæft revisionsspor – når dette er aktiveret, vedhæftes revisionsrapporten til aftaleposten (under afsnittet Noter) som en separat fil.
  • Vis eksempelbilleder af dokumentet – denne indstilling vedhæfter et billede af det underskrevne/udfyldte dokument til posten, så det nemt kan ses uden at skulle downloade og åbne en PDF-fil. Dette billede installeres nederst på aftaleposten.
  • Aktivér LinkedIn Sales Navigator – når aktiveret viser siden Ny aftale LinkedIn Sales Navigator-panelet. Denne grænseflade lader brugeren konfigurere deres individuelle LinkedIn-konto og vise LinkedIn-oplysninger for valgte modtagere, der føjes til aftalen.

LinkedIn Sales Navigator Team eller Enterprise Edition kræves for at aktivere funktionen.

Bemærk:

LinkedIn Sales Navigator er en separat tjeneste fra Adobe Sign og er ikke inkluderet i købet af Adobe Sign-tjenesten.

LinkedIn Sales Navigator er en betalt premium-version, og en gratis demo er tilgængelig, hvis du vil prøve den.


Ressourcer

En liste over de mest almindelige ressourcer:

Fanen Generelt

Fanen Generelt viser oplysningerne på højt niveau om ejeren af løsningen og API-adgangspunktet samt adgang til de konfigurerbare indstillinger på ét sted, inkl. API-nøglen og valgfri funktioner, der findes på fanen Generelt.

En liste over vedhæftede objekter relateret til enheden.


Aktivér valgfrie godkendelsesmetoder

I din Adobe Sign-konto skal du konfigurere eventuelle godkendelsesmetoder, som du vil aktivere for dine brugere:

  • Log på som Adobe Sign-administrator
  • Gå til: Konto > Kontoindstillinger > Afsendelsesindstillinger > Metoder til identitetsgodkendelse
Konfigurer godkendelsesmetoder


Aktivér biomedicinsignaturer (CFR 21 del 11)

Hvis din arbejdsproces kræver, at du har CFR 21 del 11-kompatible signaturer, skal du konfigurere dine biomedicinkontroller i din Adobe Sign-konto:

  • Log på Adobe Sign som en administrator
  • Gå til: Konto > Kontoindstillinger > Indstillinger for biomedicin  
Konfigurer biomedicinkontroller


Fjernelse/tilbagekaldelse af integrationsnøglen

Hvis du vil fjerne den aktuelle integrationsnøgle fra din Dynamics-installation, kan du gøre det på Adobe Signs konfigurationsside under Globale indstillinger. Hvis nøglen fjernes, frigøres tillidsforholdet mellem Dynamics CRM og Adobe Sign, så alle nye transaktioner samt opdateringer til eksisterende transaktioner stoppes. Når nøglen fjernes, kan den til enhver tid genanvendes for at fortsætte interaktionen mellem de to systemer.

Sådan fjernes nøglen:

  • Gå til Adobe Sign > Administratorindstillinger
  • Klik på Fjern nøgle i båndet
knappen Fjern nøgle

At fjerne nøglen er ikke det samme som at tilbagekalde den. Tilbagekaldelse af en nøgle skal udføres i Adobe Sign-systemet og gør nøglen permanent deaktiveret for Adobe Sign-brug.

Sådan tilbagekaldes en nøgle:

Log på som administrative bruger af din Adobe Sign-konto

  • Gå til Konto > Personlige præferencer > Adgangstokens
  • Klik på nøgledefinitionen for den integrationsnøgle, du vil tilbagekalde
    • Dette viser linket Tilbagekald
  • Klik på Tilbagekald
linket Tilbagekald
  • Klik på Ja, når du spørges

Datatilknytning

Datatilknytning kan forbedre din proces med oprettelse af aftaler betydeligt og sikrer, at dokumenter har det relevante indhold i felter uden risikoen for menneskelige fejl, ved at hente feltværdier direkte fra Dynamics CRM.

Desuden kan tilknytningen sende nyt indhold fra udfyldte aftaler tilbage til Dynamics og dermed tillade værdifulde opdateringer til din CRM, så der slippes for manuel datamanipulation.  


En hurtig note om formularer/teksttags

En vellykket tilknytning kræver, at du har forhåndsoprettede formularer med definerede feltnavne, så du på logisk vis kan relatere CRM-feltet til Adobe Sign-formularfeltet. 

En simpel formular vises nedenfor. Felterne defineres af den krøllede parentes på hver side (definition af feltets bredde) og feltnavnet (strengen af tegn mellem de krøllede parenteser). 

Eksempel på formularfelter

Teksttags kan inkludere flere argumenter ud over navneværdien, inkl. valideringer, beregninger og regulære udtryk. En grundig forståelse af formularoprettelse findes her og kan i høj grad forbedre kvaliteten af data, du indhenter under signaturprocessen.

Bemærk:

Funktionen til forkortelse af teksttags kan være nyttig i formulardesign og felttilknytning ved at etablere en konvention for feltnavnene, der gentages på hvert dokument (og sparer tid ved ikke at skulle genoprette det formelle tag). Dette forbedrer udtrykkeligt datatilknytning på tværs af flere formularer og bygger et anker til fremtidige formularer.

Det er også muligt at oprette formularer i PDF-format.

 

Definition af en skabelon til datatilknytning

Der er to adgangspunkter for at konfigurere datatilknytning.

Den første mulighed er at gå til: Adobe Sign > Datatilknytning

Dette indlæser siden Datatilknytninger – en liste over alle eksisterende datatilknytninger, som du kan gennemgå, redigere eller slette.

  • Klik på +Ny øverst til venstre for at gå til siden Ny datatilknytning
siden Aktive skabeloner til datatilknytning

 

Den anden metode er at åbne linket Opret ny datatilknytning på siden Administratorindstillinger.

Dette link tilsidesætter listen over alle datatilknytninger og åbnes direkte på siden Ny datatilknytning.

 

Indlæsning af siden Ny datatilknytning kan tage et øjeblik. Når feltet Enhed udvides, er siden fuldt indlæst.

1. Skriv et intuitivt navn til din datatilknytning

2. Identificer denne datatilknytning som den standardtilknytning, der skal bruges til denne enhed (eller ikke).

3. Vælg enheden CRM på rullelisten.

  • Dette begrænser de felter, der kun kan tilknyttes den definerede enhed.
  • Det er muligt at have flere skabeloner per enhed.
  • Når enhedsværdien er indstillet, kan den ikke ændres.
Siden Datatilknytning

 

Når værdien Enhed er indstillet, vises fanen Datatilknytning. Klik på denne fane for at få adgang til felttilknytningsværktøjerne:

Felttilknytningsværktøjer


Relater Dynamics CRM-felterne til Adobe Sign-feltnavnene

Du kan nu oprette relationer mellem Dynamics CRM-feltnavne og de Adobe Sign-formularfeltnavne, du har defineret. Datatilknytninger konfigureres baseret på, hvordan dataforløbet:

  • KNYT CRM-DATA TIL ADOBE SIGN-AFTALE – forhåndsudfylder felter på din formular ved hjælp af feltværdier, der er tilknyttet den definerede Dynamics-enhed.
    • Det er muligt at oprette en "jagtgruppe" af alternative CRM-feltværdier, der forsøger at udfylde Adobe Sign-formularfeltet. Hvert medlem af gruppen forsøges i rækkefølge, indtil der findes og indsættes en ikke-nulværdi. (Se herunder)
  • KNYT ADOBE SIGN-AFTALEDATA TIL CRM-DATA – udfylder de tomme felter i Dynamics-enheden ved hjælp af formularfeltværdier, der er hentet under underskrivelsesprocessen (når aftalen er fuldført).
    • Adobe Sign sender som standard ikke en ny værdi til et CRM-felt med indhold i.
    • Det er muligt at definere relationen på datatilknytningen for at tilsidesætte indholdsbeskyttelsen, og du kan erstatte eksisterende feltværdier med nyt indhold fra den underskrevne formular.


Vedrørende datatyper

Adobe Sign-datatilknytning understøtter følgende datatyper:

  • Tekst – tekstformularfelter understøttes som enkelt linje af tekst i CRM.
  • Boolesk (to muligheder) – afkrydsningsfelter understøttes for booleske CRM-felter. 

○ Hvis formularfelter med rulleliste eller alternativknap bruges til booleske CRM-felter, kan CRM til Adobe Sign-tilknytningen mislykkes. Adobe Sign til CRM-tilknytningen vil stadig virke

  • Indstillingssæt – formularfelter med rullelister og alternativknapper understøttes for felter med CRM-indstillingssæt


Relaterende felter (CRM-data til Adobe Sign-aftale):

  • Vælg CRM-feltet på rullelisten Attribut.
  • Skriv navnet på Adobe Sign-formularfeltet i feltet Aftalefelt
  • (Valgfrit) Markér feltet Tilføj tilknytning i modsat retning, hvis du også vil relatere disse felter, der tilknyttes fra Adobe Sign til CRM.
  • (Valgfrit) Markér feltet Tilsidesæt, hvis denne skabelon skal ignorere eksisterende indhold i CRM-feltet og gennemtvinge udfyldning af feltet med det nye indhold fra Adobe Sign-feltet.
  • Klik på Tilføj

Den nye feltrelation behandles i et par sekunder, og derefter vil du se relationen udfylde sig nede under konfigurationsindstillingerne. 

Begge datatilknytningsfelter vises

Hvis du valgte at tilføje den modsatte retning, vil du også se den nye relation udfylde sig under konfigurationsfelterne i Adobe Sign til CRM

Hvis du valgte at tilsidesætte indholdsbeskyttelsen, vil du se dette indikeret på relationsposten.


Relaterende felter (Adobe Sign-aftale til CRM-data):

Processen med separat at oprette tilknytning fra Adobe til CRM er den samme som den ovenfor, bortset fra at der ikke er mulighed for at tilføje tilknytning i modsat retning.


Sletning af tilknyttede relationer

Du kan slette én eller flere tilknyttede relationer ved at:

  • Vælge de poster, der skal slettes, ved at markere dem i venstre side af posten
  • Klik på ikonet Flere kommandoer øverst til højre på listen, og vælg Slet
Sletning af en relation

Alternative felttilknytningsrelationer (Jagtgruppe)

Hvis du definerer et felt på en Adobe Sign-formular, der muligvis udfyldes af et af flere CRM-felter, kan du oprette en sorteret liste (jagtgruppe) over CRM-attributter, der vil forsøge at udfylde Adobe Sign-feltet.

Du har eksempelvis CRM-feltet Fornavntilknyttet et formularfelt kaldet FNavn, og knyt derefter også CRM-feltet Yomi-fornavn til det samme formularfeltnavn. Programmet vil først forsøge at udfylde feltet med indhold i feltet Fornavn, og hvis der ikke findes noget indhold, vil Adobe Sign forsøge at bruge indholdet i feltet Yomi-fornavn. Hvis der ikke findes indhold i noget element af jagtgruppen, efterlades feltet tomt.

Sådan defineres jagtgruppen:

  • Opret en CRM til Adobe Sign-relation mellem din primære CRM-attribut og Adobe Sign-formularfeltnavnet.
  • Når den første post er på plads, skal du ændre CRM-attributten til den sekundære CRM-attribut og tilføje den relation. 
  • Klik på OK, når du bliver spurgt, om du vil udføre den alternative tilknytning

 

Efter posten er opdateret i systemet, vil du se, at posterne har ændret sig til at inkludere et præfiks foran enhedsattributten:

  • # vil stå foran den primære attribut/standardattributten. Dette felt vil altid være det første, der kontrolleres for indhold
  • Efterfølgende relationer nummereres 1-N. Den første alternative feltrelation angives med (1) og vil altid være det første alternative felt, der kontrolleres. (2) vil være det andet alternative felt osv. 
Jagtgruppe

Tilføjelse af vedhæftede filer til relaterede enheder

Når en aftale er fuldt underskrevet og færdiggjort, producerer Adobe Sign en PDF-kopi af dokumentet og et revisionsspor af underskrivelsesprocessen. Det er muligt at have disse dokumentet vedhæftet som PDF-filer til en andet CRM-enhed, der er relateret til skabelonens overordnede enhed.

I sektionen KNYT UNDERSKREVET AFTALE OG REVISIONSSPOR TIL CRM-ENHED på skabelonsiden finder du tre Dokumenttyper, der er tilgængelige via rullelisten:

  • Underskrevet PDF – det underskrevne dokuments fulde tekst. Dette er en kopi af den autoritative original, der bevares på Adobe Sign-servere.
  • Revisionsspor – en fuld optælling af alle større hændelser (underskrivelse, delegering osv.) og de associerede metadata (klokkeslæt/dato, IP-adresse osv.)
  • Kombineret PDF – begge dokumenter kombineres i én PDF og vedhæftes

Du kan vedhæfte én eller flere filer til enhver relateret enhed, men du skal eksplicit tilknytte dem enkeltvis.

Sådan tilknyttes en vedhæftet fil:

  • Vælg den ønskede Dokumenttype på rullelisten
  • Vælg den enhed, du vil sende dokumentet til, ved hjælp af rullelisten Vedhæft til CRM-post.
    • Kun enheder med en defineret relation til den overordnede enhed vises
  • Klik på Tilføj 

Vedhæftede filrelationer visesunderkonfigurationsindstillingerne.

Rulleliste for enhedsindstillinger


Sletning af en vedhæftet fil

Sådan slettes en vedhæftet filpost:

  • Vælge de poster, der skal slettes, ved at markere dem i venstre side af posten
  • Klik på ikonet for flere kommandoer, og vælg Slet
Sletning af en post

Aftaleskabeloner

Som en Adobe Sign-administrator i Dynamics-miljøet er du bemyndiget til at oprette aftaleskabeloner, der kan prækonfigurere en stor del af aftalefelterne, vedhæfte filer og knytte den aftale til en relevant datatilknytning.

Skabeloner er knyttet til en Dynamics-enhed og bliver tilgængelige til aftaler, der er sendt fra den enhed, når de markeres som Aktive.

21Pick Template-edited

Bemærk:

Datatilknytninger er grundstenen i aftaleskabeloner og bør defineres, før aftaleskabelonen konfigureres. 

Ligesom med Datatilknytning er der to adgangspunkter for at konfigurere en ny aftaleskabelon:

Den første mulighed er at gå til: Adobe Sign > Aftaleskabeloner

 

Dette indlæser siden Aftaleskabeloner, som viser alle eksisterende skabeloner, som du skal gennemgå, redigere eller slette.

  • Klik på +Ny øverst til venstre på skærmen for at starte en ny skabelon.
Ny skabelon

 

Den anden metode er at åbne linket Opret ny aftaleskabelon på siden Administratorindstillinger.

Dette link tilsidesætter listen over alle aftaleskabeloner og åbnes direkte på siden Ny aftaleskabelon.

 

Når siden Ny aftaleskabelon åbnes:

  • Giv skabelonen et intuitivt navn, så brugere ved, hvornår de skal bruge den.
  • Identificer den enhed, som skabelonen skal knyttes til.
    • Enheden kan ikke ændres senere.
    • Når enheden er valgt, gemmes skabelonen, og den fulde aftaleskabelon indlæses.
Ny skabelon

 

Aftaleskabelonen har fire faner, der hver indeholder redigerbare værdier, som du kan konfigurere:

  • Skabelondetaljer – definerer relationen mellem de store objekter, og om skabelonen er aktiv
  • Modtagere – tillader en prækonfigureret signatursti til skabelonen
  • Aftaleoplysninger – indeholder elementerne i den individuelle aftale
  • Relateret en liste over relaterede objekter


Skabelondetaljer

Skabelondetaljerne viser relationen mellem skabelon/enhed/datatilknytning for denne skabelon.

Skabelondetaljer

Skabelonens navn fremstår tydelig helt øverst

  • Skabelonnavn – skabelonens navn. Dette er identisk med det navn, der står øverst på siden
  • Primær enhed – skabeloner er knyttet til en enkelt enhed i Dynamics. Den erklærede enhed er den eneste enhed, der vil vise denne skabelon
    • Denne værdi låses, så snart aftalen oprettes
  • Datatilknytning – dette felt angiver navnet på den datatilknytning, der er bundet til skabelonen.
  • Aktiv – dette afkrydsningsfelt angiver, om brugere kan benytte skabelonen, når de sender fra den primære enhed
  • Send med ét klik – hvis aktiveret sender skabelonen automatisk aftalen, når skabelonen vælges. 
    • For eksempel: Du har en fortrolighedserklæringsskabelon designet med Kontakt som den primære enhed, og modtagersektionen er konfigureret til at importere kontaktens mail.
      • Afsenderen behøver kun at vælge fortrolighedserklæringsskabelonen fra den kontakt, personen ønsker at sende den til. Konfigurationsfasen springes over, og aftalen sendes uden yderligere interaktion.
      • Hvis der ikke er konfigureret nogen modtager, ignoreres Ét klik, og aftalen åbnes til manuel konfiguration.


Modtagere

Sektionen Modtagere indeholder listen over og underskrivelsesrækkefølgen for modtagere, som du vil forudkonfigurere for skabelonen.

Modtagerliste

Modtagere – du kan hårdkode en modtagerliste i en skabelon ved at klikke på Ny modtager-ikonet øverst til højre i vinduet. Der åbnes et pop op-vindue med konfigurationsmulighederne.

  • Modtagerlisten er som standard tom, så afsenderen kan udfylde den manuelt ved konfiguration af sin aftale.
  • En standardmodtager skal tilføjes eksplicit ved at klikke på Ny modtager og derefter gemme de standardværdier, der vises med Opret fra primær enhed aktiveret
  • Muligheden Tilsidesæt standardkontrol gør, at du kan undgå standardkontrolmetoden (der er indstillet i sektionen Sikkerhed) og vælge en anden metode for kun denne modtager.
Hurtig modtager – tilsidesæt godkendelse
  • Tilføjelse af flere modtagere (f.eks. intern medunderskrivelsesproces) eller modtagere, der ikke er involverede i signaturprocessen, kræver kun, at du fjerner markeringen af afkrydsningsfeltet Opret fra primær enhed og derefter definerer modtageren. En nyttig mulighed for cc-teams, der kun skal administrere de endelige dokumenter
Flere modtagere


Aftaleoplysninger

Sektionen Aftaleoplysninger indeholder fire sektioner:

  • Beskeddetaljer – aftalens navn og den globale besked, som hver modtager ser på mailen "Underskriv venligst"
  • Vedhæftede filer – de filer, der sendes til underskrivelse
  • Aftaleindstillinger – indstillinger for konfiguration af aftalen
  • Sikkerhedsindstillinger – muligheden for at sikre PDF'en med en adgangskode
Skabelon – aftaleoplysninger

Beskeddetaljer

  • Aftalenavn – aftalenavnet er fremtrædende i notifikationsprocessen og fremgår af mailens emnelinje med fed skrifttype i mailens brødtekst og i en mindre skrifttype hele vejen gennem standardbeskrivelsen (vist med gult herunder)
  • Meddelelse – feltet Meddelelse er et åbent felt til almindelig tekst, hvor du kan indsætte en meddelelse eller anvisninger til underskriveren (vist med grønt herunder)
Gennemgå og underskriv-mail

Bemærk:

Både feltet Aftalenavn og Meddelelse tillader indsættelse af Dynamics-feltværdier for at forbedre tilpasningen for modtageren. Du åbner en liste over mulige værdier ved at skrive en venstre klammeparentes: {


Vedhæft filer

I denne sektion kan du på forhånd vedhæfte en fil til aftalen. Hvis du f.eks. opretter en skabelon til en fortrolighedserklæring, kan du vedhæfte virksomhedens fil med fortrolighedserklæringen i skabelonen, så afsenderen ikke behøver at gøre det.

Skabelon – vedhæft filer


Aftaleindstillinger

Skabelon – aftaleindstillinger
Skabelon – aftaleindstillinger
  • Vis og placer altid signaturer før afsendelse – hvis markeret åbner aftalen automatisk oprettelsesmiljøet, så afsenderen kan placere formularfelter
  • Aftale udløber – hvis markeret definerer aftalen en ophørsdato for, hvornår aftalen udløber
    • Dage indtilaftalenudløber – denne indstilling definerer det antal dage, som aftalen kan underskrives i, når funktionen Aftale udløber er aktiveret
  • Tilføj landingsside efter underskrivelse – når aktiveret kan du vælge, hvilken URL-adresse modtageren sendes til, efter denne har fuldført interaktionen med aftalen
    • Landingsside efter underskrivelse – dette felt indeholder URL-adressen til den side, som modtagere skal dirigeres til, når Tilføj landingsside efter underskrivelse er aktiveret
    • Forsink i sekunder for omdirigering – definer, hvor mange sekunder omdirigering venter, før modtageren sendes til din landingsside
  • Kræv personlig underskrivelse – hvis du er nødt til at få underskriveren til at underskive på afsenderens lokale system eller din tablet uden brug af mail, kan afsendere hoste underskrivelsen ved hjælp af denne indstilling
  • Kræv min signatur – bruges, når afsenderen skal være en del af signaturprocessen
    • Afsenderen skal underskrive først, sidst eller være den eneste underskriver
    • Underskrivelsesrækkefølgen vil være Angiven rækkefølge
  • Underskrivelsesrækkefølge – vælg mellem to workflows til at få dit dokument underskrevet
    • Enhver rækkefølge giver alle underskrivere besked på samme tid, og de kan underskrive uden at vente på en anden
    • Angiven rækkefølge håndhæver en streng sekventiel underskrivelsesproces, der er baseret på den rækkefølge, i hvilken du definerer underskriverne på aftalen
  • Signaturtype – vælg det format, dokumentet skal underskrives i
    • ESIGN sender dine aftaler, så de kan blive underskrevet elektronisk, ved hjælp af mail, og forventer, at modtagerne underskriver elektronisk
    • HÅNDSKREVEN leverer dine dokumenter via mail og beder underskriveren om at udskrive dokumentet og underskrive det fysisk. Derefter skal de uploade dokumentet tilbage til Adobe Sign-systemer med det samme maillink
  • Planlæg modtagerpåmindelser  definerer en påmindelsescyklus for transaktionen. Påmindelser kan konfigureres til at blive sendt til den aktuelle modtager på daglig eller ugentlig basis
  • Underskrivelsessprog – denne indstilling definerer det sprog, der bruges, når aftalen sendes til underskriveren. Alle mails og meddelelser/anvisninger på skærmen til underskriveren er på det valgte sprog


Sikkerhedsindstillinger

Denne sektion definerer standardkontrolmetoden for modtagerne og den valgfrie adgangskode for det endelige PDF-dokument

Skabelon – sikkerhedsindstillinger
  • Indstil adgangskode til at åbne underskrevet PDF – aktivér denne indstilling, hvis du vil anvende en adgangskode til slutdokumentet for at forhindre uautoriseret adgang
  • Identitetskontrol definerer den tofaktorkontrol, der skal godkende brugeren
    • Mail – ingen tofaktorkontrol anvendes
    • Adgangskode – feltet med standardadgangskode med alfanumeriske tegn. Når denne indstilling bruges, skal afsenderen give adgangskoden til underskriveren via forskellige netværk eller kanaler
    • Videnbase – vidensbaseret godkendelse bruger offentlige databaser til at stille underskriveren flere spørgsmål om deres fortid for at kontrollere deres identitet
    • Webidentitet – sociale medier bruges som en sekundær bekræftelse

Adobe Sign til Sales Hub

Hvis din virksomhed har installeret Dynamics CRM version 9.0 eller senere, har du også adgang til Adobe Sign-funktionen på Dynamics Sales Hub.

Sales Hub tilbyder samme funktionalitet med forbedret formatering, der tillader direkte adgang for telefoner, tablets og andre mobilenheder.

Bemærk:

LinkedIn Sales Navigator er i øjeblikket ikke tilgængelig i Sales Hub.

Adobes og Microsofts teknikere undersøger, hvordan de kan forbedre dette i fremtidige opdateringer.

Sales Hub Dashboard giver dig en hurtig grafisk rapport over de aftaler, der er tilknyttet din bruger.

Rapporterne lader dig bore ned i hvert element og producere nye grafer, der er specifikke for det undersæt af data.

Siden opdeles i tre standardsektioner:

  • Aftaler efter status
  • Aftalestatus efter måned
  • Aftaler sendt denne uge 
Sales Hub – dashboard

Sektionen Aftaler giver dig en fuld liste over dine aftaler samt muligheden for at sortere aftalerne efter deres metadata (status, oprettelsesdato, underskrivelsesdato osv.).

Det er også muligt at oprette en ny aftale efter behov.

Sales Hub – Aftaler

Brugere, der har adgang til datatilknytninger, kan sortere, gennemgå og redigere eksisterende datatilknytninger.

Nye datatilknytninger kan også oprettes.

Sales Hub – datatilknytning

Brugere, der har systemtilladelse til skabeloner, kan gennemgå, sortere og redigere eksisterende skabeloner.

Nye aftaleskabeloner kan også oprettes.

Sales Hub – aftaleskabeloner

Dynamics-administratorer kan tilgå og redigere administratorindstillinger for Adobe Sign-integrationen.

Sales Hub – Administratorindstillinger

Tilføjelse af brugerdefinerede CRM-enheder til Adobe Sign

Flere indbyggede CRM-enheder er inkluderet i Adobe Sign-pakken, som du kan relatere dine aftaler til:

  • Kontakter
  • Kunder
  • Kundeemner
  • Salgsmuligheder
  • Tilbud
  • Fakturaer
  • Ordrer
  • Kontrakter

 

Du kan føje din brugerdefinerede CRM-enhed (eller en andet indbygget CRM-enhed) til dette område ved at følge et par trin.

Bemærk:

Brugerdefinerede entiteter kan kun starte en aftale fra menupunktet Send til underskrivelse.

Du kan ikke bruge systemet Opret hurtigt til at starte en aftale fra en brugerdefineret entitet.

 

Lad os til vores eksempel antage, at der er en brugerdefineret CRM-enhed kaldet "Kunde".

  • Gå til Indstillinger > Tilpasning
Gå til Hovedmenu > Indstillinger > Tilpasning

Siden Tilpasning vises

  • Klik på indstillingen Tilpas systemet
Siden Tilpasning

Siden Standardløsning åbnes i et separat vindue

I venstre skinne under Komponenter

  • Udvid listen Enheder
  • Find den brugerdefinerede enhed ("Kunde" i dette tilfælde), og udvid det
  • Klik én gang på enhedens navn for at se felterne og kontrolelementerne
Siden Standardløsning
  • Kopiér værdien fra feltet Navn (i dette eksempel er værdien "ny_kunde"). 
    • Dette er det interne systemnavn for din brugerdefinerede enhed.
  • Gå til indstillingen 1:N-relationer under din brugerdefinerede enhed
    • Klik på knappen Ny 1 til mange-relation.
indstillingen 1:N-relationer

Et nyt Relation-vindue åbnes

Opret den nye relation:

  1. Vælg Aftale fra feltet Relateret enhed
    • Feltet Navn ændrer sig for at vise {entityName}_adobe_agreement 
Relationship

 2. Indsæt navnet på din brugerdefinerede enhed ("Ny_kunde" i vores eksempel) i feltet Vis navn.

  • Feltet Navn ændrer sin værdi til "ny_" + {entityName} + "Id". (new_new_customerID)

 3. Klik på Gem og luk

  • Vinduet Relation lukkes
  • Klik på Udgiv alle tilpasninger øverst på siden 1:N-relationer
Udgiv alle tilpasninger øverst på siden 1:N-relationer