Vejledning til brugergrænsefladen til Adobe Sign-programmet, der er integreret i Microsoft Dynamics CRM

Oversigt

Adobe Sign-integration i Dynamics giver en plug-and-play-løsning til at få signaturer til enhver formular-/kontraktdokumentation, der måtte være behov for. Denne integration har følgende fordele:

  • Adobe Sign er indbygget i CRM-poster som f.eks. kontakter, kunder, kundeemner, salgsmuligheder, ordrer, fakturaer, tilbud, kontrakter og ethvert brugerdefineret CRM-objekt, som din administrator har udviklet.
  • Accelererer processen fra tilbud til salg ved at sende aftale som f.eks. kontrakter og salgsdokumenter fra Dynamics med ét klik.
  • Datatilknytninger, som administratoren kan konfigurere, og som fletter data fra Dynamics-objekter som f.eks. kunder og kontakter til aftaler og sender data, der er indsamlet fra underskrivere i løbet af underskrivelsesprocessen, tilbage til Dynamics.
  • Aktiveret på mobilenheder via Sales Hub (tilgængelig i Dynamics 365 9.x og senere)
  • Gør det nemt for modtagere at underskrive hvor og når som helst og på en hvilken som helst enhed.
  • Gør det muligt at spore dokumenter, der er sendt til underskrivelse, inde fra Dynamics.
  • Fjerner de manuelle trin i hele processen.

 

Denne dokumentation er udtrykkeligt til Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 og videre.

 

Benyt v6-vejledningen, hvis du bruger:

  • Dynamics CRM 2016 Online og On-Premise 
  • Dynamics 2015 Update 2 
  • Dynamics 2013 Service Pack 1, Update 4 

 

Adgang til Adobe Sign

Adobe Sign installeres af Dynamics-administratoren, og der gives adgang via sikkerhedsroller.  Hvis du har brug for adgang og ikke kan se Adobe Sign-indstillingen på din hovedside, skal du kontakte din Dynamics-administrator for at anmode om brugeradgang.

Adobe Sign-knappen på hovedsiden i Dynamics

Bemærk:

Hvis Adobe Sign skal kunne fungere korrekt i Dynamics, skal pop op-meddelelser være aktiveret i din browser. Hvis du på et tidspunkt får en meddelelse, der indikerer, at "der kun vises sikkert indhold", skal du klikke på knappen for at aktivere alt indhold.

Afsendelse til underskrivelse

Når Adobe Sign-integrationen med Microsoft Dynamics CRM er installeret, er indstillingen Send til underskrivelse tilgængelig i menuen Mere …. Du kan bruge indstillingen Send til underskrivelse til at sende aftaler til underskrivelse fra et Dynamics-objekt eller fra aftalesiden.

Sådan sender du en aftale fra et objekt:

  • Gå til en objektpost (f.eks. salgsmulighed, kunde) i CRM, og klik for at åbne den
  • Klik på menuen Flere kommandoer (…)
  • Vælg Send til underskrivelse i menuen

Bemærk:

Genbrugelige skabeloner kan oprettes af Dynamics-administratoren for enhver tilbagevendende proces, der har et forudsigeligt workflow.  Disse skabeloner vises (alfabetisk) i en undermenu, efter du klikker på Send til underskrivelse. 

Nederst på skabelonlisten findes Ny aftale for aftaler, der ikke er angivet på en skabelon.

Vælg Send til underskrivelse i menuen

En ny Aftale-side åbnes, og feltværdier, som er defineretaftaleskabelonen, udfyldes automatisk.

Hvis du vil definere og sende en aftale, har du kun brug for nogle få ting:

  • E modtager – den person eller personrække, der skal underskrive eller godkende dokumentet
  • Et aftalenavn – hvordan aftalen fremhæves i emnelinjen i underskriverens mail samt intern rapportering
  • Et dokument, der skal underskrives – dette kan være en eller flere formularer, kontrakter eller et andet dokument, der kræver en juridisk bindende underskrift


Sektionen Modtagere

Der skal defineres en eller flere underskrivere i sektionen Modtager.  Angiv modtagerne i den rækkefølge, de skal underskrive dokumentet i. Hvis du laver en fejl, kan du redigere feltet Modtagerrækkefølge i venstre side af modtagerlisten.

Sådan defineres en modtager:

  • Klik på plusikonet til højre i vinduet
Siden Ny aftale

Dette får en overlejring til at falde ned, hvor du kan vælge typen af underskriver/godkender:

1. Vælg den rigtige værdi fra valglisten Modtagertype

  • Ny – når modtageren ikke er en kendt værdi i Dynamics
  • Kontakt – for modtagere, der er defineret som kontaktobjekter i Dynamics
  • Kundeemne – for modtagere, der er defineret som kundeemner i Dynamics
  • Bruger – denne beskriver interne brugere i dit Dynamics-miljø
Valgliste til modtagere

2(a). Hvis du vælger Ny, ændres overlejringen, så du kan angive et fuldt navn og en mailadresse.

Denne handling gemmer ikke en ny kontakt/nyt kundeemne i Dynamics, men bruger kun navnet og mailen til denne transaktion.

Valgt modtager

Bemærk:

Standardkontrollen defineres enten i din aftaleskabelon eller på kontoniveau, hvis du ikke har defineret en indstilling i din skabelon. Hvis du har brug for at få tilsidesat standardindstillingen, skal du markere afkrydsningsfeltet Tilsidesæt standardkontrol. Denne handling medfører, at der vises en valgliste, hvor du kan vælge en anden kontrolproces.

2(b). Hvis du vælger Kontakt, Kundeemne eller Bruger, ændres overlejringen, så der søges efter det specifikke objekt, du har valgt. Skriv navnet (eller en del af det), og klik derefter på søgeikonet for at vælge den specifikke modtager, du vil medtage.

Da Dynamics forstår disse objekttyper, importeres mailadressen fra databasen.

Kontaktmodtager

Alle indstillinger gør det muligt at angive modtagerrollen.  Rollerne er:

  • Underskriver (standard) – underskrivere skal sætte mindst én signatur på aftalen.
  • Godkender – godkendere behøver ikke underskrive aftalen (selvom de kan, hvis der er placeret signaturfelter til dem), men de skal aktivt "godkende" aftalen, som er en logført hændelse.
  • CC – Carbon Copied (CC'et)-parter er inkluderet i aftalens afsendelsesproces, men har ingen interaktion med aftale- eller signaturcyklussen.

 

3. Når du har defineret modtageren, skal du klikke på Gem

4. Gentag 1-3 for alle krævede underskrivere/godkendere

Flere modtagere

Bemærk:

Modtagere får (som standard) adgang til aftalen i den rækkefølge, de er placeret i på din modtagerliste. Du kan redigere rækkefølgen af underskrivere/godkendere ved at ændre værdierne for Modtagerrækkefølge til venstre på listen.  Modtagerne omstables automatisk i den rækkefølge, du har angivet.

 

Ændring af modtagerrækkefølgen

Klik én gang på tallet til venstre for modtagernavnet. Talværdien bliver redigerbar. Skift den til et tal, som modtageren skal være i signaturprocessen. De andre modtagere justeres herefter.

Bemærk:

Feltet Modtagerrækkefølge er kun tilgængeligt, hvis feltet Underskrivelsesrækkefølge er indstillet til Angiven rækkefølge.

Hvis Underskrivelsesrækkefølge er Enhver rækkefølge, vises kolonnen Modtagerrækkefølge ikke i grænsefladen.

Flytning af modtagere

 

Redigering af modtagerværdier

Du kan redigere enhver modtagerværdi, der ikke er låst (som indikeret af låseikonet), ved at klikke én gang på feltet.

Dette åbner feltet, som du kan redigere, eller du kan vælge en ny værdi på listen.

Nå ændringen er foretaget, skal du klikke på ikonet Gem på modtagerpanelet.

recipients_-_editrecipientvalues


LinkedIn Sales Navigator

Til højre for Modtagerliste er LinkedIn Sales Navigator. 

Dette er en valgfri indstilling, der kan aktiveres af din Dynamics-administrator, hvis din virksomhed har adgang til en LinkedIn Sales Navigator Team- eller Enterprise-konto.

Hvis aktiveret kan du:

  • Klikke én gang på en af dine modtagere på din modtagerliste
  • Hvis den mail, der er tilknyttet modtageren, findes i LinkedIn, vises profilen for den bruger i panelet lige til højre for modtagerlisten.

 

linkedin_sales_navigator

 

Aktivér LinkedIn-panelet ved at klikke på feltet Log på, og bekræft med din Team- eller Enterprise-konto.

Når bekræftelsen er etableret, kan du vælge enhver modtager på din Modtagerliste og se deres LinkedIn-profil.

 

Programmet søger efter navnet og mailen for den valgte modtager og viser profilen, når den bliver fundet.

Hvis flere modtagere er valgt, vises kun den første, du vælger:

linkedin_sales_navigatorwithprofile

 

Hvis LinkedIn viser den forkerte profil, skal du klikke på ikonet Flere indstillinger (...) øverst til højre og vælge Ikke den rigtige person

linkedin_-_wrong

Bemærk:

Husk på, at LinkedIn Sales Navigator er en portal til LinkedIn-programmet og kan derfor ændres, hvis LinkedIn udvikler funktionen.

Hvis du klikker på Gem som kundeemne, gemmer det som et kundeemne i LinkedIn-miljøet, ikke Dynamics.

Samme for Send i mail og Opret forbindelse.

 

Når der ikke findes nogen LinkedIn-profil (eller når du klikker på Ikke den rigtige person), ændres panelet for at lade dig angive modtagerne Nuværende eller tidligere virksomhed og/eller Nuværende titel for at hjælpe med at identificere mulige profiler.

Angiv de værdier, du kender, og klik på Søg

linkedin_cant_findtheprofile

 

Hvis der identificeres flere mulige matches, vil der være to navigationspile øverst til højre i panelet, hvor du kan gå frem og tilbage mellem de valgte profiler.

Klik på Match for at få adgang til at se profilen i den nye fane.

linkedin_found_severalpeople


Beskeddetaljer

Sektionen Beskeddetaljer indeholder aftalenavnet og den globale besked.

templates_-_messagedetails
  • Aftalenavn – aftalenavnet er fremtrædende i meddelelsesprocessen og fremgår af mailens emnelinje med fed skrifttype i mailens brødtekst og i en mindre skrifttype hele vejen gennem standardbeskrivelsen (vist med gult herunder)
  • Meddelelse – feltet Meddelelse er et åbent felt til almindelig tekst, hvor du kan indsætte en meddelelse eller anvisninger til underskriveren (vist med grønt herunder)
Eksempel på mail
  • Vedrørende – denne låste værdi angiver den importerede modtager baseret på aftaleskabelonen
  • Datatilknytning – denne låste værdi angiver den datatilknytning, som er tilknyttet skabelonen, som konfigurerede aftalen


Tilføj filer/vedhæftede filer

Dokumenter kan føjes til aftalen på en af to måder:

  • Upload fil fra dit lokale system – ved at klikke på plusikonet i sektionen Vedhæftede filer bliver du bedt om at gennemse dit system for en fil, du vil uploade og vedhæfte til aftalen.  Dette virker for netværksdrev (f.eks. SharePoint)
  • Vedhæft dokument eller skabelon fra Adobe Sign-bibliotek – ved at markere dette felt aktiverer du listen over dokumentskabeloner, der er uploadet til din Adobe Sign-konto. Klik én gang på den formular, du vil inkludere, og klik derefter på knappen Vedhæft
    • Kun din administrator kan føje dokumenter til biblioteket
Grænsefladen for vedhæftede filer

Bemærk:

Alle vedhæftede filer sammenkædes til én PDF-fil for signaturprocessen. Den rækkefølge, som dokumenterne vises i, er baseret på den rækkefølge, du angiver dem i i sektionen Vedhæftede filer.  Hvis du skal omarrangere dokumenterne, skal du klikke i feltet Rækkefølge og manuelt opdatere dokumentnummeret. Programmet gensorterer automatisk de andre dokumenter.


Sektionen Aftaleindstillinger

Sektionen Aftaleindstillinger indeholder et antal konfigurationsmuligheder, der muligvis kun gælder denne type transaktion:

template_-_agreementoptions
  • Vis og placer altid signaturer før afsendelse – hvis markeret åbner aftalen automatisk oprettelsesmiljøet, så afsenderen kan placere formularfelter
  • Aftaleudløber – hvis markeret definerer aftalen en ophørsdato for, hvornår aftalen udløber
  • Dage indtilaftalenudløber – denne indstilling definerer det antal dage, som aftalen kan underskrives i, når funktionen Aftale udløber er aktiveret
  • Tilføj landingsside efter underskrivelse – når aktiveret kan du vælge, hvilken URL-adresse modtageren sendes til, efter denne har fuldført interaktionen med aftalen
  • Landingsside efter underskrivelse – dette felt indeholder URL-adressen til den side, som modtagere skal dirigeres til, når Tilføj landingsside efter underskrivelse er aktiveret
  • Kræv personlig underskrivelse – hvis du er nødt til at få underskriveren til at underskive på afsenderens lokale system eller din tablet uden brug af mail, kan afsendere hoste underskrivelsen ved hjælp af denne indstilling
  • Kræv min signatur – bruges, når afsenderen skal være en del af signaturprocessen
    • Afsenderen skal underskrive først, sidst eller være den eneste underskriver
    • Underskrivelsesrækkefølgen vil være Angiven rækkefølge
Aftaleoplysninger
  • Underskrivelsesrækkefølge – vælg mellem to workflows til at få dit dokument underskrevet
    • Enhver rækkefølge giver alle underskrivere besked på samme tid, og de kan underskrive uden at vente på en anden
    • Angiven rækkefølge håndhæver en streng sekventiel underskrivelsesproces, der er baseret på den rækkefølge, i hvilken du definerer underskriverne på aftalen
  • Signaturtype – vælg det format, dokumentet skal underskrives i
    • ESIGN sender dine aftaler, så de kan blive underskrevet elektronisk, ved hjælp af mail, og forventer, at modtagerne underskriver elektronisk
    • HÅNDSKREVEN leverer dine dokumenter via mail og beder underskriveren om at udskrive dokumentet og underskrive det fysisk. Derefter skal de uploade dokumentet tilbage til Adobe Sign-systemer med det samme maillink.
  • Planlæg modtagerpåmindelser – definerer en påmindelsescyklus for transaktionen.  Påmindelser kan konfigureres til at blive sendt til den aktuelle modtager på daglig eller ugentlig basis
  • Forsinkelse i sekunder for omdirigering – kræves, når en Landingsside efter underskrivelse er defineret. Denne indstilling angiver, hvor stor forsinkelse der skal være, efter at signaturen er sat, og før modtageren omdirigeres til den designerede landingsside.
  • Underskrivelsessprog – denne indstilling definerer det sprog, der bruges, når aftalen sendes til underskriveren.  Alle mails og meddelelser/anvisninger på skærmen til underskriveren er på det valgte sprog


Sikkerhedsindstillinger

Adobe Sign anvender oprindeligt en juridisk bindende signatur ved hjælp af den mailbaserede standardgodkendelsesproces, men giver også mulighed for ekstra sikkerhed i to forskellige udformninger:

  • Indstil adgangskode til at åbne underskrevet PDF – aktivér denne indstilling, hvis du vil anvende en adgangskode til slutdokumentet for at forhindre uautoriseret adgang
  • Identitetskontrol –  definerer den tofaktorkontrol, der skal godkende brugeren
    • Mail – ingen tofaktorkontrol anvendes
    • Adgangskode – feltet med standardadgangskode med alfanumeriske tegn. Når denne indstilling bruges, skal afsenderen give adgangskoden til underskriveren via forskellige netværk eller kanaler
    • Vidensbaseret – vidensbaseret godkendelse bruger offentlige databaser til at stille underskriveren flere spørgsmål om deres fortid for at kontrollere deres identitet
    • Webidentitet – sociale medier bruges som en sekundær bekræftelse
Sikkerhedsindstillinger

Når modtagerne er defineret, filerne vedhæftet og eventuelle andre feltændringer foretaget, skal du klikke på Send aftale via topmenuen

Afsendelse til underskrivelse


Afsendelse fra enhver enhed ved hjælp af en skabelon

Dynamics-administratorer har mulighed for at oprette én eller flere skabeloner til enhver Dynamics-enhed (Kontakt, Salgsmulighed, Kunde), der vil prækonfigurere aftalen, hvilket reducerer mængden af manuel konfiguration for afsenderen.

Skabeloner åbnes via ikonet Flere kommandoer () på båndet

5MEnu from entity


Opret hurtigt aftaler fra menuen Ny (+)

Hvis du kender den enhedstype, som en skabelon er bygget på, kan du starte en ny aftale fra menuen Ny:

  • Klik på ikonet Ny (+) på det øverste bånd
  • Vælg Aftale fra indstillingerne i sektionen Poster
    • Panelet Opret hurtigt: aftale åbnes
quick_create_agreement-selectentity

 

  • Vælg den Enhed, der er tilknyttet den skabelon, som du vil bruge
    • Når den er valgt, vises der to opslag, hvor du kan vælge den skabelonen, du vilbruge,og det specifikke objekt, som du   you vilsende aftalen til
quick_create_agreement-selecttemplate
  • Hvis du klikker på feltet Vælg en skabelon, åbnes der en lille menu med skabeloner, som er tilknyttet den Enhed, du valgte.  Vælg skabelonen
  • Hvis du klikker i feltet Vælg {Entity}, får du en liste over objekter i den relevante enhedstype. Vælg dit objekt
    • Hvis en del af enhedsnavne angives, begrænses menuen til objekter, der matcher din streng
  • Klik på Gem

 

Efter du trykker på knappen Gem, oprettes aftalen baseret på skabelonværdierne:

  • Hvis skabelonen ikke har en Modtager eller fil vedhæftet, oprettes aftalen i en kladdestatus
  • Hvis skabelonen har en modtager og en fil vedhæftet, men skabelonen ikke har Send med ét klik aktiveret, oprettes aftalen i en kladdestatus
  • Hvis skabelonen har en modtager og en fil vedhæftet, og Send med ét klik er aktiveret på skabelonen, sendes aftalen automatisk til underskrivelse

Bemærk:

Systemet Hurtig oprettelse kan kun bruges af standardenheder i Dynamics.

  • Salgsmulighed
  • Kontakt
  • Kundeemne
  • Kunde
  • Kontrakt
  • Faktura
  • Ordre
  • Tilbud
  • Bruger

 

Aftaler, der er sendt fra brugerdefinerede enheder, skal startes fra menupunktet Send til underskrivelse.

Kontrol af aftalestatus

Aftalens status angiver dens aktuelle juridiske status og opdateres i Dynamics med et jævnligt pollinginterval. Statusværdierne er:

  • Kladde – en aftale, der er oprettet, men endnu ikke sendt
  • Sendt til underskrivelse – er aktivt i underskrivelsesprocessen
  • Underskrevet – fuldt underskrevet af alle parter og udfyldt
  • Afvist – angiver, at én af modtagerne har afvist aftalen, hvorved den annulleres i systemet.
  • Annulleret – underskrivelsesprocessen blev annulleret af afsenderen, før alle signaturer kunne indhentes

Den bedste måde at finde en signatur på er at kontrollere de objekter, der er relateret til det primære objekt, du brugte til at oprette aftalen.

Hvis du f.eks. oprettede en aftale ved hjælp af en kontakt, kan du kontrollere, hvilke objekter der er relaterede, ved at gå til kontakten og derefter klikke på pil ned lige til højre for kontaktens navn:

6check_agreementsfromentity

Ved at åbne relationsvinduet vises aftaleobjektet, og ved at klikke på den indstilling åbnes den fulde liste over aftaler, der er associeret med enheden.

 

En anden måde at se statussen for en aftale er at gennemgå den fulde liste over aftaler:

  • Gå til Adobe Sign > Aftaler
Gå til Hovedmenu > Adobe Sign > Aftaler

Alle aftaler uanset objekt vises på listen over aftaler på siden Aftaler. For underskrevne aftaler viser aftalelisterne Navn, Aftalestatus og datoer for aftalerne. For aftaler, der er sendt til underskrivelse, og kladdeaftaler er det kun de relevante oplysninger, der vises.

Aftaleliste

Bemærk:

Underskrevne aftaler kan også findes i sektionen Bemærkninger i Dynamics-objektet, som de er relateret til.

Bemærkningsposter

Opdatering af status, afsendelse af påmindelser og annullering af aftaler

Aftaler, der ikke er underskrevet, har tre handlinger, der kan anvendes på dem:

  • Opdater status – anmod aktivt Adobe Sign-serveren om at vise den aktuelle status
  • Send påmindelse – sender øjeblikkeligt en mailpåmindelse til aftalens aktuelle underskriver
  • Annuller aftale – afbryder aftalen i systemet og sender en annulleringsbesked til underskriveren

Hver af disse handlinger kan startes inde fra aftalen ved hjælp af knapperne i toppen.

Opdateringslinks

Adobe Sign på Sales Hub

Hvis din virksomhed har installeret Dynamics CRM version 9.0 eller senere, har du også adgang til Adobe Sign-funktionen på Dynamics Sales Hub.

Sales Hub tilbyder samme funktionalitet med forbedret formatering, der tillader direkte adgang for telefoner, tablets og andre mobilenheder.

Bemærk:

LinkedIn Sales Navigator er i øjeblikket ikke tilgængelig i Sales Hub.

Adobes og Microsofts teknikere undersøger, hvordan de kan forbedre dette i fremtidige opdateringer.

Sales Hub Dashboard giver dig en hurtig grafisk rapport over de aftaler, der er tilknyttet din bruger.

Rapporterne lader dig bore ned i hvert element og producere nye grafer, der er specifikke for det undersæt af data.

Siden opdeles i tre standardsektioner:

  • Aftaler efter status
  • Aftalestatus efter måned
  • Aftaler sendt denne uge 
sales_hub_dashboard

Sektionen Aftaler giver dig en fuld liste over dine aftaler samt muligheden for at sortere aftalerne efter deres metadata (status, oprettelsesdato, underskrivelsesdato osv.).

Det er også muligt at oprette en ny aftale efter behov.

sales_hub_-_agreements

Brugere, der har adgang til datatilknytninger, kan sortere, gennemgå og redigere eksisterende datatilknytninger.

Nye datatilknytninger kan også oprettes.

sales_hub_-_datamapping

Brugere, der har systemtilladelse til skabeloner, kan gennemgå, sortere og redigere eksisterende skabeloner.

Nye aftaleskabeloner kan også oprettes.

sales_hub_-_agreementtemplates

Dynamics-administratorer kan tilgå og redigere administratorindstillinger for Adobe Sign-integrationen.

sales_hub_-_adminsettings

Downloadbar version

Download

Dette arbejde har licens under en Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Opslag på Twitter™ og Facebook er ikke omfattet af vilkårene for Creative Commons.

Juridiske meddelelser   |   Politik for beskyttelse af personlige oplysninger online