Kattavat asennus- ja määritysohjeet uuden Adobe Sign -sovelluksen asentamiseksi Microsoft Dynamics CRM:ään

Yleiskatsaus

Adobe Signissa on valmis ratkaisu Microsoft Dynamics CRM -integraatiota varten. Integraatio tehostaa organisaatiosi prosesseja monin tavoin:

  • Nopeuttaa prosessia tarjouksesta maksun vastaanottamiseen lähettämällä sopimukset – esimerkiksi tilaussopimukset ja myyntiasiakirjat – Dynamicsista yhdellä napsautuksella.
  • Siirtää automaattisesti Dynamics-entiteetit – kuten asiakkaat ja yhteyshenkilöt – sopimuksiin sekä allekirjoitusprosessissa kerätyt tiedot takaisin Dynamicsiin.
  • Asiakirjojen vastaanottajat voivat allekirjoittaa helposti missä tahansa, milloin tahansa ja millä tahansa laitteella.
  • Allekirjoitettaviksi lähetettyjä asiakirjoja voi seurata suoraan Dynamicsista.
  • Poistaa manuaalisen työn tarvetta kaikissa prosessin osavaiheissa.

 

Tämä paketin versio (v7) on saatavana vain Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2:een ja sitä uudempiin versioihin.

Perehdy version v6 asennusoppaaseen, jos käytössäsi ovat seuraavat:

  • Dynamics CRM 2016 Online ja On-Premise                                                             
  • Dynamics 2015 Update 2                                                                                
  • Dynamics 2013 Service Pack 1, Update 4            

 Voit hankkia Adobe Sign for MS Dynamics v6 -paketin täältä.

 

Tässä dokumentissa keskitytään Adobe Sign -ratkaisun uuteen asennukseen. Jos ratkaisu on jo asennettu ja haluat päivittää ratkaisun uusimpaan versioon, perehdy päivitysoppaaseen.


Edellytykset

  • Tarkista, että Adobe Sign -järjestelmässä on määritetty oikea järjestelmänvalvojan käyttäjätunnus (sähköpostiosoite).
  • Kokoa tiedot kaikista omistetuista toimialueista, joita käyttäjät saattavat käyttää sähköpostiosoitteissaan. Älä sisällytä luetteloon julkisia toimialueita, kuten gmail.com tai yahoo.com.
  • Hanki luettelo kaikista Adobe Sign -käyttäjistä, jotka käyttävät omistamiasi toimialueita.
    • Kun luettelo on valmis, on mahdollisesti tarpeen pyytää kelvollisten käyttäjien siirtämistä CRM:ään linkitettyyn Adobe Sign -tiliin.
    • On tärkeää, että käyttäjän sähköpostiosoite Adobe Signissa on sama kuin CRM-käyttäjän ensisijainen sähköpostiosoite. Jos näin ei ole, Adobe Signin sähköpostiosoite pitää muuttaa.

 

Dynamics-ympäristössä on huomioitava muutama asia:

  • Lisensointi – Adobe Sign -käyttäjille ja -hallinnoijille onmääritettäväluku-ja kirjoitusoikeudet CRM:n CAL-lisensointiin.
  • Tiedostorajoitukset – CRM:ään ladattavien tiedostojen koko voidaan määrittää CRM:ssä (oletusarvo 5 Mt). Käyttäjille ilmoitetaan virheestä, jos he yrittävät ladata ylärajaa suuremman tiedoston.
    • Jos allekirjoitettu PDF on suurempi kuin määritetty arvo, Dynamics estää tiedoston liittämisen ylätason (tai vastaavuussuhteen) entiteettiin.

Paketin hankkiminen

Uusimman Adobe Sign for MS Dynamics 365 Online -paketin voi hankkia Microsoft Storesta.

Adobe Sign for MS Dynamics On-Premises -paketin voi ladata Adobe Signin integrointisivulta.

Voit myös tarkistaa julkistustiedot, tiedossa olevat ongelmat ja asennus-/käyttöoppaan lisätiedot Adobe Sign -integraatiosivulta. Jos sinulla on kysyttävää asennusprosessista tai sitä koskevia huolenaiheita asennuksen aikana, ota yhteyttä asiakaspäällikköön.

Paketin asennus

Microsoft Dynamics On premises -paketin asennus

Kirjaudu omaan Dynamics CRM -ympäristöön järjestelmänvalvojana.

  • Siirry kohtaan Asetukset > Ratkaisut.
Siirry kohtaan Aloitus > Asetukset > Ratkaisut.

Kaikki ratkaisut -sivu latautuu:

  • Napsauta Tuo-kuvaketta.
Tuo-kuvake

Valitse ratkaisupaketti -sivu latautuu:

  • Siirry lataamaasi Adobe Sign v7:n .zip-tiedostoon.
  • Valitse Seuraava.
Selaa Adobe Sign v5 -binaaritiedostoon.

Ratkaisun tiedot -sivu latautuu:

  • Valitse Seuraava.
Ratkaisun tiedot -sivu

Tuontiasetukset-sivu latautuu:

  • Varmista, että Ota käyttöön ratkaisuun sisältyvät SDK-viestien… -asetus on valittu.
  • Valitse Tuo.
Tuontiasetukset-sivu

Tuodaan ratkaisua -sivu latautuu ja tuo paketin. 

Tämä saattaa kestää muutaman minuutin. Kun prosessi on valmis, näet viestin suorituksen onnistumisesta.

  • Valitse Sulje.
Tuotu paketti

Microsoft Dynamics Online -paketin asennus

Paketin verkkoversio asennetaan Microsoftin AppSource -tallennustilasta:

  • Kirjaudu Dynamicsiin Dynamicsin järjestelmänvalvojana.
  • Siirry kohtaan: Asetukset > Suojaus > Käyttäjät
8_nav_to_settings-security
  • Valitse käyttäjä, jonka sallit asentaa paketin, ja valitse Määritä järjestelmänvalvojalle.
4Promote to Admin
  • Siirry kohtaan: Asetukset > Ratkaisut > Marketplace-vaihtoehto.
10_nav_to_marketplace
  • Etsi Adobe hakuruudusta AppSource-ikkunan oikeassa yläkulmassa.
  • Napsauta Hae nyt -linkkiä.
6Adobe Sign on MS Store - Rebranded
  • Anna Microsoftille käyttöoikeus tilitietojen käyttöä ja jakamista varten napsauttamalla valintaruutua ja valitse sitten Jatka.
    • Siirryt uudelle Käyttöehdot ja yksityisyys -sivulle.
7one_more_thing_-rebranded
  • Käyttöehdot ja yksityisyys -sivulla:
    • Valitse oikea Dynamics-organisaatio Adobe Sign -käyttäjäksi (jos organisaatioita on enemmän kuin yksi).
    • Microsoftin oikeudellisten ehtojen ja tietosuojaselosteen hyväksyminen
    • Napsauta Hyväksy-painiketta.
  • Siirryt tilasivulle, ja asennus käynnistyy automaattisesti.
    • Päivitä sivu, jotta tila päivittyy.
  • Kun paketti on asennettu, se näkyy kohdassa Ratkaisut kohdan Asetukset alla.

Huomautus:

Jos edellinen Adobe Sign for Dynamics -paketti on asennettuna, paketti päivittyy uuteen versioon.

8Approve MS

Määritykset asennuksen jälkeen (pakollinen)

Integrointiavaimen asennus

Uusissa asennuksissa integrointiavain pitää luoda Adobe Signissa ja syöttää se Dynamicsiin. Tämä avain on käyttöoikeustunnus, joka todentaa Adobe Sign- ja Dynamics-ympäristöt toisilleen ja mahdollistaa luottamussuhteen luomisen sekä sisällön jakamisen.

Voit luoda integrointiavaimen Adobe Signissa seuraavasti:

  • Kirjaudu Adobe Sign -tiliisi järjestelmänvalvojana.
  • Siirry kohtaan Tili > Adobe Sign API > Sovellusliittymän tiedot.
  • Napsauta Integrointiavain -linkkiä sivun keskellä.
Siirry kohtaan Tili > Henkilökohtaiset valinnat > Käyttöoikeustunnukset.

Huomautus:

Jos et löydä Integrointiavain-linkkiä, ota yhteyttä asiakaspäällikköön tai Adobe Sign -tuotetukeen ja varmista, että olet oikealla kanavalla.

Luo integrointiavain -ruutu latautuu:

Anna avaimelle helposti ymmärrettävä nimi (esim. Dynamics CRM).

Integrointiavaimen seuraavat elementit pitää olla käytössä:

  • user_read
  • user_write
  • user_login
  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • library_read
  • library_write
Luo integrointiavain -ruutu
  • Kun avain on määritetty, valitse Tallenna.

 

Näkyviin tulee Käyttöoikeustunnukset-sivu, jossa ovat tiliisi määritetyt avaimet.

  • Napsauta Dynamics CRM:lle luodun avaimen määritystä.
    • Integrointiavain-linkki näkyy määrityksen yläpuolella.
  • Napsauta Integrointiavain-linkkiä.
Integrointiavain-linkki

Integrointiavain tulee näkyviin:

  • Kopioi avain ja tallenna se varmaan paikkaan seuraavaa vaihetta varten.
  • Valitse OK.
Integrointiavain

Asenna integrointiavain Dynamics CRM:ään seuraavasti:

Kirjaudu Dynamics CRM -ympäristöösi järjestelmänvalvojana.

  • Siirry kohtaan Aloitussivu > Adobe Sign > Järjestelmänvalvojan asetukset.
Siirry kohtaan Aloitussivu > Adobe Sign > Yleiset asetukset.

Adobe Signin Järjestelmänvalvojan asetukset -sivu latautuu:

  • Liitä aiemmin kopioitu integrointiavain Integrointiavain-kenttään.
  • Valitse Vahvista avain valintanauhassa.
Adobe Signin määritykset -sivu

Pienen viiveen jälkeen sivu päivittyy ja näyttää integrointiavaimen ja viestin ”Olet kirjautunut sisään Adobe Signin avulla”.

  • Integrointiavain-kenttä lukitaan.
  • Vahvista avain -painike muuttuu Poista avain -painikkeeksi.
Adobe Signin määritykset -sivu


Vanhan lomakkeen muodostuksen ottaminen pois käytöstä

On tärkeää ottaa vanha lomakkeen muodostus pois käytöstä Adobe Signin asennuksen yhteydessä. Toimi näin:

  • Siirry kohtaan Asetukset > Hallinta.
Siirry kohtaan Aloitus > Asetukset > Hallinta.
  • Valitse Järjestelmäasetukset.
Järjestelmäasetukset

Järjestelmäasetukset-sivu latautuu.

  • Varmista, että Käytä vanhaa lomakkeen muodostusta -asetuksen arvo on Ei.
  • Valitse OK.
Järjestelmäasetukset-sivu

Adobe-sopimus-entiteetin toimintasyötteiden käyttöönotto

Toimintasyötteen ottaminen käyttöön adobe_agreement-objektille mahdollistaa sen, että Adobe Sign voi päivittää sopimuksen tapahtumat Sopimus-tietueen Viestit-osiossa sekä CRM-objektit, jotka ovat sopimuksen ylätason objekteja (yhteyshenkilöt, asiakkaat jne.).

  • Siirry kohtaan Asetukset > Toimintasyötteiden määritys.
Siirry kohtaan Posti > Asetukset > Toimintasyötteiden määritys.

Viestimääritykset-sivu latautuu:

1. Varmista kaikkien määritysten lataaminen valitsemalla Päivitä.

2. Valitse adobe_agreement-tietue napsauttamalla sitä kerran ja valitse sitten Aktivoi.

Viestimääritykset-sivu

Vahvista viestimääritysten aktivointi -ponnahdusikkuna tulee näkyviin.

  • Valitse Aktivoi.
Vahvista viestimääritysten aktivointi -ponnahdusikkuna

”Sinun pitää julkaista…” -ilmoitus tulee näytölle.

  • Valitse OK.
”Sinun pitää julkaista…” -ilmoitus

Palaat Viestimääritykset-sivulle.

  • Avaa piilotetut asetukset napsauttamalla kolmea pistettä ().
  • Valitse Julkaise kaikki mukautukset.
Viestimääritykset-sivu

Adobe Signin ottaminen käyttöön käyttäjille käyttöoikeusroolit määrittämällä

Jokaisen Dynamics-käyttäjän, jonka odotetaan käyttävän Adobe Sign -sovellusta, käyttöoikeusrooli on määritettävä Dynamics-ympäristössä.

Käyttöoikeusrooleja ovat seuraavat:

  • Adobe Sign -lukija – Sallii käyttäjälle vain luku -käyttöoikeudet sopimustietueisiin.
  • Adobe Sign -käyttäjä – Sallii käyttäjän käsitellä sopimuksia ja muita sovelluksen entiteettejä. Tämä rooli sallii vain käyttäjän omien tietueiden tarkastelun ja Käyttäjä-käyttöoikeudet CRM-tietueisiin, kuten yhteyshenkilöihin, asiakkaisiin, liideihin, mahdollisuuksiin, tilauksiin, laskuihin ja tarjouksiin.
  • Adobe Sign -järjestelmänvalvoja – Tämä rooli sisältää kaikki Adobe Sign -käyttäjän käyttöoikeudet sekä lisäksi oikeudet yleisten asetusten muokkaamiseen, tietojen siirtoon ja kaikkien sovelluksessa olevien sopimusten tarkasteluun.

Voit määrittää käyttöoikeusroolit seuraavasti:

  • Siirry kohtaan Asetukset > Suojaus.
Siirry kohtaan Aloitus > Asetukset > Suojaus.

Suojaus-sivu avautuu.

  • Valitse Käyttäjät.
Suojaus-sivu

Aktivoidut käyttäjät -sivu latautuu.

  • Valitse kaikki käyttäjät, joille haluat määrittää tietyn käyttöoikeusroolin.
  • Valitse Hallitse rooleja.
Aktivoidut käyttäjät -sivu

Käyttäjäroolien hallinta -ponnahdusikkuna tulee näkyviin.

  • Valitse käyttöoikeusrooli, jonka haluat määrittää valituille käyttäjille.
  • Valitse OK.
Käyttäjäroolien hallinta -ponnahdusikkuna

Valinnaiset määritykset

Adobe Signin hallinta-asetukset

Adobe Signin Järjestelmänvalvojan asetukset -sivulla voi käyttää mallien ja määritystietojen luontiin käytettäviä hallintatyökaluja sekä luoda mukautettuja työnkulkuja. Käytettävissä on myös käyttöelämyksen mukauttamiseen tarkoitettuja valinnaisia asetuksia.  

Voit säätää asetuksia seuraavasti:

  • Siirry kohtaan Adobe Sign > Järjestelmänvalvojan asetukset.
Siirry kohtaan Aloitussivu > Adobe Sign > Globaaliasetukset.

Adobe Signin Järjestelmänvalvojan asetukset -sivu latautuu, ja toiminnalliset työkalut on jaettu viiteen eri osaan:

A. Adobe Sign -tili – Integrointiavain, jolla Dynamics-ympäristö on liitetty Adobe Sign -palvelimiin

B. Aloituksen tarkistuslista – Asennuksen tärkeiden vaiheiden juokseva tarkistuslista

C. Järjestelmänvalvojan asetukset – Työkalut, joita järjestelmänvalvojan on käytettävä usein

D. Valinnaiset toiminnot – Automaattiset toiminnot, jotka yleensä määritetään kerran ja sitten annetaan olla

E. Resurssit – Oikeudet usein tarvittavien dokumenttien käyttöön verkossa ja mahdollisuus tuen tukipyyntöjärjestelmän käyttöön

admin_settings_page-marked

Adobe Sign -tili

Tämä osa on tarkoitettu kokonaan Dynamics-ympäristön ja Adobe Sign -palvelimien välisen integrointiavaimen linkille.

Avain voidaan poistaa milloin tahansa Adobe Sign -palveluiden yhteyden katkaisemiseksi.

 

Aloituksen tarkistuslista

Tässä osassa näkyy asennuksen tila, jota mitataan avaimen määrityspisteillä:

  • Aktivoi ja määritä Adobe Sign – Merkitään, kun integrointiavain on onnistuneesti asennettu.
  • Määritä ensimmäinen tietojen vastaavuusmääritys – Merkitään, kun ensimmäinen tietojen vastaavuusmääritys tallennetaan.
  • Määritä ensimmäinen malli – Merkitään, kun ensimmäinen malli tallennetaan.


Järjestelmänvalvojan asetukset

Järjestelmänvalvojien usein käyttämiä työkaluja, joiden avulla voidaan lisätä Adobe Sign -palvelun arvoa:

  • Luo uusi tietojen vastaavuusmääritys – Avaa Uusi tietojen vastaavuusmääritys -käyttöliittymän.
  • Luo uusi sopimusmalli – Avaa Uusi sopimusmalli -käyttöliittymän.
  • Muuta käyttäjän käyttöoikeuksia – Pikalinkki käyttäjien roolien hallintaan käytettävälle Aktivoidut käyttäjät -sivulle.
  • Luo uusi työnkulku – Avaa Luo prosessi -käyttöliittymän.


Valinnaiset toiminnot

  • Ota käyttöön käyttäjien automaattinen valmistelu – Jos tämä on käytössä, uusi käyttäjä valmistellaan Adobe Sign -järjestelmässä automaattisesti, kun hänelle annetaan käyttöoikeudet Adobe Sign -entiteettiin.  Valmistelu perustuu käyttäjän ensisijaiseen sähköpostiosoitteeseen, ei käyttäjätunnukseen, ja se suoritetaan taustalla ilman muita käyttäjän tai järjestelmänvalvojan toimia.

Huomautus:

Adobe Signissa automaattisesti valmistellut uudet käyttäjät saavat satunnaisgeneraattorin luoman salasanan. Koska integraatio toimii todennettuna sovelluksena API:n kautta, tämä ei aiheuta toimintaongelmia Dynamics-ympäristössä. Jos käyttäjä kuitenkin haluaa kirjautua suoraan Adobe Signiin, hänen pitää ensin palauttaa salasanansa Adobe Signin aloitussivun Unohdin salasanani -linkin kautta. 

  • Liitä allekirjoitetut asiakirjat sopimuksiin Entiteetti – Tämä asetus siirtää valmiin asiakirjan PDF-muodossa takaisin Dynamicsiin sopimustietueeseen liitettynä (Huomautukset-kohdassa). Liite on kopio virallisesta asiakirjasta, jota säilytetään Adobe Signin palvelimilla.
  • Ota yhdistetty seurantaketju käyttöön allekirjoituksen sopimuksen kanssa – Tämä asetus liittää Adobe Signin seurantaketjun PDF-tiedostona sopimustietueeseen (Huomautukset-kohtaan), kun sopimus on allekirjoitettu/valmis. Seurantaketju erittelee kaikki sopimuksen tapahtumat (katselut, allekirjoitukset, delegoinnit jne.), näiden tapahtumien aikajanan sekä tapahtumien suorittajien IP-osoitteet.
  • Näytä allekirjoitettujen sopimusten esikatselukuvat – Tämä asetus liittää tietueeseen kuvan allekirjoitetusta/valmiista asiakirjasta. Kuvien avulla sopimusta voi tarkastella helposti tarvitsematta ladata ja avata PDF-tiedostoa. Tämä kuva näkyy sopimustietueessa alimmaisena.
  • Ota LinkedIn Sales Navigator käyttöön – Kun tämä asetus on käytössä, Uusi sopimus -sivulla näkyy LinkedIn Sales Navigator -paneeli. Tässä käyttöliittymässä käyttäjä voi määrittää oman LinkedIn-tilinsä ja näyttää sopimukseen liitettyjen vastaanottajien LinkedIn-tiedot.

Toiminnon käyttö edellyttää LinkedIn Sales Navigatorin Team- tai Enterprise-versiota.

Huomautus:

LinkedIn Sales Navigator on Adobe Signista riippumaton palvelu, eikä se sisälly ostettuun Adobe Sign -palveluun.

LinkedIn Sales Navigator on maksullinen Premium-palvelu, ja siitä on saatavana maksuton esittely, jos haluat tutustua siihen.


Resurssit

Yleisimpien resurssien luettelo:


Integrointiavaimen poistaminen/kumoaminen

Jos nykyinen integrointiavain pitää poistaa Dynamics-sovelluksesta, voit tehdä sen Adobe Signin määritykset -sivulla Yleiset asetukset -kohdassa. Avaimen poistaminen lopettaa Dynamics CRM:n ja Adobe Signin välisen luottamussuhteen ja estää uudet tapahtumat sekä aiemmin luotujen tapahtumien päivittämisen. Kun avain on poistettu, se voidaan ottaa uudelleen käyttöön milloin tahansa. Tällöin järjestelmien välinen vuorovaikutus jatkuu ennallaan.

Voit poistaa avaimen seuraavasti:

  • Siirry kohtaan Adobe Sign > Järjestelmänvalvojan asetukset.
  • Valitse Poista avain valintanauhassa.
Poista avain -painike

Avaimen poistaminen ei ole sama asia kuin avaimen kumoaminen. Avaimen kumoaminen pitää tehdä Adobe Sign -järjestelmässä, ja se muuttaa avaimen pysyvästi käyttökelvottomaksi Adobe Sign -integraatiossa.

Voit kumota avaimen seuraavasti:

Kirjaudu Adobe Sign -tiliisi järjestelmänvalvojana.

  • Siirry kohtaan Tili > Henkilökohtaiset valinnat > Käyttöoikeustunnukset.
  • Napsauta kumottavan integrointiavaimen määritelmää.
    • Näkyviin tulee Kumoa-linkki.
  • Valitse Kumoa.
Kumoa-linkki
  • Valitse kysyttäessä Kyllä.

Tietojen vastaavuus

Tietojen vastaavuuden määrittäminen lomakkeiden täyttämiseksi ja Dynamicsin päivittämiseksi

Tietojen vastaavuuden määrittäminen voi merkittävästi tehostaa organisaatiosi sopimuksien luontiprosessia ja varmistaa asiakirjojen kenttien oikean sisällön noutamalla kenttien arvot suoraan Dynamics CRM:stä.

Vastaavuuden määritys voi lisäksi siirtää valmiit sopimukset takaisin Dynamicsiin, jolloin saat arvokkaat tiedot CRM:ään ilman manuaalista käsittelyä.  


Huomautus lomakkeista/tekstitunnisteista

Onnistunut tietojen vastaavuuden määritys edellyttää, että lomakkeisiin on esimääritetty kenttien nimet, jotta voit loogisesti yhdistää CRM-kentän Adobe Sign -lomakkeen kenttään. 

Alla on esimerkki yksinkertaisesta lomakkeesta. Molemmilla puolilla olevat aaltosulkuparit (jotka määrittävät kentän leveyden) ja kentän nimi (merkkijono aaltosulkujen sisällä) määrittävät lomakkeen kentät. 

Esimerkki lomakkeen kentistä

Tekstitunnisteet voivat sisältää nimen lisäksi muitakin argumentteja, esimerkiksi tarkistuksia, laskuja ja säännöllisiä lausekkeita. Tarkemmat ohjeet lomakkeiden suunnittelusta löydät täältä. Tämän ominaisuuden avulla voit merkittävästi parantaa allekirjoitusprosessin aikana kerättyjen tietojen laatua.

Huomautus:

Tekstitunnisteen lyhentäminen -ominaisuus voi olla erittäin hyödyllinen ominaisuus lomakkeiden suunnittelussa ja kenttien vastaavuuden määrityksessä. Lyhentäminen määrittää vakioilmaukset kaikissa asiakirjoissa esiintyville kenttien nimille (ja säästää aikaa, kun tunnisteen koko nimeä ei tarvitse luoda aina uudelleen). Tämä parantaa tietojen vastaavuuden määritystä useissa eri lomakkeissa ja luo pohjan myöhemmin luotaville lomakkeille.

Myös lomakkeiden luominen PDF-muodossa on mahdollista.

 

Tietojen vastaavuusmallin määrittäminen

Tietojen vastaavuusmääritys voidaan suorittaa kahdella tavalla.

Ensimmäinen vaihtoehto on siirtyä seuraavaan kohtaan: Adobe Sign > Tietojen vastaavuus

Siirry kohtaan Aloitus > Adobe Sign > Tietojen vastaavuus.

Tietojen vastaavuusmääritykset -sivu latautuu. Se sisältää kaikki tarkistettavissa, muokattavissa tai poistettavissa olevat tietojen vastaavuusmääritykset.

  • Valitse vasemmasta yläkulmasta +Uusi, niin Uusi tietojen vastaavuusmääritys -sivu avautuu näyttöön.
Aktiiviset sopimuksien vastaavuusmallit -sivu

 

Toinen menetelmä on napsauttaa Järjestelmänvalvojan asetukset -sivulla olevaa Luo uusi tietojen vastaavuusmääritys -linkkiä.

Tämä linkki ohittaa kaikkien tietojen vastaavuusmääritysten luettelon ja avaa suoraan Uusi tietojen vastaavuusmääritys -sivun.

 

Uusi tietojen vastaavuusmääritys -sivun latautuminen voi kestää hetken. Sivun latautuminen on päättynyt, kun Entiteetti-kenttä laajenee.

1. Anna tietojen vastaavuusmääritykselle helposti ymmärrettävä nimi.

2. Määritä tämä tietojen vastaavuus tälle entiteetille käytettäväksi oletusvastaavuudeksi.

3. Valitse CRM:n Entiteetti avattavasta valikosta.

  • Tämä rajoittaa valitulle entiteetille saatavilla olevia kenttiä.
  • Yhtä entiteettiä kohden voi olla useita tietojen vastaavuusmäärityksiä.
  • Kun entiteetin arvo on määritetty, sitä ei voi muuttaa.
Tietojen vastaavuus -sivu

 

Kun Entiteetti-arvo on määritetty, vastaavuuden määritystyökalut näytetään:

data_mappings_tools


Dynamicsin CRM-kenttien yhdistäminen Adobe Sign -kenttien nimiin

Voit aloittaa luomaan yhteyksiä Dynamicsin CRM-kenttien ja määrittämiesi Adobe Sign -lomakkeiden kenttien nimien välille. Tietojen vastaavuudet määritetään tietovirranperusteella:

  • MAP CRM DATA TO ADOBE SIGN AGREEMENT – Lomakkeen kentät esitäytetään määritettyyn Dynamics-entiteettiin liittyvien kenttäarvojen avulla.
    • On mahdollista luoda vaihtoehtoisten CRM-kenttien arvojen ”etsintäryhmä”, josta Adobe Sign -lomakkeen kenttä pyritään täyttämään. Kukin ryhmän jäsen yritetään järjestyksessä siirtää lomakkeelle, kunnes löytyy lisätty arvo, joka ei ole null. (Katso tiedot alla)
  • MAP ADOBE SIGN AGREEMENT DATA TO CRM DATA – Dynamicsin entiteetin tyhjät kentät täytetään allekirjoitusprosessista saatavilla lomakkeen kenttien arvoilla (kun sopimus on valmis).
    • Oletusarvoisesti Adobe Sign ei siirrä CRM-kenttään uutta arvoa, jos kenttä on jo täytetty.
    • On mahdollista määrittää tietojen vastaavuus ohittamaan sisällön suojaus ja korvaamaan olemassa olevat kenttien arvot uudella sisällöllä allekirjoitetusta lomakkeesta.


Tietotyypeistä

Adobe Signin tietojen vastaavuusmääritys tukee seuraavia tietotyyppejä:

  • Teksti – Tekstilomakkeen kenttiä tuetaan yhtenä tekstirivinä CRM:ssä.
  • Looginen (kaksi vaihtoehtoa) – Valintaruutuja tuetaan loogisissa CRM-kentissä. 

○ Jos pudotusvalikon tai valintapainikkeen lomakekenttiä käytetään loogisissa CRM-kentissä, CRM:stä Adobe Signiin muodostettu vastaavuusmääritys saattaa epäonnistua. Adobe Signista CRM:ään muodostettu vastaavuusmääritys toimii edelleen.

  • Vaihtoehtojoukko – Pudotusvalikkojen ja valintapainikkeen lomakkeiden kenttiä tuetaan CRM:n vaihtoehtojoukon kentissä.


Liittyvät kentät (CRM:n tiedot Adobe Sign -sopimukseen):

  • Valitse CRM-kenttä avattavasta Määrite-valikosta.
  • Kirjoita Adobe Sign -lomakkeen kentän nimi Sopimuksen kenttä -ruutuun.
  • (Valinnainen) Valitse Lisää paluusuunnan vastaavuus -valintaruutu, jos haluat luoda vastaavuuden myös Adobe Signista CRM:ään.
  • (Valinnainen) Valitse Ohita-valintaruutu, jos haluat tämän mallin ohittavan CRM-kentän olemassa olevan sisällön ja pakottavan täyttämään kentän Adobe Sign -kentän sisällöllä.
  • Valitse Lisää.

Uuden kenttien vastaavuuden määrittäminen kestää joitakin sekunteja, jonka jälkeen näet vastaavuuden täyttävän alla olevat määritysasetukset.

Molemmat tietojen vastaavuuden kentät näkyvissä

Jos lisäsit paluusuunnan, näet uuden vastaavuuden täyttävän myös Adobe Signista CRM:ään -määrityskentät. 

Jos valitsit sisällön suojauksen ohittamisen, näet tämänkin päivittyvän vastaavuustietueeseen.


Liittyvät kentät (Adobe Sign -sopimuksesta CRM:n tietoihin):

Tietojen vastaavuussuhteen luominen Adobesta CRM:ään on sama kuin yllä paitsi että siinä ei ole mahdollista lisätä paluusuunnan vastaavuutta.


Vastaavuussuhteiden poistaminen

Voit poistaa vastaavuussuhteita osoittamalla hiiren suhteen päälle ja napsauttamalla Poista-kuvaketta oikeassa reunassa.

Suhteen poistaminen

Vaihtoehtoinen kentän vastaavuussuhde (etsintäryhmä)

Jos määrität Adobe Sign -lomakkeeseen kentän, joka voidaan täyttää useista eri CRM-kentistä, voit luoda CRM-määritteiden järjestetyn luettelon (etsintäryhmän), joka etsii sisältöä Adobe Signin kenttään.

Voit esimerkiksi yhdistää CRM-kentän Etunimilomakkeen kenttään Etunimi, ja tämän jälkeen yhdistää CRM-kentän Yomi-etunimi samaan lomakkeen kenttään. Sovellus yrittää ensin täyttää lomakkeen kentän CRM:n Etunimi-kentästä, ja jos sisältöä ei löydy, Adobe Sign yrittää käyttää kentän Yomi-etunimi-sisältöä. Jos mistään etsintäryhmän elementistä ei löydy sisältöä, lomakkeen kenttä jätetään tyhjäksi.

Voit määrittää etsintäryhmän seuraavasti:

  • Luo CRM:stä Adobe Signiin -vastaavuus ensisijaisen CRM-määritteen ja Adobe Sign -lomakkeen kentän nimen välille.
  • Kun ensimmäinen tietue on luotu, siirry toissijaiseen CRM-määritteeseen ja lisää vastaavuussuhde samaan lomakkeen kenttään. 
  • Valitse pyydettäessä OK, jos haluat luoda vaihtoehtoisen vastaavuuden.

 

Kun tietue on päivitetty järjestelmään, näet, että tietueisiin on ilmaantunut etuliite entiteetin määritteen eteen:

  • Ensisijaisen / oletusmääritteen nimen edessä on merkki #.   Tästä kentästä yritetään hakea sisältöä aina ensimmäisenä.
  • Seuraavat suhteet on merkitty numeroilla 1–N. Ensimmäisen vaihtoehtoisen kentän etuliite on 1, ja se on aina ensimmäinen vaihtoehtoinen kenttä, jonka sisältöä yritetään käyttää.  Numerolla 2 merkitään toista vaihtoehtoista kenttää ja niin edelleen. 
huntgroup-575

Liitteiden lisääminen liittyviin entiteetteihin

Kun sopimus on kokonaan allekirjoitettu ja suoritettu, Adobe Sign luo asiakirjan PDF-kopion ja allekirjoitusprosessin seurantaketjun. Nämä asiakirjat on mahdollista liittää PDF-tiedostoina mihin tahansa muuhun CRM-entiteettiin, joka liittyy mallin ylätason entiteettiin.

Mallisivun MAP SIGNED AGREEMENT AND AUDIT TRAIL TO CRM ENTITY -osan avattavassa valikossa on kaksi dokumenttityyppiä:

  • Allekirjoitettu PDF – Allekirjoitetun asiakirjan koko teksti. Tämä on kopio virallisesta asiakirjasta, jota säilytetään Adobe Signin palvelimilla.
  • Seurantaketju – täydellinen luettelo asiakirjan oleellisista tapahtumista (allekirjoitus, delegointi jne.) sekä liittyvät metatiedot (kellonaika/pvm, IP-osoite jne.).

Voit liittää toisen tai molemmat tiedostot mihin tahansa liittyvään entiteettiin, mutta ne pitää määrittää ne erikseen.

Määritä liite seuraavasti:

  • Valitse haluamasi Asiakirjatyyppi avattavasta valikosta.
  • Valitse entiteetti, johon haluat siirtää asiakirjan käyttämällä avattavaa Liitä CRM-tietueeseen -luetteloa.
    • Luettelossa ovat vain entiteetit, joilla on määritetty suhde ylätason entiteettiin.
  • Valitse Lisää.

Liitteen suhteetluetellaanmääritysasetuksissa.

Avattava entiteettivalikko


Liitteen poistaminen

Voit poistaa tietueen osoittamalla hiiren tietueen päälle ja napsauttamalla Poista-kuvaketta oikeassa reunassa.

Tietueen poistaminen

Sopimusmallit

Mukautettujen mallien luominen yleisille toiminnoille

Dynamics-ympäristön Adobe Sign -järjestelmänvalvojana voit luoda sopimusmalleja, joilla voidaan esimäärittää suurin osa sopimuskentistä, liittää tiedostoja ja sitoa sopimus asianomaiseen tietojen vastaavuusmääritykseen.

Mallit sidotaan Dynamics-entiteettiin. Ne ovat käytettävissä sopimuksiin, jotka on lähetetty kyseisestä entiteetistä, kun niiden tilaksi määritetään Aktiivinen.

21Pick Template-edited

Huomautus:

Tietojen vastaavuusmääritykset ovat keskeisiä sopimusmalleissa, ja ne on määritettävä ennen sopimusmallin määrittämistä. 

Tietojen vastaavuusmäärityksen tapaan uusi sopimusmalli voidaan määrittää kahdella tavalla:

Ensimmäinen vaihtoehto on siirtyä kohtaan Adobe Sign > Sopimusmallit

navigate_to_agreementtemplates

 

Sopimusmallit-sivu latautuu. Tällä sivulla on lueteltu kaikki tarkistettavissa, muokattavissa tai poistettavissa olevat nykyiset mallit.

  • Voit aloittaa uuden mallin luonnin napsauttamalla näytön vasemmassa yläkulmassa +Uusi.
agreement_templateslist

 

Toinen menetelmä on napsauttaa Järjestelmänvalvojan asetukset -sivulla olevaa Luo uusi sopimusmalli -linkkiä.

Tämä linkki ohittaa kaikkien sopimusmallien luettelon ja avaa suoraan Uusi sopimusmalli -sivun.

 

Kun Uusi sopimusmalli -sivu avautuu:

  • Anna mallille intuitiivinen nimi, jotta käyttäjät tietävät, milloin sitä voi käyttää.
  • Tunnista entiteetti, johon malli on liitettävä.
    • Entiteettiä ei voi muuttaa myöhemmin.
    • Kun entiteetti on valittu, malli tallennetaan, ja koko sopimusmalli latautuu.
new_agreement_template

 

Sopimusmalli on jaettu kuuteen osioon, joista jokainen sisältää muokattavia arvoja. Voit määrittää nämä arvot, jos lomakkeita käytetään usein samalla tavalla:

  • Mallin tiedot – Määrittää tärkeimpien objektien välisen suhteen ja sen, onko malli käytössä.
  • Vastaanottajien luettelo – Mahdollistaa mallissa esimääritetyn allekirjoituspolun käytön.
  • Viestin tiedot – Sopimuksen nimi ja yleinen viesti
  • Liitä tiedostot – Tiedostot tai dokumentit, jotka haluat lähettää allekirjoitettaviksi tai hyväksyttäviksi
  • Sopimusasetukset – Useita sopimuksen hallintaan tarkoitettuja asetuksia
  • Suojausasetukset – Oletusarvoiset suojausasetukset


Mallin tiedot

Mallin tiedoista käy ilmi mallin, entiteetin ja tietojen vastaavuusmäärityksen välinen suhde tämän mallin osalta.

template_-_details

Mallin nimi on kirjoitettu suurilla kirjaimilla ylimmäksi.

  • Mallin nimi – Mallin nimi. Nimi vastaa sivun yläosassa olevaa nimeä.
  • Ensisijainen entiteetti – Mallipohjat sidotaan yhteen entiteettiin Dynamicsissa. Ilmoitettu entiteetti on ainut entiteetti, jossa tämä malli näkyy.
    • Arvo lukitaan, kun sopimus luodaan.
  • Tietomääritys – Kenttä osoittaa tietomäärityksen nimen, joka on sidottu malliin.

 

  • Aktiivinen – Tällä valintaruudulla määritetään, onko malli käyttäjien käytettävissä, kun lähetetään ensisijaisesta entiteetistä.
  • Lähetys yhdellä napsautuksella – Jos tämä valitaan, malli lähettää sopimuksen automaattisesti, kun malli valitaan. 
    • Esimerkki:JosNDA-malli on määritetty yhteystietojen ensisijaiseksi entiteetiksi ja vastaanottajan osio on määritetty tuomaan yhteystietoihin merkitty sähköpostiliikenne.
      • Lähettäjän tarvitsee vain valita NDA-malli yhteystiedoista, joihin mukaan se aiotaan lähettää. Määritysvaihe ohitetaan ja sopimus lähetetään ilman muuta vuorovaikutusta.
      • Jos vastaanottajaa ei määritetä, yksi napsautus ohitetaan ja sopimus avautuu manuaalista määritystä varten.


Vastaanottajat-osio:

Vastaanottajat-osio sisältää mallia varten esimääritettävien vastaanottajien luettelon ja allekirjoitusjärjestyksen.

recipients_list

Vastaanottajat – Voit kovakoodata vastaanottajaluettelon malliin napsauttamalla plus-kuvaketta ikkunassa äärimmäisenä oikealla. Määritysvaihtoehdot avautuvat ponnahdusvalikkoon.

  • Vastaanottajaluettelo on oletusarvoisesti tyhjä, jolloin lähettäjä voi täyttää sen manuaalisesti sopimusta määritettäessä.
  • Oletusvastaanottaja on lisättävä napsauttamalla plus-kuvaketta ja tallentamalla sen jälkeen kohdassa Luo ensisijaisesta entiteetistä esitetyt oletusarvot käyttöönotettuina.
recipient_-_default
  • Ohita oletustodennus -vaihtoehdon avulla voit poistua oletustodennustavasta (määritetty Suojaus-osiossa) ja käyttää eri todennustapaa vain tälle vastaanottajalle.
recipient_-_override
  • Lisättäessä vastaanottajien määrää (esim. sisäinen varmennusprosessi) tai vastaanottajia, jotka eivät ole osallisia allekirjoitusprosessissa, edellytetään ainoastaan, että poistat valinnan Luo ensisijaisesta entiteetistä -ruudusta ja määrität vastaanottajan sen jälkeen. Erinomainen vaihtoehto CCing-tiimeille, joiden tarvitsee vain hallita lopullisia asiakirjoja.
recipient_-_new


Viestin tiedot

Viestin tiedot -osio sisältää sopimuksen nimen ja yleisen viestin.

templates_-_messagedetails
  • Sopimuksen nimi – Sopimuksen nimi on ilmoitusprosessissa erittäin tärkeä. Se näkyy sähköpostien Aihe-kentässä, lihavoidulla fontilla sähköpostin tekstissä ja pienemmällä fontilla kuvauksen pohjatekstissä (korostettu alla keltaisella).
  • Viesti – Viesti-kenttä on avoin tekstikenttä, johon voit lisätä minkä tahansa viestin tai ohjeen allekirjoittajalle (korostettu alla vihreällä).
email_pair-rebranded

Huomautus:

Sekä Sopimuksen nimi- että Viesti-kenttään voidaan lisätä Dynamicsin kenttäarvoja vastaanottajan henkilötietojen merkitsemisen parantamiseksi. Avaa mahdollisten arvojen luettelo kirjoittamalla vasen aaltosulje: {


Liitä tiedostot

Tässä osiossa sopimukseen voidaan esiliittää tiedosto. Jos esimerkiksi luot NDA-mallin, voit liittää yrityksen NDA-tiedoston suoraan malliin, jolloin lähettäjän ei tarvitse.

attach_file


Sopimusasetukset:

template_-_agreementoptions
  • Esikatsele asiakirjat aina ennen lähettämistä – Jos tämä valitaan, sopimus avaa automaattisesti sisällönluontiympäristön, jolloin lähettäjä voi sijoittaa lomakekenttiä.
  • Sopimus vanhenee – Jos tämä valitaan, sopimukseen määritetään sopimuksen vanhentumispäivämäärä.
  • Päiviävanhenemiseen – Tämä määrittää niiden päivien määrän, jolloin sopimus on allekirjoitettavissa, kun Sopimus vanhenee -asetus on käytössä.
  • Lisää allekirj. jälk. määrityssivu – Jos tämä valitaan, voidaan määrittää, mihin URL-osoitteeseen vastaanottaja reititetään, kun vuorovaikutus sopimuksen kanssa on valmis.
  • Allekirj. jälk. määrityssivu – Tässä kentässä on URL-osoite sivulle, jolle haluat ohjata vastaanottajat, kun Lisää allekirj. jälk. määrityssivu on käytössä.
  • Vaadi henkilökohtaista allekirjoitusta – Jos haluat allekirjoittajan allekirjoittavan lähettäjän paikallisessa järjestelmässä tai tabletilla ilman sähköpostiliikennettä, lähettäjät voivat isännöidä allekirjoituksen tämän asetuksen avulla.
  • Vaadi omaa allekirjoitusta – Käytetään, kun lähettäjä osallistuu allekirjoitusprosessiin.
    • Lähettäjän on allekirjoitettava ensimmäisenä tai viimeisenä tai hänen on oltava ainoa allekirjoittaja.
    • Allekirjoitusjärjestyksenä on Syötetty järjestys.
template_-_agreementoptionsmenu
  • Allekirjoitusjärjestys – Valitse toinen kahdesta mahdollisesta allekirjoituksen työnkulusta:
    • Mikä järjestys tahansa ilmoittaa kaikille allekirjoittajille yhtä aikaa ja sallii heidän allekirjoittaa odottamatta muiden allekirjoitusta.
    • Syötetty järjestys pakottaa tiukan peräkkäisen allekirjoitusprosessin, joka perustuu sopimukseen määrittämääsi allekirjoittajien järjestykseen.
  • Allekirjoituksen tyyppi – Valitse asiakirjan allekirjoitustapa.
    • ESIGN reitittää sopimukset sähköisesti allekirjoitettaviksi sähköpostin välityksellä ja odottaa vastaanottajan allekirjoittavan sähköisesti.
    • KIRJOITETTU toimittaa asiakirjat sähköpostilla ja kehottaa allekirjoittajaa tulostamaan asiakirjan ja allekirjoittamaan sen perinteisellä tavalla käsin. Tässä tapauksessa asiakirja on ladattava takaisin Adobe Sign -järjestelmään samasta sähköpostilinkistä.
  • Vastaanottajien muistutusten ajoitus Määritetään tapahtuman muistutusjaksot. Muistutukset voidaan lähettää nykyiselle vastaanottajalle päivä- tai viikkojaksoissa.
  • Uudelleenohjauksen viive sekunteina – Vaaditaan, jos Allekirj. jälk. laskeutumissivu on määritetty. Tällä asetuksella määritetään viive allekirjoituksen käyttämisen jälkeen ja ennen kuin vastaanottaja ohjataan uudelleen määritetylle laskeutumissivulle.
  • Allekirjoituskieli – Tämä asetus määrittää kielen, jota käytetään lähetettäessä sopimusta allekirjoittajalle. Kaikki sähköpostit ja allekirjoittajan näytöllä näkyvät kehotteet ja ohjeet näytetään valitulla kielellä.


Suojausasetukset

Osiossa määritetään vastaanottajien oletustodennustapa ja lopullisen PDF-asiakirjan valinnainen salasana.

template_-_securityoptions
  • Aseta allekirjoitetun PDF-tiedoston avaava salasana – Ota tämä käyttöön, jos haluat määrittää lopulliseen asiakirjaan salasanan estääksesi valtuuttamattoman käytön.
  • Henkilöllisyyden vahvistaminen Määritetään toisen vaiheen todennus vastaanottajan varmentamiseksi.
    • Sähköposti – Toisen vaiheen todennusta ei käytetä.
    • Salasana – Vakiomuotoinen aakkosnumeerinen salasanakenttä. Kun tätä käytetään, lähettäjän pitää toimittaa salasana allekirjoittajalle manuaalisesti.
    • Tietopohjainen todennus – Tietopohjainen todennus käyttää julkisia tietokantoja kysyäkseen allekirjoittajalta useita kysymyksiä hänen historiastaan henkilöllisyyden varmistamiseksi.
    • Verkostoidentiteetti – Toisen vaiheen todennuksessa käytetään yhteisöpalveluita.

Mukautettujen CRM-entiteettien lisääminen Adobe Signiin

Mukautettujen CRM-entiteettien lisääminen Adobe Signin avulla

Adobe Sign -paketissa on useita valmiita CRM-entiteettejä, joihin voit luoda vastaavuuden sopimuksista:

  • yhteyshenkilöt
  • tilit
  • liidit
  • mahdollisuudet
  • tarjoukset
  • laskut
  • tilaukset
  • sopimukset.

 

Voit lisätä oman mukautetun CRM-entiteetin (tai minkä tahansa valmiin CRM-entiteetin) vastaavuuden määritykseen seuraavasti.

Oletetaan esimerkissä, että CRM:ssä on mukautettu entiteetti, jonka nimi on Asiakas.

  • Siirry kohtaan Asetukset > Mukauttaminen.
Siirry kohtaan Aloitus > Asetukset > Mukauttaminen.

Mukauttaminen-sivu latautuu.

  • Napsauta Mukauta järjestelmää -vaihtoehtoa.
Mukauttaminen-sivu

Oletusratkaisu-sivu avautuu erillisessä ikkunassa.

Siirry vasemmassa reunassa kohdan Osat alle.

  • Laajenna Entiteetit-luettelo.
  • Etsi mukautettu entiteetti (tässä tapauksessa Asiakas) ja laajenna se.
  • Napsauta entiteetin nimeä nähdäksesi sen kentät ja ohjausobjektit.
Oletusratkaisu-sivu
  • Kopioi Nimi-kentän arvo (tässä esimerkissä arvo on new_customer). 
    • Tämä on mukautetun entiteetin sisäinen järjestelmänimi.
  • Siirry 1:N-suhteet -kohtaan mukautetun entiteetin alapuolella.
    • Napsauta Uusi yksi-moneen-suhde -painiketta.
1:N-suhteet -asetus

Uusi Suhde-ikkuna avautuu.

Luo uusi suhde seuraavasti:

  1. Valitse Sopimus Liittyvä entiteetti -kentästä.
    • Nimi-kentässä näkyy nyt {entityName}_adobe_agreement.
Relationship

     2. Liitä mukautetun entiteetin nimi (esimerkissä new_customer) Näyttönimi-kenttään.

  • Nimi-kentän arvoksi tulee ”new_” + {entityName} + ”Id”. (new_new_customerID).

    3. Valitse Tallenna ja sulje.

  • Suhde-ikkuna sulkeutuu.
  • Valitse Julkaise kaikki mukautukset 1:N-suhteet -sivun yläreunassa.
Julkaise kaikki mukautukset -valinta 1:N-suhteet -sivun yläreunassa


Ladattava versio

Lataa

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö