Lomakkeiden luominen vetämiseen ja pudottamiseen perustuvilla työkaluilla

Yksi Adobe Acrobat Signin tehokkaimmista ominaisuuksista on kyky luoda uudelleenkäytettäviä lomakkeita ja lomakeasetteluita, joilla voidaan määrittää allekirjoittajien täytettävät kentät.

Jos mietit hetken allekirjoitusprosessia ja luota lomakkeet huolellisesti, säästät omaa aikaasi ja allekirjoittajiesi aikaa, parannat allekirjoittajien käyttöönottoa ja dokumentit valmistuvat entistä lyhyemmässä ajassa.

Kun luot lomaketta, käyt läpi neljä vaihetta, jotka on kuvattu alla:

Uudelleenkäytettävät dokumentit ja kenttien asettelut

Uudelleenkäytettävät dokumentit ja kenttien asettelut... kumpi sopii sinulle paremmin?

Tämä päätös tehdään lomakkeittesi mukaan sekä sen mukaan, miten luot dokumentaation.

Jos käytät mallidokumenttia, jossa dokumentin sisältö ei muutu, luo uudelleenkäytettävä dokumentti.

Näitä ovat sellaiset dokumentit, kuten luottokortin muutoslomakkeet, verolomakkeet, hakemukset ja niin edelleen.

Näissä esimerkeissä ei ole muuta allekirjoittajan yksilöllistä sisältöä kuin tiedot, joita allekirjoittaja antaa kenttiin.

Toisaalta lomakekenttätaso on kenttien taso, joka lisätään ladatun lomakkeen/tiedoston päälle. Käytä tätä, kun sinulla on lomake, jossa on muuttuvaa sisältöä. Esimerkiksi vuokrasopimus, jossa on mukautettuja tietoja dokumentin sisällössä, mutta asiakkaan kentät ovat samat ja samassa paikassa.

Tässä tapauksessa luot uuden dokumentin, jonka lataat ja, lisäät kenttien tason dokumentin päälle.

Roolit — osallistujat ja heidän oikea tunnistamisensa

Roolit määrittävät, kuinka osapuolet (allekirjoittajat, lähettäjä ja niin edelleen) voivat käsitellä dokumenttia/tapahtumaa. Mitä tulee lomakkeisiin (erityisesti usean allekirjoittajan lomakkeisiin), sinun on tärkeää tietää, miten roolit kertovat sopimukselle, mitkä kentät on asetettava kunkin allekirjoittajan saataville. 

Kullekin kentälle on määritetty rooli. Vain allekirjoittaja, jolla on oikea rooli, voi käyttää hänelle määritettyjä kenttiä. 

Käsite itsessään ei ole liian epämääräinen, mutta logiikka on tietokonelogiikkaa, joten sinun on ehkä ajateltava joitakin sanoja uudelleen tietokoneen kannalta, jotta hahmottaisit prosessin. Saat lisätietoja rooleista napsauttamalla tätä.

Päärooleja on kolme:

Lähettäjän on esitäyttänyt – Tämä rooli määrittää kentät, jotka haluat lähettäjän täyttävän ennen ensimmäistä allekirjoittajaa.  Jos sinulla on hinnoittelua tai alennuksia, joita haluat lisätä dokumenttiin vauhdissa, esitäyttökentät ovat hyödyllisiä.

Vain lähettäjä voi täyttää esitäyttökenttiä dokumenttia lähetettäessä, ja jos dokumentissa on pakollisia esitäyttökenttiä, sitä ei voi lähettää, ennen kuin ne on täytetty.

Esitäyttökentät eivät ole muokattavissa esitäyttövaiheen jälkeen. Dokumentin myöhemmät allekirjoittajat eivät voi muokata esitäyttökenttiä. Saat lisätietoja esitäyttöprosessista napsauttamalla tätä.

Osallistuja N (jossa N on yhdestä alkava kasvava luku) – Tässä asiat muuttuvat monimutkaisemmiksi….

Osallistuja 1 on ensimmäinen henkilö (sähköpostiosoite), jolle lähetät dokumentin joko allekirjoitettavaksi tai hyväksyttäväksi. 

Osallistuja 2 on toinen henkilö, joka hyväksyy tai allekirjoittaa dokumentin

Ongelmana on muistaa, että allekirjoittajan rooli määräytyy sen järjestyksen mukaan, jossa lisäät heidät Lähetä-välilehden Vastaanottaja:-kenttään.

Vastaanottaja-kentän ensimmäinen sähköpostiosoite on Osallistuja 1. Toinen on Osallistuja 2 ja niin edelleen….

Yksinkertaista, eikö?

Nyt kun lähetysprosessi on tuttu, huomaat, että Lähetä-välilehdessä on valinnainen valintaruutu, jossa lukee Allekirjoitan ja että tämä valintaruutu lisää lähettäjän allekirjoitusvuohon. 

Jos käytät oletusasetusta, lähettäjä on viimeinen allekirjoittaja.

Jos sinulla on kaksi asiakasta, joiden on allekirjoitettava ensin, he ovat osallistujat 1 ja 2 ja lähettäjä on osallistuja 3.

Jos muutat asetusta siten, että lähettäjän on allekirjoitettava ensin, lähettäjä on osallistuja 1 ja edellä olevassa esimerkissä asiakkaat ovat osallistujat 2 ja 3.

Ajatellaanpa seuraavaksi tapausta, jossa dokumentti lähetetään kolmea allekirjoitusta varten, mutta haluat lähettää dokumentin rinnakkain tapahtuvaa allekirjoitusta varten. Kaikki osapuolet saavat ilmoituksen yhtä aikaa, eikä ole mitään odotusta siitä, kuka allekirjoittajista allekirjoittaa ensin. Kuka on osallistuja 1?

Lyhyt vastaus on: todennäköisesti ensimmäinen Vastaanottaja-kentän sähköpostiosoite

Hieman pidempi vastaus on: ensimmäinen Vastaanottaja-kentän sähköpostiosoite (jos et ole valinnut Allekirjoitan-valintaruutua ja määrittänyt lähettäjää allekirjoittamaan ensin).

Kuka tahansa – Tämä rooli antaa kenen tahansa allekirjoittajan käyttää kenttää (esitäyttöosapuoli mukaan lukien).

Kuka tahansa -roolin juju on siinä, että kenttä on kenen tahansa käytettävissä siihen saakka, kunnes se täytetään.  Kun kenttä on täytetty, kentän sisältö lukitaan eivätkä myöhemmät allekirjoittajat voi muokata sitä.

Kenttätyypit

Kenttätyyppejä on erilaisia, joista monet on tarkoitettu tiettyihin toimintoihin (kuten allekirjoituskenttä) ja jotkin muutamat yleiseen tarkoitukseen (kuten tekstikenttä).

Nämä kentät on jaettu viiteen välilehteen:

Allekirjoituskentät – Nämä kentät ovat varsinaiset allekirjoituskentät, sähköisen allekirjoituksen perusta!

Allekirjoituskentät saavat vain allekirjoittajan allekirjoitusarvon. Jos allekirjoittajalle on useita allekirjoituskenttiä, hänen on täytettävä ensimmäinen, mutta allekirjoittaja voi lisätä arvon napsauttamalla mitä tahansa myöhemmistä kentistä.

Nimikirjaimet on annettava vain kerran allekirjoituksen tavoin, ja sen jälkeen muita kenttiä voidaan napsauttaa.

Allekirjoituskentät ovat säilöobjekteja, joissa on kaikki kentät, joita tili edellyttää allekirjoituksen suorittamiseen. Allekirjoituskenttä oletusarvoisesti sisältää vain allekirjoituskentän ja sähköpostikentän. Tilin ylläpitäjä voi valinnaisesti myös määrittää allekirjoitusasetukset edellyttämään aseman ja/tai yrityksen arvon. JOS nämä arvot vaaditaan, allekirjoituskenttä sisältää myös ne.

Allekirjoittajan tietokentät – Nämä kentät keräävät tai esittävät tietoja allekirjoittajasta tai allekirjoituksesta.

Nämä kentät helpottavat käyttäjien allekirjoittamista, jos heidän on kirjauduttava uudelleen.

Olet todennäköisesti jo nähnyt oman henkilökohtaisten asetusten sivusi, jossa nimesi, asemasi ja yrityksesi on määritetty.

Nämä kentät täyttävät allekirjoittajan profiilissasi olevat tiedot.

Huomautus: Yritys-kenttä ei ole yleinen syötekenttä, johon haetaan yrityksen nimi.  Kenttä on määritettävä roolille, ja kenttään syötetty sisältö tallennetaan yritystietona rooliin, johon se on linkitetty.

Jos sijoitat osallistujalle asema- ja/tai yrityskentän, palvelu tallentaa sisällön allekirjoittajan asema-/yritystiedoksi ja täyttää tiedot automaattisesti, kun häntä seuraavan kerran pyydetään allekirjoittamaan näillä kentillä.

Allekirjoittajan nimi esittää painokirjainversion sisällöstä, jonka allekirjoittaja kirjoittaa allekirjoituskenttään. Kenttä näkyy lomakkeessa tyhjänä osana, kunnes allekirjoitus lisätään, jonka jälkeen kenttä saa arvon.

Ajattele tätä "nimi painokirjaimin" -rivinä, joka on useissa lomakkeissa allekirjoitusrivin alapuolella.

Sähköposti(osoite) saa myös allekirjoittajan sähköpostiosoitteen automaattisesti. Sähköpostiosoite on tunnettu arvo, joten se voidaan lisätä tähän.

Huomautus: Kuten asema- ja yrityskentissäkin, älä yritä käyttää tätä sähköpostiosoitteen keräämiseen.  Jos sinun on kerättävä sähköpostiosoite, käytä tekstikenttää (katso alla).

Pvm – Tämä kenttä näyttää kuluvan päivämäärän, kun osallistuja lisää allekirjoituksensa dokumenttiin. Tämä ei ole päivämäärän yleinen syötekenttä. Jos tarvitset syötekentän, käytä tekstikenttää.

Datakentät – Datakenttien avulla voit kerätä tietoja dokumentista allekirjoittajan tunnistamisen lisäksi.Nämä ovat työkalut, joilla voit kerätä tietoja asiakkailtasi, ja ne ovat selvästi yleisimmin käytetyt kenttätyypit.

Tekstikentät ovat yleisiä syötekenttiä sisällölle, joita tarvitset allekirjoittajalta. Esimerkiksi luottokorttitiedot, osoitteet, puhelinnumerot, muistiinpanot tai kuvaukset… Mitä tahansa, mitä tarvitse sopimusprosessin suorittamiseen.

Avattava luettelo -kentät sopivat tilanteisiin, joissa tarjoat useita vaihtoehtoja ja asiakas voi valita niistä yhden.

Valintaruudut ovat objekteja, joita voit käyttää, kun tarjoat useita vaihtoehtoja ja asiakas voi valita niin monta kuin on tarpeen..

Valintanapit ovat valintaruutujen vastakohtia, jossa esität useita vaihtoehtoja, mutta allekirjoittaja voi valita niistä tasan yhden.

Lisää kenttiä – Nämä eivät ole datakenttiä, mutta Lisää kenttiä -välilehdessä on mahdollisuus käyttää tiedostoliitteitä tai määrittää dokumenttiin hyperlinkin.

Leimat – Acrobat Sign täyttää nämä kenttätyypit näyttämään tapahtumatietoja, joita dokumentissa ei tavallisesti ole.

Osallistumisleima näyttää kentälle määritetyn osallistujan (roolin) nimen, ajan ja sähköpostiosoitteen.

Tapahtumanro näyttää tapahtumanumeron (mikä on kätevää, jos kohtaat ongelman ja tarvitset tukea tapahtuman seuraamiseen).

Asettelu-/tasaustyökalut

Kun olet asetellut kaikki kentät, viimeinen vaihe on saada kaikki tasattua oikein, jotta lomake näyttää siistiltä ja ammattimaiselta.

Useimman kentän valintanauhan vasemmassa reunassa on viivainkuvake. Avaa tasaustyökalut napsauttamalla sitä.

Valitse yksi kenttä (kenttä, jonka haluat olevan esimerkki muille), ja pidä CTRL-näppäin (tai Command) painettuna ja valitse toinen kenttä. Kuvakkeet syttyvät, ja voit napsauttaa kuvakkeita, jos haluat kohdistaa kentät kuvakkeessa näkyvän pienen viivan mukaan. Esimerkiksi ensimmäinen kuvake näyttää viivan kahden kentän päällä, joten kentät tasataan yläreunansa mukaan.

Kokoasetuksilla voit valita useita kenttiä ja muuttaa ne samankokoisiksi.

Ensimmäinen kuvake on kenttien korkeus, toinen on leveys ja kolmas on kumpikin suunta. Kenttä muuttuu täsmälleen samankokoiseksi kuin ensimmäinen valittu kenttä.