Consulter les analyses de la collection

L’onglet Collections dans Analyses de l’organisation propose deux classements des 10 meilleurs éléments ainsi qu’un tableau détaillé. Utilisez les graphiques pour comparer la taille, la propriété et l’activité des collections, ou utilisez le tableau pour vérifier les données de collection pour une période personnalisée.

Ouvrir les analyses de la collection

Consulter les classements des collections et des propriétaires

Le premier graphique affiche les totaux actuels pour l’ensemble de l’organisation. Il n’utilise pas de contrôle de période.

Choisissez un classement :

• Collections actuelles, classées par nombre de documents
• Utilisateurs par collections détenues

Le graphique horizontal affiche les 10 meilleures collections ou utilisateurs pour le classement sélectionné.

Lorsque Collections actuelles par nombre de documents est sélectionné, le graphique classe les collections selon leur nombre de documents.

Lorsque Utilisateurs par collections possédées est sélectionné, le graphique classe les utilisateurs selon le nombre de collections qu’ils possèdent.

Découvrir les 10 principales collections

Le deuxième graphique classe les collections en utilisant une mesure sélectionnée et une période de création de rapports.

Choisissez une mesure :

• Par utilisateurs actifs différents
• Par total des transactions

Choisissez une période :

• Le mois dernier
• 3 derniers mois
• 6 derniers mois
• YTD

Le graphique se met à jour pour afficher les 10 meilleures collections pour la mesure et la période sélectionnées.

Consulter les analyses de la collection

Le tableau sous les graphiques fournit des informations détaillées sur les collections pour une période personnalisée.

Sélectionner une période

Utilisez le contrôle de calendrier pour sélectionner les dates de début et de fin.

Activez l’option Épingler la période pour conserver les dates sélectionnées pendant que vous restez sur l’onglet Collections.

Sélectionnez l’icône d’actualisation pour mettre à jour le tableau pour la période sélectionnée.

Informations affichées dans le tableau

Le tableau comprend les colonnes suivantes :

• Nom de la collection : nom saisi lors de la création de la collection.
• Nombre de documents : nombre de fichiers dans la collection.
• Partage : indique comment la collection est partagée :
  • Moi seulement quand seul le propriétaire peut y accéder.
  • Le nombre de membres lorsqu’il est partagé avec des utilisateurs spécifiques.
  • À l’échelle de l’organisation quand il est partagé dans toute l’organisation.
• Documents : valeur enregistrée pour l’utilisation des documents.
• Liens web : valeur enregistrée pour l’utilisation des liens web.
• Assistant web IA : valeur enregistrée pour l’utilisation de l’assistant web IA.
• Chatbots : valeur enregistrée pour l’utilisation des chatbots.
• PDF Spaces : valeur enregistrée pour l’utilisation de PDF Spaces.
• API : valeur enregistrée pour l’utilisation de l’API.
• Recherche web : valeur enregistrée pour l’utilisation de la recherche web.
• MCP : valeur enregistrée pour l’utilisation de MCP.
• Total : utilisation totale enregistrée pour la collection.

Contrôles de tableau disponibles

Recherche

Sélectionnez l’icône de recherche et saisissez une valeur affichée dans le tableau, comme un nom de collection ou une valeur de partage.

Le tableau se met à jour pour afficher les collections correspondantes.

Afficher ou masquer les colonnes

Sélectionnez l’icône de visibilité des colonnes pour choisir les colonnes qui apparaissent dans le tableau.

Télécharger

Sélectionnez l’icône de téléchargement pour exporter les données d’analyses de collections au format CSV.

Fonctionnement

La page fournit trois vues des données de collection :

• Le premier graphique affiche les classements actuels par taille de collection ou par propriété.
• Le deuxième graphique classe les collections par utilisateurs actifs ou transactions pour une période prédéfinie.
• Le tableau fournit des informations détaillées sur les collections pour une période personnalisée.

Utilisez les graphiques pour des comparaisons rapides et le tableau quand vous avez besoin de détails pour une période de création de rapports spécifique.

Bonnes pratiques

• Utilisez Collections actuelles par nombre de documents pour identifier les plus grandes collections.
• Utilisez Utilisateurs par collections détenues pour identifier les utilisateurs responsables de nombreuses collections.
• Utilisez le deuxième graphique pour comparer l’activité sur les périodes de création de rapports standard.
• Utilisez le tableau et la période personnalisée pour une analyse ciblée ou l’export CSV.

Ce qu’il faut savoir

• Vous devez être administrateur pour accéder aux analyses des collections.
• Chaque graphique n’affiche pas plus de 10 résultats.
• Le premier graphique afficher les totaux actuels et ne dispose pas de contrôle de période.
• Le second graphique et le tableau utilisent des contrôles de date distincts.
• L’option Épingler la période est conservée uniquement pendant que vous restez sur l’onglet Collections.
• Les graphiques et le tableau ne prennent pas en charge la navigation détaillée.
• L’affichage ou le masquage des colonnes n’a d’incidence que sur la présentation du tableau.