Comprendre les connecteurs dans Knowledge Base dans Acrobat

Les connecteurs synchronisent les fichiers des systèmes externes dans une collection sélectionnée. Après avoir configuré un connecteur, Knowledge Base vérifie les dossiers sélectionnés selon une planification et ajoute les fichiers pris en charge nouveaux ou mis à jour à la collection de destination.

Les connecteurs Google Drive et Microsoft SharePoint utilisent le même modèle de synchronisation général. Chaque type de connecteur a son propre processus de configuration et d’autorisation.

Avant de commencer

Un administrateur doit activer les connecteurs avant que les utilisateurs puissent les ajouter aux collections.

Pour activer les connecteurs, ouvrez Paramètres > Activation des fonctionnalités et activez les options de connecteur prises en charge pour l’organisation.

Si les connecteurs ne sont pas activés, les utilisateurs ne peuvent pas créer de connexions Google Drive ou Microsoft SharePoint.

Configuration et gestion de collections

Consultez la rubrique Gérer les connecteurs pour ajouter un connecteur Google Drive ou Microsoft SharePoint, modifier un connecteur existant, actualiser les informations du connecteur ou consulter l’historique de synchronisation.

Fonctionnement des connecteurs

Lorsque vous créez un connecteur, vous choisissez d’abord la plateforme source :

• Microsoft SharePoint
• Google Drive

Vous choisissez ensuite :

• Les dossiers sources à synchroniser.
• La collection de destination.
• La fréquence d’exécution de la synchronisation.

Knowledge Base effectue une synchronisation initiale lors de la création du connecteur. Les exécutions planifiées ultérieures récupèrent les fichiers nouveaux ou modifiés des dossiers sélectionnés et de leurs sous-dossiers inclus.

Les fichiers synchronisés apparaissent dans la collection de destination, où les utilisateurs peuvent les rechercher, poser des questions et générer des insights optimisés par l’IA.

Gestion du contenu synchronisé

Les connecteurs récupèrent les fichiers pris en charge des dossiers sources sélectionnés et les ajoutent à une collection de destination.

Les hiérarchies de dossiers ne sont pas reproduites dans la collection. Les fichiers des dossiers sélectionnés et des sous-dossiers inclus apparaissent ensemble dans la liste des documents de la collection.

Lors des exécutions de synchronisation ultérieures :

• De nouveaux fichiers sont ajoutés.
• Les fichiers modifiés sont mis à jour.
• Les fichiers inchangés ne sont pas traités à nouveau.
• Les fichiers supprimés de la source restent dans la collection.

Lorsque plusieurs fichiers source ont le même nom, un fichier peut en remplacer un autre. Utilisez des noms de fichiers uniques et descriptifs pour éviter les remplacements accidentels.

Autorisations et accès

La création d’un connecteur nécessite un accès :

• Au système source externe.
• Aux dossiers que vous souhaitez synchroniser.
• À la collection de destination.

Votre organisation peut exiger qu’un administrateur approuve l’accès avant que vous puissiez vous connecter à SharePoint ou Google Drive.

L’accès au connecteur ne remplace pas l’accès à la collection. Les utilisateurs ont toujours besoin d’une autorisation pour ouvrir et travailler avec la collection de destination.

Ce qu’il faut savoir

• Un administrateur doit activer les connecteurs sous Paramètres > Activation des fonctionnalités avant que les utilisateurs puissent les ajouter.
• L’activation d’un connecteur rend la fonctionnalité disponible. Les utilisateurs ont toujours besoin d’un accès à la plateforme source, aux dossiers sélectionnés et à la collection de destination. 
• Chaque connecteur synchronise le contenu dans une collection de destination.
• Les sous-dossiers sélectionnés sont inclus dans la synchronisation.
• La suppression d’un fichier source ne supprime pas sa copie synchronisée de Knowledge Base, sauf si elle est configurée pour le faire.
• Les limites du connecteur peuvent varier selon le type de source.
• Les synchronisations initiales de grande envergure peuvent prendre un certain temps.
• Les fonctionnalités de recherche et optimisées par l’IA deviennent disponibles une fois que les fichiers synchronisés terminent le traitement.
• Utilisez des noms de fichiers uniques lors de la synchronisation de contenu à partir de plusieurs dossiers.