Créez des collections ciblées et utiles en choisissant le bon contenu source, en l’entretenant au fil du temps et en gérant la façon dont les personnes y accèdent et l’utilisent.
Utilisez ces pratiques pour créer et gérer des collections dans Knowledge Base in Acrobat. Elles peuvent vous aider à organiser le contenu source, à faciliter la recherche de fichiers, à gérer l’accès et à fournir aux utilisateurs un corpus de connaissances clair avec lequel travailler.
Utilisez du contenu source faisant autorité et à jour
Traitez les documents d’une collection comme du matériel source que les utilisateurs peuvent interroger via AI Assistant.
Privilégiez le contenu qui est :
- À jour et approuvé pour utilisation.
- Pertinent par rapport à l’objectif de la collection.
- Suffisamment complet pour fournir un contexte utile.
- Sans versions obsolètes ou doublons inutiles.
Lorsqu’un document source change, mettez à jour le contenu dans la collection pour que les utilisateurs ne s’appuient pas sur une version plus ancienne.
Utilisez des noms de fichiers descriptifs
Choisissez des noms de fichiers qui facilitent l’identification du sujet du document.
La recherche dans Collections porte uniquement sur les noms de fichiers, pas sur le contenu des documents. Les noms descriptifs facilitent la localisation et la gestion des fichiers à mesure qu’une collection grandit.
Évitez les noms génériques tels que document.PDF, final.PDF, ou updated-version.PDF lorsque le nom n’identifie pas ce que contient le fichier.
Maintenez les collections dans le temps
Révisez les collections périodiquement au lieu de traiter l’assimilation comme une tâche ponctuelle.
Supprimez le contenu qui n’est plus utile, mettez à jour les documents qui ont changé et recherchez les doublons ou le matériel obsolète. Maintenir la collection en adéquation avec son objectif initial facilite la gestion pour les propriétaires et aide les utilisateurs à comprendre quelles informations elle contient.
Partagez les collections avec discernement
Partagez une collection avec les personnes qui ont besoin d’accéder à son contenu.
Avant d’élargir l’accès, tenez compte des informations contenues dans la collection, des personnes qui devraient pouvoir l’utiliser et des endroits où la collection peut être accessible. Les paramètres organisationnels peuvent également affecter l’accès via des expériences telles que les chatbots et PDF Spaces.
Pour les exigences de configuration et d’autorisation, consultez la documentation d’accès et de partage associée plutôt que de gérer ces exigences depuis la collection elle-même.
Utilisez les pièces jointes de chat pour le contenu spécifique à la conversation
Utilisez les fichiers et images joints à un chat AI Assistant lorsque le contenu est principalement pertinent pour cette conversation.
Lorsque les informations doivent faire partie d’un domaine de connaissances réutilisable, ajoutez-les et gérez-les plutôt comme contenu de collection. Cela permet de séparer le contexte conversationnel temporaire du matériel source maintenu dans la collection.
Vérifiez les citations lorsque la source est importante
Utilisez les citations fournies avec les réponses de l’assistant IA pour examiner le matériel source de référence.
Vérifier la source est particulièrement utile lorsque la réponse affecte une décision importante, lorsque la formulation exacte compte, ou lorsque vous avez besoin d’un contexte supplémentaire au-delà de la réponse générée.
Les citations vous aident à vérifier quelles informations étayent une réponse ; elles ne remplacent toutefois pas la révision du document source lorsque l’exactitude est essentielle.
Planifiez les intégrations et la consommation de crédits
Réfléchissez à la façon dont les personnes utiliseront une collection avant d’élargir son audience ou de la connecter à d’autres expériences.
Les intégrations de chatbot, l’ingestion de documents, l’activité API et les requêtes peuvent avoir différentes exigences d’accès et de crédits. Passez en revue les informations de configuration et de consommation de crédits applicables avant les grands projets d’ingestion ou les déploiements plus larges.
C’est particulièrement utile lorsqu’une collection est destinée à des utilisateurs en dehors du groupe qui l’a initialement créée et maintenue.
Vérifiez avant d’étendre une collection
Avant d’ajouter plus de contenu ou de rendre une collection disponible à un public plus large, confirmez les points suivants :
- La collection a toujours un objectif clair.
- Ses documents sources sont actuels et pertinents.
- Les noms de fichiers identifient clairement leur contenu.
- Le contenu obsolète et en double a été supprimé.
- Le public visé devrait avoir accès aux informations.
- Toutes les intégrations et autorisations requises sont configurées.
- L’utilisation attendue correspond au modèle de crédit de votre organisation.
