אתה נמצא בדף הזה >
איסוף וניהול נתוני טופס
עודכן לאחרונה בתאריך
19 בדצמבר 2023
|
חל גם על Adobe Acrobat, Adobe Acrobat 2017
|
|
מסמך זה מסביר כיצד לאוסף ולנהל נתונים של טופסי PDF. (לקבלת מידע נוסף על טופסי PDF לחץ על הקישור המתאים לעיל.)
כשמפיצים טופס, Acrobat יוצרת אוטומטית תיק PDF לאיסוף הנתונים שמוסרים המשתמשים. כברירת מחדל, קובץ זה נשמר באותה תיקייה כמו הטופס המקורי, ונקרא בשם filename_responses.
איסוף נתוני משתמש
-
לאחר שמשתמש מוסר טופס, פתח את הטופס שהוחזר אליך.
-
בתיבת הדו-שיח Add Completed Form To Responses File, בחר באחת מהאפשרויות הבאות:
Add To An Existing Responses File
מעבד את הנתונים בקובץ התגובה שנוצר כשהשתמשת באשף הטפסים Distribute לשליחת הטופס. (במקרה הצורך, לחץ על Browse ואתר את קובץ התגובות).
Create A New Responses File
יוצר קובץ תגובות חדש בשם ובמיקום שתציין.
-
קובץ התגובות נפתח לאחר הלחיצה על OK. כל טופס שהוחזר מתווסף לקובץ התגובה שמופיע כקובץ רכיב של תיק PDF.
הוספת נתוני משתמש לקובץ תגובות קיים
-
פתח את קובץ התגובות ב-Acrobat.
-
בסרגל הכלים המשני, לחץ על Add.
-
בתיבת הדו-שיח Add Returned Forms, לחץ על Add File, אתר ובחר את הטפסים שהוחזרו ולחץ על Open.
-
חזור על הצעד הקודם להוספת טפסים שהוחזרו הנמצאים בתיקיות אחרות. לסיום, לחץ על OK.
כאשר תסיימו, כל טופס PDF שהתווסף יופיע כקובץ רכיב של תיק ה- PDF.
ייצוא נתוני משתמש מקובץ תגובות
השתמשו בתהליך זה כדי לשמור את כל הערכים בקובץ תגובות של תיק PDF בגיליון אלקטרוני או בקובץ XML.
-
ב-Acrobat, פתח את קובץ התגובות ובחר את הנתונים המיועדים לייצוא.
-
בסרגל הכלים המשני, לחץ על Export ולאחר מכן בחר Export Selected.
-
בתיבת הדו-שיח Select Folder To Save File, ציין שם, מיקום ותבנית קובץ (CSV או XML) לנתוני הטופס ולחץ על Save.
ניהול קבצים של נתוני טופס
ניתן להעביר תשובות מטופס PDF לתבניות קובץ אחרות ומהן כדי לשמור את הנתונים בנפח קטן יותר לעומת PDF מלא.
ייבוא נתוני טופס
בתהליכי עבודה מסוימים, אנשים מוסרים טפסים שמולאו כקובצי נתונים בלבד ולא כקובצי PDF מלאים. קבצים אלה אינם קובצי PDF, ומשתמשים בתבנית קובץ אחרת, כגון FDF או XML. ניתן לצפות בנתונים שנמסרו על-ידי נמען בצורת מסמך PDF בעזרת פתיחת הקובץ המקורי וייבוא המידע שבקובץ הנתונים.
-
ב- Acrobat, פתחו את טופס ה- PDF שאליו ברצונכם לייבא נתונים.
-
בחר Tools > Prepare Form. בחלונית הימנית, בחר More > Clear Form.
הערה:כשמייבאים נתונים מקובץ אחר לטופס PDF, הנתונים המיובאים מחליפים את המידע שהופיע לפני כן בשדות הטופס. עם זאת, אם קובץ הנתונים המיובא כולל שדה טופס ריק אחד או יותר, פעולת הייבוא לא תנקה את הנתונים המקוריים.
-
בחר More > Import Data.
-
בתיבת הדו-שיח Select File Containing Form Data, בחר תבנית ב-File Of Type המתאימה לקובץ הנתונים שברצונך לייבא. לאחר מכן, אתר ובחר קובץ זה ולחץ על Open.
הערה:תבניות מסוימות זמינות רק עבור סוגים מסוימים של טופסי PDF, בהתאם ליישום המשמש ליצירת הטופס, כגון Acrobat או Designer ES2. נתונים שמייבאים מקובץ מלל (.txt) חייבים להיות בתבנית של שורות המופרדות בטאבים היוצרות עמודות.
ייצוא קובץ נתונים
ניתן לשמור את המידע בטופס PDF שמולא כקובץ נתונים בתבנית קובץ אחרת. במועד מאוחר יותר, ניתן לחזור ולהשתמש בנתונים כדי למלא שוב את הטופס או טופס אחר הכולל אותם שדות ושמות שדות.
-
ב- Acrobat, פתחו את קובץ הטופס השלם.
-
בחלונית הימנית, בחר More > Export Data.
-
בתיבת הדו-שיח Export Form Data As, בחר בתבנית הרצויה לשמירת נתוני הטופס (FDF, XFDF, XML או TXT). לאחר מכן, בחר מיקום ושם קובץ ולחץ על Save.
הערה:חלק מתבניות הקבצים זמינות רק לסוגים מסוימים ש טופסי PDF, בהתאם לאופן יצירת הטופס.
מיזוג קובצי נתונים שיוצאו לגיליון אלקטרוני
אם ברצונכם לעבד נתונים מקבצים שאינם כלולים עדיין בערכת נתונים, היעזרו בתהליך הבא:
-
בצע אחת מהפעולות הבאות:
- בתפריט Edit, בחר Form Options > Merge Data Files Into Spreadsheet.
- בחר Tools > Prepare Form. בחלונית הימנית, בחר More > Merge Data Files Into Spreadsheet.
-
בתיבת הדו-שיח Export Data From Multiple Forms, לחץ על Add Files.
-
בתיבת הדו-שיח Select file Containing Form Data, בחר אפשרות של תבנית קובץ באפשרות File Of Type (Acrobat Form Data Files או All Files). לאחר מכן, אתר את קובצי הטופס שברצונך למזג אל תוך הגיליון האלקטרוני, בחר בהם ולחץ על Open.
-
חזור על הצעד הקודם להוספת קובצי נתוני טופס הנמצאים במיקומים אחרים, בהתאם לצורך.
-
לחץ על Export. לאחר מכן, בחר תיקייה ושם קובץ לגיליון האלקטרוני ולחץ על Save.
-
בתיבת הדו-שיח Export Progress, לחץ על View File Now כדי לפתוח את קובץ הגיליון האלקטרוני או על Close Dialog כדי לחזור ל-Acrobat.
הערה:
כאשר טפסים שהוחזרו נמצאים בקובץ תגובות, הדרך היעילה ביותר לייצוא המידע אל תוך גיליון אלקטרוני היא שימוש בלחצן Export Data בחלון הניווט השמאלי עבור קובץ התגובות של תיק PDF.
אודות רכיב ה- Forms Tracker
השתמש ברכיב ה-Tracker כדי לנהל טפסים שהפצת או שקיבלת. רכיב ה-Tracker מאפשר לצפות ולערוך את המיקום של קובץ התגובות, לעקוב אילו נמענים הגיבו, להוסיף נמענים, לשלוח הודעה בדוא"ל לכל הנמענים ולצפות בתגובות לטופס.
-
ב-Acrobat, בחר Edit > Form Options > Track או View > Tracker.
-
בחלונית הניווט השמאלית, הרחב את התיקייה Forms.
-
בחרו טופס ובצעו אחת מהפעולות הבאות:
כדי להציג את כל התגובות עבור טופס, לחצו על View Responses.
כדי לשנות את מיקום קובץ התגובות, ב-Responses File Location, לחץ על Edit File Location.
כדי להציג את הטופס המקורי, לחצו על Open Original Form.
כדי לשלוח את הטופס לנמענים נוספים, לחצו על Add Recipients.
