הכנה לסקירת PDF

בסקירה מנוהלת, משתמשים באשף כדי להגדיר את הסקירה, לציין את מיקום המסמך ולהזמין משתתפים להשתתף בסקירה. אינכם צריכים לייבא הערות, להפעיל אפשרות להוספת הערות למשתמשי Reader, או לעקוב ידנית אחר תגובות של הסוקרים.

Acrobat כולל שני סוגים של הערות מנוהלות: סקירות שיתופיות וסקירות מבוססות דוא"ל. לכל אחד מהסוגים יש אשף שמסייע בהפצת מסמך PDF עם כלים מיוחדים והנחיות לסוקרים.

רכיב ה- Tracker עוקב אחר כל הסקירות המנוהלות. רכיב ה- Tracker מספק גישה לקובץ ה- PDF ומידע אודות הסקירה והמשתתפים שלה. יוזמי סקירה יכולים לשנות את מועדי ההגשה של הסקירה, להוסיף סוקרים ולסיים סקירות דרך רכיב ה- Tracker. רכיב ה- Tracker מאפשר למשתתפים לדעת מתי הערות חדשות זמינות, מתי מועדי הגשה משתנים ומתי סוקרים מתווספים, אפילו כאשר Acrobat סגור. הוא מספק גם מידע על מצבי שגיאה של השרת.

סקירות שיתופיות

סקירות שיתופיות הן צורת הסקירה הכרוכה בשיתוף הפעולה הרב ביותר, משום שהמשתתפים יכולים לקרוא הערות של משתתפים אחרים ולהגיב עליהן. הערות המתקבלות מהמשתתפים מאוחסנות במאגר או בשרת פנימי. Acrobat מסנכרן הערות במרווחי זמן קבועים כדי להוריד את כל השינויים האחרונים. סוקרים מקבלים הודעה על הערות חדשות כשהן מתווספות, והם יכולים לראות הערות שנוצרו על-ידי סוקרים אחרים ולהשיב להן.

סקירות מבוססות דוא"ל

סקירות מבוססות דוא"ל הן אידיאליות כשאין לאנשים גישה לשרת משותף או כשאין צורך בשיתוף פעולה מקוון לסקירת מסמכים.

בסקירה מבוססת דוא"ל, יוזם הסקירה שולח לסוקרים מסמך PDF כקובץ מצורף להודעת דוא"ל. סוקרים מוסיפים את ההערות שלהם ומחזירים את המסמך באמצעות הלחצן Send Comments בשורת ההודעה של המסמך. בשעת קבלת הערות אלה, יוזם הסקירה יכול למזג אותן לעותק PDF שלו.

המגבלה העיקרית על סקירות מבוססות דוא"ל היא שמשתתפים אינם יכולים להציג הערות של משתתפים אחרים במהלך הסקירה. יוזם הסקירה יכול להציג הערות רק לאחר קבלתן.

בחירת אפשרות הפצה עבור סקירות וטפסים

Acrobat מספק מספר אפשרויות הפצה ב- Send For Shared Review ובאשף Distribute Form. כאשר אתם בוחרים אפשרות, קחו בחשבון את צורכי האבטחה עבור הקובץ המופץ, באילו שרתים או אתרי אינטרנט הנמענים שלכם יכולים להשתמש כדי להוריד את הקובץ וכיצד ברצונכם לקבל הערות או נתוני טפסים.

שרת פנימי

ניתן להשתמש במיקום שרת פנימי משלכם אם הנמענים עובדים מאחורי firewall ולכולם יש גישה לשרת משותף. השרת יכול להיות תיקיית רשת, סביבת עבודה של ‏Microsoft SharePoint‏ (Windows בלבד), או תיקיית שרת אינטרנט. ניתן לכלול קישור למסמך PDF שאתם מפיצים או לשלוח אותו כקובץ מצורף בהודעת דוא"ל. עבור סקירות, Acrobat מעלה הערות שפורסמו לשרת. עבור טפסים, Acrobat מאחסן תגובות בכונן הקשיח כאשר הן מתקבלות.

כשאתם מציינים שרת משלכם, האשף מבקש מיכם לשמור פרופיל עם מיקום השרת ואפשרויות ההפצה שבחרתם. בפעם הבאה שתפיצו מסמך PDF, הפרופיל שנשמר יהיה זמין כאפשרות באשף.

דוא''ל

אשף הפצת הטפסים כולל אפשרות למשלוח טופס כקובץ מצורף בדוא"ל. באפשרותכם לשלוח את הטופס באמצעות לקוח דוא"ל משלכם או באמצעות דואר מבוסס רשת. באפשרותכם גם להשתמש באשף כדי ליצור הודעת דוא"ל שקובץ הטופס מצורף אליה. לאחר שהנמענים ממלאים ושולחים את הטופס, התגובות מוחזרות לתיבת הדואר שלכם. כל תגובה מועתקת אל קובץ תגובה של תיק PDF, שבאפשרותכם לארגן ולייצא אל גיליון אלקטרוני.

אשף Send for Shared Review מאפשר לכם לשלוח קישור אל ה- PDF בדוא"ל, או לצרף את ה- PDF לדוא"ל.

הפעלת הוספת הערות עבור משתמשי Reader‏ (Acrobat Pro)

הפעלת זכויות של הוספת הערות במסמך PDF מאפשרת למשתמשי Reader 8 או גרסאות מתקדמות יותר להשתתף בסקירות של מסמך PDF זה. כשמסמך PDF עם זכויות של הוספת הערות נפתח ב- Reader, הוא כולל שורת הודעות במסמך וכלי הערות שאינם זמינים במצבים אחרים.

כשיוזמים סקירה מנוהלת, הזכויות להוספת הערות מופעלות אוטומטית. אם אינכם משתמשים בסקירה מנוהלת (לדוגמה, אם אתם שולחים PDF ישירות בדוא"ל), באפשרותכם עדיין להפעיל זכויות הוספת הערות.

• פתחו את קובץ PDF ובחרו File >‏ Save As Other >‏ Reader Extended PDF >‏ Enable Commenting and Measuring.

בחירת יישום דוא"ל לסקירות

יש צורך ביישום דוא"ל ובחיבור לשרת דואר או בחשבון דואר מבוסס רשת לביצוע סקירות בדוא"ל ולמשלוח הערות. Acrobat תומכת ברוב יישומי הדוא"ל. אם יש לכם יותר מיישום דוא"ל אחד מותקן, באפשרותכם לציין איזה יישום מופעל כאשר Acrobat שולח PDF. בצע אחת מהפעולות הבאות:

• (Windows) לחצו לחיצה כפולה על Internet Options ב- Control Panel. בתיבת הדו-שיח Internet Properties, בחרו את הכרטיסיה Programs ולאחר מכן בחרו את יישום הדוא"ל המועדף. הפעילו מחדש את Acrobat כדי להפעיל את השינוי.

• (Windows) שנו את הגדרות MAPI ביישום הדוא"ל. Acrobat ו- Reader משתמשים ב- Messaging Application Program Interface‏ (MAPI) כדי לקיים תקשורת עם יישום הדוא"ל שלכם. רוב יישומי הדוא"ל מגיעים עם הגדרות MAPI המאפשרות לטפל בתקשורת זו. למידע נוסף על הגדרת התצורה של יישומי הדוא"ל שלכם, עיינו בעזרה של יישום הדוא"ל.

• (Mac OS) ב- Mail, בחרו Mail‏ > Preferences, בחרו General ולאחר מכן בחרו את יישום הדוא"ל המועדף מהתפריט Default Email Reader. הפעילו מחדש את Acrobat כדי להפעיל את השינוי. אם היישום שלכם אינו מופיע ברשימה, בחרו בפקודה Select מהתפריט ונווטו למיקומו. אם אתם בוחרים יישום שאינו מצוין בתפריט Default Email Reader‏, Acrobat אינו בהכרח תומך בו.

ציון שרת

אם אתם מפיצים PDF באמצעות מיקום שרת משלכם, באפשרותכם לציין תיקיית רשת, שרת Windows שבו פועל Microsoft SharePoint Services או תיקיית שרת אינטרנט. המשתתפים זקוקים להרשאות קריאה וכתיבה לשרת שתציינו. בקשו ממנהל המערכת לספק מיקום שרת מתאים לאחסון הערות. הגדרת שרת אינה דורשת שום תוכנה נוספת.

תיקיות רשת

אם כל הנמענים מחוברים לרשת תקשורת מקומית, תיקיות רשת ושרתי SharePoint הן הבחירות הטובות ביותר לשרת ההערות. תיקיות רשת הן בדרך כלל הדרך הזולה והאמינה ביותר.

אתרי SharePoint

אם הנמענים עובדים מאחורי חומת אש ולכולם יש גישה לשרת משותף, תוכלו להשתמש במיקום שרת פנימי משלכם, כגון אתר Microsoft SharePoint. לקבלת מידע נוסף, ראו אירוח סקירות שיתופיות ב-SharePoint.

שרתי WebDAV

שרתי WebDAV (שרתי אינטרנט שמשתמשים בפרוטוקול WebDA) מומלצים לשימוש רק אם הסוקרים שלכם נמצאים מחוץ לחומת אש או רשת תקשורת מקומית. לקבלת מידע נוסף על הגדרת Acrobat לשימוש בשירות WebDAV, ראו אירוח סקירות שיתופיות: חלופה ל- Acrobat.com.