Modification des documents et/ou des champs sur un accord envoyé (formule Entreprises uniquement)

Lorsqu’un accord a été envoyé pour signature et que vous réalisez que vous devez y apporter des modifications après l’avoir envoyé, vous avez la possibilité de le modifier sans avoir à l’annuler et à recommencer la procédure. Le paramètre de modification des accords peut être activé de façon globale (au niveau du compte) ou pour chaque groupe.

La modification des accords vous permet d’ajouter, de supprimer, de remplacer (supprimer puis ajouter) et de réorganiser des documents et/ou des champs de formulaire.

Cette fonctionnalité peut uniquement être utilisée sur les documents qui répondent aux critères de modification. Lorsque le document est modifiable, le lien Modifier l’accord s’affiche sur la page Gérer lorsque le document est sélectionné. Pour être modifié, un accord doit répondre aux critères suivants :

  • L’accord n’a pas été signé, approuvé ou délégué à un signataire ou à un approbateur par le délégant désigné pour le traitement de cet accord.
  • L’accord n’inclut pas de signature numérique ou écrite.
  • L’accord n’a pas été lancé à partir d’un flux de travail personnalisé.
  1. Cliquez sur le lien Gérer pour accéder à la page Gérer.

  2. Sélectionnez l’accord à modifier.

    Si l’accord peut être modifié, le lien Modifier l’accord sera disponible dans le volet de droite.

    Image de la page Gérer et d’un accord sélectionné

    Cliquez sur Modifier l’accord pour ouvrir la page Envoyer en mode d’édition limitée.

    Vous ne pouvez pas apporter de modifications aux sections Destinataires ou Message.

  3. La page Envoyer vous permet d’ajouter, de supprimer, de remplacer (supprimer puis ajouter) et de réorganiser des documents.  

    Affichage de la page d’envoi en mode d’édition limitée
  4. Selon vos paramètres d’envoi, vous pouvez utiliser l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature pour ajouter des champs de formulaire à l’accord modifié.

    • Si vous n’avez pas besoin d’ajouter des champs de formulaire ou si vous n’avez pas accès à l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature, cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos modifications.
    • Si vous devez ajouter des champs de formulaire, sélectionnez l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature puis cliquez sur Mettre à jour pour accéder à l’environnement de création. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Mettre à jour.


Interaction du destinataire en cas d’accords modifiés

Une notification est adressée au destinataire d’un accord modifié pour l’informer que l’accord a changé immédiatement après avoir cliqué sur le bouton Vérifier et signer dans l’e-mail. 

Le destinataire doit cliquer sur OK avant que l’accord puisse être signé, approuvé ou délégué, pour valider le fait qu’il a bien été modifié. 

Image du message d’erreur survenant lorsqu’un accord a déjà été signé