Adobe Sign för Salesforce: fältmappning och mallar

En handbok för konfiguration av mallar samt data- och kopplingsmappning för Adobe Sign för Salesforce

Översikt

Adobe Sign gör det möjligt att använda interaktiva formulär för att samla in data från signerare, placera ut signatur- och initialfält i dokument, samla in information från både avsändare och signerare med mera.

Du kan skapa ett Adobe Sign-mallbibliotek genom att spara Adobe Sign-formulär och -mallar under fliken Salesforce-dokument.

Adobe Sign-texttaggar har följande fördelar:

  • Du kan ange var på dokumentet som kunderna ska signera och skriva sina initialer
  • Du kan samla in information från signerare som senare sparas i Salesforce-kontot. (Se datamappningar.)
  • Du kan koppla data från Salesforce till dokumentfält innan du skickar dokumentet för signering. (Se kopplingsmappningar.)

Du kan skapa Adobe Sign-formulär genom att lägga till särskilda texttaggar i ett dokument som du skickar via Adobe Sign (Word, PDF, text osv.). Läs Dokumentation för texttaggar om du vill ha mer information.

Det finns två valfria inställningar för data- och kopplingsmappning. De kan konfigureras för att passa dina behov genom att gå till Inställningar > Plattformsverktyg > Anpassad kod > Anpassade inställningar:

1. Vill du få ett e-postmeddelande när en data- eller kopplingsmappning misslyckas?

  • Aktivera meddelande för mappningsfel (aktiverad som standard) – Aktivera den här inställningen för att skicka e-postmeddelanden till ägaren av data- eller kopplingsmappningen om fel uppstår när mappningarna utförs.

2. Vill du se API-namnen när du väljer fält i datamappning/kopplingsmappning?

  • Visa fältets API-namn (inaktiverat som standard) – Aktivera alternativet när du vill visa API-namnet för varje fält och förhållandet mellan Salesforce-objekten när du ställer in datamappning och kopplingsmappning.

Data- och kopplingsmappning av fältnamn till SFDC-objektfält kan förenklas genom att ”överföra” fältnamnen till Salesforce. Detta gör att du kan välja fältnamn från en lista istället för att skriva in fältnamnen i ett textfält.

Så här gör du:

  1. Skapa ett formulär med alla fält definierade

  2. Skicka formuläret för signering via Salesforce med ett tydligt avtalsnamn, som till exempel W4-fältmall

    • Det gör det lättare att hitta rätt mall när fälten mappas
  3. Ange (valfritt) innehåll i varje fält som du vill mappa, och signera avtalet så att det registreras som slutfört i Salesforce.

    • Slutförandeprocessen ger Salesforce en källa att hämta fältnamnen från
  4. Du kan nu välja mallen när du använder funktionen Importera data-/kopplingsmappning


Lite information om formulär och texttaggar

Lyckad mappning kräver att du har färdiga formulär med definierade fältnamn så att SFDC-objektfältet kan kopplas till Adobe Sign-formulärfältet. 

Nedan visas ett enkelt formulär.  Fälten definieras av klammerparenteser på varje sida (som definierar fältets bredd) och fältnamnet (textsträngen mellan klammerparenteserna). 

Texttaggar kan innehålla fler argument än bara namnets värde, till exempel valideringar, beräkningar och reguljära uttryck. Här hittar du mer ingående information om hur du bygger upp formulär – något som kan förbättra kvaliteten på den information som samlas in under signeringsprocessen.

Obs!

Funktionen för förkortning av texttaggar kan vara mycket användbar vid formulärdesign och datamappning eftersom den kan upprätta vedertagna fältnamn som upprepas i varje dokument. Det kan spara tid då taggarna kan återanvändas i varje nytt dokument. Funktionen förbättrar datamappningen för olika typer av formulär och skapar en ankarpunkt för framtida formulär.


Kopplingsmappningar – skapa dokument med Salesforce-data

Med Adobe Sign-kopplingsmappningar kan du koppla fältdata från Salesforce till dokumentfält innan de skickas för signering.

Du kan till exempel automatiskt fylla i adress och telefonnummer till en lead från en Salesforce-post i avtalet innan det skickas till denna lead för signering. Du kan även ändra statusen för en möjlighet när avtalet har signerats och är komplett. Kopplade datafält kan uppdateras av signerare om du väljer att mappa signerarens uppdateringar tillbaka till Salesforce.

Du kan också använda kopplingsmappningar för att automatiskt lägga till produktlistorna som är kopplade till ett säljprojekt. Du kan ange vilka produktattribut (som kvantitet och pris) som ska inkluderas i avtal samt ange tillhörande produkter ska sorteras och filtreras. 


Om kopplingsmappningar

En datakälltyp för en kopplingsmappning kan vara ett specifikt konstantvärde eller ett värde från ett Salesforce-objektfält som kan refereras från Adobe Sign. Målet för varje kopplingsmappningsobjekt är ett angivet fält på ett Adobe Sign-avtal.

Till exempel uppdaterar mappningen nedan Adobe Sign-dokumentfält för ”FirstName” och ”LastName” med fältdata för Salesforce-mottagaren (kontakt). Den fyller även i företagsfältet i dokumentet med namnet på kontot.

Obs!

När du väljer ett objekt att mappa börjar du med avtalsobjektet och går vidare till ett överordnat objekt/sökobjekt. Kopplingen mellan objekten måste redan har skapats under körningen.


Skapa en kopplingsmappning

Så skapar du en kopplingsmappning:

  1. Välj Adobe Sign från App Launcher längst upp till vänster på skärmen

  2. Klicka på fliken Kopplingsmappningar

  3. Klicka på Ny på startsidan för kopplingsmappningar

    Ny kopplingsmappning

    Sidan Ny kopplingsmappning visas.

    Sidan Ny kopplingsmappning

  4. Ge mappningen ett namn i Mappningsinformation och bestäm om det ska vara standardmappningen. Om du markerar ”Standardkopplingsmappning” kommer mappningen att köras som standard när du skickar ett avtal för signering.

    Mappningsnamn

  5. Om du vill importera och mappa formulärfältsnamn från ett befintligt dokument kan du välja ett avtal som har signerats. Du kan importera fält från andra avtal om du vill lägga till fler fält. Fält med dubblettnamn kommer inte att importeras två gånger. Så här importerar du formulärfält:

    • Klicka på växlingsreglaget visa i fälten importera dokumentformulär för att se avsnittet fälten importera dokumentformulär.
    Importera fält

    • Klicka på sökikonen efter fältet där du ser Importera fält från.
    • Välj det avtal som du vill importera fält från
    • Klicka på kappen Importera formulärfält.

    Antalet importerade fält visas:

  6. I avsnittet Mappa objektfält i Salesforce till dokumentfält kan du skapa en mappning från fält som kan refereras från avtalsobjektet i Adobe Sign (inklusive anpassade fält). Du kan också lägga till mappningsregler om du vill koppla data i Adobe Sign-dokument. 

    Mappa Salesforce-objektfält


Så här skapar du en kopplad fältmappningsrad:

  1. Klicka på Lägg till fältmappning för att lägga till en ny, tom rad.

  2. Definiera mappningarna och mappningsreglerna med följande val:

    • Måldokumentfält – Om du har importerat formulärfält kan du välja de här fälten. Alternativt kan du ange ett specifikt fältnamn.
      • Klicka på ikonen till vänster om Måldokumentfält för att växla mellan ett textinmatningsfält och en valbar listruta som visar tillgängliga och importerade formulärfältsvärden.
    • Källtyp – Välj antingen Salesforce-objektfält eller Konstant.
    • Källvärde – Beror på den valda källtypen. Du måste ange följande:
      • Om källvärdet är Salesforce-objektfält måste du välja ett värde. Det gör du genom att klicka på länken Markerat objekt för att visa dialogrutan Objektväljare där du kan välja Salesforce-källobjektsfältet.

            Om källvärdet är konstant måste du skriva in ett värde i fältet Källvärde.

    • Inaktivera – Om det här alternativet är markerat kommer mappningsraden inte att köras
    • Åtgärder – Om du klickar på den här ikonen kommer raden att tas bort.

  3. Upprepa steg 1–2 för att lägga till fler mappningsrader.

I avsnittet Mappa fält för objekt på produktrader i Salesforce till Adobe dokumentfält kan du lägga till produktlistor till ett säljprojekt.


Så här skapar du en kopplad fältmappningsrad:

  1. Klicka på Lägg till fältmappning för att lägga till en ny, tom rad.

  2. Klicka på Markerat objekt för att visa dialogrutan Objektväljare.

  3. Välj ett Salesforce-källfält i dialogrutan Objektväljare och välj sedan säljprojekt och säljprojektsprodukt. Lägg sedan till produktattributen, till exempel kvantitet, pris och radbeskrivning, som ingår i avtalen. Du kan också ange sorteringsfält och sorteringsordning.

  4. Klicka på Klar.

     

     

  5. Upprepa steg 1–4 för att lägga till fler mappningsrader.

    Klicka på Spara när kopplingsmappningsmallen är klar


Använda standardkopplingsmappningar och flera kopplingsmappningar

Du kan skapa så många kopplingsmappningar du behöver, och en av mappningarna kan anges som den standardmappning som alltid ska användas när ett avtal skickas för signering. Endast en mappning kan vara standardmappningen.

Du kan också uttryckligen ange vilken kopplingsmappning du vill använda för ett avtal genom att referera till den i fältet ”Kopplingsmappning” (echosign_dev1__Merge_Mapping__c) i avtalet. Du kan använda ett Salesforce-arbetsflöde eller en utlösare för att köra valfri anpassad affärslogik för att avgöra vilken mall som ska användas. Kom ihåg att du inte måste ange att fältet pekar på standardmappningen. Standardmappningen körs om fältet lämnas tomt.

Obs!

Vi rekommenderar att stora eller komplexa implementeringar endast använder standardmappningen under det första testet/Proof of Concept. Att uttryckligen relatera mallar bör vara praxis.


Bifogade filer

Det finns kopplingsmappningsinställningar som definierar hur bifogade filer hanteras. Som standard kommer det ursprungliga bifogade dokumentet (t.ex. en NDA-mall) att tas bort och det sammanslagna dokumentet att bifogas till avtalsposten när avtalet skickas.

  • Bifoga sammanslaget dokument – När en kopplingsmappning används för ett avtal kommer dokumentet med kopplade data att bifogas i avtalsposten när avtalet skickas.
  • Ta bort det ursprungliga dokumentet – När en kopplingsmappning används för ett avtal kommer den ursprungliga dokumentmallen att tas bort från avtalsposten när avtalet har skickats.
Obs!

Inställningarna är globala och påverkar alla kopplingsmappningsmallar.

Så här ändrar du inställningarna:

 

  1. Navigera till Inställningar > Plattformsverktyg > Anpassad kod > Anpassade inställningar

  2. Klicka på etiketten för Inställningar för Adobe Sign-kopplingsmappningar

  3. Klicka på knappen Hantera

  4. Klicka på knappen New

  5. Redigera inställningarna efter behov och klicka på Spara


Felsöka kopplingsmappningar

Salesforce-fält har verifieringsuttryck som kan göra att mappningen misslyckas. Om du till exempel mappar ett e-postfält i Salesforce till ett Adobe Sign-textfält kan det hända att det misslyckas om innehållet i fältet inte är en giltig e-postadress.

Om mappningen av någon anledning misslyckas loggas felmeddelandet i fältet ”Kopplingsmappningsfel” (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) på Adobe Sign-objektet och ett e-postmeddelande som anger felet skickas till den som äger kopplingsmappningen.  

Obs!

Du kan även skapa en rapport eller listvy för att visa misslyckade mappningsfält

Avisering via e-postmeddelande är aktiverat som standard, men kan inaktiveras genom att ändra inställningen:

  1. Navigera till Inställningar > Plattformsverktyg > Anpassad kod > Anpassade inställningar

  2. Klicka på etiketten inställningar i Adobe Sign

  3. Klicka på kappen Hantera på sidan Ange anpassade inställningar.

  4. Klicka på Ny eller Redigera på sidan Anpassad inställning

  5. Hitta Aktivera meddelande för mappningsfel och ändra vid behov


Datamappningar – överför signeringsdata och -filer till Salesforce-poster

Med datamappningar för Adobe Sign-formulärfält kan du definiera hur Adobe Sign ska uppdatera objekt från Salesforce.com med data som hämtas från signerare. Till exempel kan du uppdatera en signerares kontaktpost på Salesforce.com med den adress och det telefonnummer som de angav när de signerade ett dokument. Dessutom kan du överföra signerade Adobe Sign-avtal, granskningsspår och överförda stöddokument från mottagare till Salesforce-objekt genom att använda filmappningar. 


Om datamappningar för formulärfält

Adobe Sign-datamappningar uppdaterar Salesforce-objekt när ett Adobe Sign-avtal har signerats eller under en angiven fas i arbetsflödet. Varje datamappning konfigureras i förväg och innehåller datamappningsregler. Varje datamappningsregel anger datakällan och målfältet i Salesforce som måste uppdateras.

En datakälla för en mappning kan vara ett Adobe Sign-formulärfält, ett angivet konstantvärde eller ett värde från ett Adobe Sign-avtalsfält. Målet för varje datamappningsobjekt kan vara valfritt fält i ett Salesforce-objekt som kan refereras från Adobe Sign-avtalet.

Till exempel uppdaterar mappningen nedan signerarens för- och efternamn (som anges av signeraren) i kontaktobjektet. Den uppdaterar även säljprojektsfasen och lägger till det signerade avtalet och granskningsspåret till säljprojektet när avtalet är signerat. 

Andra exempel på att använda datamappningar för att uppdatera Salesforce inkluderar:

  • Uppdatera mottagarens kontaktinformation
  • Lägga till ett ordernummer till säljprojektet
  • Uppdatera betalningsinformation för kontot
  • Ändra säljprojektsfas när kontraktet har signerats
  • Lägga till signerad PDF-fil och granskningsspår till kontakten. 

 


Skapa en datamappning för ett formulärfält

Så skapar du en ny Adobe Sign-datamappning:

  1. Välj Adobe Sign från App Launcher längst upp till vänster på skärmen

  2. Klicka på fliken Datamappningar

  3. Klicka på knappen Ny på startsidan för Datamappningar

  4. Namnge datamappningen

    Ge mappningen ett namn på sidan Ny datamappning och bestäm om den ska vara standardmappningen.

    Om du markerar ”Standarddatamappning” kommer mappningen köras som standard när avtal signeras

    • Du behöver inte ange en standarddatamappning. Du kan istället tilldela det till en avtalsmall som ska användas när ett avtal skapas
    Datamappning ny

  5. Du kan spara mappningen nu utan definierade fält. Alternativt kan du fortsätta till Definiera fält för fältmappningar

    Obs!

    Om det inte finns några anpassade Adobe Sign-fält i dokumentet som du importerar från kommer du inte att kunna importera de standardfält i Adobe Sign som medföljer alla signerade avtal. (t.ex. signerat (datum), e-post, förnamn, efternamn, titel och företag).


Definiera fält till fältmappningar

I avsnittet Fältmappning kan du definiera förhållandet från fält till fält beträffande fälten i Salesforce-miljön och avtalets formulärfält.

  • Mappningsregler kan skapas till alla fält i Salesforce, inklusive anpassade fält

Mappningsfält är en process som innebär:

  1. Välja målet med Salesforce-objektfält som ska ta emot data
  2. Definiera datakällan
  3. Vilken statushändelse som ska utlösa så att källfältets innehåll skickas till målfältet

Det rekommenderas i allmänhet att administratörer överför sina formulärfält till Salesforce så att de sedan kan importera fältnamnen från det signerade avtalet och aktivera val av fältnamn från en lista (kontra ange för hand):

Högst upp i avsnittet Fältmappning finns ett alternativ för att importera fält från ett signerat avtal

Det här alternativet låter dig välja ett avtal som har signerats och importera de tillgängliga fältnamnen i formuläret

  • Endast fält som uppdaterades under signeringsprocessen returneras. Fält som lämnades oförändrade ignoreras

Så importerar du fält från ett avtal:

  1. Klicka på sökikonen bredvid knappen Importera formulärfält

    • En söksida öppnas med en lista över dina senaste avtal.
  2. Markera (klicka på) avtalet med de fältnamn som du vill importera

    Importfält för datamappning

  3. Klicka på kappen Importera formulärfält. Antalet fält som har importerats visas.


Så definierar du relationer från fält till fält:

  1. Klicka på Lägg till mappning för att lägga till en post

  2. Ange mål, källa och utlösare:

    1a.Vilket objekt i Salesforce ska uppdateras? – välj det målobjekt i Salesforce som data ska kopieras till

    1b.Vilket fält i Salesforce ska uppdateras? – välj målfältet i Salesforce som data ska kopieras till

    2a.Var kommer data från? – välj typ – välj ett av följande alternativ:

    • Avtalsfält – visar en lista över objekt i avtalsobjektet i Salesforce
    • Konstant – låter ett konstant (bokstavligen) värde infogas
    • Formulärfältet i EchoSign – låter en lista över fältnamn visas då de har importerats från signerade avtal
      • Alternativet att ange värden för hand är också tillgängligt

    2b. Vilket värde har datauppgiften?– Baseras på vilket alternativ du valde för Var kommer datauppgifterna från? måste du ange följande:

    • Datauppgifterna kommer från ett ”EchoSign-formulärfält” – Välj ett EchoSign-formulärfält eller ange ett specifikt fältnamn. Klicka på ikonen till vänster om fältet för att växla mellan ett textinmatningsfält och en valbar listruta som visar tillgängliga och importerade formulärfältsvärden.
    • Data från ”konstant” – Ange ett specifikt värde. Du kan till exempel ange ett fältvärde som du vill ändra i en Salesforce-lista. Du kan även ange ett tal eller en text som du vill uppdatera i ett Salesforce-fält.
    • Data från ”avtalsfält” – Välj ett avtalsfält från listrutan.

    3. När ska mappningen köras? – Välj avtalsstatus – Datamappning körs när avtalsstatusen ändras till den angivna statusen.

    • Signerat/Godkänt/Accepterat/Formulär ifyllt/Levererat
    • Väntar på kontrasignering/Godkännande/Accepterande/Formulärifyllnad/Leverans
    • Skickat för signering/Godkännande/Accepterande/Formulärifyllnad/Leverans
    • Avbrutet/avvisat
    • Förfallen

  3. Upprepa steg 1–2 till alla fältrelationer har definierats.

    Spara förloppet.

På postnivå kan du välja att styra push-funktionen för innehållet i det uppdaterade innehållet. Klicka på inställningsikonen (kugghjulet) under Åtgärder.

I dialogrutan Inställningar för fältmappningsvärde kan du ange följande:

  • Skriv inte över befintlig – Om den här mappningsregeln är markerad och det redan finns ett värde i målfältet i Salesforce kommer det befintliga värdet inte att skrivas över.
  • Skriv inte tomt – Om den här mappningsregeln är markerad och källvärdet från Adobe Sign-avtalet är tomt kommer det tomma värdet inte att anges i målfältet i Salesforce.

Du kan även välja att inaktivera en mappningsrad så att den inte körs genom att markera alternativet Inaktivera.


Definiera en filmappning

Du kan mappa det signerade avtalet och/eller granskningsspåret i Adobe Sign till önskat målobjekt i Salesforce genom att utföra följande:

  1. I avsnittet Filmappning:

    Klicka på Lägg till mappning

  2. Definiera de filer du vill lägga till, målobjekt som de ska läggas till i och stilen på tillägget:

    1. Vilket objekt i Salesforce ska uppdateras? – välj målobjektet i Salesforce som ska uppdateras med filerna

    2a. Hur vill du lägga till filen? – hur vill du att filen ska visas i målobjektet:s:

    • Lägg till en referenslänk till filen – tillhandahåller URL:en till din avtals-PDF
      • Referenslänkar måste mappas till ett textbaserat fält (t.ex. Sträng eller lista). Se 2c nedan
      • Referenslänkar har bara stöd för filtypen Signerat avtal – sammanfogad PDF
    • Bifoga filen direkt till objektet – bifoga PDF-dokumentet direkt till objektet som du mappar till om en bilagslista är tillgänglig för objektet
      • Alla objekt i Salesforce har inte stöd för bifogade filer (t.ex. Användare)

    2b. Spara som bilaga – när det här alternativet är markerat lagras innehållet som objekttypen bilaga. Om alternativet inte är markerat lagras innehållet som en fil-objekt

    2c. Vilka fält ska läggas till i filens URL? – endast nödvändigt om du väljer Lägg till en referenslänk till filenDu måste välja målfältet som URL:en ska kopieras till

    3. Vilken fil ska läggas till? – alternativen är följande:

    • Signerat avtal – sammanfogad PDF – välj det här alternativet om du skickar flera dokument för signering i en enda transaktion och vill att den slutgiltiga signerade PDF-filen ska lagras som en sammanfogad PDF-fil
    • Signerat avtal – separata PDF-filer – välj det här alternativet om du skickar flera dokument för signering i en enda transaktion och vill att de enskilda filerna som bifogas till posten i Salesforce ska vara separata PDF:filer
    • Granskningsspår – välj det här alternativet om du vill överföra granskningsspåret i PDF-format till objektposten i Salesforce.
    • Stöddokument – välj det här alternativet för att överföra stöddokument som laddas upp av mottagarna till posten i Salesforce
  3. När ska mappningen köras? - Välj avtalsstatus – Datamappningen körs när avtalsstatusen ändras till en angiven status.

    Alternativen är:

    • Signerat/Godkänt/Accepterat/Formulär ifyllt/Levererat
    • Väntar på kontrasignering/Godkännande/Accepterande/Formulärifyllnad/Leverans
    • Skickat för signering/Godkännande/Accepterande/Formulärifyllnad/Leverans
    • Avbrutet/avvisat
    • Förfallen
  4. Klicka på knappen Spara när datamappningen är slutförd

  5. Kunder som har en anpassad underdomän i sin Adobe Sign-URL (t.ex.: https://caseyjones.na1.adobesign.com) måste lägga till sin URL i fjärrwebbplatslistan i Salesforce.

    Det är endast nödvändigt när det signerade avtalet mappas:

    1. Navigera till Inställningar > Inställningar > Säkerhet > Fjärrwebbplatsinställningar
    2. Klicka på knappen Ny fjärrwebbplats
    3. Lägg till Adobe Sign-URL:en som en ny fjärrwebbplats-URL
    Inställningar för fjärrwebbplats


Använda standarddatamappningar och flera datamappningar

Du kan skapa så många datamappningar du behöver, och en av mappningarna kan anges som den standardmappning som används när ett avtals status ändras. Endast en mappning kan vara standardmappning.

Du kan också uttryckligen ange vilken mappning du vill använda för ett avtal genom att referera till den i fältet ”Datamappning” (echosign_dev1__Process_Template__c) i avtalet. Du kan använda ett Salesforce-arbetsflöde eller utlösare för att köra en anpassad affärslogik för att avgöra vilken datamappning som ska användas. Kom ihåg att du inte måste ange att fältet pekar på standardmappningen. Standardmappningen körs om fältet lämnas tomt.

Du kan också utföra mappningen före eller efter avtalsstatusen ändras till ”signerat” (t.ex. utför mappningen efter att den första signeraren har signerat) genom att markera kryssrutan ”Starta datamappning” (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c). Du kan använda ett Salesforce-arbetsflöde eller en utlösare för att köra en anpassad affärslogik för att avgöra när datamappningen ska utföras.

Dessutom kan du koppla datamappningen till en avtalsmall. Mer information finns i Avtalsmallar.


Felsöka datamappningar

Salesforce-fält har verifieringsuttryck som kan göra att mappningen misslyckas. Om du till exempel mappar ett Adobe Sign-textfält till ett e-postfält i Salesforce kan det hända att det misslyckas om innehållet i fältet inte är en giltig e-postadress.

Se till att använda verifieringsuttryck för Adobe Sign-formulärfält när det är möjligt för att säkerställa att data som anges av signerare kan överföras till Salesforce. Med standardverifieringsuttryck för Adobe Sign-formulärfält från PDF-dokument kan du skapa verifieringsuttryck när du använder Adobe Sign-texttaggar. Mer information finns i Dokumentation för texttaggar.

Om mappningen av någon anledning misslyckas loggas felmeddelandet i fältet ”Datamappningsfel” (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c ) på Adobe Sign-objektet och ett e-postmeddelande som anger felet skickas till den som äger datamappningen.  

Obs!

Du kan även skapa en rapport eller listvy för att visa misslyckade mappningsfält

Avisering via e-postmeddelande är aktiverat som standard, men kan inaktiveras genom att ändra inställningen:

  1. Navigera till Inställningar > Plattformsverktyg > Anpassad kod > Anpassade inställningar
  2. Klicka på etiketten Adobe Sign-inställningar
  3. Klicka på Hantera
  4. Klicka på Ny (eller Redigera)
  5. Sök efter (ctrl/cmd + F) inställningen Aktivera meddelande för mappningsfel
  6. Redigera inställningarna efter behov
  7. Klicka på Spara


Avtalsmallar och arbetsflöden

Med Adobe Sign-avtalsmallar är det enkelt att konfigurera många olika standardvärden och -inställningar för avtal i förväg. Du kan även länka en avtalsmall till knappen ”Skicka för signering”.


Om avtalsmallar

Avtalsmallar handlar om fördefinierade avtalsfält, inklusive namn, meddelande, språk, utgångsdatum och säkerhetsalternativ. Du kan även koppla en specifik datamappning och kopplingsmappning samt ett specifikt objekt (t.ex. säljprojekt, konto, kontakt, lead eller kontrakt) till avtalsmallen. Dessutom kan du fördefiniera mottagarinställningar, mappa fält till avtalsfält och fördefiniera de bifogade filerna.

Du kan även konfigurera knappen ”Skicka för signering” som visas på en relaterad objektpost (t.ex. säljprojekt) så att den länkar till en avtalsmall som standard. Om du klickar på knappen skapas ett avtal med en avtalsmall.


Skapa en avtalsmall

Skapa en avtalsmall genom att följa stegen nedan:

  1. Välj Adobe Sign från App Launcher längst upp till vänster på skärmen
  2. Klicka på fliken Avtalsmallar
  3. Klicka på knappen Ny på startsidan för Avtalsmallar
Ny mall

 

En överlagring uppmanar dig att ange det nya mallnamnet:

    4. Ange mallnamnet och klicka på Spara

► Om arbetsflöden har aktiverats kan du välja ett arbetsflöde för mallen, men det är inte obligatoriskt.

Namnge mallen

Sidan med den nya avtalsmallen visas med namnet högst upp.

Till höger om namnet finns en ikon för visa mer som öppnar en meny med alternativen:

  • Redigera namn – Ändrar namnet på den aktuella mallen
  • Byt ägare – Ändrar ägaren till den aktuella mallen. Måste tilldelas till en aktuell användare i Salesforce-organisationen
  • Klona – Duplicerar den aktuella mallen med ett unikt Salesforce ID-nummer
  • Ta bort – Tar bort den aktuella mallen från Salesforce
Rubrikalternativ för avtalsmall

 

Omedelbart under knappen Spara anges mallens ID och metadata om vem som skapade, äger och senast ändrade mallen.

Omkopplaren Aktiv/Inaktiverad gör mallen tillgänglig eller inte. Nya mallar skapas i aktivt läge.

Metadata för mall

Mallinformation innehåller huvuduppgifterna om avtalen som skapats med mallen och det refererande Salesforce-objektet.

  • Avtalsnamn – Det här fältet definierar standardnamnet för avtalet. Alla avtal skapas inledningsvis med detta namn.

Textfält, t.ex. Avtalsnamn, kan använda Salesforce-variabler som en del av definitionen för att dynamiskt generera meningsfulla fältvärden.

Till exempel kan du anpassa Avtalsnamn att inkludera mottagarens namn när avtalet genereras. Exempel: Avtal mellan Acme Corp – {!Namn}

  • Salesforce-objekt – Välj det huvudobjekt i Salesforce som du vill använda som huvudreferens för de frivilliga definitionerna i avtalsmallen.

Du kan till exempel definiera mottagare, fältmappningar eller bilagor som avtalet ska använda för att söka efter fält och mappa i huvudobjektet eller data från uppslagsobjekt. 

Om du har angett ett mallobjekt i avtalsmallen bör du påbörja avtalet från knappen ”Skicka för signering” på huvudobjektet. (Mer information om hur du aktiverar en standardknapp eller skapar nya Skicka för signering-knappar finns i Aktivera knappen Skicka för signering.)

  • Skicka automatiskt – Aktivera det här alternativet om du har automatiska arbetsflöden som du vill använda för att skicka avtal eller om du vill skicka ett avtal automatiskt när en användare klickar på knappen Skicka för signering för en Salesforce-post. 

För att Skicka automatiskt ska fungera korrekt måste du ha angett minst en mottagare och en bilaga i avtalsmallen.

Avancerade alternativ

  • Avtalstyp – Välj från listan över definierade Avtalstyper
    • Används för att förbättra rapporteringen
  • Språk – Definierar det språk som används i kommunikationen till mottagaren, inklusive e-postmeddelanden och instruktioner på skärmen
  • Välj signaturtyp för detta avtal – Välj standardvärdet för signaturtypen som ska samlas in:
    • E-signatur – Elektroniska signaturer samlas in som standard
    • Skriven signatur – Mottagare får instruktionerna om att ladda ner dokumentet, fysiskt underteckna det, skanna det signerade dokumentet och ladda upp dokumentet till Adobe Sign


Mappa data till avtalsfält

Så här mappar du data till avtalsfält i avtalsmallen:

Klicka på länken Mappa data till avtalsfält

Så här mappar du data till avtalsfält i avtalsmallen:

Klicka på länken Mappa data till avtalsfält och välj en mappningsmetod:

  • Välj från Objekt
    • För det här alternativet måste ett Salesforce-objekt vara definierat
    • Välj ett källfält och ett fält för målavtal baserat på huvudobjektet du har ställt in.

Till exempel kan huvudobjektet vara ”säljprojekt”. Välj källfältet från huvudobjektet (t.ex. säljprojekt) och välj även fält för målavtalsobjektet dit data ska mappas på nästa sida.

  • Ange specifikt värde
    • Pusha ett litteralt värde till ett målavtalsfält

Alla mappade fält visas på mallen där de kan redigeras individuellt eller tas bort.

Bifoga dokumenten som mallen ska leverera.

Om inga dokument bifogas mallen måste avsändaren välja dokumentet när avtalet konfigureras.

Om mallen är inställd på Skicka automatiskt, måste minst ett dokument bifogas mallen.

  • Ladda upp för att lägga till dokument – I det översta fältet kan du lägga till en fil genom att dra och släppa från datorn eller ladda upp en fil via den menystyrda guiden
Obs!

Filer som överförs via dra och släpp eller Ladda upp filer läggs till i Salesforce CRM och filer–innehållet (som lagras som en fil) och som ägs av den som laddar upp.

  • Markera för att lägga till dokument – Med det här alternativet kan du söka efter ett dokument i specifika bibliotek med hjälp av sökfältet under alternativknapparna:
    • Salesforce CRM och filer – Ditt personliga bibliotek. Alla dokument som du laddar upp från ditt system lagras i det här biblioteket för framtida bruk
    • Salesforce-dokument – Salesforce-biblioteket som delas av användare
    • Adobe Sign-bibliotek – Biblioteksinnehåll som lagras i Adobe Sign-systemet
    • Avancerad sökning – Ett gränssnitt med alla ovanstående alternativ

Avancerade alternativ

Lägg till ett dokument från objekt eller körningsvariabel – Med det här alternativet kan du välja ett dokument eller objekt från ett Salesforce-objekt eller en körningsvariabel.  

Vissa Salesforce-huvudobjekt har fler alternativ för dokumentkälla (t.ex. om Salesforce-objektet som definieras på fliken Mallinformation är Säljprojekt så finns ytterligare ett alternativ, Lägg till från säljprojektets offert)

 

Det finns tre alternativ:

○ Lägg till från Salesforce-objekt

Källtyp – Välj objekttyp för dokumentet mellan Fil och Bilaga

►Dokumentval – Välj dokumentet som ska bifogas baserat på ett av följande kriterier:

○ Senaste dokument – Senaste skapelsedatum

○ Äldsta dokument – Äldsta skapelsedatum

○ Alla dokument – Alla dokument som hittas

○ Lägg till från möjlighetsoffert

►Offerttyp:

○ Senaste offert

○ Äldsta offert

►Offerttyp bestäms av:

○ Senast ändrad den

○ Skapad den

►Offertdokumenttyp

○ Senaste dokument

○ Äldsta dokument

○ Alla dokument

○ Körningsvariabel

Lägg till en bilaga från ett objekt dynamiskt

Lägg till namn för körningsvariabel – Ange variabeln och ID-typen på ditt Salesforce-objekt

 

  • Lägg till formulärfältsmall – Importera en fältmall från Adobe Sign-biblioteket

Fliken Mottagare styr vilka som tar emot avtalet.

  • Alla mottagare signerar – Alla mottagare som definieras i mallen måste delta i processen enligt de roller som de tilldelats. Detta är inställningen för alla avtal som inte avses att endast signeras av avsändaren
  • Endast avsändaren signerar – Aktivera det här alternativet om du vill lägga till funktionen ”Endast jag signerar” i mallen.

Inställningen Aktivera Endast avsändaren signerar måste vara aktiverad om du vill använda det här alternativet. Om du vill kan alternativet anges som skrivskyddat med inställningen Endast skrivskyddade sändarsignaturer.

De angivna mottagarna bestämmer fyra kritiska delar av avtalet:

  • Vem som arbetar med avtalet – Alla mottagare av avtalet (och de som kopieras) anges var för sig
  • Hur de verifieras – Identitetsverifiering kan konfigureras per mottagare
  • Vad de kan göra – Alla mottagare kan tilldelas en roll som definierar hur de kan samverka med avtalet och hur de loggas i revideringsrapporten
  • I vilken ordning de får tillgång till avtalet – Antalet längst till vänster anger när mottagaren får tillgång till dokumentet under processen.

Typiska signaturprocesser är sekventiella, men en parallell process kan uppnås genom att manuellt redigera indexnumren till samma värde. Detta kan göras för hela mottagarstacken, vilket skapar en parallell process, eller bara en del av stacken, vilket ger ett hybridsignaturflöde.

Mottagare kan läggas till med:

  • Salesforce-objekt – Kontakt, Användare, Lead eller Grupp
  • E-post – E-postadresser
  • Körningsvariabel – En mottagare infogas dynamiskt baserat på ett importerat värde från en variabel i huvudobjektet (enligt definitionen på fliken Mallinformation)

Meddelandeavsnittet importerar Avtalsnamnet från fliken Mallinformation.

  • Textfältet under avtalsnamnet innehåller den globala meddelandetexten i e-postmeddelandet som skickas till mottagarna.

Avancerade alternativ

  • Aktivera värdbaserad signatur (personsignatur) – Aktiveras när du vill använda värdbaserad, vanlig signering om signeraren är tillgänglig
    • Att vara värd för en signatur är inte kompatibelt med att förfylla ett formulär och förhandsgranska för att ange fält (nedan)
  • Aktivera fälten Förhandsgranska och Position – Aktivera det här alternativet om du vill förhandsgranska avtalet och dra och släppa formulärfält på det innan det skickas för signering
  • Skickat för – Avtalet skickas på uppdrag av det användar-ID som anges i fältet

Obs! Om du använder funktionen Skickat för måste du först aktivera den genom att följa dessa instruktioner.

  • Avancerade verifieringsmetoder – Med dessa alternativ kan du konfigurera verifieringsmetoderna för mottagare om signerarverifiering styrs baserat på intern/extern mottagarstatus

På fliken Datamappning kan du välja att ange vilken datamappning eller kopplingsmappning, eller både och, som ska köras automatiskt när avtal skickas med avtalsmallen.

 Kopplingsmappning – Välj en kopplingsmappning som ska användas för att koppla Salesforce-fält till ett avtal innan du skickar det

 Datamappning – Välj en datamappning som ska användas för att mappa indata från ett signerat avtal till Salesforce

 

Ytterligare regler är alternativ som automatiserar vanliga avtalsåtgärder:

  • Automatiska påminnelser – Välj ett alternativ för automatiska påminnelser. Alternativen är Aldrig, Varje dag, tills signerat eller Varje vecka, tills signerat
  • Dagar till förfallodatum – Ange antalet dagar tills avtalet förfaller
    • Antalet dagar som anges läggs till det aktuella datumet när avtalsposten genereras från avtalsmallen för att dynamiskt beräkna utgångsdatumet

Obs! Organisationer som använder ett paket som är äldre än version 21.x har Dagar till förfallodatum som nummerfält.

Organisationer med ett paket som är versionen 21.x eller senare ser fältet som ett textfält som kan referera till andra fält i huvudobjektet (t.ex. {!Expiry Date}

Kunder som har uppgraderat från en tidigare version än v21 kommer att ha båda fälten

  • Omdirigerings-URL efter signering – Dirigerar automatiskt om signerarna av ett avtal till en angiven URL när de har signerat. Ange en URL. Inställningen Aktivera alternativ efter signering måste vara aktiverad om du vill använda det här alternativet
  • Omdirigering i sek. efter signering – Om inställningen Aktivera alternativ efter signering är aktiverad och en omdirigerings-URL efter signering har angetts (se nedan) anger du antalet sekunder som ska förflyta innan omdirigering
  • Lösenordsskydda det signerade dokumentet – Aktivera det här alternativet om du vill kryptera den signerade PDF-filen som skickas till signerare
  • Ange som standardmall för alla avtal – Aktivera det här alternativet om du vill ange avtalsmallen som standard för nya avtal. Du kan också ange en specifik avtalsmall som ska associeras med andra avtal som kan åsidosätta standardavtalsmallen. Du kan till exempel skapa en anpassad ”Skicka för signering”-knapp för kontoobjektet som är associerat med en specifik avtalsmall. Mer information om anpassade knappar finns i Aktivera knappen Skicka för signering
  • Aktiverad som Chatter Publisher Actions – Om du har aktiverat Chatter-utgivaråtgärder för din organisation kan du markera den här kryssrutan för att aktivera avtalsmallen. Med Chatter-utgivaråtgärder kan användare skicka avtal från Chatter. Markera kryssrutan för att aktivera avtalsmallen för Chatter-åtgärder för följande huvudobjekt: kontakt, konto eller säljprojekt. Om kryssrutan är markerad och huvudobjektet till exempel är säljprojekt, kan användare skicka med avtalsmallen från alla Chatter-flöden för säljprojekt. Om du lämnar huvudobjektet tomt kan du aktivera avtalsmallen på startsidans Chatter-flöde. Mer information om hur du aktiverar funktionen finns i Chatter-utgivaråtgärder för Adobe Sign


Aktivera Adobe Sign-arbetsflöden

Salesforce kan enkelt konfigureras för att importera arbetsflöden från Adobe Sign, vilket ger agenter flexibiliteten att skicka från båda miljöerna med samma mottagarstruktur, autentiseringsmetoder, e-postdistribution med mera.

Genom att använda arbetsflöden som källa för Salesforce-mallar kan du också använda dokumentmallar för flera syften, som enkelt kan inkludera eller hoppa över mottagare efter behov.

Välj ett arbetsflöde

Att definiera Salesforce-mallen ändras något när ett arbetsflöde bifogas, eftersom arbetsflödet ändrar fliken Mottagare så att den anpassas till arbetsflödet, samt infogar vissa konfigurerade element som du normalt skulle definiera i SFDC-mallen.

I listan nedan beskrivs skillnaderna i konfigurationsprocessen:

Det finns tre krav för att få åtkomst till arbetsflöden i Salesforce:

  1. Ha minst ett arbetsflöde tillgängligt i Adobe Sign
  2. Konfigurera Salesforce-kontot för push-avtal
    • Den här processen genererar den återanrops-URL för webbplats som du behöver i nästa steg, så gör detta först
  3. Ange din återanrops-URL för webbplats i fältet Avtalsmeddelande om återanrops-URL i de anpassade Adobe Sign-inställningarna:
    • Förutsatt att du har konfigurerat push-avtal:
      • Logga in som Salesforce-administratör    
      • Navigera till Inställningar > Plattformsverktyg > Anpassad kod > Anpassade inställningar
      • Klicka på etiketten Adobe Sign-inställningar
      • Klicka på Hantera
      • Klicka på Redigera
      • Kopiera värdet i Återanrops-URL för Adobe till Salesforce-webbplats och klistra in det i fältet Avtalsmeddelande för återanrops-URL 
      • Klicka på Spara
Tillämpa Avtalsmeddelande för återanrops-URL

Nu kan du börja använda arbetsflöden i din Salesforce-organisation!

  1. Välj Adobe Sign från App Launcher längst upp till vänster på skärmen
  2. Klicka på fliken Avtalsmallar
  3. Klicka på knappen Ny på startsidan för Avtalsmallar
  4. Ange ett mallnamn
  5. Välj ett arbetsflöde i listrutan Välj arbetsflöde
    • Du kommer bara att se arbetsflöden som är tillgängliga för din användare i Adobe Sign
           
Arbetsflödesmall

På fliken Mallinformation fylls värdet Avtalsnamn automatiskt i enligt arbetsflödet.

Alla andra fält är tillgängliga för att konfigureras som en standardmall.

Importerat avtalsnamn

Fliken Bifogad fil minskas så att endast de dokument som är tillgängliga enligt Adobe Sign-arbetsflödet visas.

  • Värdena Dokumenttitel i Adobe Sign importeras och visas i kolumnen Titel i Salesforce.
  • Dokument som är bifogade i Adobe Sign-arbetsflödet importeras till en lista för filväljaren i Salesforce.
    • Det finns bara ett alternativ i väljaren, den fil som definierats i Adobe Sign-arbetsflödet
    • Filen måste uttryckligen väljas i väljaren när mallen skapas
      • Filerna bifogas automatiskt när användarna anropar mallen
    • Dokument som definierats i Adobe Sign och som inte bifogar filen visas som ett alternativ för Lägg till fil
      • Den här tomma filen kan fyllas i på mallnivå och fylls i när användarna anropar mallen.
      • Om en fil inte läggs till på mallnivå förblir fältet öppet för avsändaren så att han eller hon kan lägga till en fil när avtalet skapas
Importerade bifogade filer

På fliken Mottagare importeras mottagarlistan och beställningen från arbetsflödet i Adobe Sign.

  • Mottagarnamnsvärdet i Adobe Sign-arbetsflödet importeras som den vänstra ”titeln” på mottagarposten.
  • Mottagare som uttryckligen identifieras med ett e-postmeddelande i arbetsflödet fyller i det meddelandet i Salesforce-mallen.
    • Om arbetsflödet i Adobe Sign inte tillåter redigering av mottagaren låser mallen fältet för den mottagaren, vilket förhindrar redigering
    • Mottagare som inte uttryckligen identifieras i arbetsflödet är redigerbara i mallen
    • Om ett värde läggs till i mallen infogas det värdet när mallen anropas och kan redigeras av avsändaren
  • Mottagare som är ”valfria” i Adobe Sign-arbetsflödet kan lämnas som tomma värden i Salesforce
Importerad mottagarlista

 

Avtalsmeddelandet och de CC:ade parterna importeras också till fliken Mottagare (från avsnittet Avtalsinformation i Adobe Sign-arbetsflödet).

Importerat meddelande och CC

Obs!

Om ditt Adobe Sign-arbetsflöde innehåller autentiseringsmetoder för dina mottagare importeras även dessa, även om de inte visas i mallen.

Datamappning kan inte importeras från Adobe Sign-arbetsflödet, men kan ändå konfigureras manuellt för mallen.

På fliken Regler importeras värdet Dagar till förfallodatum från arbetsflödet:

Importerat förfallodatum

Obs!

Ändringar som görs i en Salesforce-mall kommer inte att sparas automatiskt.

Se till att klicka på Spara i det övre högra hörnet av skärmen för att spara ändringarna.


Aktivera knappen ”Skicka för signering”

Knappen ”Skicka för signering” är associerad med standardavtalsmallen eller en specifik avtalsmall som du konfigurerar. Som standard kan du lägga till en ”Skicka för signering”-knapp på sidlayouterna för säljprojekt, konto, kontakt, lead och kontrakt i Adobe Sign för Salesforce-integreringen. Du kan också skapa flera anpassade ”Skicka för signering”-knappar som kan läggas till på andra objekt och associeras med olika avtalsmallar.

Här är ett exempel på hur du aktiverar knappen ”Skicka för signering” för objektet Säljprojekt:

  1. Navigera till Inställningar > Plattformsverktyg > Objekt och fält > Objektshanteraren

  2. Välj objektet som du vill redigera (säljprojektet i det här exemplet) i listan med objekt till vänster

  3. Klicka på alternativet Sidlayout i det vänstra fältet

  4. Välj den sidlayout du vill redigera

  5. När sidlayouten öppnas väljer du Knappar i listan till vänster

  6. Dra knappen Skicka för signering från den övre delen till rutan "Anpassade knappar" i Information om säljprojekt.

Du kan skapa anpassade ”Skicka för signering”-knappar för andra objekt. Du kan själv namnge knappen.

Här är ett exempel på hur du skapar en anpassad ”Skicka för signering”-knapp för objektet säljprojekt:

  1. Navigera till Inställningar > Plattformsverktyg > Objekt och fält > Objektshanteraren

  2. Välj objektet som du vill redigera (säljprojektet i det här exemplet) i listan med objekt till vänster

  3. När objektsidan laddas väljer du alternativet Knappar, Länkar och Åtgärder vänster vänsterpanelen

  4. Klicka på knappen Ny knapp eller länk i det övre högra hörnet

    • Sidan Redigera anpassad knapp eller länk visas

  5. Du kan kopiera konfigurationen för standardknappen för säljprojekt (se skärmbild nedan) men du måste ersätta variabeln för objekt-ID i slutet av sökvägen med variabeln för det objekt-ID som du vill lägga till:

    {! URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId=Opportunity.Id]) }

    Kod för att mappa en knapp

    • (Valfritt) Associera en specifik avtalsmall till en knapp:

    Om du vill associera en specifik avtalsmall till en specifik ”Skicka för signering”-knapp bör knappens sökväg vara:

    {!URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId = Opportunity.Id, templateId='a024J000002LuyBQAS'])}

    templateId ska vara ID för avtalsmallen som ska användas. Om det här värdet inte anges används standardavtalsmallen. Du kan hämta templateId från URL:en till sidan Avtalsmall:

    Mall-URL

    • Skicka användaren till en annan sida än avtalssidan med parametern ”retURL” när användaren har klickat på knappen och avtalet skapats (valfritt).

    Exempel: Du kan konfigurera en ”Skicka för signering”-knapp så att den dirigerar om användaren till en angiven URL eller tillbaka till posten i stället för till avtalssidan. Använd den här sökvägen som ett exempel när du konfigurerar knappen:

    /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

     

    • Starta en ladda-åtgärd (onLoadAction) för ”Skicka” när användaren klickar på knappen (valfritt)

    Exempel: Du kan konfigurera en ”Skicka för signering”-knapp så att den dirigerar om användaren till avtalssidan, och när sidan har läst in ”skickas” avtalet utan att ytterligare användaråtgärder krävs. Använd den här sökvägen som ett exempel när du konfigurerar knappen:

    /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

    Mer information om laddaåtgärder finns i onLoadActions. Alternativt kan du mappa värdet ”Skicka” till fältet ”Laddaåtgärd (lista)” på avtalsposten. Mer information om hur du konfigurerar mappningen finns i Mappa data till avtalsfält.

  6. Klicka på knappen Spara.

    När du har skapat den anpassade knappen ska du gå till sidlayouten för objektet och lägga till knappen på sidan. Stegen liknar dem i exemplet med säljprojektet.


Aktivera alternativ efter signering

Aktivera det här alternativet om du vill omdirigera signerare till en startsida som du väljer. Det gör att alternativen ”Omdirigerings-URL efter signering” och ”Omdirigering i sek. efter signering” blir tillgängliga på sidan Skicka avtal. Ett avtals signerare dirigeras om till den angivna URL:en när de har signerat. Till exempel kan du dirigera om dem till företagets webbplats eller en undersökningssida. Det här alternativet kan konfigureras som skrivskyddat för avsändare med inställningen Skrivskyddade alternativ efter signering.

Så här aktiverar du alternativ efter signering:

  1. Navigera till Inställningar > Plattformsverktyg > Anpassad kod > Anpassade inställningar

  2. Klicka på etiketten Adobe Sign-inställningar

  3. Klicka på Hantera

  4. Klicka på Ny (eller Redigera)

  5. Sök efter inställningen Aktivera alternativ efter signering

    1. Sök efter inställningen för Skrivskyddade alternativ efter signering (valfritt)
  6. Redigera efter behov och klicka på Spara


Aktivera funktionen ”Skickat för”

Du kan aktivera funktionen ”Skickat för” när någon i Salesforce-organisationen måste skicka avtal för någon annans räkning. Funktionen fungerar för alla avtal, inklusive de som skickas i bakgrunden, och aktiveras genom att avtalsfältet ”Bakgrundsåtgärder” uppdateras eller via alternativet ”Skicka automatiskt” i avtalsmallar. Du kan också konfigurera en sökfunktion för en användare i en avtalsmall till ”Skickat för” så att den fylls i automatiskt när avtalet skapas. 

Så aktiverar du funktionen ”Skickat för”:

  1. Aktivera inställningen ”Tillåt att skicka för andra” genom att göra följande:

    1. Navigera till Inställningar > Plattformsverktyg > Anpassad kod > Anpassade inställningar
    2. Klicka på etiketten Adobe Sign-inställningar.
    3. Klicka på knappen Hantera.
    4. Klicka på knappen Ny (eller Redigera).
    5. Sök efter (ctrl/cmd + F) inställningen Tillåt att skicka för andra och redigera efter behov.
    6. Klicka på knappen Spara.

  2. Lägg till fältet ”DC – tillåt sändning som andra” till användarpostens layout genom att göra följande:

    1. Navigera till Inställningar > Plattformsverktyg > Objekt och fält > Objektshanteraren
    2. Välj Användare i objektshanteraren
    3. Välj Sidlayouten Användare i det vänstra fältet på sidan Användarobjekt
    4. Klicka på länken Användarlayout
    5. Med Fält markerat klickar du på Tillåt sändning som andra i Adobe Sign och drar alternativet till delen "Ytterligare information (rubrik endast synlig vid redigering)" i layouten
    6. Klicka på knappen Spara.

  3. För användaren som du vill skicka för måste du aktivera alternativet ”Tillåt sändning som andra i Adobe Sign” enligt följande:

    1. Navigera till Inställningar > Administrera > Användare > Användare
    2. Klicka på åtgärden Redigera för användaren.
    3. Aktivera alternativet Tillåt sändning som andra i Adobe Sign i delen Ytterligare information på sidan Redigera användare.
    4. Klicka på knappen Spara.

  4. Lägg till fältet ”Skickat för” på avtalssidans layout enligt följande:

    a. Navigera till Inställningar > Version > Skapa > Objekt

    b. Klicka på länken Avtal

    c. Klicka på Fältuppsättningar längst upp på sidan för att navigera dit

    d. Klicka på åtgärden Redigera

    e. Med Avtal markerat letar du fram fältet Skickat för och drar alternativet till delen I fältuppsättningen.

    f. När du konfigurerar avtalet måste namnet på användaren som tillåter att avtal skickas för deras räkning anges i fältet ”Skickat för”. 

     


Aktivera Endast avsändaren signerar

Aktivera den här inställningen för att visa och aktivera alternativet ”Endast avsändaren signerar” i delen Mottagare på sidan Skicka avtal. När alternativet ”Endast avsändaren signerar” används visas avtalet eller dokumentet för avsändaren för signering. Den här funktionen liknar funktionen "Fyll i och signera" i Adobes tjänster. Det här alternativet kan konfigureras som skrivskyddat med inställningen Endast skrivskyddade sändarsignaturer.

Så här aktiverar du funktionen Endast avsändaren signerar:

  1. Navigera till Inställningar > Plattformsverktyg > Anpassad kod > Anpassade inställningar

  2. Klicka på etiketten Adobe Sign-inställningar

  3. Klicka på Hantera

  4. Klicka på Ny (eller Redigera)

  5. Sök efter inställningen Aktivera Endast avsändaren signerar

    • Sök efter inställningen Endast skrivskyddade sändarsignaturer (valfritt)
  6. Redigera efter behov och klicka på Spara


onLoadActions

Via parametern laddaåtgärd (onLoadAction) i URL:en kan Salesforce automatiskt starta åtgärder som stöds av Adobe Sign för avtalsknappsåtgärderna: skicka, påminn, ta bort, uppdatera och visa. URL-parametern respekterar verktygsfältsinställningarna (se Handbok för avancerad anpassning) som konfigureras av administratören så att endast de som är aktiverade är tillgängliga.

Exempel på URL:er med onLoadAction:

  • Skicka: Kontrollera att kontot har ett avtal med statusen Utkast.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Avtals-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

  • Påminn: Kontrollera att kontot har ett avtal med statusen Skickat för signatur.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Avtals-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

  • Ta bort: Kontrollera att kontot har ett avtal med statusen Skickat för signatur.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Avtals-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

  • Avbryt: Kontrollera att kontot har ett avtal med statusen Skickat för signatur.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Avtals-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

  • Uppdatera: Kontrollera att kontot har ett avtal med statusen Skickat för signatur.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Avtals-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

  • Visa: Kontrollera att kontot har ett avtal med statusen Skickat för signering, Signerat eller Avbrutet.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Avtals-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

Adobes logotyp

Logga in på ditt konto