資料合併

使用 InDesign 中的「資料合併」面板，您可以藉由合併資料來源檔案 (CSV 或 TXT 檔案) 與 InDesign 文件，輕鬆建立多樣變化的文件。例如，使用資料合併功能以快速準確地建立數百個不同變化的信件、信封或郵寄標籤。資料合併又稱為郵件合併。

先決條件

您的資料合併僅需資料來源檔及目標文件即可。 

• 資料來源檔案包含隨目標文件的每次反覆運算而所不同的資訊，例如格式信件收件者的姓名與住址。資料來源檔案包含欄位和記錄。欄位是特定資訊的群組，例如公司名稱或郵遞區號；而記錄則是一列列完整的資訊集合，例如公司名稱、街道住址、城市、縣及郵遞區號。資料來源檔案可為逗號分隔 (.csv)、Tab 字元分隔 (.txt) 或分號分隔檔案，在其中各筆資料分別以逗號、Tab 或 分號分隔。

• 目標文件是包含資料欄位預留位置，以及在合併文件的每次反覆運算中仍維持不變的稿件內容資料、文字與其他項目的 InDesign 文件。

合併文件是產生的 InDesign 文件，包含來自目標文件的稿件內容資訊，可依需要重複任意次數來容納資料來源的每一筆記錄。

「資料合併」面板

您可從「視窗 > 公用程式」存取「資料合併」面板。每個資料欄位的名稱和類型都會顯示在面板中。如果您已將資料欄位插入文件中，也會顯示置入資料欄位的頁碼。

合併資料的基本步驟

1. 制定計劃來決定您將在來源和目標文件中所使用的資料欄位。

決定您所希望的最後文件外觀，如此可得知需要哪些欄位來完成合併。例如，如果要建立寄給客戶的明信片，您可使用下列資料欄位：

<<Company Name>><<Address>><<City>>, <<State>><<Postal Code>>

您的試算表或資料庫外觀可能如下：

2. 將通常為試算表或資料庫檔案的資料來源檔案，儲存為逗號分隔 (.csv)、Tab 字元分隔 (.txt) 或分號分隔文字檔案。

確認資料來源檔案之建構方式可讓您在目標文件中包含適當的欄位。例如，試算表的最上列應包含您將在目標文件中使用的欄位名稱，例如「公司」和「住址」。

如需詳細資訊，請參閱關於資料來源檔案。

3. 建立包含在各版目標文件中都保持不變之文字和其他項目的目標文件。

如需詳細資訊，請參閱關於目標文件。

4. 使用「資料合併」面板選取資料來源。

如需詳細資訊，請參閱選取資料來源。

5. 將「資料合併」面板中的欄位插入目標文件。

您可將資料欄位加入文件頁面或主版頁面。如果是將資料欄位加入主版頁面，就會有額外的選項。

如需詳細資訊，請參閱插入資料欄位和將資料欄位預留位置加入至主版頁面。

6. 預視記錄以確保目標文件的外觀如您所預想。

如需詳細資訊，請參閱預視目標文件中的記錄。

7. 合併目標文件和資料來源檔案，或是轉存為 PDF。

如需詳細資訊，請參閱合併記錄。

關於資料來源檔案

資料來源通常來自試算表或資料庫應用程式，但您可使用 InDesign 或任何文字編輯器來建立自己的資料來源。資料來源檔案應以逗號分隔 (.csv)、Tab 字元分隔 (.txt) 或分號分隔文字格式儲存。如需有關轉存為這些格式的詳細資訊，請參閱來源應用程式的使用者指南。

在逗號分隔、Tab 字元或分號分隔文字檔案中，記錄是由段落分段所分隔；欄位則是由逗號或 Tab 字元來分隔。資料來源檔案也可包含文字或可檢視磁碟上影像的路徑。

逗號分隔資料來源檔案的範例

您無法在資料來源檔案欄位中插入分行符號。如果必須跨不同行分割欄位，請建立兩個相異欄位，例如 <<Address1>> 和 <<Address2>>。

合併文件時，您可以選擇「移除空白欄位的空白行」，防止出現空白行。不過，如果有任何字元 (包括空格) 出現在此行，則此行不會被刪除。

在資料來源檔案中加入影像欄位

透過將影像欄位加入資料來源檔案，可讓不同的影像出現於每一筆合併記錄上。例如，當合併包含來自各公司之資訊的文件時，可在合併時包含各公司標誌的影像。

資料來源檔案中的影像參照範例：

關於目標文件

一旦建立資料來源檔案，您需要設立目標文件，並從資料來源檔案插入欄位。目標文件包含資料欄位預留位置之文字和圖形，例如您想要放置在每張明信片上的設計。選取資料來源後，就可以新增這些欄位。

在合併資料時，InDesign 會建立新文件，使用您在資料來源檔案中所指派的資料來取代欄位。您可在主版或文件頁面上置入資料欄位。

選取資料來源

在將欄位插入目標文件之前，請先從「資料合併」面板中選取資料來源。每份目標文件只能選取一個資料來源檔案。

一旦在「資料合併」面板中選取資料來源並載入欄位時，直到您更新資料來源後，對資料來源所做的任何變更才會反映在目標文件中。

插入資料欄位

當您選取資料來源，資料欄位名稱清單會出現於「資料合併」面板中。這些名稱會與資料來源檔案中的欄標題相同。圖示表示欄位為文字或影像。當資料欄位被加入您的文件，會成為欄位預留位置，例如 <<Company>>。您可選取和設定這些預留位置的格式，如同任何其他文字或圖形。

您可指派影像欄位至現有框架，建立浮動影像。或者，如果插入點是在文字框內，或是在您插入影像欄位時選取了文字，小的預留位置會被插入為內嵌框架。您可重新調整影像預留位置的大小，以決定合併影像的大小。

一旦插入資料欄位，InDesign 會記住其資料來源。任何欄位清單中的錯誤，例如打字錯誤、空白欄位和未預定的欄位類型，必須在來源應用程式中校正，然後利用「資料合併」面板來更新。

在目標文件中插入文字資料欄位

文字欄位預留位置會以現有的格式屬性 (例如字體和大小) 出現在目標應用程式中，並包覆於雙角括號中 (例如 <<Name>>)。

在目標文件中插入影像資料欄位

• 如果要插入新的內嵌圖形預留位置，請將影像欄位拖移至文字框，或是將插入點置入文字框中，然後按一下影像欄位。
• 如果要插入新的浮動圖形，請將影像欄位拖移至空白框架或是現有的圖形框。如果將影像欄位拖移至空白框架，該空白框架會成為圖形框。
• 如果要將欄位插入群組項目、表格的儲存格或是巢狀項目中，請將影像欄位拖移至目標。

  影像欄位預留位置會顯示為包含欄位名稱的框架。

新增 QR 碼

您可將 QR 碼整合至合併文件中。下列是可以透過「資料合併」工作流程加入的各類型 QR 碼欄位：

• 純文字
• 網頁超連結
• 文字訊息
• 電子郵件
• 名片

若要產生 QR 碼，請將做為資料來源的 .txt 或 .csv 檔案中的資料項目採用以下格式，且其欄名稱上帶有 # 號：

• 純文字：在 QR 碼欄中照原樣輸入文字。
• 網頁超連結：URL:<url> (例如「URL:http://www.google.com」)
• 文字訊息：SMSTO:<電話號碼>:<訊息> (例如:「SMSTO:9818143551:Hi」)
• 電子郵件：MATMSG:\nTo:<電子郵件地址> (例如:「MATMSG:\nTO:johndoe@adobe.com\nSUB:Hi;\nBODY:;;」)
• 名片：「BEGIN:VCARD\nVERSION:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe\nTITLE:Engineer\nTEL;CELL:+919876543210\nTEL;WORK;VOICE:123456789\nADR;WORK:;;Street ABC;Seattle;Washington;98101;US\nEMAIL;WORK;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nEND:VCARD」

資料項目可混合電子郵件、SMS、超連結或純文字類型。若要產生 QR 碼，請依照這些指示進行：

將資料欄位預留位置新增至主版頁面

將資料欄位預留位置插入主版頁面，具有在文件頁面上插入預留位置時所沒有的好處：

• 所得出的合併文件會在其主版頁面上包含原始的預留位置，同時包含文件頁面的合併結果，做為被覆寫的主版頁面項目。

• 合併文件會保留與資料來源的關聯，如果資料來源的記錄被修改，您可透過選取「更新資料欄位內容」來更新合併文件的內容。您如果變更合併文件中的版面，需要加入取自資料來源的新資料時，此選項特別管用。

• 「建立合併文件」對話框中的設定，與目標文件中所使用的相同，因此您可利用相同外觀快速重建現有文件。您也可以使用這些共用的設定來建立具有不同資料來源的相同文件，或是建立具備經過稍微修改之版面的新文件。

您無法同時在主版與文件頁面上置入資料欄位。如果要正確合併，您必須將包含資料欄位的主版套用至文件的首頁。

更新、移除或取代資料來源檔案

• 如果要更新資料來源檔案，請編輯並將資料來源檔案以逗號、Tab 字元或分號分隔格式儲存，接著從「資料合併」面板中選擇「更新資料來源」。

  此變更會反映在「資料合併」面板中。如果更新後，變更未反映於文件中，請取消選取「預視」以將它關閉，接著再次選取「預視」重新將其開啟。

• 如果要移除與資料來源檔案的關聯，請選擇「從資料合併移除資料來源」面板選單。
• 如果要切換到新的資料來源檔案，請從「資料合併」面板選單中選擇「選取資料來源」，然後指定新的資料來源檔案。InDesign 可能無法辨識某些欄位。在此情況中，最好是刪除並重新插入預留位置欄位。

預視目標文件中的記錄

在合併目標文件與資料來源檔案時，最好先預視記錄，以確定當資訊合併時欄位資料會正確顯示。在預視記錄時，「資料合併」面板會顯示取自資料來源檔案的實際資料，而非欄位預留位置。例如，您可能會看到 Adobe，而非 <<Company>>。您可以使用「資料合併」面板中的導覽按鈕來依次顯示記錄。

如果您發現任何記錄有問題，例如出現印刷錯誤或額外的空格，建議您在其原始應用程式中編輯該來源檔案(請參閱關於資料來源檔案)。

切換預視為開啟或關閉

當您在預視模式間切換時，某些問題可能會發生或是自行校正。請牢記下列事項：

• 在未選取「預視記錄」選項時，預留位置會取代預視內容。如果您刪除影像以及包含影像的框架，或是刪除整個文字字串，當取消選取「預視記錄」選項，預留位置將不會顯示出來，因為它們也已被移除。

• 在按一下「確定」後，才會反映「內容置入選項」對話框中的變更。此外，如果選取了「預視記錄」選項，在您取消選取並再次選取選項後，資料才會反映更新後的置入方式。

• 如果嘗試在預視模式中儲存文件，您將會看到提示您在儲存文件之前，先關閉預視模式的訊息。

編輯資料欄位預留位置

當您在文件中加入文字資料欄位，欄位的預留位置文字會使用插入點的使用中格式屬性 (例如，字體和大小) 來輸入。接著您可以編輯預留位置文字的屬性來控制實際資料的外觀。

設定內容置入選項

使用「內容置入選項」對話框，針對現有文件或所有日後的資料合併專案指定預設設定。您可指定影像的置入方式、影像為連結或內嵌、空白欄位的空白行是否移除，以及各合併文件的記錄數目上限。

合併記錄

在設定目標文件的格式，並插入取自資料來源檔案的欄位後，您就可準備正式合併資料來源的資訊與目標文件。您可以將記錄合併至其他 InDesign 文件，或是直接合併至 PDF。在合併時，InDesign 會依據目標文件建立新文件或 PDF，並利用得自資料來源檔案的適當資訊，取代目標文件中的欄位。

當您合併在主版頁面上包含資料欄位預留位置的文件時，這些主版頁面項目將會被拷貝到新產生文件的主版頁面中。

合併一筆或多筆記錄

如果資料來源檔案指向任何未支援的檔案格式或無法使用的影像，您可能需要校正資料來源檔案來指向支援的檔案、校正指向任何遺失檔案的路徑，或是將檔案移至正確的檔案夾，讓 InDesign 能夠找到與置入檔案。

合併多重記錄的限制

您可以選擇「多重記錄」，在每頁中建立一筆以上記錄。例如，在列印郵寄標籤時，可能會想要在每頁列印一個以上的標籤。合併出版物上的記錄顯示方式主要取決於版面選項。以下清單列出使用「多重記錄」選項時可能遇到的限制：

• 如果資料欄位出現在具有多重頁面之文件的文件頁面上，或是如果資料欄位出現在多重主版頁面上，您會無法合併多重記錄。

• 「資料合併」只允許一個固定大小的預留位置。

• 刪除合併出版物中的記錄，不會使其餘記錄重排至空白的預留位置。

合併成 PDF 檔案

合併至 PDF 檔時，所有選項都跟您建立 InDesign 文件時一樣。產生的 PDF 檔案會利用 PDF XObject 來儲存頁面的靜態部分，使 PDF 大小變小，使用上變得有效率。

更新資料欄位

在合併文件與位於主版頁面上的資料預留位置後，您可變更合併文件的版面，而仍然能夠更新資料來源之資料欄位的值。使用「更新資料欄位」，在保留文件版面的同時更新資料欄位。此選項只可在其資料預留位置出現於主版頁面的合併文件中使用。

記錄檔中出現由更新資料欄位所做的變更。

溢排文字報告

如果選取了「建立合併文件」對話框中的「產生溢排文字報告」選項，以及如果一或多個欄位在資料合併後包含了溢排文字，便會出現「溢排文字報告」。

這個報告會在顯示每一個溢排實例的編號清單中，顯示文字出現的頁碼、溢排文字的字元/字數統計，以及溢排文字片段。

如果報告在您建立合併文件時出現，請使用報告修正這種溢排的情況。例如，您可能想要增加文字框大小、減少字體大小，或是編輯文字。

內容置入選項

「內容置入選項」對話框中包含下列選項：

保留影像的外觀比例，但縮放影像以符合框架大小 (預設)。

縮放影像，讓其外觀比例符合框架之外觀比例。

保留影像大小，但調整框架大小來配合影像。

將影像以原始大小置入框架，對齊框架的左上角。影像如果大於框架，將會被裁切。

讓影像的高或寬填滿框架，而讓其他部分被裁切。

根據影像內容和框架大小，自動調整框架內影像以符合框架大小。

為影像框架套用現有個別框架符合選項。當您要在目的地框架上選擇現有符合時，此選項非常實用。

將影像的中心對齊框架的中心。如果已選取「內容感知符合」作為符合選項，系統會停用此選項。

建立至原始影像檔案的連結或檔案路徑。如果未選取此選項，所有影像資料會內嵌於 InDesign 文件中。

移除針對空白欄位插入的段落切換符號。這對具有選擇性住址欄位的寄件特別有用。這個選項會忽略彈性換行。如果有任何字元 (包括空格) 出現在此行，則此行不會被刪除。

為各合併文件指定記錄數目上限。到達此臨界值時，會建立新的文件。這個文件會具有能夠容納剩下被合併記錄的足夠頁數 (最多至每個記錄的限制)。只有在已選取「單一記錄」時，才能使用這個選項。

為各文件指定頁數的上限。在到達臨界值時，會建立具有能夠容納剩下被合併記錄之足夠頁數的新文件 (最多至每頁的限制)。只有在合併時，從「文件每頁面記錄」選單中選取「多重記錄」，才能使用這個選項。

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