Description de la fonctionnalité

Les paramètres Visibilité de document limitée permettent d’intégrer plusieurs fichiers à un accord, qui sont visibles de manière sélective par les destinataires en fonction des paramètres activés et de la configuration de l’accord.

Les utilisations possibles incluent entre autres :

  • Contrats de vente nécessitant une supervision/approbation interne avant d’être envoyés au client.
  • Documentation destinée à la nouvelle personne embauchée, qui doit être remise après l’acceptation de la lettre d’embauche.
  • Formulaires web qui capturent les données de la candidature et renvoient la candidature signée avec une documentation supplémentaire.

Voici une vidéo rapide qui illustre le niveau élevé d’utilisation :


La fonctionnalité Visibilité de document limitée comprend un certain nombre de termes très spécifiques :

Utilisateur et ID utilisateur

  • Utilisateur est un terme générique désignant toute personne qui accède à Adobe Sign par le biais d’une connexion directe, d’une authentification fédérée ou d’une intégration. Un utilisateur peut avoir plusieurs adresses électroniques qu’il utilise pour s’authentifier auprès d’Adobe Sign (un utilisateur peut donc avoir plusieurs ID utilisateur).  
  • L’ID utilisateur est un objet spécifique authentifié dans Adobe Sign. L’ID réel est un numéro attribué par le système qui garantit l’identification d’un objet (utilisateur) unique. Les ID utilisateur sont souvent associés à l’adresse électronique, car ils constituent des valeurs uniques dans le système. Cependant, un utilisateur peut modifier son adresse électronique, mais pas l’ID utilisateur.  Toutes les ressources sont logiquement liées à l’ID utilisateur qui les a créées.

Entités internes et externes

  • Les entités internes sont des ID utilisateur qui font partie du même compte Adobe Sign que l’ID utilisateur expéditeur.
    • Il est intéressant de noter que les utilisateurs d’une même entreprise peuvent se trouver dans différents comptes Adobe Sign. Adobe Sign ne fait aucune hypothèse basée sur des domaines de messagerie ou des noms d’entreprise. La seule relation pertinente est celle déterminant si les ID utilisateur se trouvent dans le même ID de compte.
  • Les entités externes identifient tout ID utilisateur qui ne fait pas partie du compte de l’ID utilisateur expéditeur. 
    • Si l’adresse électronique de l’utilisateur n’est pas répertoriée dans la liste Utilisateur du compte, elle est externe par définition.


Utilisation

Les règles de Visibilité de document limitée (LDV) sont activées au niveau du compte ou du groupe (les paramètres au niveau du groupe remplacent les paramètres du compte).

Les règles de LDV présentent uniquement le contenu du fichier qui a été explicitement attribué à un destinataire donné.

Le contenu du fichier est affecté à un destinataire en ajoutant au moins un champ attribué à ce destinataire.

  • La LDV est basée sur les fichiers et non sur les pages. Si un fichier comporte 40 pages et qu’un champ est attribué au destinataire sur une page, le destinataire peut voir les 40 pages du fichier.
  • Si le fichier ne contient aucun champ pour le destinataire, l’intégralité du fichier est exclue de la vue de ce destinataire.
  • S’il existe quatre fichiers et que le destinataire doit afficher les quatre, au moins un champ doit être appliqué à l’une des pages de chaque fichier.
  • Si un contrôle au niveau de la page est requis, le fichier doit être divisé en fichiers individuels, chacun contenant une page.

Dans l’exemple de droite, un accord comporte deux signataires et deux documents.

Le signataire 1 voit les deux documents, car un champ lui est attribué dans les deux documents (Champ 1 et Champ 2).

Le signataire 2 ne verra que le Document 2, car il n’a pas de champ attribué sur le Document 1. 

  • Le Document 2 est visible car le Champ 3 est attribué au Signataire 2.
Exemple de LDV

Remarque :

Les règles de LDV requièrent deux conditions préalables :

  • Il doit y avoir plusieurs destinataires.
    • Les destinataires incluent tout utilisateur ajouté au processus de signature/d’approbation.
    • Les personnes en copie ne sont pas des destinataires.    
  • Plusieurs fichiers doivent être ajoutés à l’accord.
    • Les fichiers sont des pièces jointes utilisées pour créer l’accord (.doc, .xls, .pdf, .png, etc.)

Si l’une des conditions ci-dessus n’est pas vérifiée, les règles de LDV sont suspendues pour cet accord.

Options de configuration

Lorsque cette option est activée, le fichier LDV comporte trois paramètres qui modifient le comportement de l’accord et son affichage :

Les signataires et les personnes en copie de mon compte verront tous les fichiers : lorsque cette option est activée, tous les ID utilisateur de votre compte ont accès à l’accord (en tant que destinataire ou en tant que personne en copie).

Paramètres de LDV dans l’interface utilisateur

Visibilité des documents en fonction des paramètres :

Lorsque l’option Les signataires ne verront que des fichiers contenant une signature, des initiales ou des champs d’entrée de données qui leur sont attribués est désactivée, la LDV dans son ensemble est désactivée dans l’interface utilisateur.

Tous les destinataires et les personnes en copie voient tous les fichiers en permanence.

La LDV est désactivée
Participant Pendant la signature Accord terminé
Expéditeur Tous les documents Tous les documents
Destinataire interne Tous les documents Tous les documents
Destinataire externe Tous les documents Tous les documents
Personne interne en copie Tous les documents Tous les documents
Personne externe en copie Tous les documents Tous les documents

Lorsque l’option Les signataires ne verront que des fichiers contenant une signature, des initiales ou des champs d’entrée de données qui leur sont attribués est activée :

  • L’expéditeur peut voir l’ensemble du contenu du fichier en permanence.
  • Les destinataires ne peuvent voir que les fichiers dans lesquels ils sont explicitement inclus pendant la signature et une fois l’accord terminé.
  • Les personnes en copie ne voient aucun contenu de fichier.
La LDV est activée
Participant Pendant la signature Accord terminé
Expéditeur Tous les documents Tous les documents
Destinataire interne Documents attribués Documents attribués
Destinataire externe Documents attribués Documents attribués
Personne interne en copie Aucun Aucun
Personne externe en copie Aucun Aucun

Lorsque l’option Les signataires et les personnes en copie de mon compte verront tous les fichiers est activée :

  • Tous les ID utilisateur internes (associés à l’utilisateur expéditeur) peuvent voir l’ensemble du contenu du fichier.
  • Les destinataires externes ne voient que le contenu des fichiers qui leur sont attribués, pendant la signature et une fois l’accord terminé.
  • Les personnes externes en copie ne voient aucun contenu de fichier.
La LDV permet aux agents internes de voir tous les fichiers.
Participant Pendant la signature Accord terminé
Expéditeur Tous les documents Tous les documents
Destinataire interne Tous les documents Tous les documents
Destinataire externe Documents attribués Documents attribués
Personne interne en copie Tous les documents Tous les documents
Personne externe en copie Aucun Aucun

Lorsque l’option Les signataires et les personnes en copie verront tous les fichiers lors de la réception de l’accord signé est activée :

  • Les destinataires ne voient que le contenu de fichier qui leur est attribué pendant le processus de signature.
  • Les personnes en copie ne voient aucun contenu de fichier pendant le processus de signature.

Une fois l’accord terminé, tous les destinataires et les personnes en copie peuvent voir l’ensemble du contenu de fichier.

La LDV présente tous les fichiers une fois terminé.
Participant Pendant la signature Accord terminé
Expéditeur Tous les documents Tous les documents
Destinataire interne Documents attribués Tous les documents
Destinataire externe Documents attribués Tous les documents
Personne interne en copie Aucun Tous les documents
Personne externe en copie Aucun Tous les documents

Cette configuration active les règles de LDV et permet à tous les ID utilisateur internes (associés à l’expéditeur) d’afficher l’ensemble du contenu du fichier pendant le cycle de signature.

Une fois l’accord terminé, tous les utilisateurs peuvent afficher l’ensemble du contenu du fichier.

La LDV permet aux agents internes de voir tous les fichiers.
Participant Pendant la signature Accord terminé
Expéditeur Tous les documents Tous les documents
Destinataire interne Tous les documents Tous les documents
Destinataire externe Documents attribués Tous les documents
Personne interne en copie Tous les documents Tous les documents
Personne externe en copie Aucun Tous les documents

Si vous envisagez d’accepter des signatures manuscrites, activez cette option, mais sachez que les règles de LDV ne s’appliquent pas lorsqu’une signature manuscrite est impliquée.

Dans tous les cas, lorsqu’une signature manuscrite est impliquée, les règles de LDV sont suspendues pour cet accord.

LDV pour signature manuscrite
Participant Pendant la signature Accord terminé
Expéditeur Tous les documents Tous les documents
Destinataire interne Tous les documents Tous les documents
Destinataire externe Tous les documents Tous les documents
Personne interne en copie Tous les documents Tous les documents
Personne externe en copie Tous les documents Tous les documents

Utilisation de la LDV avec l’API REST v6

L’API REST v6 peut être utilisée par l’expéditeur pour accorder explicitement la visibilité aux documents.

Les appels de l’API REST v6 ignorent tous les paramètres de visibilité des documents dans l’interface utilisateur, car l’appel de l’API remplace les paramètres de niveau compte/groupe.

Le seul comportement de report est le suivant : lorsque l’expéditeur spécifie un champ de formulaire pour un destinataire donné, il doit spécifier un libellé de document. 

Le point de terminaison POST/agreements de l’API REST v6 possède trois paramètres qui peuvent être utilisés pour contrôler les comportements de visibilité des documents.

AgreementInfo

Nom du paramètre Type Obligatoire Description
documentVisibilityEnabled Booléen Non Paramètre de visibilité du document facultatif pour l’accord. Ce paramètre doit être spécifié et défini sur true pour activer la visibilité du document.


ParticipantSetInfo

Nom du paramètre Type Obligatoire Description
visiblePages Chaîne[] Non

Liste de FileInfo.label qui doit être visible pour les participants de cet ensemble.


CcInfo

Nom du paramètre Type Obligatoire Description
visiblePages Chaîne[] Non Liste de FileInfo.label qui doit être visible pour les participants en copie.


HTTP Status Code

Code d’état HTTP Motif Description
400 INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL Au moins une des étiquettes de page visibles dans l’ensemble de participants n’est pas valide.
400 INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL Au moins une des étiquettes de page visibles dans CC n’est pas valide.
403 DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED L’activation de la visibilité du document est définie sur false. Par conséquent, l’index d’informations de fichier ne peut pas être spécifié pour un ensemble de participants ou de personnes en copie.

Le point de terminaison GET /agreements/{agreementId} de l’API REST v6 peut être utilisé pour récupérer la relation entre les participants et les documents.

AgreementInfo

Nom du paramètre Type Description
documentVisibilityEnabled Booléen Si la valeur est true, la visibilité du document est activée pour cet accord.


ParticipantSetInfo

Nom du paramètre Objet REST Description
visiblePages Chaîne[] Liste de FileInfo.label qui doit être visible pour les participants de cet ensemble.


CcInfo

Nom du paramètre Objet REST Description
visiblePages Chaîne[]
Liste de FileInfo.label qui doit être visible pour les participants en copie.

Si GET /agreements/{agreementId} signale l’état ANNULÉ, une ou plusieurs valeurs de paramètres de visibilité de document ne sont peut-être pas valides.

Utilisez GET /agreements/{agreementId}/events pour connaître le motif de l’échec.

Message d’erreur Condition
fileInfoIndex <index FileInfo> est manquant dans l’un des participantsSets contenant <e-mail du participant> <libellé> doit être spécifié en tant que visiblePages pour le participant <e-mail du participant>

L’échec ci-dessus est consigné avec la valeur Event.type de AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM et Event.comment.


Ce qu’il faut savoir...

La visibilité de document limitée et les certificats de signature numérique sont incompatibles.

Lorsque la LDV est activée, l’objet de signature numérique est supprimé de l’environnement de création intégré.

Si un accord avec un champ de signature numérique est envoyé avec des règles de LDV activées, une erreur est déclenchée :

Le champ de signature numérique <nom du champ> n’est pas pris en charge en raison de la fonctionnalité de visibilité de document limitée.

Si l’ID utilisateur peut afficher le fichier contenant le champ de pièce jointe, il peut également afficher le contenu de la pièce jointe.

Le remplacement d’un destinataire fonctionne de la manière habituelle, avec une exception :

  • L’expéditeur de l’accord ne peut pas se remplacer lorsqu’il est un destinataire répertorié avec un rôle non signataire et que l’option Les signataires et les personnes en copie de mon compte verront tous les fichiers est désactivée.

Si l’option Les signataires et les personnes en copie de mon compte verront tous les fichiers est activée :

  • Les destinataires internes peuvent uniquement déléguer à un autre utilisateur interne.
  • Les destinataires externes ne peuvent pas déléguer à un utilisateur interne.
    • Toute tentative de ce type génère l’erreur suivante : « L’administrateur de votre compte n’autorise pas la délégation à cette personne ».

Les fichiers et les champs peuvent être modifiés (à l’aide de la fonction Modifier l’accord) tant que l’accord n’a pas été consulté par un participant.

La LDV est indépendante du rôle

Si vous avez un destinataire non-signataire, ce destinataire doit avoir au moins un champ placé sur chaque fichier auquel vous souhaitez qu’il ait accès.

Si aucun fichier n’est visible pour un destinataire (car aucun champ n’est placé), une erreur est déclenchée :

Aucun document n’est visible pour le participant <e-mail> (<rôle du participant>)

Mega Sign fonctionne de la même manière que les autres accords. 

Autoriser les formulaires web à fonctionner avec la LDV nécessite le réglage d’un paramètre en arrière-plan. 

Contactez votre responsable du succès client pour que cette fonctionnalité soit activée.

Lorsque cette option est activée, les formulaires web fonctionnent de la même manière que les autres accords.

Lorsqu’un accord est envoyé, chaque destinataire ayant un rôle de signataire doit avoir au moins un champ de signature obligatoire (non facultatif ou conditionnel).

Si un ou plusieurs signataires n’ont pas de champ de signature obligatoire, une page supplémentaire est ajoutée à la fin de l’accord et un bloc de signature pour chaque signataire est ajouté (tous les signataires voient cette dernière page).

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