Participant
Dernière mise à jour le
1 mars 2024
Présentation
Les paramètres Visibilité limitée de documents (LDV) permettent d’intégrer plusieurs fichiers à un accord, qui sont visibles de manière sélective par les destinataires en fonction des paramètres activés et de la configuration de l’accord.
Les utilisations possibles incluent entre autres :
- Contrats de vente nécessitant une supervision/approbation interne avant d’être envoyés au client.
- Documentation destinée à une nouvelle personne embauchée, qui doit être remise après l’acceptation de la lettre d’embauche.
- Documents RH nécessitant un traitement interne en dehors du champ d’application du signataire initial.
Voici une courte vidéo qui illustre l’utilisation de haut niveau :
Disponibilité :
La fonctionnalité Visibilité limitée de documents est uniquement disponible pour la formule de licence Grands comptes.
Portée de la configuration :
La fonctionnalité LDV peut être activée au niveau des comptes et des groupes.
La fonction Visibilité limitée de documents fait intervenir plusieurs termes particuliers :
Utilisateur et ID utilisateur
- Utilisateur est un terme générique désignant toute personne qui accède à Adobe Acrobat Sign par le biais d’une connexion directe, d’une authentification fédérée ou d’une intégration. Un utilisateur peut disposer de plusieurs adresses e-mail pour s’authentifier auprès d’Acrobat Sign (un utilisateur peut donc posséder plusieurs ID utilisateur).
- L’ID utilisateur est un objet spécifique authentifié dans Adobe Acrobat Sign. L’ID réel est un numéro attribué par le système qui garantit l’identification d’un objet (utilisateur) unique. Les ID utilisateur sont souvent associés à l’adresse e-mail, car ils constituent des valeurs uniques dans le système. Cependant, un utilisateur peut modifier son adresse e-mail, mais pas l’ID utilisateur. Toutes les ressources sont logiquement en rapport avec l’ID utilisateur qui les a créées.
Entités internes et externes
- Les entités internes sont des ID utilisateur qui font partie du même compte Acrobat Sign que l’ID utilisateur expéditeur.
- Il est intéressant de noter que les utilisateurs d’une même société peuvent se trouver dans différents comptes Acrobat Sign. Acrobat Sign ne fait pas d’hypothèse basée sur des domaines de messagerie ou des noms de société. La seule association pertinente est celle déterminant si les ID utilisateur sont liés au même ID de compte.
- Les entités externes identifient tout ID utilisateur qui n’est pas membre du compte de l’ID utilisateur expéditeur.
- Si l’adresse e-mail du participant n’est pas répertoriée dans la liste Utilisateur du compte, le participant est externe par définition.
Principe de la visibilité des documents
Les règles LDV peut être activées au niveau des comptes et des groupes.
Les règles LDV présentent uniquement le contenu du fichier qui a été explicitement attribué à un destinataire donné.
Le contenu du fichier est affecté à un destinataire en ajoutant au moins un champ attribué à ce destinataire.
- La LDV est basée sur le fichier, pas sur la page. Si un fichier comporte 40 pages et qu’un champ est attribué au destinataire sur une page, le destinataire peut voir les 40 pages du fichier.
- Si le fichier ne contient aucun champ pour le destinataire, l’intégralité du fichier est exclue de la vue de ce destinataire.
- S’il existe quatre fichiers et que le destinataire doit afficher les quatre, au moins un champ doit être appliqué à l’une des pages de chaque fichier.
- Si un contrôle au niveau de la page est requis, le fichier doit être divisé en fichiers individuels, chacun contenant une page.
Dans l’exemple de droite, un accord comporte deux signataires et deux documents.
Le signataire 1 voit les deux documents, car un champ lui est attribué dans les deux documents (Champ 1 et Champ 2).
Le signataire 2 ne verra que le Document 2, car il n’a pas de champ attribué dans le Document 1.
- Le Document 2 est visible car le Champ 3 est attribué au Signataire 2.
Remarque :
les règles de LDV requièrent deux conditions préalables :
- Il doit y avoir plusieurs destinataires.
- Les destinataires incluent tout utilisateur ajouté au processus de signature/d’approbation.
- Les personnes en copie ne sont pas des destinataires.
- Plusieurs fichiers doivent être ajoutés à l’accord.
- Les fichiers sont des pièces jointes utilisées pour créer l’accord (.doc, .xls, .pdf, .png, etc.).
Si l’une des conditions ci-dessus n’est pas vérifiée, les règles LDV sont suspendues pour cet accord.
Les signataires ne verront que des fichiers contenant une signature, des initiales ou des champs d’entrée de données qui leur ont été attribués est la commande racine, qui active l’expérience LDV et l’ensemble des commandes subordonnées. Si cette commande est désactivée, la fonctionnalité LDV dans son ensemble est désactivée dans l’expérience du destinataire.
Tous les destinataires et les personnes en copie voient tous les fichiers en permanence.
|
|
Pendant le processus de signature |
Une fois l’accord terminé |
|---|---|---|
|
Expéditeur |
Tous les documents |
Tous les documents |
|
Destinataire interne |
Tous les documents |
Tous les documents |
|
Destinataire externe |
Tous les documents |
Tous les documents |
|
Personne interne en copie |
Tous les documents |
Tous les documents |
|
Personne externe en copie |
Tous les documents |
Tous les documents |
|
Destinataire des archives externes |
s.o. |
Tous les documents |
Après avoir activé la commande LDV racine, il existe trois configurations supplémentaires pour contrôler la visibilité en fonction de votre expérience préférée :
Lorsque l’option Les signataires ne verront que des fichiers contenant une signature, des initiales ou des champs d’entrée de données qui leur sont attribués est activée :
- L’expéditeur peut voir l’ensemble du contenu du fichier en permanence.
- Les destinataires ne peuvent voir que les fichiers dans lesquels ils sont explicitement inclus pendant la signature et une fois l’accord terminé.
- Les personnes en copie ne voient aucun contenu de fichier.
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Participant |
Pendant la signature |
Accord terminé |
|---|---|---|
|
Expéditeur |
Tous les documents |
Tous les documents |
|
Destinataire interne |
Documents attribués |
Documents attribués |
|
Destinataire externe |
Documents attribués |
Documents attribués |
|
Personne interne en copie |
Aucun |
Aucun |
|
Personne externe en copie |
Aucun |
Aucun |
|
Destinataire des archives externes |
s.o. |
Tous les documents |
Lorsque l’option Les signataires et les personnes en copie de mon compte verront tous les fichiers est activée :
- Tous les ID utilisateur internes (associés à l’utilisateur expéditeur) peuvent voir l’ensemble du contenu du fichier.
- Les destinataires externes ne voient que le contenu des fichiers qui leur sont attribués, pendant la signature et une fois l’accord terminé.
- Les personnes externes en copie ne voient aucun contenu de fichier.
|
Participant |
Pendant la signature |
Accord terminé |
|---|---|---|
|
Expéditeur |
Tous les documents |
Tous les documents |
|
Destinataire interne |
Tous les documents |
Tous les documents |
|
Destinataire externe |
Documents attribués |
Documents attribués |
|
Personne interne en copie |
Tous les documents |
Tous les documents |
|
Personne externe en copie |
Aucun |
Aucun |
|
Destinataire des archives externes |
s.o. |
Tous les documents |
Lorsque l’option Les signataires et les personnes en copie verront tous les fichiers lors de la réception de l’accord signé est activée :
- Les destinataires ne voient que le contenu de fichier qui leur est attribué pendant le processus de signature.
- Les personnes en copie ne voient aucun contenu de fichier pendant le processus de signature.
Une fois l’accord terminé, tous les destinataires et les personnes en copie peuvent voir l’ensemble du contenu de fichier.
|
Participant |
Pendant la signature |
Accord terminé |
|---|---|---|
|
Expéditeur |
Tous les documents |
Tous les documents |
|
Destinataire interne |
Documents attribués |
Tous les documents |
|
Destinataire externe |
Documents attribués |
Tous les documents |
|
Personne interne en copie |
Aucun |
Tous les documents |
|
Personne externe en copie |
Aucun |
Tous les documents |
|
Destinataire des archives externes |
s.o. |
Tous les documents |
Cette configuration active les règles de LDV et permet à tous les ID utilisateur internes (associés à l’expéditeur) d’afficher l’ensemble du contenu du fichier pendant le cycle de signature.
Une fois l’accord terminé, tous les utilisateurs peuvent afficher l’ensemble du contenu du fichier.
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Participant |
Pendant la signature |
Accord terminé |
|---|---|---|
|
Expéditeur |
Tous les documents |
Tous les documents |
|
Destinataire interne |
Tous les documents |
Tous les documents |
|
Destinataire externe |
Documents attribués |
Tous les documents |
|
Personne interne en copie |
Tous les documents |
Tous les documents |
|
Personne externe en copie |
Aucun |
Tous les documents |
|
Destinataire des archives externes |
s.o. |
Tous les documents |
Si vous envisagez d’accepter des signatures manuscrites, activez cette option, mais sachez que les règles de LDV ne s’appliquent pas lorsqu’une signature manuscrite est impliquée.
Dans tous les cas, lorsqu’une signature manuscrite est impliquée, les règles de LDV sont suspendues pour cet accord.
|
Participant |
Pendant la signature |
Accord terminé |
|---|---|---|
|
Expéditeur |
Tous les documents |
Tous les documents |
|
Destinataire interne |
Tous les documents |
Tous les documents |
|
Destinataire externe |
Tous les documents |
Tous les documents |
|
Personne interne en copie |
Tous les documents |
Tous les documents |
|
Personne externe en copie |
Tous les documents |
Tous les documents |
|
Destinataire des archives externes |
s.o. |
Tous les documents |
Utilisation de la LDV avec l’API REST v6
L’expéditeur peut utiliser l’API REST v6 pour accorder explicitement la visibilité des documents.
Les appels de l’API REST v6 ignorent tous les paramètres de visibilité des documents dans l’interface utilisateur, car l’appel de l’API remplace les paramètres de niveau compte/groupe.
Le seul comportement de report est le suivant : lorsque l’expéditeur spécifie un champ de formulaire pour un destinataire donné, il doit spécifier un libellé de document.
Le point de terminaison POST /agreements de l’API REST v6 possède trois paramètres qui peuvent être utilisés pour contrôler les comportements de visibilité des documents.
AgreementInfo
|
Nom du paramètre |
Type |
Obligatoire |
Description |
|---|---|---|---|
|
documentVisibilityEnabled |
Booléen |
Non |
Paramètre de visibilité du document facultatif pour l’accord. Ce paramètre doit être spécifié et défini sur true pour activer la visibilité du document. |
ParticipantSetInfo
|
Nom du paramètre |
Type |
Obligatoire |
Description |
|---|---|---|---|
|
visiblePages |
Chaîne[] |
Non |
Liste de FileInfo.label qui doit être visible pour les participants de cet ensemble. |
CcInfo
|
Nom du paramètre |
Type |
Obligatoire |
Description |
|---|---|---|---|
|
visiblePages |
Chaîne[] |
Non |
Liste de FileInfo.label qui doit être visible pour les participants en copie. |
Code d’état HTTP
|
Code d’état HTTP |
Motif |
Description |
|---|---|---|
|
400 |
INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL |
Au moins une des étiquettes de page visibles dans l’ensemble de participants n’est pas valide. |
|
400 |
INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL |
Au moins une des étiquettes de page visibles dans CC n’est pas valide. |
|
403 |
DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED |
L’activation de la visibilité du document est définie sur false. Par conséquent, l’index d’informations de fichier ne peut pas être spécifié pour un ensemble de participants ou de personnes en copie. |
Le point de terminaison GET /agreements/{agreementId} de l’API REST v6 peut être utilisé pour récupérer la relation entre les participants et les documents.
AgreementInfo
|
Nom du paramètre |
Type |
Description |
|---|---|---|
|
documentVisibilityEnabled |
Booléen |
Si la valeur est true, la visibilité du document est activée pour cet accord. |
ParticipantSetInfo
|
Nom du paramètre |
Objet REST |
Description |
|---|---|---|
|
visiblePages |
Chaîne[] |
Liste de FileInfo.label qui doit être visible pour les participants de cet ensemble. |
CcInfo
|
Nom du paramètre |
Objet REST |
Description |
|---|---|---|
|
visiblePages |
Chaîne[] |
Liste de FileInfo.label qui doit être visible pour les participants en copie. |
Si GET /agreements/{agreementId} signale l’état ANNULÉ, une ou plusieurs valeurs de paramètres de visibilité de document ne sont peut-être pas valides.
Utilisez GET /agreements/{agreementId}/events pour connaître le motif de l’échec.
|
Message d’erreur |
Condition |
|---|---|
|
fileInfoIndex <index FileInfo> est manquant dans l’un des participantsSets contenant <e-mail du participant> |
<libellé> doit être spécifié en tant que visiblePages pour le participant <e-mail du participant> |
L’échec ci-dessus est consigné avec la valeur Event.type de AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM et Event.comment.
La visibilité de document limitée et les certificats de signature numérique sont incompatibles.
Lorsque la LDV est activée, l’objet de signature numérique est supprimé de l’environnement de création intégré.
Si un accord avec un champ de signature numérique est envoyé avec des règles de LDV activées, une erreur est déclenchée :
Le champ de signature numérique <nom du champ> n’est pas pris en charge en raison de la fonctionnalité de visibilité de document limitée.
Si l’ID utilisateur peut afficher le fichier contenant le champ de pièce jointe, il peut également afficher le contenu de la pièce jointe.
Le remplacement d’un destinataire fonctionne de la manière habituelle, avec une exception :
- L’expéditeur de l’accord ne peut pas se remplacer lorsqu’il est un destinataire répertorié avec un rôle non signataire et que l’option Les signataires et les personnes en copie de mon compte verront tous les fichiers est désactivée.
Si l’option Les signataires et les personnes en copie de mon compte verront tous les fichiers est activée :
- Les destinataires internes peuvent uniquement déléguer à un autre utilisateur interne.
- Les destinataires externes ne peuvent pas déléguer à un utilisateur interne.
- Toute tentative de ce type génère l’erreur suivante : « L’administrateur de votre compte n’autorise pas la délégation à cette personne ».
Les fichiers et les champs peuvent être modifiés (à l’aide de la fonction Modifier l’accord) tant que l’accord n’a pas été consulté par un participant.
La LDV est indépendante du rôle.
Si vous avez un destinataire non-signataire, ce destinataire doit avoir au moins un champ placé sur chaque fichier auquel vous souhaitez qu’il ait accès.
Si aucun fichier n’est visible pour un destinataire (car aucun champ n’est placé), une erreur est déclenchée :
Aucun document n’est visible pour le participant <e-mail> (<rôle du participant>)
L’accord Envoyer en masse fonctionne de la même manière que les autres accords.
Lorsqu’un accord est envoyé, chaque destinataire ayant un rôle de signataire doit avoir au moins un champ de signature obligatoire (non facultatif ou conditionnel).
Si un ou plusieurs signataires n’ont pas de champ de signature obligatoire, une page supplémentaire est ajoutée à la fin de l’accord et un bloc de signature pour chaque signataire est ajouté (tous les signataires voient cette dernière page).
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