Adobe Sign til SharePoint Online-installationspakken er tilgængelig for Enterprise-konti, der er interesseret i at installere Adobe Sign-løsningen. Før installation skal du kontakte din Success Manager for at sikre, at kontoen er etableret i den korrekte kanal, så den nødvendige API funktionalitet virker.

Oversigt

Adobe Sign-integrationen til Microsoft SharePoint er en integreret løsning til at oprette, sende, tracke og administrere elektroniske signaturer.

Denne dokumentation og den installationspakke, som den henviserforventes,er udviklet til Microsoft SharePoint Online-multilejer (generelt henvist til som "SharePoint" i denne vejledning).

Løsningen er udviklet som et tilføjelsesprogram til SharePoint og indeholder:

  • Send en aftale fra et hvilket som helst SharePoint-dokumentbibliotek eller -liste til underskrivelse.
  • Mulighed for at sende dokumenter til en enkelt modtager eller en gruppe af modtagere fra et dokumentbibliotek eller brugerdefinerede SharePoint-lister.
  • Tilknyt data fra SharePoint-lister samt fra et dokumentbibliotek til dokumenter ved at flette tilknytninger, når dokumenter sendes til underskrivelse.
  • Tilknyt data fra formularfelter i underskrevne aftaler til tekstkolonner i både SharePoint-lister og et dokumentbibliotek via datatilknytning, når dokumentet er blevet underskrevet, og dets status enten er automatisk eller manuelt opdateret via siden Aftalestatus
  • Arkivering af alle underskrevne aftaler i SharePoint.
  • Mulighed for at tilføje siden Administrer i Adobe Sign som en SharePoint-webdel, der kan bruges af SharePoint-brugere til at tracke og opdatere aftaler.


Krav

For at konfigurere løsningen SKAL du både være en SharePoint-webstedsadministrator og en Adobe Sign-kontoadministrator. Hvis du ikke er Adobe Sign-kontoadministrator, skal du arbejde med ham/hende for at konfigurere integrationen. 

Adobe Sign-løsningen kan kun installeres og konfigureres af en administrator på et Microsoft SharePoint-websted. Se i SharePoint-dokumentationen og din organisations SharePoint-websted eller en lejeradministrator for at få flere systemtilladelser, der muligvis kræves for at installere SharePoint-webstedsløsninger.

I Microsoft Office 365-lejeren skal fornavn, efternavn og arbejdsmail indstilles for alle de SharePoint-brugere, der ønsker adgang til Adobe Sign-tilføjelsesprogrammet på deres SharePoint-websteder.

Alle brugere af Adobe Sign-løsningen skal være til stede i SharePoint-webstedets standardgruppe med medlemmer eller ejere. Alle Adobe Sign-brugere skal som minimum have redigeringstilladelser på webstedet.


Understøttede browsere

Chrome, Firefox og Safari er alle understøttet.

Internet Explorer 11 og senere (inkl. Edge)

For at SharePoint-tilføjelsesprogrammer kan virke, kræves der nogen konfiguration af Pålidelige websteder i Internet Explorer/Edge.  Internet Explorer 10 og ældre er ikke understøttet.

IE 11/Edge-brugere skal desuden eksplicit redigere deres indstillinger for Pålidelige websteder, så de inkluderer følgende webadresser:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Sådan redigeres Pålidelige websteder:

1. Åbn IE 11.

► Edge-brugere skal trykke på Windows + S.

2. Klik på Funktioner (tandhjulet), og vælg Internetindstillinger.

► Edge-brugere skal skrive Internetindstillinger og trykke på Enter.

IE11 Options

3. Menuen Internetindstillinger åbnes. Vælg fanen Sikkerhed.

4. Klik på ikonet Pålidelige websteder.

5. Klik på knappen Websteder.

6. Skriv en af webadresserne ovenfor, og klik på Tilføj.

7. Gentag for hver webadresse ovenfor.

8. Luk menuen Internetindstillinger, når du er færdig.

Trusted Sites HelpX


Installation

Bemærk:

Det anbefales ikke at lave en batchinstallation af tilføjelsesprogrammet Adobe Sign for SharePoint Online på flere steder via installation baseret på lejere, hvilket skyldes følgende begrænsninger.

Sådan installerer du onlineversionen af Adobe Sign til SharePoint-pakken:

1. Godkend til webstedet.

2. Naviger til: Webstedsindhold > Ny > App.

Nav to App

 

3. Klik på SharePoint Store.

SharePoint Store

 

4. Søg efter Adobe Sign i søgefeltet Find en app (øverst til højre på siden).

5. Klik én gang på Adobe Sign-ikonet for at vælge den i søgeresultaterne.

AS in Store-rebranded

 

6. Klik på knappen Tilføj for at starte den automatiske installation.

Appen installeres på et par minutter.


Konfiguration – kræves

Når programmet er installeret, er der kun to trin tilbage, før du kan sende aftaler:

  • Giv brugeradgang til tilføjelsesprogrammet
  • Opret forbindelse til Adobe Sign


Føj brugere til webstedets standardgruppe med medlemmer eller ejere

Brugere af Adobe Sign-løsningen skal føjes til enten webstedets standardgruppe med ejere eller medlemmer, og de skal som minimum have redigeringstilladelser.

Synlighed i Adobe Sign-grænsefladen baseres på brugerautoritet:

  • Grænsefladen for Adobe Sign-administratorer vises for brugeren, når: 
    • Brugeren er synlig i AssociatedOwnerGroup
  • Standardgrænsefladen for Adobe Sign-brugeren vises, når: 
    • Brugeren er til stedet i AssociatedMemberGroup

Løsningen virker ikke for brugere, der kun er i gruppen for besøgende.

Bemærk:

Webstedsadministratoren skal tilføje sig selv, som en normal bruger, til én af (eller begge) webstedsgrupper med specifikke tilladelser. Webstedsadministratoren bør aktivere nedenstående tilladelser for deresbrugerafhængigt af den gruppe, de føjes til:

  • <SITE_COLLECTION_NAME> Medlemmer → Aktivér Rediger
  • <SITE_COLLECTION_NAME> Ejere → Aktivér Fuld kontrol

 

De tilknyttede grupper kan have forskellige navne. 

En bruger med Fuld kontrol på et givent SharePoint Online-websted kan gennemgå sine standardgrupper ved at gå til https://[tenantname].sharepoint.com/sites/[sitename]/_layouts/permsetup.aspx.

[sitename] kan være strengen af tegn for et websted på topniveau eller et indlejret underwebsted.

Site Collection Admin Group Permissions
SetDefaultgroups

Forsigtig:

Når brugere føjes til grupperne, kan der være flere minutters forsinkelse, før Microsoft-serverne er korrekt synkroniseret.  Dette påvirker ikke yderligere konfiguration, men brugertest/-forbrug bør suspenderes i dette tidsvindue.


Opret et tillidsforhold til Adobe Sign

Adobe Sign etablerer en OAuth-forbindelse med dit SharePoint-miljø for at sikre, at alle brugere nemt kan bruge programmet.

For at etablere forholdet skal du være kontoadministrator i Adobe Sign-programmet og på SharePoint.  Det anbefales at bruge en rigtig mailadresse (f.eks.: AdobeSignAdmin@MyDomain.com) for at reducere risikoen for, at administratorkontoen bliver gjort inaktiv af den ene eller anden grund.

Sådan oprettes OAuth-forbindelsen:

1. Gå til siden Adobe Sign Indstillinger.

2. Klik på linket Log på Adobe Sign.

3. Vælg det omfang, som du vil installere Adobe Sign:

► Kæd dette SharePoint-websted sammen med en Adobe Sign-konto (lokalt omfang - til administratoren af SharePoint-webstedet)

• Denne funktion knytter tilføjelsesprogrammet til en Adobe Sign-konto på det aktuelle SharePoint-webstedsniveau

enable_oauth_-_newsiteinstall

1. Godkend via Adobe Sign med din administratorbrugers loginoplysninger

2. Klik på Giv adgang for at godkende den pålidelige relation mellem Adobe Sign og SharePoint

○ En "fuldført"-besked vises kort, når forbindelsen er oprettet

 

local_auth
local_approve_access

Når du er blevet godkendt på webstedsniveauet, ser du mailen og navnet på den bruger, der er blevet godkendt til Adobe Sign, over de to links.

  • Linkets tekst ændres for at angive, at du kan kæde dit SharePoint-websted sammen med en anden Adobe Sign-konto
local_logged_in

► Kæd din SharePoint-lejer sammen med en Adobe Sign-konto (globalt omfang - gælder kun administrator af O365-lejere)

• Der kræves intet repetitivt OAuth-login hos Adobe Sign for udvidelsesforekomster, der er tilknyttet i det globale omfang

• Adobe Sign OAuth, der er udført på enhver enkelt udvidelsesforekomst i det globale omfang, indstiller Sign-tilknytningen til alle andre installerede forekomster, der er tilknyttet i det globale omfang

○ OAuth skal udføres på mindst én udvidelse med globalt omfang

• Enhver nyligt installeret udvidelsesforekomst knyttes automatisk til den Adobe Sign-konto, der er tilgængelig i det globale omfang

enable_oauth_-_newtenantinstall

En bekræftelsesdialogboks vises. Den angiver, at du er ved at kæde din lejer sammen med din Adobe Sign-konto. Dette kræver Microsoft Office 365-administratorlogin.

  • Klik på Fortsæt.
tenant_challenge

1. Godkend via SharePoint med din administratorbrugers loginoplysninger

2. Klik på Acceptér for at godkende adgang til SharePoint-ressourcerne

1_tenant_auth1
2_tenant_approveaccess

3. Godkend via Adobe Sign med din administratorbrugers loginoplysninger

4. Klik på Giv adgang for at godkende den pålidelige relation mellem Adobe Sign og SharePoint

○ En "fuldført"-besked vises kort, når forbindelsen er oprettet

 

3_tenant_auth2
4_tenant_approveaccess2

Når du er blevet godkendt på lejerniveau, ser du mailen og navnet på den bruger, der er blevet godkendt til Adobe Sign, over de to links sammen med en påstand om, at kontoen er blevet "konfigureret til din SharePoint-lejer af din administrator af Office 365-lejere."

  • Linkets tekst ændres for at angive, at du kan kæde din SharePoint-lejer sammen med en anden Adobe Sign-konto
configured_account-tenantlevel

Bemærk:

Hvis din SharePoint-installation har flere websteder, er det muligt, at ét eller flere websteder kan godkendes på webstedsniveauet, men der kan også findes en godkendelse på lejerniveau.

Hvis begge typer godkendelser findes, og det websted, du konfigurerer, er godkendt på webstedsniveauet, vises et link, der kan fremme godkendelsen på lejerniveauet.

switch_from_sitetotenant


Konfiguration – valgfri

Selvom de følgende valgfrie konfigurationer ikke kræves, kan de i høj grad forbedre den værdi, som Adobe Sign giver.

Lager til underskrevne dokumenter

Som administrator kan du definere en global mappe, hvor alle fuldførte aftaler gemmes for hele webstedet. Denne konfigureres på siden Adobe Sign-kontoindstillinger.

Når en global lagermappe er defineret, gemmes alle underskrevne aftaler og revisionsspor-PDF-filer automatisk i den globale lagermappe. Dette omfatter aftaler, der er sendt fra dokumentbiblioteker såvel som lister.

signed_folder

Hvis der ikke er indstillet en global lagermappe på siden Adobe Sign-kontoindstillinger, oprettes der automatisk en ny mappe kaldet Underskrevne aftaler i dokumentbiblioteket, hvorfra aftalen blev oprettet/sendt. Alle fuldførte aftaler, der sendes fra samme bibliotek, får returneret de fuldførte PDF'er til den samme mappe med underskrevne aftaler.

Default folder

 

Aftaler, der sendes fra lister, vedhæftes til listeelementet (som vedhæftede filer), hvis der ikke identificeres en global standardfil.

List Attachments

Revisionsspor

Adobe Sign returnerer som standard kun den underskrevne PDF-aftale.  Men hvis du aktiverer Gem revisionsspor sammen med underskrevet aftale, returneres der en sekundær PDF, der indeholder det fulde revisionsspor til aftalen.

document_storage1

Skabelontilknytning

Adobe Sign støtter idéen om relaterede data mellem SharePoint-lister og formularfelter i aftaler.

Ved at bruge workflows og tilknytte listefelterne til formularfelterne kan du automatisk forudfylde dokumenter, før de sendes. Dette reducerer den tid, afsendere og/eller underskrivere bruger på at udfylde formularen, og reducerer risikoen for forkert indtastede data.

Omvendt kan du også oprette en tilknytning, der udtrækker formularfeltdata fra en underskrevet aftale, for at udfylde en SharePoint-liste.

En hurtig bemærkning om formularer og "teksttags"

En vellykket tilknytning kræver, at du har foroprettede formularer med definerede feltnavne, så du på logisk vis kan relatere Liste-feltet til Adobe Sign-formularfeltet. 

En simpel formular vises nedenfor. Felterne defineres af den krøllede parentes på hver side (definition af feltets bredde) og feltnavnet (strengen af tegn mellem de krøllede parenteser). Denne tekstbaserede syntaks har fællesbetegnelsen "teksttags".

Data Mapping Example Form

Teksttags kan inkludere flere argumenter ud over navneværdien, inkl. valideringer, beregningerogregulære udtryk. Der findes en grundig forklaring af formularoprettelse her, som i høj grad kan forbedre kvaliteten af data, du indhenter under signaturprocessen.

PDF-formularer kan også oprettes med Acrobat.

Oprettelsesmiljøet i Adobe Sign kan også bruges til at oprette formularer, hvis du giver brugere mulighed for at vedhæfte dokumenter, der er gemt i Adobe Sign-biblioteket.

 

Tilknytning af felter

Lige så snart du har defineret listen og formularen, er det nemt og hurtigt at relatere liste- og formularfeltnavne.  

Bemærk:

Følgende typer af SharePoint-kolonner understøttes: enkelt tekstlinje, tal, valg ("alternativknapper"), flere tekstlinjer, ja/nej (afkrydsningsfelt). 

SharePoint-kolonnetype Sign-teksttag Prøvetags i et dokument
Enkelt tekstlinje Tekst {{text}}
Tal Tekst {{number:num}}
Valg ("alternativknapper") Alternativknapper {{(Red)Color_es_:signer1}}
Flere tekstlinjer Tekst på flere linjer {{largeField2_es_:signer1:multiline(5)}}
Ja/nej (afkrydsningsfelt) Afkrydsningsfelt {{ck_es_:checkbox:label("Jeg accepterer.")}}

Sådan oprettes en tilknytningsliste:

1. Gå til siden Adobe Sign Indstillinger.

2. Klik på fanen Skabelontilknytninger.

3. Vælg, hvilken tilknytning du vil definere:

► Tilknytning fra SharePoint til aftale – forudfyld felter fra en liste.

► Tilknytning fra aftale til SharePoint – indsaml feltoplysninger fra fuldførte aftaler.

Bemærk! Hver tilknytning er adskilt. Hvis du vil oprette en proces, hvor du indlæser en formular med listeoplysninger, og ønsker at tillade, at opdateret indhold skubbes tilbage til listen, når aftalen er fuldført, skal du oprette begge skabeloner.

4. Vælg den liste, du vil bruge til tilknytningen.

mapping_-_selecttempalate

 

Siden opdateres for at vise den valgte liste i et rullefelt, et plusikon til at indsætte nye rækker af parringer og to nye feltoverskrifter:

○ SharePoint-felt – listefeltets navn

○ Aftalefelt – formularfeltets navn

template_mappingfields2

 

5. Klik på plusikonet nederst på feltparrene for at åbne en ny feltparring.

Når du har klikket, vises to nye felter. Et rullefelt med alle SharePoint-listefelterne og et tekstfelt til aftalefeltets navn.

6. Vælg feltnavnet til SharePoint-feltet på rullelisten.

7. Skriv det navn til aftalefeltet, som du vil oprette tilknytningen med.

8. Gentag trin 6 og 7 for alle de felter, der skal parres.

Hver parring af feltnavn skal konfigureres eksplicit.  Hvis du vil slette en parring, skal du klikke på papirkurven yderst til højre på rækken.

9. Når alle feltparringerne er blevet defineret, skal du klikke på knappen Gem.

Skabelontilknytninger er permanent og gælder alle aftaler, der sendes via det dokument eller den liste, som tilknytningen er relateret til. Efter at have oprettet skabelonen kan en administrator gå tilbage til funktionen Skabelontilknytninger, vælge et dokument eller en liste og se de eksisterende tilknyttede relationer. Administratoren kan også frit redigere, tilføje eller slette enkelte relationspar.

Hvis en administrator ønsker at fjerne alle de rækker med skabelontilknytninger der er defineret på et biblioteksdokument eller en SharePoint-liste med et enkelt klik, kan det gøres ved at klikke på knappen Fjern forrige tilknytning.  Slettede rækker med tilknytninger kan ikke genoprettes og vil i stedet skulle oprettes på ny.

Dette arbejde har licens under en Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Opslag på Twitter™ og Facebook er ikke omfattet af vilkårene for Creative Commons.

Juridiske meddelelser   |   Politik for beskyttelse af personlige oplysninger online