Adobe Sign til SharePoint Online-installationspakken er tilgængelig for Enterprise-konti, der er interesseret i at installere Adobe Sign-løsningen. Før installation skal du kontakte din Success Manager for at sikre, at kontoen er etableret i den korrekte kanal, så den nødvendige API-funktionalitet virker.

Oversigt

Adobe Sign-integrationen til Microsoft SharePoint er en integreret løsning til at oprette, sende, tracke og administrere elektroniske signaturer.

Denne dokumentation og den installationspakke, som den henviserforventes,er udviklet til Microsoft SharePoint Online-multilejer (generelt henvist til som "SharePoint" i denne vejledning).

Løsningen er udviklet som et tilføjelsesprogram til SharePoint og indeholder:

  • Send en aftale fra et hvilket som helst SharePoint-dokumentbibliotek eller -liste til underskrivelse
  • Mulighed for at sende dokumenter til en enkelt modtager eller en gruppe af modtagere fra et dokumentbibliotek eller brugerdefinerede SharePoint-lister
  • Tilknyt data fra SharePoint-lister samt fra et dokumentbibliotek til dokumenter ved at flette tilknytninger, når dokumenter sendes til underskrivelse
  • Tilknyt data fra formularfelter i underskrevne aftaler til tekstkolonner i både SharePoint-lister og et dokumentbibliotek via datatilknytning, når dokumentet er blevet underskrevet, og dets status enten er automatisk eller manuelt opdateret via siden Aftalestatus
  • Brug Adobe Sign-webformularer for at indsamle data og automatisk sende de data til designerede felter i SharePoint-lister.
  • Arkivering af alle underskrevne aftaler i SharePoint
  • Mulighed for at tilføje siden Administrer i Adobe Sign som en SharePoint-webdel, der kan bruges af SharePoint-brugere til at tracke og opdatere aftaler


Krav

For at konfigurere løsningen SKAL du både være en SharePoint-webstedsadministrator og en Adobe Sign-kontoadministrator. Hvis du ikke er Adobe Sign-kontoadministrator, skal du arbejde med ham/hende for at konfigurere integrationen. 

Adobe Sign-løsningen kan kun installeres og konfigureres af en administrator på et Microsoft SharePoint-websted. Se i SharePoint-dokumentationen og din organisations SharePoint-websted eller en lejeradministrator for at få flere systemtilladelser, der muligvis kræves for at installere SharePoint-webstedsløsninger.

I Microsoft Office 365-lejeren skal fornavn, efternavn og arbejdsmail indstilles for alle de SharePoint-brugere, der ønsker adgang til Adobe Sign-tilføjelsesprogrammet på deres SharePoint-websteder.

Alle brugere af Adobe Sign-løsningen skal være til stede i SharePoint-webstedets standardgruppe med medlemmer eller ejere. Alle Adobe Sign-brugere skal som minimum have redigeringstilladelser på webstedet.


Understøttede browsere

Chrome, Firefox og Safari er alle understøttet

Internet Explorer 11 og senere (inkl. Edge)

For at SharePoint-tilføjelsesprogrammer kan virke, kræves der nogen konfiguration af Pålidelige websteder i Internet Explorer/Edge. Internet Explorer 10 og ældre er ikke understøttet.

IE 11/Edge-brugere skal desuden eksplicit redigere deres indstillinger for Pålidelige websteder, så de inkluderer følgende webadresser:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Sådan redigeres Pålidelige websteder:

1. Åbn IE 11

► Edge-brugere skal trykke på Windows + S.

2. Klik på Funktioner (tandhjulet), og vælg Internetindstillinger.

► Edge-brugere skal skrive Internetindstillinger og trykke på Enter.

IE11 Options

3. Menuen Internetindstillinger åbnes. Vælg fanen Sikkerhed.

4. Klik på ikonet Pålidelige websteder.

5. Klik på knappen Websteder.

6. Skriv en af webadresserne ovenfor, og klik på Tilføj.

7. Gentag for hver webadresse ovenfor

8. Luk menuen Internetindstillinger, når du er færdig.

Trusted Sites HelpX


Opgradering fra v1.x

Adobe Sign til SharePoint v2.0 kræver, at flere tilladelser godkendes via OAuth (tilladelser til webhooks og webformularer).

Kunder, der opgraderer fra v1.x skal opdatere deres OAuth-legitimationsoplysninger for at få adgang til disse nye tilladelser:

1. Opdater Adobe Sign-udvidelsen til 2.x-pakken

2. Opdater forbindelsen til Adobe Sign:

Den person, der både er Office-lejeradministrator og en Adobe Sign-kontoadministrator, skal åbne indstillingssiden for SharePoints Sign-integrationslejer. 

  • Åbn integrationsindstillingerne
  • I panelet "Forbind Adobe Sign":
    • Klik på knappen Opdater (ved siden af Opdater din Office 365-lejerforbindelse)
    • Log på med de samme legitimationsoplysninger som før 
      • Den mailadresse, der bruges til den originale forbindelse, vises i det første afsnit
  • Luk indstillingerne ved at gå tilbage til SharePoint eller opdatere vinduet

Alle websteder i lejeren, som benytter lejerforbindelsen, bør nu kunne bruge webformularfunktioner  

Bemærk:

Det er vigtigt at lukke eller opdatere indstillingsfanen, selv hvis du straks vil konfigurere webformulartilknytninger efter ny godkendelse med Adobe Sign.

Hvis indstillingsvinduet ikke opdateres, udløses der fejl på webformularfanen, indtil det opdateres.

Hvis SharePoint-administratoren og Adobe Sign-kontoadministratoren er forskellige personer, skal begge samarbejde om at konfigurere løsningen.

For hvert websted, der anvender integrationen, skal den person, der både er SharePoint-administrator og Adobe Sign-administrator for det bestemte websted, opdatere webstedsforbindelsen for det websted:

  • Åbn integrationsindstillingerne
  • I panelet Forbind Adobe Sign:
    • Klik på knappen Opdater ved siden af Opdater din SharePoint-webstedsforbindelse
    • Log på med de samme legitimationsoplysninger som før
      • Den mailadresse, der bruges til den originale forbindelse, vises i det første afsnit
  • Luk indstillingerne ved at gå tilbage til SharePoint eller opdatere vinduet

Når det er gjort, bør brugere af det bestemte websted kunne bruge webformularfunktioner

Bemærk:

Det er vigtigt at lukke eller opdatere indstillingsfanen, selv hvis du straks vil konfigurere webformulartilknytninger efter ny godkendelse med Adobe Sign.

Hvis indstillingsvinduet ikke opdateres, udløses der fejl på webformularfanen, indtil det opdateres.

Hvis SharePoint-administratoren og Adobe Sign-kontoadministratoren er forskellige personer, skal begge samarbejde om at konfigurere løsningen.


Installation

Bemærk:

Det anbefales ikke at lave en batchinstallation af tilføjelsesprogrammet Adobe Sign for SharePoint Online på flere steder via installation baseret på lejere, hvilket skyldes følgende begrænsninger.

Sådan installerer du onlineversionen af Adobe Sign til SharePoint-pakken:

1. Godkend til webstedet.

2. Gå til: Webstedsindhold > Ny > App.

Nav to App

 

3. Klik på SharePoint Store.

SharePoint Store

 

4. Søg efter Adobe Sign i søgefeltet Find en app (øverst til højre på siden).

5. Klik én gang på Adobe Sign-ikonet for at vælge den i søgeresultaterne.

Adobe Sign i Store

 

6. Klik på knappen Tilføj for at starte den automatiske installation.

Appen installeres på et par minutter.

Bemærk:

Når pakken er installeret, kan du gå til siden Adobe Sign Indstillinger og bruge links til både denne administrator-/konfigurationsvejledning samt brugervejledningen og andre Adobe Sign-ressourcer.

Lær og support


Konfiguration – kræves

Når programmet er installeret, er der kun to trin tilbage, før du kan sende aftaler:

  1. Opret forbindelse til Adobe Sign med OAuth
  2. Giv SharePoint-brugertilladelser


Opret forbindelse til Adobe Sign med OAuth

Adobe Sign etablerer en OAuth-forbindelse med dit SharePoint-miljø for at sikre, at alle brugere nemt kan bruge programmet.

Bemærk:

For at etablere relationen skal du bruge en kontoadministrator i Adobe Sign-programmet samt på SharePoint. 

Det anbefales at bruge en rigtig mailadresse (f.eks.: AdobeSignAdmin@MyDomain.com) for at reducere risikoen for, at administratorkontoen bliver gjort inaktiv af den ene eller anden grund.

Sådan oprettes OAuth-forbindelsen:

1. Gå til siden Adobe Sign Indstillinger

2. Klik på fanen Forbind Adobe Sign

3. Vælg det omfang, som du vil installere Adobe Sign:

► Etabler SharePoint-webstedsforbindelse (webstedsniveau – for SharePoint-webstedets administrator)

• Denne funktion forbinder tilføjelsesprogrammet til en Adobe Sign-konto på det aktuelle SharePoint-webstedsniveau

Opret forbindelse til Adobe Sign

1. Godkend via Adobe Sign med din administratorbrugers loginoplysninger

2. Klik på Giv adgang for at godkende den pålidelige relation mellem Adobe Sign og SharePoint

○ En "fuldført"-besked vises kort, når forbindelsen er oprettet

 

Lokal Auth
OAuth

Når du er blevet godkendt på webstedsniveauet, ser du mailen og navnet på den bruger, der er blevet godkendt til Adobe Sign, over de to links.

  • Du har to muligheder for at opdatere denne forbindelse: 
    • Opdater til en anden Adobe Sign-konto på webstedsniveauet (for SharePoint-webstedsadministrator) 
    • Skift til O365-forbindelse på lejerniveau (for O365-administrator: Se nedenstående oplysninger).
Opdater forbindelse til Adobe Sign

►Forbind din SharePoint-lejer til en Adobe Sign-konto (lejeromfang – gælder kun administrator af O365-lejere)

• Der kræves intet repetitivt OAuth-login hos Adobe Sign for tilføjelsesprogramforekomster, der er forbundet i lejeromfang

• Adobe Sign OAuth, der er udført på enhver enkelt tilføjelsesprogramforekomst i det globale omfang, indstiller Sign-tilknytningen til alle andre installerede forekomster, der er tilknyttet i lejeromfanget

                                    ○ OAuth skal udføres på mindst ét tilføjelsesprogram med lejeromfang

• Enhver nyligt installeret tilføjelsesprogramforekomst forbindes automatisk til den Adobe Sign-konto, der er tilgængelig i lejeromfanget

Forbind lejer til Adobe Sign

En bekræftelsesdialogboks vises. Den angiver, at du er ved at kæde din lejer sammen med din Adobe Sign-konto. Dette kræver Microsoft Office 365-administratorlogin.

  • Klik på Fortsæt.
Lejerudfordring

1. Godkend via SharePoint med din administratorbrugers loginoplysninger

2. Klik på Acceptér for at godkende adgang til SharePoint-ressourcerne

1_tenant_auth1
2_tenant_approveaccess

3. Godkend via Adobe Sign med din administratorbrugers loginoplysninger

4. Klik på Giv adgang for at godkende den pålidelige relation mellem Adobe Sign og SharePoint

○ En "fuldført"-besked vises kort, når forbindelsen er oprettet

 

Lejer Auth
OAuth-omfang

Når du er blevet godkendt på lejerniveau, ser du mailen og navnet på den bruger, der er blevet godkendt til Adobe Sign, over de to links sammen med en påstand om, at kontoen er blevet "konfigureret til din SharePoint-lejer af din administrator af Office 365-lejere."

  • Du har to muligheder for at opdatere denne forbindelse: Opdater til en anden Adobe Sign-konto på lejerniveauet, eller skift til forbindelse på webstedsniveau.
Forbundet til Adobe Sign

Bemærk:

Hvis din SharePoint-installation har flere websteder, er det muligt, at ét eller flere websteder kan godkendes på webstedsniveauet, men der kan også findes en godkendelse på lejerniveau.

Hvis begge typer godkendelser findes, og det websted, du konfigurerer, er godkendt på webstedsniveauet, vises et link, der kan fremme godkendelsen på lejerniveauet.

Promover til eksisterende lejer


Giv SharePoint-brugertilladelser

Der er to mekanismer, der giver SharePoint-brugere adgang til Adobe Sign-integrationen:

  • Brugere med redigeringstilladelse
  • Brugere i standardgruppen for medlemmer/ejere


Brugere med redigeringstilladelse – "Problemfri onboarding"

Problemfri onboarding er den enkleste konfiguration til at tilføje brugere.

Enhver bruger, der er tildelt standardtilladelsesniveauet for Rediger for dit SharePoint-websted har automatisk tilladelse til at tilgå og bruge Adobe Sign-integrationen. 

  • Hvis du brugte admin.microsoft.com-hjælpefunktioner til at oprette dit SharePoint-websted og tildelte Ejere, Medlemmer og Besøgende til gruppen, er du færdig

Med indstillingen Brugere med redigeringstilladelse aktiveret udløser enhver bruger, der åbner Adobe Sign-tilføjelsesprogrammet (eller bruger nogen af dets funktioner), en kontrol af brugerens tilladelser for SharePoint-webstedet. Hvis brugeren har et sæt tilladelser, der genkendes som typisk for Redaktører, gives der adgang til tilføjelsesprogrammet.

Tabellen nedenfor viser listen over alle SharePoint-tilladelser, standardtilladelserne, der tildelt til hvert tilladelsesniveau, og det påkrævede sæt tilladelser, der skal genkendes som en bruger (brugermaske) eller administrator (administratormaske):

 

Tilladelse Læser Bidragyder Brugermaske Editor Administratormaske Designer Fuld adgang
3 liste: tilføj elementer   (plus) (flueben) (plus) (flueben) (advarsel) (plus) (plus)
7 liste: Godkend elementer         (flueben) (plus) (plus)
11 liste: Opret advarsler (plus) (plus)   (plus)   (plus) (plus)
5 liste: slet elementer   (plus)   (plus) (flueben) (plus) (plus)
10 liste: Slet versioner   (plus)   (plus) (flueben) (plus) (plus)
4 liste: rediger elementer   (plus) (flueben) (plus) (flueben) (advarsel) (plus) (plus)
1 liste: administrer lister       (plus) (flueben) (advarsel) (plus) (plus)
8 liste: åbne elementer (plus) (plus) (flueben) (plus) (flueben) (advarsel) (plus) (plus)
2 liste: Tilsidesæt listeadfærd         (flueben) (plus) (plus)
12 liste: se programsider (plus) (plus) (flueben) (plus) (flueben) (advarsel) (plus) (plus)
6

liste: se elementer

(plus) (plus) (flueben) (plus) (flueben) (advarsel) (plus) (plus)
9 liste: Vis versioner (plus) (plus)   (plus) (flueben) (plus) (plus)
32 personlig: Tilføj/fjern personlige webdele   (plus)   (plus) (flueben) (plus) (plus)
31 personlig: Administrer personlige visninger   (plus)   (plus) (flueben) (plus) (plus)
33 personlig: Opdater personlige webdele   (plus)   (plus) (flueben) (plus) (plus)
17 websted: tilføj og tilpas sider           (plus) (plus)
19 websted: Anvend typografiark           (plus) (plus)
18 websted: Anvend temaer og grænser           (plus) (plus)
21 websted: Gennemse mapper   (plus)   (plus) (flueben) (advarsel) (plus) (plus)
25 websted: gennemse brugeroplysninger (plus) (plus) (flueben) (plus) (flueben) (advarsel) (plus) (plus)
20 websted: opret grupper             (plus)
15 websted: opret underwebsteder             (plus)
30 websted: rediger personlige brugeroplysninger   (plus)   (plus)   (plus) (plus)
24 websted: optæl tilladelser             (plus)
26 websted: administrer advarsler             (plus)
13 websted: administrer tilladelser             (plus)
16 websted: administrer websted             (plus)
29 websted: åben (plus) (plus) (flueben) (plus) (flueben) (advarsel) (plus) (plus)
28 websted: Brug klientintegrationsfunktioner (plus) (plus)   (plus)   (plus) (plus)
27 websted: brug eksterne grænseflader (plus) (plus) (flueben) (plus) (flueben) (advarsel) (plus) (plus)
22 websted: brug oprettelse af selvbetjeningswebsted (plus) (plus)   (plus)   (plus) (plus)
23 websted: se sider (plus) (plus) (flueben) (plus) (flueben) (advarsel) (plus) (plus)
14 websted: Se webanalysedata             (plus)

Nummeret i kolonnen helt til venstre er i den rækkefølge, som disse tilladelser vises i i SharePoint-grænsefladen.

Rækker markeret med (plus) er tilladelser, der er tildelt til standardrolleniveauerne.

Rækker markeret med (flueben) er tilladelser, der kræves for at blive genkendt som en bruger eller administrator af Adobe Sign-integrationen.

Rækker markeret med (advarsel) kræves, for at administratorfunktionerne til Adobe Sign-integrationen kan virke korrekt.


Brugere i standardgruppen for medlemmer/ejere (med redigeringstilladelse)

Hvis du har brug for mere kontrol over, hvem der kan bruge Adobe Sign til SharePoint-integration, giver denne mulighed kun adgang til de brugere, der er direkte medlemmer af <site name> Medlemmer SharePoint-gruppe.

  • Hvis du konfigurerede dit SharePoint-websted med den moderne oplevelse, blev der oprettet en Office365-gruppe til at administrere dit websteds tilladelser
    • Den Office365-gruppe tilføjes som et medlem til SharePoint-gruppen med samme navn, så adgang kan styres fra et centralt sted. 
    • Tilføjelse af brugere til SharePoint-webstedet ved hjælp af den moderne oplevelse føjer medlemmer til Office365-gruppen, ikke til SharePoint-gruppen. 

Sådan tilføjes medlemmer til SharePoint-webstedet via den moderne oplevelse:

  • Åbn indstillingspanelet fra tandhjulsmenuen på øverste bjælke
  • Vælg Webstedstilladelser
    • Dette åbner et nyt panel med Tilladelser i højre side
  • Klik på linket Avancerede tilladelser

Bemærk:

Ved at bruge knappen Inviter personer til at invitere folk til SharePoint-webstedet får de ikke adgang til Adobe Sign-integrationen.

Sporet Tilladelser

 

  • Klik på navnelinket til <site name> Medlemmer-gruppe for at se medlemmerne af SharePoint Medlemmer-gruppen.
Klik på navnelinket til medlemsgruppen

 

  • Klik på knappen Ny for at få dialogboksen til at føje nye medlemmer til SharePoint-gruppen
Klik på navnelinket til medlemsgruppen

 

Når du er færdig, vises det nye medlem af SharePoint-gruppen på listen over medlemmer.

Brugere i gruppen

Forsigtig:

Når brugere føjes til grupperne, kan der være flere minutters forsinkelse, før Microsoft-serverne er korrekt synkroniseret. Dette påvirker ikke yderligere konfiguration, men brugertest/-forbrug bør suspenderes i dette tidsvindue.


Konfiguration – valgfri

Selvom de følgende valgfrie konfigurationer ikke kræves, kan de i høj grad forbedre den værdi, som Adobe Sign giver.


Vælg lager for underskrevne aftaler

Som administrator kan du definere en global mappe, hvor alle fuldførte aftaler gemmes for hele webstedet. Dette konfigureres på siden Indstillinger for underskrevne filer.

Når en global lagermappe er defineret, gemmes alle underskrevne aftaler og revisionsspor-PDF-filer automatisk i den globale lagermappe. Dette omfatter aftaler, der er sendt fra dokumentbiblioteker såvel som lister.

Indstillinger for underskrevne filer

Hvis der ikke er indstillet en global lagermappe på siden Adobe Sign-indstillinger for underskrevne filer, oprettes der automatisk en ny mappe kaldet Underskrevne aftaler i dokumentbiblioteket, hvorfra aftalen blev oprettet/sendt. Alle fuldførte aftaler, der sendes fra samme bibliotek, får returneret de fuldførte PDF'er til den samme mappe med underskrevne aftaler.

Default folder

 

Aftaler, der sendes fra lister, vedhæftes til listeelementet (som vedhæftede filer), hvis der ikke identificeres en global standardfil.

List Attachments

Aftalelager for webformularer

Hvis du bruger webformularer til at indsamle data, kan der benyttes en lignende lagerproces for de underskrevne webformularaftaler.

Administratoren kan definere en global lagermappe for alle underskrevne webformularer.

Hvis et globalt lager ikke er defineret, gemmes den underskrevne webformular i en automatisk oprette mappe kaldet Underskrevne webformularer.

Gem webformularaftaler


Aktivér revisionsspor

Adobe Sign returnerer som standard kun den underskrevne PDF-aftale. Men hvis du aktiverer Gem revisionsspor sammen med underskrevet aftale, returneres der en sekundær PDF, der indeholder det fulde revisionsspor til aftalen.

Gem revisionsspor med aftale


Skabelontilknytning

Adobe Sign støtter idéen om relaterede data mellem SharePoint-lister og formularfelter i aftaler.

Ved at bruge workflows og tilknytte listefelterne til formularfelterne kan du automatisk forudfylde dokumenter, før de sendes. Dette reducerer den tid, afsendere og/eller underskrivere bruger på at udfylde formularen, og reducerer risikoen for forkert indtastede data.

Omvendt kan du også oprette en tilknytning, der udtrækker formularfeltdata fra en underskrevet aftale, for at udfylde en SharePoint-liste.

Den fulde vejledning i konfiguration af skabelontilknytninger kan findes her.


Tilknytning af webformularer

Lige som med Skabelontilknytning understøtter Adobe Sign idéen om at relatere data mellem Adobe Sign-webformularaftaler og SharePoint-lister.

Ved at tilknytte webformularernes formularfelter til SharePoint-listekolonnerne kan du automatisk sende data til SharePoint, hvilket reducerer tid og fejl i forbindelse med forkert dataangivelse.

Den fulde vejledning i konfiguration af webformulartilknytninger kan findes her.

Bemærk:

Tilknytning af webformularskabeloner er kun tilgængelig for Adobe Sign til SharePoint Online v2.0+-installationer.

Tidligere versioner skal opgradere for at få adgang til denne funktion.