Brug træk og slip-værktøjer til at oprette formularer

Et af de stærkeste aspekter ved Adobe Acrobat Sign er muligheden for at oprette genanvendelige formularer og formularoverlejringer til at definere de felter, dine underskrivere skal udfylde.

Hvis du bruger lidt tid på at gennemtænke din underskrivelsesproces og omhyggeligt oprette dine formularer, vil det i sidste ende spare både dig og dine underskrivere tid, forbedre underskrivernes anvendelse og i sidste ende få dine dokumenter udfyldt på kortere tid.

Når en formular skal oprettes, er der fire faser, du skal igennem, og de beskrives herunder:

Genanvendelige dokumenter kontra feltoverlejringer

Genanvendelige dokumenter kontra feltoverlejringer… hvad er bedst for dig?

Denne beslutning kan i sidste ende afhænge af dine formularer, og hvordan du laver din dokumentation.

Hvis du bruger et dokument med standardtekst, hvor indholdet af dokumentet ikke ændres, så kan du oprette et genanvendeligt dokument.

Dette ville omfatte dokumenter som f.eks. formularer til kreditkortgebyrer, skatteformularer, ansøgninger osv.

I disse eksempler er der ikke noget unikt indhold for underskriveren ud over de oplysninger, som underskriveren angiver i felterne.

Formularfeltlaget er på den anden side blot et lag felter, der er placeret oven på en uploadet formular/fil. Du ville bruge det, hvis du havde en formular med variabelt indhold. Svarer til en lejeaftale, hvor du har brugerdefinerede oplysninger gennem dokumentets indhold, men felterne til kunden er de samme og på samme sted.

I dette tilfælde ville du oprette et nyt dokument, du uploader, og derefter anvende laget af felter oven på dokumentet.

Roller – deltagere, og hvordan de identificeres korrekt

Roller definerer, hvordan parterne (underskrivere, afsender osv.) kan interagere med dokumentet/transaktionen. Når det gælder formularer (især formularer med flere underskrivere), er det afgørende, at du forstår, hvordan roller giver aftalen besked om, hvilke felter der skal være tilgængelige for hver underskriver. 

Hvert felt har en rolle tildelt.  Det er kun underskriveren med den rigtige rolle, der kan få adgang til de felter, der er tildelt dem. 

Konceptet er i sig selv ikke så mærkeligt, men logikken er computerlogik, så det kan være, at du er nødt til at se bort fra, hvad mennesker giver visse ord af betydning, for rigtigt at forstå processen. Klik her for at få mere detaljerede oplysninger om roller.

Der er tre hovedroller, der skal forstås:

Udfyldes på forhånd (af afsender) – denne rolle definerer de felter, som afsenderen skal udfylde før den første underskriver.  Hvis du har priser eller rabatter, du har placeret i dokumentet med samme, er det nyttigt at have felter med forudfyldning.

Felter med forudfyldning kan kun udfyldes af afsenderen på det tidspunkt, hvor de forsøgte at sende dokumentet, og hvis der er påkrævede felter med forudfyldning, kan dokumentet ikke sendes, før de er udfyldt.

Felter med forudfyldning kan ikke redigeres efter forudfyldningsfasen. En efterfølgende underskriver af dokumentet vil ikke kunne redigere felter med forudfyldning. Klik her for at få flere oplysninger om forudfyldningsprocessen.

Deltager N (hvor N er et stigende nummer, der starter med 1) – her bliver det lidt mere kompliceret…

Deltager 1 er den første person (mailadresse), du sender dokumentet til, for at få det underskrevet eller godkendt. 

Deltager 2 er den anden person, der godkender eller underskriver dokumentet

Fidusen er at huske underskriverens rolle ud fra den rækkefølge, du har angivet i feltet Til: på fanen Send.

Den første mailadresse i feltet Til er Deltager 1. Den anden er Deltager 2 osv…

Enkelt nok, ikke?

Når du først er blevet bekendt med afsendelsesprocessen, vil du bemærke, at der er et valgfrit afkrydsningsfelt på fanen Send, der angiver Jeg skal underskrive, og at det pågældende afkrydsningsfelt indsætter afsenderen i signaturflowet. 

Hvis du vælger at beholde standardindstillingen, bliver afsenderen den sidste underskriver.

Hvis du har to kunder, der skal underskrive først, vil de være Deltager 1 og 2, og afsenderen vil være Deltager 3.

Hvis du vælger at ændre indstillingen, så afsenderen først skal underskrive, så er afsenderen Deltager 1 og i eksemplet herover er kunderne Deltager 2 og 3.

Overvej nu det tilfælde, hvor dokumentet sendes til tre signaturer, men du vil gerne sende dokumentet i et parallelt signaturflow.  Alle parter får besked på samme tid, og der er ingen forventning om, hvilken underskriver der underskriver først.  Hvem er Deltager 1?

Det korte svar: formentlig den første mail i feltet Til

Det lidt længere svar: Den første mail i feltet Til (under antagelse af at du ikke har markeret feltet Jeg skal underskrive og defineret den afsender, der skal underskrive først).

Alle – denne rolle giver alle underskrivere adgang til feltet (herunder forudfyldningsparten).

Fidusen med rollen Alle er, at feltet er tilgængeligt for alle, indtil det er udfyldt.  Når feltet er udfyldt, låses indholdet af de felter på plads, og ingen efterfølgende underskriver kan redigere det.

Felttyper

Der er en række felttyper, hvoraf mange har meget specifikke funktioner (f.eks. feltet Signatur), mens nogle få andre er til generelle formål (f.eks. tekstfeltet).

Disse felter er inddelt i fem faner:

Signaturfelter – disse felter er de faktiske signaturfelter, hvor e-underskrivelse starter!

Signaturfelter registrerer blot underskriverens signaturværdi. Hvis du har flere signaturfelter til en underskriver, skal underskriveren udfylde den første, men kan nøjes med at klikke på efterfølgende felter for at anvende værdien.

Initialer skal ligesom signaturfelter udfyldes én gang, og derefter kan der klikkes på flere felter.

Signaturblokke er faktisk beholderobjekter, der indeholder alle de felter, din konto skal bruge for at fuldføre en signatur.  Signaturblokken indeholder som standard kun signaturfeltet og et mailfelt.  Kontoadministratoren kan også konfigurere signaturindstillingerne, så der kræves en titel- og/eller firmaværdi. HVIS disse værdier er påkrævet, indeholder signaturblokken dem også.

Felter med oplysninger om underskriver – disse felter indsamler eller viser oplysninger om underskriveren/signaturen.

Disse felter tjener et særligt formål i forhold til at gøre det nemmere at underskrive for brugere, hvis de på et tidspunkt igen skal underskrive.

Sandsynligheden taler for, at du har set din personlige indstillingsside, hvor dit navn, din titel og dit firma er defineret.

Disse felter udfylder disse oplysninger for din underskrivers profil.

Bemærk: Firmafeltet er ikke et generisk inputfelt for at få et firmanavn.  Feltet skal være tildelt en rolle, og det indhold, der er angivet i feltet, gemmes som firmaoplysninger for den deltagerrolle, det er knyttet til.

Hvis du placerer et titel- og/eller firmafelt for en deltager, gemmer tjenesten indholdet som underskriverens titel-/firmaoplysninger, og udfylder dem automatisk, næste gang underskriveren bliver bedt om at underskrive med disse felter.

Feltet til underskriverens navn viser en typeset-version af indholdet af underskrivertyper i deres signaturfelt. Det første felt viser en tom sektion i formularen, indtil der er anvendt en signatur, hvorefter feltet udfyldes.

Tænk på dette som feltet, du ønsker på linjen "Udskriv dit navn" lige under signaturlinjen på mange formularer.

Mail (adresse) udfyldes automatisk med underskriverens mailadresse. Mailadressen er en kendt værdi, så vi kan bare indsætte den her.

Bemærk: Som med titel- og firmafelter, bør du ikke bruge dette til at indsamle en e-mailadresse.  Har du brug for en e-mailadresse, bør du bruge et tekstfelt (se herunder).

Dato – dette felt viser den aktuelle dato, hvor deltageren sætter sin signatur på dokumentet.  Dette er ikke et generisk inputfelt for en dato.  Hvis du har brug for et inputfelt, skal du bruge tekstfeltet.

Datafelter – datafelter gør det muligt at indsamle oplysninger om dokumentet ud over at identificere underskriveren. Disse er værktøjer, du bruger til at indsamle oplysninger fra dine kunder, og er langt de mest anvendte felttyper.

Et tekstfelt er et generisk inputfelt for indhold, du skal have fra din underskriver. Det kan være ting som kreditkortoplysninger, adresser, telefonnumre, noter eller beskrivelser … alt det, du skal bruge for at fuldføre kontraktprocessen.

Rullemenufelter er nyttige, når du tilbyder en række forskellige valgmuligheder, og kunden får lov til at vælge en af dem.

Afkrydsningsfelter er det objekt, du bruger, når du har en række valgmuligheder, og du ønsker, at kunden skal vælge dem, der er relevante.

Alternativknapper er afkrydsningsfelternes modpunkt, hvor du viser en række valgmuligheder, men underskriveren kan kun vælge en af dem.

Flere felter – på fanen "Flere felter" er der felter, der ikke er datafelter, men indeholder mulighed for at vedhæfte filer eller definere et hyperlink "hotspot" på dokumentet.

Stempler – Disse felttyper udfyldes af Acrobat Sign for at vise transaktionsdata, der ikke normalt findes i dokumentet.

Deltagerstemplet viser navnet, tidspunktet og e-mailadressen for den deltager, feltet er tildelt (rollen).

Transaktionsnummeret viser transaktionsnummeret (det er praktisk, hvis du har et problem og skal bruge support til at spore din transaktion).

Layout/justeringsværktøjer

Når du har placeret alle dine felter, er det sidste trin at få det hele justeret korrekt, så formularen ser flot og professionel ud.

Til venstre for feltets bånd kan du se et linealikon.  Klik på det for at få vist justeringsværktøjerne.

Vælg et felt (det, der skal være "mønstret"), og hold derefter CTRL-knappen (eller kommandoknappen) nede, og vælg et andet felt.  Du ser ikonerne lyse op, og derefter kan du klikke på et af ikonerne for at justere felterne i forhold til den lille streg, du ser i ikonet.  Det første ikon viser f.eks. stregen øverst på de to felter, så felterne justeres i forhold til de øverste kanter.

Størrelsesindstillingerne gør det muligt at vælge flere felter og derefter give dem samme størrelse.

Det første ikon er til felternes højde, det andet til bredden, og det tredje ikon er til begge mål. Felternes størrelse ændres til den nøjagtige størrelse på det første felt, der blev valg.