檢視注釋

「注釋」清單會顯示在文件視窗的右側窗格。「注釋」清單顯示了 PDF 中的所有注釋,並提供包含常見選項 (如排序、篩選及其他處理注釋的選項) 的工具列。

Acrobat 中的注釋清單
注釋清單

開啟「注釋清單」

  1. 選擇「工具 > 注釋」。

    「注釋」工具組會顯示在次要工具列,而「注釋」清單則顯示在右側窗格。

  2. 您可以使用「注釋」清單右上角的「選項」功能表 ,執行以下任一項作業:

    • 展開或收縮注釋。按一下「注釋清單」選項功能表上的「全部展開」或「全部收縮」。若要展開個別注釋,請按一下該注釋或注釋中的 ()。若要收縮個別注釋,請按一下注釋中的 ()。
    • 建立或列印注釋摘要
    • 讀入和轉存注釋。
    • 轉存至 Word 或 AutoCAD。
    • 指定注釋工具偏好設定

展開注釋清單

您可以展開「注釋」窗格,讓較長的注釋更容易閱讀。

  • 若要調整窗格的大小,請將游標置於窗格的左側邊界上,然後按住並向左或向右拖曳。

排序注釋

您可以按照頁面、作者、日期、類型、未讀狀態或顏色,在「注釋」清單中排序注釋。在回覆記錄中,排序僅依照第一條訊息執行,回覆記錄中的回覆訊息將依照第一條訊息的類別排序。

  1. 選擇「工具 > 注釋」。

  2. 在「注釋」清單中,依功能表選擇「排序注釋」中的選項

篩選注釋

您可以根據狀態、審核者 (作者)、類型或顏色來隱藏或顯示注釋。篩選將同時影響注釋在文件視窗和「注釋清單」中的外觀。如果您列印或摘要注釋,您可以指定是否需要列印或摘要隱藏的注釋。如果您隱藏包含回覆的註解注釋,此回覆記錄中的所有其它回覆將同時隱藏。

註解:

在基於電子郵件的審核中,傳送給召集者的注釋將不包括隱藏的注釋。

  1. 在「注釋」清單的「篩選」注釋功能表 中,執行下列任一動作:

    • 若要清除所有篩選,請按一下「清除全部」。 或者,使用 Ctrl+8 (Windows) 或 Command+8 (Mac OS)。

    • 使用切換以顯示或隱藏所有注釋。或者,使用 Ctrl+Shift+8 (Windows) 或 Command+Shift+8 (Mac OS)。

    • 若要篩選注釋,請選擇您要顯示的類別。例如,如果您只要顯示尚未解決的註解注釋,請選擇「 > 類型 > 註解」來僅顯示註解注釋,然後選擇「 > 狀態 > 尚未解決來僅顯示尚未解決的註解注釋。

    • 若要開啟所有蹦現註解,請在某個註解上按一下滑鼠右鍵,然後選擇開啟所有蹦現視窗」。(只有在「注釋」清單關閉的情況下可用)

    • 若要關閉所有蹦現註解,請在某個註解上按一下滑鼠右鍵,然後選擇「最小化所有蹦現視窗」。(只有在「注釋」清單關閉的情況下可用)

回覆注釋

註解:

在 Acrobat Reader 中,只有當 PDF 啟用注釋後,注釋功能才可用。審核工作流程中的 PDF 通常包括注釋權限。

參與者可以讀取各自的注釋時,將注釋回覆在共用審核中非常有用。審核召集者還可以使用它們來使審核者了解其建議的落實情況。如果一個或多個審核者回覆一條注釋,這一組回覆被稱為「回覆記錄」。在「注釋」清單中,會顯示所有回覆。回覆在原始注釋下以縮進方式列出。

在蹦現註解中回覆

  1. 請開啟注釋的蹦現註解。
  2. 按一下蹦現註解右上角的「回覆」

  3. 請在隨後顯示的方塊中鍵入您的回覆。

在「注釋清單」中回覆

  1. 請在「注釋清單」中選擇注釋。
  2. 請在隨後顯示的方塊中鍵入您的回覆。

回覆審核參與者

  1. 選取註解,並使用@提及文件審核者,讓他們注意您的文件。

  2. 請在隨後顯示的方塊中輸入您的回覆。

刪除回覆

您可以刪除您在 PDF 中的注釋。但是,您無法刪除其他審核者的注釋。

  1. 在蹦現註解中的回覆上按一下滑鼠右鍵,然後選擇「刪除」

設定狀態

針對使用 Adobe Document Cloud 共用的 PDF

狀態對於追蹤您已讀取、已解決或需要近一步動作的注釋非常有用。透過設定審核狀態,您可以使審核參與者了解您處理注釋的方式。

在「注釋」清單中選取注釋並按一下滑鼠右鍵。或者,您可以針對選定的注釋按一下選項功能表 (),並執行下列動作:

  • 若要將注釋標記為已解決,請選擇「已解決」
  • 若要未讀注釋,請選擇「標記為未讀」

針對使用網路資料夾共用的 PDF

設定狀態或鉤號標記

 在 Windows 中,您可以使用狀態或鉤號標記來標示您要轉存至 Word 文件的注釋。透過設定審核狀態,您可以顯示或隱藏注釋群組,使審核參與者了解您處理注釋的方式。一旦審核狀態設定,您無法在「注釋清單」中從注釋移除審核狀態顯示,即使您將審核狀態變更為「無」。鉤形標記僅供您個人使用;其他人士檢視您的 PDF 時,鉤形標記不會顯示,除非您變更注釋狀態。

  1. 在「注釋」清單中選擇注釋,然後按一下滑鼠右鍵以顯示選項功能表。然後從「設定狀態」功能表中選擇選項。

    審核狀態顯示在注釋中,同時還列出包含設定審核狀態者的名稱。如果有其他審核者設定該注釋的審核狀態,兩位審核者的名稱和設定的審核狀態均將顯示在「注釋清單」中。

  2. 若要檢視注釋的變更記錄,請在註解圖示、標註或蹦現註解的標題列上按一下滑鼠右鍵,然後選擇「內容」。請按一下「審核記錄」標籤。

使用鉤號標記注釋

  1. 請在「注釋清單」中選擇注釋。請從選項功能表 中,選取「新增鉤號」。您也可以在注釋上按一下滑鼠右鍵,然後選取「新增鉤號」。鉤號圖示 出現在注釋中。

註解:

依預設,系統會隱藏核取框。若您在多個文件上使用核取框,Acrobat 會提示您啟用所有文件的核取框。

若要顯示所有注釋的核取框,請執行下列動作:

  1. 跳至「編輯」>「偏好設定」(Windows),或「Acorbat」>「偏好設定」(macOS)。「偏好設定」對話方塊隨即顯示。

  2. 在「注釋」類別中,選擇「建立注釋」下的「顯示核取框」

    顯示核取框
  3. 按一下「確定」

所有注釋現在已可使用核取框。若要新增鉤號,請選擇注釋旁邊的核取框。

摘要注釋可以方便地獲取關聯於 PDF 的所有注釋的概要。如果您摘要注釋,您可以新建一個包含可列印注釋的 PDF,也可以直接列印注釋摘要。摘要既不與產生注釋的 PDF 相關聯,也沒有指向此文件的連結。

注釋摘要的版面設定選項
注釋摘要的版面設定選項

A. 文件和包含連接線的注釋在同一頁上 B. 文件和包含連接線的注釋在不同頁上 C. 僅注釋 D. 文件和包含編號的注釋 

在預設情況下,如果 PDF 加蓋有印章,列印時,Acrobat 將同時列印印章。若要最大限度地控制注釋的列印方式,請從「注釋」清單選擇「    >列印時包含注釋摘要」。

  1. 篩選那些需要在摘要中顯示的注釋。(在「注釋清單」中,按一下「篩選注釋」,然後選擇要顯示的注釋類別。)

    篩選類別
  2. 若要最大限度地控制注釋的列印方式,請選擇「  > 列印時包含注釋摘要」。或者,若要另外建立注釋的 PDF,請選擇「 > 建立注釋摘要」。

  3. 在「建立注釋摘要」對話方塊中,執行下列作業:

    • 選擇文件和注釋的佈局。版面設定決定了可用的選項。

    • 選擇注釋的排序條件。

    • 請指定頁面範圍並選擇是否包括沒有注釋的頁面。

    • 選擇您是否要在摘要中顯示所有注釋,或者僅顯示未隱藏的注釋。

  4. 按一下「建立註解摘要」。

尋找注釋

您可以透過搜尋特定字彙或片語,在「注釋清單」中尋找注釋。

  1. 選擇「工具 > 注釋」顯示「注釋」清單。

  2. 按一下「Touch Up 閱讀順序」對話方塊中的 . 在「搜尋注釋」欄位中,指定您要搜尋的字彙或片語。

注釋清單」會顯示符合搜尋條件的注釋;面板頁首會顯示注釋數。

刪除注釋

您無法刪除共用審核中其他審核者的注釋,也無法刪除鎖定的注釋。

註解:

若要刪除所有在 PDF 中的註解,請選擇「工具 > 標記密文 > 移除隱藏資訊」。然後選擇「注釋」和「結果」窗格的標註選項。此功能不可用於 Reader。

刪除注釋

  1. 執行下列任一項作業:
    • 請選擇注釋,然後按 Delete 鍵。

    • 在「注釋」清單中,在要刪除的注釋上按一下滑鼠右鍵,然後從上下文功能表中選擇「刪除」。

      注意:請確定已選擇注釋後再按 Delete 鍵。

解鎖注釋

註解:

僅適用於使用網路資料夾共用的 PDF

  1. 在注釋上按一下滑鼠右鍵,然後選擇「內容」。

  2. 取消選擇「鎖定」。

檢查注釋中所有文字的拼字

您可以檢查在註解注釋和表格欄位中的新增文字的拼字。但是,您無法檢查欄位下面的 PDF 中文字的拼字。

  1. 選取注釋。從選項功能表中選擇「編輯」

  2. 在文字上按一下滑鼠右鍵,然後選取「檢查拼字」

  3. 請按一下「開始」。若要變更字彙,請執行下列任一動作:

    • 請編輯選定的字彙。若要復原您的變更,請按一下「復原編輯」。若要接受您的變更,請按一下「變更」。

    • 連按兩下建議的更正字彙。

    • 選擇建議的更正字彙,然後按一下「變更」。按一下「全部變更」,以建議的修正取代未識別字彙的所有實例。

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