在 PDF 中建立和管理索引

在文件中嵌入字彙索引可以減少搜尋長篇 PDF 時所花費的時間。Acrobat DC 搜尋索引的速度比搜尋文件要快得多。嵌入的索引可包含在分發或共用的 PDF 副本中。使用者搜尋包含嵌入索引的 PDF 時和搜尋未嵌入索引的 PDF 並無二致;完全沒有多餘的步驟。

新增索引至 PDF

  1. 開啟 Acrobat DC 中的文件,選擇「工具 > 索引」

    「索引」工具集會顯示在次要工具列。

  2. 在次要工具列中,按一下「管理內嵌索引」

  3. 在「管理內嵌索引」對話方塊,按一下「內嵌索引」

  4. 請閱讀隨後顯示的訊息,然後按一下「確定」

    註解:

    在 Outlook 和 Lotus Notes 中,您在將電子郵件或資料夾轉換為 PDF 時可以選擇是否嵌入索引。我們強烈建議您在轉換包含許多電子郵件的資料夾時嵌入索引。

更新或移除 PDF 中嵌入的索引

  1. 選擇「工具 > 索引」

    「索引」工具集會顯示在次要工具列。

  2. 在次要工具列中,按一下「管理內嵌索引」

  3. 按一下「更新索引」「移除索引」

關於「編目」功能 (Acrobat Pro DC)

您可以將特定的 PDF 群組定義為「編目」,為整個文件集合建立統一的索引。當使用者搜尋編目的 PDF 以尋找特定資訊時,索引將大幅提昇搜尋效率。

如果您透過光碟片傳遞文件集合,您可以在 PDF 中納入索引。

您可以編目使用西歐、中文、日文和韓文字元的文件。您可以構建索引的項目包括文件文字、注釋、書籤、表格欄位、標籤、物件和文件元資料、附件、文件資訊、數位簽名、影像 XIF (擴展影像檔案格式) 元資料和自訂文件內容。

準備要構建索引的 PDF (Acrobat Pro DC)

首先請建立包含準備構建索引的 PDF 的資料夾。所有 PDF 的內容和電子特性 (如連結、書籤和表格欄位) 均完整無缺。如果檔案構建索引時包括掃描文件,請確定其中文字可搜尋。將篇幅較長的文件分解為篇幅較短的章節檔案可提昇搜尋效率。您還可以在檔案的文件內容中新增資訊來提昇檔案的可搜尋程度。

構建文件集合的索引之前,在磁碟機或網路伺服器磁碟區上設定文件結構,並確認跨平台檔名至關重要。在跨平台搜尋中,檔名可能被截斷而難以擷取。要防止此問題,請考量以下指南:

  • 依照 MS-DOS 檔案命名慣例重新命名檔案、資料夾和索引,即檔名不超過八個字元,副檔名為三個字元;如果您要使用 ISO 9660 格式的光碟片發送文件集合和索引就更應如此。

  • 從檔案和資料夾名稱中移除延伸字元,如重音字元和非英文字元。(「編目」功能使用的字型不支援字元碼區 133-159。)

  • 禁止在供 Mac OS 使用者搜尋的索引中過多嵌套資料夾或路徑名稱超過 256 個字元。

  • 如在 OS/2 LAN 伺服器上使用 Mac OS,請將 IBM® LAN Server Macintosh (LSM) 配置為強制執行 MS-DOS 檔案命名慣例,或僅為 FAT (檔案配置表) 磁碟區構建索引。(HPFS [高效能檔案系統] 磁碟區可能包含無法擷取的長檔名。)

    如果文件結構包括您不準備檢索的子資料夾,您可以在構建索引時排除這些子資料夾。

將元資料新增至文件內容 (Acrobat Pro DC)

要使 PDF 易於搜尋,您可以在文件內容中新增檔案資訊,即所謂的「元資料」。(您可以選擇「檔案 > 內容」,按一下「描述」標籤,查看目前開啟的 PDF 內容。)

新增文件內容資料時,請考量以下建議:

  • 在「標題」欄位中使用描述準確的標題。文件的檔案名稱應顯示在「搜尋結果」對話方塊中。

  • 總是為相似的資訊採用相同的選項 (欄位)。例如,在某些文件中不要在「主題」選項中新增重要資訊,在其它文件中不要在「關鍵字」選項中新增重要資訊。

  • 使用簡單一致的術語來表示相同的資訊。例如,請不要以「生物學」 命名某些文件,同時以「生命科學」命名其它文件。

  • 使用「作者」選項來標識文件的責任方。例如,僱用原則文件的作者可能隸屬於人力資源部。

  • 如果您使用文件部件號碼,請作為「關鍵字」來新增。例如,在「關鍵字」中新增「doc#=m234」可從特定主題下數百個系列文件中標明特定文件。

  • 請使用「主題」「關鍵字」選項 (既可單獨使用,亦可共同使用) 來將文件依照類型分類。例如,您可以在單個文件中以 「狀態報告」作為「主題」項,以「月報」「週報」作為「關鍵字」項。

    如果您接收過專門的 Adobe PDF 培訓,您可以在建立索引時定義自訂資料欄位,如「文件類型」「文件編號」「文件識別碼」。僅建議進階使用者可如此執行,但 Acrobat 完整說明不涉及這一方面的內容。

建立集合的索引 (Acrobat Pro DC)

當您建立新索引,Acrobat DC 將建立以「.pdx」作為副檔名的檔案和新的支援資料夾,後者包含一個或者多個以「.idx」為副檔名的檔案。IDX 檔案包含索引條目。所有這些檔案均必須具備,使用者才可以搜尋索引。

  1. 選擇「工具 > 索引」

    「索引」工具集會顯示在次要工具列。

  2. 在次要工具列中,按一下「使用編目的全文字索引」

    「編目」對話方塊隨即顯示。

  3. 「編目」對話方塊,按一下「新建索引」

    「新建索引定義」對話方塊隨即顯示。

    Acrobat 中的「新建索引定義」
    「新建索引定義」對話方塊。

  4. 「索引標題」中,請鍵入索引檔案的名稱。

  5. 「索引說明」中,請鍵入索引類型或目的的說明。

  6. 請按一下「選項」,選擇要套用至索引的進階選項,然後按一下「確定」

    Acrobat 中的「選項」對話框
    在「選項」對話框中,您可以指定新建索引的進階選項。

  7. 「納入這些目錄」下,請按一下「新增」,選擇包含要檢索的某些或所有 PDF 檔案的資料夾,然後按一下「確定」。要新增更多資料夾,請重複這一步。

    註解:

    被納入的資料夾中嵌套的資料夾也被納入構建的索引。您可以從多個伺服器或磁碟新增資料夾,只要您不移動索引或文件集合中的任何項目。

  8. 「排除這些子目錄」下,請按一下「新增」,選擇包含不準備檢索的 PDF 檔案的資料夾。請依照實際情況按一下「確定」並重複動作。

  9. 請審核您的選擇內容。若要編輯應納入或排除的資料夾的清單,請選擇您要變更的資料夾,然後按一下「移除」

  10. 請按一下「構建」,然後指定索引檔案位置。請按一下「儲存」,然後:

    • 如果構建索引結束,請按一下「關閉」

    • 如果要取消構建索引,請按一下「停止」

    註解:

    如果您停止構建索引,您無法繼續相同的構建索引作業階段,但是您無須重做構建工作。選項和資料夾選項並沒有受到影響。您可以按一下「開啟索引」,選擇部分完成的索引進行修訂。

    註解:

    如果「納入這些目錄」和「排除這些子目錄」選項中的長路徑名被截斷,請在每一個省略號 (...) 上保持指針,直至顯示工具提示,說明完整的納入或排除的資料夾的完整路徑。

「構建索引選項」對話方塊

「不納入數字」

請選擇此選項,從索引中排除在文件中顯示的所有數字。排除數字可極大地降低索引大小,提昇搜尋速度。

「新增 ID 至 Adobe PDF 1.0 檔案」

如果您的集合包含由 Acrobat 2.0 以前的版本(它們無法自動新增識別碼) 建立的 PDF,請選擇此選項。當Mac OS 的長檔案名稱因變更為 MS-DOS 檔案名稱而被截斷時,Acrobat 需要 ID 碼來進行識別。Acrobat 2.0 及更高版本可自動新增識別碼。

「搜尋時不警告已變更的文件」

如果沒有選定此選項,當您搜尋自從上一次構建索引後發生變更的文件時,Acrobat 將顯示訊息。

「自訂內容」

使用此選項可將現有自訂文件內容編入索引;僅您要構建索引的 PDF 中已存在的自訂文件內容將被編入索引。請鍵入內容,從「類型」功能表選擇,然後按一下「新增」。當您搜尋構建後的索引時,這些內容將作為搜尋選項顯示在「搜尋 PDF」視窗的附加條件蹦現功能表中。例如,如果您輸入自訂內容「文件名稱」,然後從「類型」功能表選擇字串內容,搜尋索引的使用者就可以從「使用這些附加條件」選擇「文件名稱」在您的自訂內容中搜尋。

註解:

如果您在 Microsoft Office 應用程式中建立自訂欄位且已選定 PDFMaker 中的「轉換文件資訊」選項,欄位將傳遞至您建立的所有 PDF。

「XMP 欄位」

使用此選項可編入自訂 XMP 欄位。自訂 XMP 欄位被編入索引且顯示在附加條件蹦現功能表中。

「停用字」

使用此選項可從索引搜尋結果中排除特定字彙 (最多 500)。請鍵入字彙,按一下「新增」,並依照實際情況重複。排除字彙可使索引縮小 10%-15%。每一個停用字彙最多可包括 128 個字元,且搜尋時大小寫相符。

註解:

若要防止使用者嘗試搜尋包含這些字彙的片語,請在編目 Read Me 檔案中列出沒有構建索引的字彙。

「結構標籤」

使用此選項可使具備標籤化邏輯結構文件中的頁面元素標籤節點可被搜尋。

註解:

「自訂內容」、「停用字」和「結構標籤」設定僅可套用至目前索引。要套用這些設定至您建立的任何索引,您可以在「偏好設定」對話方塊的「編目」面板中變更自訂欄位、停用字和標籤的預設設定。  

編目 ReadMe 檔案 (Acrobat Pro DC)

建立獨立的 ReadMe 檔案並將其和索引一起放在資料夾中是一個好辦法。此 ReadMe 檔案可以為大家提供關於索引的詳細資訊,例如:

  • 構建索引的文件類型。

  • 可支援的搜尋選項。

  • 遭遇問題時的聯繫人或支援電話號碼。

  • 從索引中排除的號碼和字彙清單。

  • 包含LAN 上索引所包括的文件的資料夾清單,或包含基於磁碟上索引所包括的文件的資料夾清單。您還可以包括每一個資料夾或文件內容的簡短說明。

  • 每一個文件的相關值清單,如果您指定了「文件資訊」。

    如果編目中包含特別多文件,請考量納入一個顯示每個文件指定值的總表。這個表可以是 ReadMe 檔案的一部分,也可以是單獨的文件。您配置完索引後,您可以使用該總表來保持一致性。

修訂索引 (Acrobat Pro DC)

您可以更新、重建或清除現有索引。

  1. 選擇「工具 > 索引」

    「索引」工具集會顯示在次要工具列。

  2. 在次要工具列中,按一下「使用編目的全文字索引」

    「編目」對話方塊隨即顯示。

  3. 「編目」對話方塊,按一下「開啟索引」

  4. 請確定並選擇索引定義檔案 (PDX),然後按一下「開啟」

  5. 如果索引由 Acrobat 5.0 或更低版本建立,請選擇「建立副本」來建立新的索引 (不會改寫低版本的索引),或選擇「替換舊索引」來改寫低版本的索引。

  6. 「索引定義」對話方塊中,請執行所需變更,然後按一下您希望 Acrobat DC 執行的功能:

    「構建」

    使用現有資訊建立新的 IDX 檔案,並透過新增條目和將已變更或過期的條目標記為無效來更新。如果您的變更幅度較大,或反復使用此選項而不是重新建立索引,搜尋時間將增加。

    「重建」

    建立新索引,改寫現有的索引資料夾及其內容 (IDX 檔案)。

    「清除」

    刪除索引內容 (IDX 檔案),但不刪除索引檔案本身 (PDX)。

編目偏好設定 (Acrobat Pro DC)

您設定的構建索引的偏好設定將套用至所有後續構建的索引中。構建單個索引時,您可以在構建索引的過程中選擇新選項來忽略若干偏好設定。

「偏好設定」對話方塊的「類別」下,選擇「編目」。許多選項和上文描述的構建索引過程中的選項一致。

註解:

當您因為準備要檢索文件,而不想將 PDF 的長檔名變更為 MS-DOS 檔名時,「資料夾強制使用 ISO 9660 相容」選項很有幫助。但是,您仍然必須使用 MS-DOS 檔案命名慣例來命名資料夾 (不超過 8 個字元),即使檔名不必比照辦理。

索引更新排程 (Acrobat Pro DC)

請使用「編目」功能和編目批次 PDX 檔案 (.bpdx) 來排程自動構建、重建、更新和清除檢索的時機和頻率。BPDX 檔案是一個包含與平台相關之編目索引檔案路徑及旗標清單的文字檔案。您可以使用排程應用程式 (如 Windows Scheduler,在 Acrobat DC 中顯示 BPDX 檔案。接著 Acrobat DC 將依照 BPDX 檔案中的旗標重新建立索引。

註解:

若要使用 BPDX 檔案,請在「偏好設定」對話方塊的「編目」下,選擇「允許執行編目批次檔案 (.bpdx)」。

移動集合及其索引 (Acrobat Pro DC)

您可以首先在本地硬碟上建立並測試文件集合的索引,然後再將完成的文件集合轉移至網路伺服器或磁碟上。索引定義中包含索引定義檔案 (PDX) 和包含已構建索引的文件的資料夾之間的相對路徑。如果這些項對路徑沒有發生變更,您移動已構建索引的文件集合後無須重新構建索引。如果 PDX 檔案和包含已構建索引的文件的資料夾位於同一資料夾中,您僅需移動該資料夾即可保持相對路徑。

如果相對路徑發生變更,您移動已構建索引的文件集合後必須新建索引。然而,您仍然可以使用原始 PDX 檔案。要使用原始 PDX 檔案,請首先移動已構建索引的文件。然後,請將 PDX 檔案複製到您要建立新索引的資料夾,依照需要編輯要納入和排除的目錄及子目錄清單。

如果索引駐留的磁碟或伺服器與其所套用的文件集合完全分隔,無論是移動文件集合還是索引均將導致索引無效。如果您要將文件集合移至其它網路位置或光碟片,請在文件集合的同一位置構建索引。

此産品由 Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License 授權  Creative Commons 條款未涵蓋 Twitter™ 與 Facebook 文章。

法律說明   |   線上隱私權政策