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建立 PDF 索引

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在 PDF 中建立和管理索引

若要在冗長的 PDF 檔案中加速搜尋程序,您可以在文件中加入字詞的索引。與搜尋實際文件相比,Acrobat 搜尋此索引的速度更快。PDF 檔案的所有副本都包含此索引。使用者可以使用索引搜尋 PDF,整個程序與搜尋沒有嵌入索引的 PDF 一樣。

新增索引至 PDF

  1. 從「所有工具」選單中,選取「新增搜尋索引」。

    「索引」工具集會顯示在左側面板。

  2. 從「索引」工具面板選取「管理內嵌索引」。

  3. 在「管理內嵌索引」對話方塊中,按一下「內嵌索引」。

  4. 請閱讀隨後顯示的訊息,然後選取「確定」。

    註解:

    在 Outlook 和 Lotus Notes 中,您在將電子郵件訊息或資料夾轉換為 PDF 時可以選擇是否嵌入索引。我們強烈建議您在轉換包含許多電子郵件的資料夾時嵌入索引。

更新或移除 PDF 中的索引

  1. 從「所有工具」選單中,選取「新增搜尋索引」。

    「索引」工具集會顯示在左側面板。

  2. 從「索引」工具面板選取「管理內嵌索引」。

  3. 視需要選取「更新索引」或「移除索引」。

關於編目功能 (Acrobat Pro)

您可以將特定的 PDF 群組定義為「編目」,為整個文件集合建立統一的索引。當使用者搜尋編目的 PDF 以尋找特定資訊時,索引將大幅提昇搜尋效率。

如果您透過光碟片傳遞文件集合,您可以在 PDF 中納入索引。

您可以編目使用西歐、中文、日文和韓文字元的文件。您可以構建索引的項目包括文件文字、注釋、書籤、表格欄位、標籤、物件和文件元資料、附件、文件資訊、數位簽名、影像 XIF (擴展影像檔案格式) 元資料和自訂文件內容。

準備要構建索引的 PDF (Acrobat Pro)

若要在 PDF 中建立索引,首先請建立包含完整 PDF 的資料夾,其中包含連結、書籤和可搜尋文字等電子功能。對於掃描的文件,請確認文字為可搜尋狀態。最好是將篇幅較長的文件分解為篇幅較短的章節檔案,以提昇搜尋效率。新增資訊至文件內容也會提升搜尋能力。

構建文件集合的索引之前,先在磁碟機或網路伺服器磁碟區上設定文件結構,並確認跨平台檔案名稱。跨平台檔案名稱可能會被截斷而難以在搜尋中擷取。請遵循這些準則以避免此問題:

  • 依照 MS-DOS® 檔案命名慣例 (檔名不超過八個字元,副檔名為三個字元) 重新命名檔案、資料夾和索引;如果您要使用 ISO 9660 格式的光碟片發送文件集合和索引就更應如此。
  • 從檔案和資料夾名稱中移除延伸字元,如重音字元和非英文字元。(「編目」功能使用的字型不支援字元碼區 133-159。)
  • 禁止在供 macOS 使用者搜尋的索引中使用過多嵌套資料夾或超過 256 個字元的路徑。
  • 如在 OS/2® LAN 伺服器上使用 macOS,請將 IBM® LAN Server Macintosh (LSM) 配置為強制執行 MS-DOS® 檔案命名慣例,或僅為 FAT (檔案配置表) 磁碟區構建索引。(HPFS [高效能檔案系統] 磁碟區可能包含無法擷取的長檔名。)
  • 如果文件結構包括您不準備檢索的子資料夾,您可以在構建索引時排除這些子資料夾。

在文件內容中新增中繼資料 (Acrobat Pro)

要使 PDF 易於搜尋,您可以在文件內容中新增檔案資訊,即所謂的「元資料」。(您可以選擇「檔案 > 內容」,按一下「描述」標籤,查看目前開啟的 PDF 內容。)

新增文件內容資料時,請考量以下 Adobe Recommendations:

  • 在「標題」欄位中使用描述準確的標題。文件的檔案名稱應顯示在「搜尋結果」對話方塊中。
  • 總是為相似的資訊採用相同的選項 (欄位)。例如,不要在某些文件的「主題」選項中新增重要資訊,以及不要在其它文件的「關鍵字」選項中新增重要資訊。
  • 使用簡單一致的術語來表示相同的資訊。例如,請不要以「生物學」命名某些文件,同時以「生命科學」命名其它文件。
  • 使用「作者」選項來標識文件的責任方。例如,僱用原則文件的作者可能隸屬於人力資源部。
  • 如果您使用文件部件號碼,請作為「關鍵字」來新增。例如,在「關鍵字」中新增「doc#=m234」可從特定主題下數百個系列文件中標明特定文件。
  • 請使用「主題」或「關鍵字」選項 (既可單獨使用,亦可共同使用),以依照類型分類文件。例如,您可以在單個文件中以「狀態報告」作為「主題」項,以「月報」或「週報」作為「關鍵字」項。
  • 如果您接受過專門的 Adobe PDF 培訓,您可以在建立索引時定義自訂資料欄位,如「文件類型」、「文件編號」和「文件識別碼」。僅建議進階使用者可如此執行,但 Acrobat 完整說明不涉及這一方面的內容。

建立集合的索引 (Acrobat Pro)

如果您建置新的索引,Acrobat 將建立以「.Pdx」作為副檔名的檔案和新的支援資料夾,後者包含一個或者多個以「.idx」為副檔名的檔案。IDX 檔案包含索引條目。所有這些檔案均必須具備,使用者才可以搜尋索引。

  1. 從「所有工具」選單中,選取「新增搜尋索引」。

    「索引」工具集會顯示在左側面板。

  2. 從「索引」面板選取「使用編目的全文字索引」。

  3. 在「編目」對話方塊中,選取「新建索引」。

    隨即顯示「新建索引定義」對話方塊。

    Acrobat 中的「新建索引定義」
    「新建索引定義」對話方塊。

  4. 「索引標題」中,請鍵入索引檔案的名稱。

  5. 「索引說明」中,請鍵入索引類型或目的的說明。

  6. 選取「選項」,然後選取要套用至索引的進階選項。完成後,選取「確定」。

    Acrobat 中的「選項」對話方塊
    在「選項」對話方塊中,您可以指定新建索引的進階選項。

  7. 「納入這些目錄」下,請按一下「新增」,選擇包含要檢索的某些或所有 PDF 檔案的資料夾,然後按一下「確定」。要新增更多資料夾,請重複這一步。

    註解:

    被納入的資料夾中嵌套的資料夾也被納入構建的索引。您可以從多個伺服器或磁碟新增資料夾,只要您不移動索引或文件集合中的任何項目。

  8. 在「排除這些子目錄」下,按一下「新增」,選取包含不準備檢索的 PDF 檔案的資料夾。請依照實際情況按一下「確定」並重複動作。

  9. 請審核您的選擇內容。若要編輯應納入或排除的資料夾的清單,請選擇您要變更的資料夾,然後按一下「移除」

  10. 請按一下「構建」,然後指定索引檔案位置。請按一下「儲存」,然後:

    • 如果構建索引結束,請按一下「關閉」

    • 如果要取消構建索引,請按一下「停止」

    註解:

    如果您停止構建索引,您無法繼續相同的構建索引作業階段,但是您無須重做構建工作。選項和資料夾選項並沒有受到影響。您可以按一下「開啟索引」,選擇部分完成的索引進行修訂。

    註解:

    如果「納入這些目錄」和「排除這些子目錄」選項中的長路徑被截斷,請在每一個省略號 (…) 上保持指針,直至顯示工具提示,說明完整的納入或排除的資料夾的完整路徑。

查看索引選項

  • 不納入數字選取此選項,會從索引中排除在文件中顯示的所有數字。排除數字可極大地降低索引大小,提昇搜尋速度。
  • 新增 ID 至 Adobe PDF v1.0 檔案如果您的集合包含由 Acrobat 2.0 以前的版本 (它們無法自動新增識別碼) 建立的 PDF,請選擇此選項。當 macOS 的長檔案名稱因變更為 MS-DOS® 檔案名稱而被截斷時,Acrobat 需要 ID 碼來進行識別。Acrobat 2.0 及更高版本可自動新增識別碼。
  • 搜尋時不警告已變更的文件如果沒有選定此選項,當您搜尋自從上一次建置索引後發生變更的文件時,Acrobat 將顯示訊息。
  • 自訂屬性使用此選項可將自訂文件內容編入索引;只有您要構建索引的 PDF 中已存在的自訂文件內容才會編入索引。請鍵入內容,從「文字」選單選擇,然後按一下「新增」。當您搜尋構建後的索引時,這些內容將作為搜尋選項顯示在「搜尋 PDF」視窗的附加條件快顯視窗選單中。例如,如果您輸入自訂內容「文件名稱」,然後從「文字」選單選擇字串內容,搜尋索引的使用者就可以從「使用這些附加條件」選單中選擇「文件名稱」,以在自訂內容中搜尋。
註解:

如果您在 Microsoft® Office 應用程式中建立自訂欄位,且已選定 PDFMaker 應用程式中的「轉換文件資訊」選項,欄位將傳遞至您建立的所有 PDF。 

  • XMP 欄位:使用此選項可編入自訂 XMP 欄位。自訂 XMP 欄位被編入索引,且顯示在附加條件快顯視窗選單中。
  • 停用字:使用此選項可從索引搜尋結果中排除特定字彙 (最多 500 個)。請鍵入字彙,按一下「新增」,並依照實際情況重複。排除字彙可使索引縮小 10%-15%。每一個停用字彙最多可包括 128 個字元,且大小寫須相符。
  • 結構標記:使用此選項,就能搜尋具備標籤化邏輯結構文件中的頁面元素標記節點。
註解:

若要防止使用者嘗試搜尋包含這些字彙的片語,請在編目 ReadMe 檔案中列出沒有構建索引的字彙。

註解:

「自訂內容」、「停用字」和「結構標籤」設定僅可套用至目前索引。要套用這些設定至您建立的任何索引,您可以在「偏好設定」對話方塊的「編目」面板中變更自訂欄位、停用字和標籤的預設設定。 

編目 ReadMe 檔案 (Acrobat Pro)

建立獨立的 ReadMe 檔案,並將其和索引一起放在資料夾中,是一個好辦法。此 ReadMe 檔案可以為大家提供關於索引的詳細資訊,例如:

  • 構建索引的文件類型。

  • 可支援的搜尋選項。

  • 遭遇問題時的聯繫人或支援電話號碼。

  • 從索引中排除的號碼和字彙清單。

  • 包含 LAN 上索引所包括的文件的資料夾清單,或包含基於磁碟上索引所包括的文件的資料夾清單。您還可以包括每一個資料夾或文件內容的簡短說明。

  • 每一個文件的值清單,如果您指派「文件資訊」欄位值。

    如果編目中包含特別多文件,請考量納入一個顯示每個文件指定值的總表。這個表可以是 ReadMe 檔案的一部分,也可以是單獨的文件。您配置完索引後,您可以使用該表格來保持一致性。

修訂索引 (Acrobat Pro)

您可以更新、重建或清除現有索引。

  1. 從「所有工具」選單中,選取「新增搜尋索引」。

    「索引」工具集會顯示在左側面板。

  2. 從「索引」面板選取「使用編目的全文字索引」。

    隨即顯示「編目」對話方塊。

  3. 在「編目」對話方塊中,選取「開啟索引」。

  4. 請確定並選擇索引定義檔案 (PDX),然後選取「開啟」。

  5. 在「索引定義」對話方塊中,請執行所需變更,然後選取您希望 Acrobat 執行的功能:

    • 建置使用現有資訊建立新的 IDX 檔案,並透過新增條目和將已變更或過期的條目標記為無效來更新。如果您做了許多變更,或反覆使用此選項而不是建立索引,搜尋時間將增加。
    • 重建建立新索引,改寫現有的索引資料夾及其內容 (IDX 檔案)。
    • 清除刪除索引內容 (IDX 檔案),但不刪除索引檔案本身 (PDX)。

編目偏好設定 (Acrobat Pro)

您設定的構建索引的偏好設定將套用至所有後續構建的索引中。構建單個索引時,您可以在構建索引的過程中選擇新選項來忽略若干偏好設定。

「偏好設定」對話方塊的「類別」下,選擇「編目」。許多選項和上文描述的構建索引過程中的選項一致。

註解:

當您因為準備要檢索文件,而不想將 PDF 的長檔名變更為 MS-DOS® 檔名時,「資料夾強制使用 ISO 9660 相容」選項很有幫助。但是,您仍然必須使用 MS-DOS® 檔案命名慣例 (不超過 8 個字元) 來命名資料夾,即使檔名不必比照辦理。

索引更新排程 (Acrobat Pro)

若要自動化構建、重建、更新和清除索引的程序,您可以使用「編目」功能以及編目批次 PDX 檔案 (.Bpdx)。此檔案包含編目索引檔案路徑和標幟的清單。您可以使用 Windows® 排程器等排程應用程式,排定自動執行這些工作的時間與頻率。若要這麼做,只要在 Acrobat 中顯示 BPDX 檔案,Acrobat 就會依照 BPDX 檔案中的標幟重新建立索引。

若要使用 BPDX 檔案,請前往「偏好設定 > 編目」,然後選取「允許執行編目批次檔案 (.Bpdx)」核取方塊,以重新執行。

移動集合及其索引 (Acrobat Pro)

您可以首先在本地硬碟上建立並測試文件集合的索引,然後再將完成的文件集合轉移至網路伺服器或磁碟上。索引定義中包含索引定義檔案 (PDX) 和包含已構建索引的文件的資料夾之間的相對路徑。如果這些項對路徑沒有發生變更,您移動已構建索引的文件集合後無須重新構建索引。如果 PDX 檔案和包含已構建索引的文件的資料夾位於同一資料夾中,您僅需移動該資料夾即可保持相對路徑。

如果相對路徑發生變更,在您移動已構建索引的文件集合後必須建立索引。然而,您仍然可以使用原始 PDX 檔案。要使用原始 PDX 檔案,請首先移動已構建索引的文件。然後,請將 PDX 檔案複製到您要建立索引的資料夾,依照需要編輯要納入和排除的目錄及子目錄清單。

如果索引駐留的磁碟或伺服器與其所套用的文件集合完全分隔,無論是移動文件集合還是索引均將導致索引無效。如果您要將文件集合移至其它網路位置或光碟片,請在文件集合的同一位置構建索引。

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