Panoramica sulla pagina Invia

Rivedi gli elementi della pagina Invia, prendendo nota di tutte le funzioni esposte nell’interfaccia durante la composizione di un accordo.

Panoramica

La pagina Invia presenta un’esperienza procedurale in cui l’utente viene indirizzato passo dopo passo nel processo di composizione. L’accordo configurato descritto in questo articolo rappresenta il flusso di lavoro più frequente, con un destinatario e un documento.

Le funzioni opzionali vengono descritte brevemente man mano che vengono esposte, con collegamenti verso pagine dedicate in cui sono descritte nel dettaglio tali funzionalità.

Comporre un accordo

Passaggio uno

La composizione di un nuovo accordo inizia con la selezione della scheda Invia nella barra di navigazione superiore e la scelta di un file da usare come base del contenuto dell’accordo.

In questa pagina sono presenti due elementi interattivi che generano una sovrapposizione:

A. Selettore dei gruppi - Questo menu a discesa è abilitato per gli account per i quali è stata abilitata l’opzione Utenti in più gruppi. In caso contrario, il menu a discesa appare in grigio e non è accessibile.
Il selettore dei gruppi consente a un utente di selezionare il gruppo da cui verrà inviato l’accordo. Il menu a discesa presenta soltanto i gruppi a cui è iscritto l’utente.
Quando si cambia il gruppo, il processo dell’accordo viene aggiornato e vengono eliminate eventuali configurazioni, quindi è meglio selezionare per prima cosa il gruppo. L’opzione per cambiare il gruppo rimane attiva durante l’intero processo di configurazione dell’accordo.

B. Collegamento Scegli file - Si tratta solo di un collegamento che consente di aprire la sovrapposizione del selettore di file. Non è possibile trascinare i file in questo campo. È necessario selezionare il collegamento.

C. Sovrapposizione del selettore di file - Il selettore di file consente all’utente di selezionare i file dal proprio computer o dai modelli libreria che rientrano nell’ambito del gruppo selezionato.
Una volta selezionato un file dal sistema locale, si passa subito al passaggio successivo del processo.
Per i modelli, un’opzione consente di utilizzare un filtro per i modelli recenti o di rivedere l’intera libreria di modelli. Quando si utilizzano i modelli, è possibile selezionarne più di uno.

Passaggio due: 

Dopo aver selezionato i file, la pagina si aggiorna automaticamente per mostrare gli elementi configurabili con i file selezionati importati.

Ci sono tre campi per i Dettagli dell’accordo e quattro Impostazioni accordo che puoi selezionare.

Dettagli dell’accordo - Questi includono i file utilizzati nell’accordo e le informazioni utilizzate per configurare l’e-mail inviata ai destinatari.

D. Scegli altri file - Questo collegamento consente all’utente di aggiungere altri file all’accordo. Il documento finale è un PDF combinato di tutti i file concatenati nell’ordine in cui vengono visualizzati nel campo dei file. È possibile fare clic sui file e trascinarli per riordinarli.

E. Nome accordo - Per impostazione predefinita, il campo Nome accordo assume il nome del primo file caricato. Il campo può essere impsotato su qualsiasi valore, in base alle esigenze del mittente.
Il nome dell’accordo viene inserito nella riga dell’oggetto dell’e-mail inviata ai clienti ed è uno dei valori principali visualizzati nella pagina Gestisci.

F. Messaggio - Il valore Messaggio viene inserito nel corpo del messaggio e-mail inviato ai destinatari.

Impostazioni accordo - Queste impostazioni sono elementi opzionali che supportano il processo di firma.

G. Scadenza per il completamento - La data visualizzata indica quando l’accordo verrà automaticamente annullato. Questo valore può essere disattivato in modo che l’accordo non venga mai annullato automaticamente; abilitato come valore predefinito; configurato manualmente durante la composizione dell’accordo; e modificato dopo l’invio dell’accordo nella pagina Gestisci.

H. Frequenza promemoria - La frequenza dei promemoria può essere eliminata, evitando l’invio dell’accordo; configurata con un’iterazione predefinita a livello di gruppo; configurata manualmente durante la composizione dell’accordo; ed eliminata o estesa alla pagina Gestisci dopo l’invio dell’accordo.

I. Password - Questa password viene applicata al PDF finale firmato. La password può essere configurata per essere richiesta durante la composizione dell’accordo o rimossa dalle opzioni a livello di gruppo. Tieni presente che questa password non viene memorizzata nel sistema Acrobat Sign. Gli utenti devono essere in grado di conoscere la password attraverso il loro processo interno.

J. Lingua - Questo valore definisce il tipo di localizzazione da applicare al modello di messaggio e-mail inviato al destinatario. Viene localizzato solo il contenuto del modello fornito dal sistema Acrobat Sign. Il Nome accordo, il valore Messaggio e il contenuto dei file allegati non vengono tradotti. Il valore predefinito può essere configurato a livello di gruppo e regolato durante la composizione di un nuovo accordo.

Una volta configurato l’accordo, seleziona il pulsante Aggiungi destinatari per far avanzare il processo.

Passaggio 3:

La selezione del pulsante Aggiungi destinatari consente di aggiornare la pagina in modo da includere la sezione destinatario.

Ogni riga identifica un destinatario nel processo di firma e ogni destinatario è configurato come entità univoca per la propria azione specifica. A prescindere dal fatto che lo stesso indirizzo e-mail venga utilizzato più volte, la configurazione per il destinatario può essere diversa e viene applicata durante tale fase del ciclo di firma.
Ad esempio, se sono configurati cinque destinatari e il primo, il terzo e il quinto utilizzano lo stesso indirizzo e-mail, ciascuno di essi può essere configurato con ruoli e metodi di autenticazione diversi che verranno applicati quando l’accordo entra nel primo, terzo e quinto passaggio del ciclo di firma.

Nella sezione del destinatario sono disponibili tre funzioni distinte:

Flusso del ciclo di firma:

K. Ordine di firma del destinatario: quando questa casella è selezionata, i destinatari devono firmare in ordine sequenziale. Ogni destinatario riceve una notifica solo quando è il suo turno di accedere all’accordo e l’accordo viene completato quando l’ultimo destinatario completa la propria azione.
Se la casella non è selezionata, viene utilizzato un ciclo di firma parallelo. Tutti i destinatari ricevono una notifica contemporaneamente e l’accordo viene completato una volta che tutti i destinatari hanno completato l’azione.

La configurazione del destinatario:

L. Indice di firma: questo numero è visibile solo quando è selezionato un ciclo di firma sequenziale. Il numero indica l’ordine in cui i destinatari avranno accesso all’accordo. I destinatari possono essere riordinati selezionando le frecce su o giù accanto al numero dell’indice.

M. Ruolo: il ruolo di un destinatario influisce su come un destinatario può interagire con l’accordo, ma influisce principalmente sul modo in cui la registrazione al sistema mostra le operazioni attese per tale destinatario (firmatario, approvatore, compilatore, ecc.) I ruoli non possono essere modificati dopo l’invio dell’accordo.

N. Indirizzo e-mail: l’indirizzo e-mail è la chiave di dati per inviare l’accordo al destinatario. Una rubrica personale conserva gli indirizzi e-mail degli accordi inviati in precedenza e un elenco di opzioni di e-mail corrispondenti verrà visualizzato una volta che il mittente inizia a digitare nel campo. L’immissione di un indirizzo e-mail errato può essere risolta modificando il destinatario sulla pagina Gestisci .

O. Metodo di autenticazione: un valore predefinito per il metodo di autenticazione del destinatario viene importato dalle impostazioni del gruppo e potrebbe essere modificabile durante la composizione, se consentito da tali impostazioni. Nell’elenco a discesa vengono popolati solo i metodi di autenticazione abilitati per il gruppo. I metodi di autenticazione possono essere modificati nella pagina Gestisci.

P. Messaggio privato : visibile solo se sono abilitati iMessaggi privati. Un messaggio privato viene aggiunto al corpo dell’e-mail di quel singolo destinatario ed è disponibile come opzione nell’ambiente di firma elettronica.

Q. Elimina record destinatario: se si seleziona l’icona Elimina, il record del destinatario viene eliminato e gli altri destinatari vengono compressi, quindi viene riordinato l’indice di firma.

Sono stati aggiunti dei partecipanti che non sono coinvolti nel ciclo di firma:

R. Aggiungi CC: selezionando il collegamento Aggiungi CC, si apre un campo di input in cui aggiungere fino a 11 indirizzi e-mail a cui viene inviata una notifica una volta completato l’accordo.

Se necessario, seleziona l’icona con il segno più per aggiungere un altro destinatario.

Una volta che tutti i destinatari sono stati aggiunti e configurati, il mittente ha la possibilità di inviare immediatamente l’accordo o di visualizzarlo in anteprima nell’ambiente di authoring. Nell’ambiente di authoring in-app è possibile posizionare i campi attraverso un metodo di “clicca e posiziona”. In genere si consiglia di posizionare almeno un campo firma per ogni destinatario con un ruolo di firmatario.