Crea un flusso di lavoro ibrido per i destinatari

Combina il routing ordinato con la partecipazione parallela in modo che i contratti complessi passino attraverso le persone giuste al momento giusto.

I flussi di lavoro ibridi aiutano i mittenti a creare contratti in cui alcuni destinatari agiscono in sequenza e altri agiscono durante la stessa fase di routing. Usa questo flusso di lavoro quando un destinatario deve completare la propria azione prima che un gruppo possa agire, o quando diversi destinatari devono agire prima che il contratto passi alla fase successiva.

Adobe Acrobat Sign supporta i flussi di lavoro ibridi combinando il routing sequenziale con i gruppi di destinatari. Un gruppo di destinatari rappresenta una fase di destinatario nell'ordine di instradamento e contiene più destinatari che ricevono accesso all'accordo contemporaneamente. Il contratto procede dopo che il gruppo di destinatari completa l'azione richiesta.

Prima di iniziare

• Il routing ibrido dei destinatari deve essere abilitato da un amministratore.
• Avvia l'accordo come flusso di firma sequenziale prima di aggiungere il passaggio del gruppo di destinatari parallelo.
• Conferma l'ordine dei destinatari prima di inviare il contratto.
• Per prestazioni e gestibilità ottimali, mantieni i flussi di lavoro ibridi sotto i 50 partecipanti totali.
• I sigilli elettronici non sono supportati nei flussi di lavoro di firma ibridi.

Funzionamento dei flussi di lavoro ibridi dei destinatari

Un flusso di lavoro ibrido inizia con una struttura di routing sequenziale. Una o più fasi in quella sequenza possono includere un gruppo di destinatari, permettendo a più destinatari di agire durante la stessa fase.

Ad esempio, un flusso di lavoro ibrido potrebbe seguire questo percorso:

• I destinatari 1-3 sono un gruppo di firma parallelo con tre membri. 
  • I tre membri del gruppo vengono notificati contemporaneamente e possono completare le loro azioni in qualsiasi ordine all'interno del gruppo.
  • Tutti i membri devono completare le loro azioni prima che il flusso di firma passi al destinatario successivo
• Il destinatario 4 è un singolo utente.
• Il destinatario 5 è un gruppo di destinatari con tre membri.  
  • Tutti e tre i membri del gruppo ricevono una notifica contemporaneamente. 
  • Basta che il primo membro completi l'azione del gruppo per far procedere il flusso di firma al destinatario successivo.
• Il destinatario 6 è un singolo destinatario.

(Vedi schema 3 qui sotto)

Crea un flusso di lavoro ibrido

Un flusso di lavoro ibrido inizia da un ordine di firma sequenziale. Dopo aver abilitato l'ordine di firma, ogni passaggio di instradamento può contenere un singolo destinatario, un gruppo di destinatari paralleli o un gruppo di destinatari.
Usa un passaggio di gruppo ovunque sia necessario che più persone agiscano prima che l'accordo proceda.

Rivedi il conteggio dei partecipanti prima dell'invio

Per prestazioni ottimali, i flussi di lavoro ibridi devono includere meno di 50 partecipanti in totale. Conta ogni singolo destinatario e ogni iscritto di un gruppo di destinatari verso il totale.

Ad esempio:

• 5 singoli destinatari = 5 partecipanti.
• 1 gruppo di destinatari con 10 iscritti = 10 partecipanti.
• 1 gruppo parallelo con 3 iscritti = 3 partecipanti.
• 5 destinatari singoli più un gruppo di destinatari da 10 iscritti più un gruppo parallelo da 3 iscritti = 18 partecipanti totali.

Flussi di lavoro ibridi più grandi possono essere più difficili da rivedere, modificare e risolvere problemi. Potrebbero anche richiedere più tempo per l'elaborazione, soprattutto se il contratto viene modificato dopo l'invio.

Se il flusso di lavoro richiede 50 o più partecipanti, considera di dividere il processo in contratti separati o semplificare la struttura di instradamento prima dell'invio.

Best practice

• Usa flussi di lavoro ibridi quando l'ordine di firma è importante, ma più destinatari devono agire durante la stessa fase.
• Usa un gruppo di destinatari parallelo quando ogni destinatario nel passaggio deve completare la propria azione.
• Usa un gruppo di destinatari quando qualsiasi membro autorizzato del gruppo può agire per un passaggio del destinatario.
• Usa nomi di gruppo chiari in modo che mittenti e amministratori possano comprendere la sequenza di instradamento in seguito.
• Mantieni il numero di partecipanti sotto i 50 quando possibile.
• Rivedi l'ordine dei destinatari prima dell'invio.
• Utilizza i flussi di lavoro di invio personalizzati per modelli di instradamento ripetibili e critici per il business che non devono essere ricostruiti manualmente ogni volta.
• Evita di aggiungere gruppi grandi a meno che i membri non debbano davvero partecipare allo stesso passaggio del contratto.

Informazioni da sapere prima dell'invio

• Un flusso di lavoro ibrido deve iniziare come un flusso di firma sequenziale.
• Un gruppo di destinatari parallelo contiene più destinatari individuali nello stesso passaggio di instradamento. Tutti i destinatari nel gruppo di destinatari parallelo devono completare prima che il contratto proceda.
• I membri di un gruppo di destinatari parallelo possono completare le loro azioni in qualsiasi ordine.
• Un gruppo di destinatari è un passaggio per destinatario con più membri del gruppo.
• Il completamento del gruppo di destinatari dipende dalla configurazione del gruppo. Se è richiesto solo un membro, il contratto procede dopo che un membro completa l'azione del gruppo.
• Un flusso di lavoro ibrido può includere uno o più gruppi di destinatari paralleli o gruppi di destinatari, a seconda delle esigenze di instradamento del contratto.
• Conta ogni singolo destinatario e ogni membro del gruppo di destinatari quando rivedi il numero totale di partecipanti.
• La guida di meno di 50 partecipanti è una raccomandazione di buone pratiche per prestazioni e gestibilità, non un limite rigido del sistema.
• I flussi di lavoro ibridi più complessi potrebbero essere più difficili da rivedere, modificare e risolvere, soprattutto dopo l'invio.
• I sigilli elettronici non sono supportati nei flussi di lavoro di firma ibrida.