Controlla se Adobe Acrobat Sign allega il rapporto di controllo ai pdf degli accordi consegnati tramite l'e-mail finale di completamento e ai pdf scaricati dalla pagina gestire.
Acrobat Sign può allegare il rapporto di controllo al pdf dell'accordo consegnato nell'e-mail finale "Firmato e archiviato" e ai pdf degli accordi scaricati dalla pagina gestire. Questo combina il documento firmato e la sua traccia di controllo in un singolo file, semplificando la tenuta dei registri ma potendo anche espandere la distribuzione dei dettagli di controllo, specialmente quando gli allegati vengono inviati tramite e-mail.
Prima di iniziare
- Devi essere un amministratore account o amministratore di gruppo per configurare questa impostazione.
- Conferma come la tua organizzazione distribuisce gli accordi firmati tramite e-mail prima di abilitare gli allegati dei rapporti di controllo.
- Rivedi il tuo criterio di governance dei dati per determinare se i metadati di controllo dovrebbero essere condivisi con destinatari esterni.
Configurazione
L'impostazione Allega rapporti di controllo ai documenti si applica a tutti gli accordi inviati tramite Acrobat Sign.
Disponibilità:
- Acrobat Sign Solutions: supportato
- Acrobat Sign per la Pubblica amministrazione: supportato
- Acrobat Standard e Acrobat Pro: non supportati
Ambito di configurazione:
Allega rapporti di controllo può essere configurato a valore tonale dell'account e del gruppo.
- Le impostazioni a valore tonale di gruppo sostituiscono le impostazioni a valore tonale dell'account.
Valore predefinito:
- Allega il rapporto di controllo all'e-mail Firmato e archiviato: Tutti.
- Allega il rapporto di controllo corrente ai documenti quando scaricati dalla pagina gestire: Disabilitato.
Accedi a questa funzionalità navigando nel menu di configurazione dell'amministratore su Impostazioni globali > Allega rapporto di controllo ai documenti
Controlli
- Allega il rapporto di controllo all'e-mail Firmato e archiviato
- Mai: Nessuno riceve il rapporto di controllo con l'allegato dell'e-mail finale.
- Solo per il mittente: Solo il mittente riceve il rapporto di controllo con l'allegato dell'e-mail finale.
- Tutti (predefinito): Tutti i destinatari dell'allegato dell'e-mail finale ricevono il rapporto di controllo.
Impatto: Questo controllo può espandere materialmente ciò che viene consegnato tramite e-mail al completamento, perché i destinatari possono inoltrare l'e-mail e l'allegato.
- Allega il rapporto di controllo corrente ai documenti quando scaricati dalla pagina gestire
- Abilitato: I download dalla pagina gestire includono un pdf, con il rapporto di controllo allegato alla fine.
- Disabilitato (predefinito): I download dalla pagina gestire includono solo il contenuto dell'accordo. Gli utenti devono scaricare il rapporto di controllo separatamente.
Come utilizzare questa funzione
- Il controllo dell'e-mail si applica all'e-mail finale di completamento ("Firmato e archiviato").
- Il controllo del download si applica solo quando un utente scarica un accordo dalla pagina gestire .
- Quando uno dei due controlli è abilitato, Acrobat Sign aggiunge il rapporto di controllo alla fine del PDF che viene consegnato (scaricato o allegato all'indirizzo e-mail).
- Se un accordo è ancora in corso, Acrobat Sign aggiunge il rapporto di controllo provvisorio così come esiste al momento dello scaricamento.
Best practice
- Limita la distribuzione del rapporto di controllo tramite indirizzo e-mail a meno che i destinatari non richiedano la traccia di controllo completa.
- Usa il controllo di scaricamento della pagina Gestisci per supportare la conservazione dei record interni senza ampliare automaticamente la distribuzione tramite indirizzo e-mail.
- Conferma che la condivisione esterna dei rapporti di controllo sia allineata con le politiche di governance dei dati della tua organizzazione.
Aspetti da considerare
- Il controllo dell'indirizzo e-mail si applica solo se un PDF dell'accordo firmato è allegato all'indirizzo e-mail finale di completamento.
- I destinatari possono inoltrare gli allegati dell'indirizzo e-mail, il che può estendere la distribuzione del rapporto di controllo oltre i partecipanti originali.
Semplifica il tuo lavoro con Acrobat Sign
Gestisci e firma documenti online in modo semplice e veloce.
