Abilitare i gruppi di destinatari

Creare un gruppo di destinatari che dispongono tutti dell’accesso all’accordo, ma in cui solo a uno è richiesto (o autorizzato) di firmare.

I gruppi di destinatari forniscono a un membro di un gruppo definito dal mittente un metodo per rispondere a un accordo per conto dell’intero gruppo. Ciò consente al ciclo di firma di progredire attraverso le approvazioni del team senza che una persona interrompa il processo.

Ad esempio, se hai un ufficio legale di cinque membri che devono firmare un accordo e solo a uno dei membri è consentito firmare.

• È possibile creare un gruppo di destinatari contenente tutti e cinque i membri. 
• Tutti e cinque i membri ricevono una notifica quando l’accordo è pronto per il team.
• Il primo membro a firmare l’accordo assolve all’obbligo del team per quell’accordo.
• Tutti i membri del gruppo ricevono una notifica e-mail finale quando l’accordo viene completato.

In Acrobat Sign sono disponibili due tipi di gruppi di destinatari:

I Gruppi di destinatari riutilizzabili sono:

• Predefiniti. Il gruppo deve essere creato prima che l’utente tenti di aggiungerlo a un accordo o a flusso di lavoro.
• Configurati dagli utenti nel profilo utente (nella scheda Rubrica)
• Con ambito di accesso a livello individuale, di gruppo o di organizzazione.
• Disponibili per i mittenti tramite il menu di completamento automatico della rubrica 
• Statici quando caricati. I mittenti non possono modificare i nomi o i valori e-mail del gruppo.

I Gruppi di destinatari ad hoc sono:

• Completamente configurati dai mittenti al momento della configurazione.
• Utili per definire gruppi di destinatari con firmatari esterni che non sarebbero predefiniti.
• Utilizzabili solo una volta. Non possono essere salvati o condivisi per l’uso in un’altra applicazione.

Disponibilità:

I gruppi di destinatari sono disponibili per il piano di licenza Acrobat Sign Solutions.

Ambito di configurazione

La funzione può essere attivata a livello di account e di gruppo.

Come utilizzare questa funzione

Esistono due tipi di gruppi di destinatari:

• Gruppi di destinatari ad hoc che vengono immessi manualmente dal mittente e vengono utilizzati solo per l’accordo in cui sono definiti. I gruppi di destinatari ad hoc:
  • devono essere abilitati da un amministratore prima che siano disponibili per l’utente;
  • consentono al mittente di definire tutti i destinatari che devono appartenere al gruppo, in base alle esigenze.
  • consentono al mittente di assegnare un nome al gruppo;
  • non possono essere salvati e riutilizzati.

• Gruppi di destinatari riutilizzabili, che possono essere creati dagli utenti e salvati come gruppi personali o condivisi con il loro gruppo o account. I gruppi di destinatari riutilizzabili:
  • sono abilitati per tutti gli utenti nella Rubrica del profilo utente;
  • devono essere definiti prima di poter essere utilizzati;
  • devono disporre di un ambito appropriato affinché l’utente possa accedervi;
  • non possono essere modificati in termini di valori del nome o e-mail tramite l’interfaccia Richiedi firma.

Configurazione

I controlli di questa funzione possono essere determinati passando a Impostazioni account > Impostazioni di invio > Gruppi di destinatari

Quando la funzione è abilitata, viene inserito il collegamento Aggiungi gruppo di destinatari sopra l’elenco di destinatari.
Il record del destinatario viene convertito in una casella Destinatario che consente all’utente di aggiungere tutti i membri destinatari che devono essere inclusi nel gruppo.